Proceso de 3 Fases de Prosci

Un proceso estructurado para impulsar el cambio organizacional

El Proceso de 3 Fases de Prosci es uno de los tres componentes principales de la Metodología Prosci, además del Modelo PCT y el Modelo ADKAR. Mientras que el Modelo ADKAR permite un cambio exitoso a nivel individual, el Proceso de 3 Fases de Prosci proporciona un marco de referencia para lograr el cambio a nivel organizacional.

A través de este proceso de Gestión del Cambio organizacional, los profesionales de Gestión del Cambio trabajan en tres fases (Fase 1 - Preparar el Enfoque, Fase 2 - Gestionar el Cambio, Fase 3 – Sostener los Resultados) para alcanzar el éxito del proyecto.

Cada fase se divide en tres etapas, y cada etapa incluye actividades importantes para apoyar el éxito de una iniciativa de cambio. Aunque el Proceso de 3 Fases de Prosci está estructurado, también es adaptable y dimensionable para ajustarse a las necesidades de cualquier organización o iniciativa de cambio.

Fase 1: Preparar el Enfoque

La primera fase del Proceso de 3 Fases de Prosci apoya a los equipos de proyecto y a los responsables de Gestión del Cambio en el desarrollo de su estrategia, manteniendo siempre el foco en los resultados esperados. Las actividades en esta fase ayudan a los practitioners (profesionales de Gestión del Cambio) a desarrollar un enfoque personalizado e integral que posicione su cambio para el éxito. Las tres etapas de la Fase 1 - Preparar el Enfoque incluyen:

Definir el Éxito: Los practitioners establecen con precisión lo que están tratando de lograr, con actividades como desarrollar un perfil de cambio detallado y definir qué significa el éxito para el proyecto.
Definir el Impacto: Esta etapa se centra en cómo el cambio impacta a las personas, utilizando actividades que incluyen la identificación de grupos impactados y la definición de adopción y uso.
Definir el Enfoque: Aquí, los practitioners consideran qué pasos deberán tomar para lograr el éxito del proyecto, participando en actividades como evaluar el riesgo, identificar la resistencia potencial y establecer los roles requeridos.

El entregable para esta fase es la Estrategia de Gestión del Cambio (Change Management Strategy), la cual establece el enfoque necesario para alcanzar los resultados buscados.

Fase 2: Gestionar el Cambio

La segunda fase del Proceso de 3 Fases de Prosci da vida a la Estrategia de Gestión del Cambio. Las actividades en esta fase implican el desarrollo de planes y acciones que ayuden a mover a las personas y a la organización a través de las transiciones de ADKAR. Las tres etapas de la Fase 2: Gestionar el Cambio incluyen:

Planificar y Actuar: Los practitioners establecen la mejor manera de preparar, equipar y apoyar a las personas que se verán impactadas por el cambio, con actividades como desarrollar un Plan de ADKAR (ADKAR Blueprint) y producir planes de Gestión del Cambio, como un Plan de Ruta del Patrocinador y un Plan de Comunicación.
Dar Seguimiento al Desempeño: Esta etapa se centra en cómo dar seguimiento y sostener el progreso en los esfuerzos de Gestión del Cambio, utilizando actividades que incluyen el establecimiento de un calendario de seguimiento al desempeño identificando fortalezas y debilidades.
Adaptar Acciones: Basado en lo que los practitioners han aprendido hasta ahora, particularmente en la etapa anterior, ellos dedican un tiempo importante a ajustar su estrategia de Gestión del Cambio con actividades como la preparación de acciones de adaptación y el seguimiento del desempeño.

El entregable de esta fase es el Plan Maestro de Gestión del Cambio (Master Change Management Plan), que consolida los planes individuales y sirve como un documento guía para el equipo de Gestión del Cambio.

Fase 3: Sostener los Resultados

La tercera y última fase del Proceso de 3 Fases de Prosci establece el enfoque para garantizar que se adopte el cambio y que la organización se comprometa a hacer lo necesario para sostener el cambio. Las actividades relacionadas incluyen la reevaluación del desempeño, la activación de estrategias de sostenimiento y la transición de responsabilidades. Las tres etapas de la Fase 3 - Sostener los Resultados incluyen:

Evaluar el Desempeño: Después del go-live del proyecto, los practitioners reflexionan sobre el desempeño para constatar los resultados deseados, con actividades como revisar los resultados de ADKAR y documentar las lecciones aprendidas.
Activar el Sostenimiento: Aquí, los practitioners se enfocan en implementar acciones para sostener los resultados del cambio, participando en actividades como identificar brechas y activar roles relevantes para el sostenimiento.
Transferir la Propiedad: En esta etapa final del Proceso de 3 Fases de Prosci, los practitioners establecen cómo impulsar los esfuerzos de sostenimiento, con actividades importantes que incluyen la transferencia de conocimientos y activos, así como la celebración de los éxitos de Gestión del Cambio.

El entregable para esta fase es el Cierre de Gestión del Cambio (Change Management Closeout), que documenta el estatus del desempeño de Gestión del Cambio y prepara a la organización para tomar la propiedad y sostener los resultados deseados.

La Guía de Introducción a Gestión del Cambio

Los datos son claros: aún cuando los cambios organizacionales cumplen con los requerimientos técnicos y los hitos, pueden no entregar los resultados y beneficios esperados. ¿Qué falta? Gestión del Cambio. Las organizaciones que adoptan Gestión del Cambio tienen más probabilidades de alcanzar los objetivos del proyecto, concluir dicho proyecto a tiempo y dentro del presupuesto estimado.

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