Gestión de Proyectos y Gestión del Cambio: Mejor juntos

Liliana Arroyo

2 minutos

 

Gestión de Proyectos y Gestión del Cambio son ingredientes fundamentales para lograr el éxito en una iniciativa de transformación. Aunque varían en términos de enfoque y aproximación, cada disciplina es esencial para movilizar los proyectos y las personas del Estado Actual al Estado Futuro deseado. Comprender cómo funciona cada disciplina, identificar similitudes y diferencias es el primer paso para lograr una propuesta de valor unificada.

 

El lado técnico (no necesariamente tecnológico) liderado por Gestión de Proyectos es responsable del diseño, desarrollo y entrega de solución en funcionamiento. El lado humano liderado por la disciplina de Gestión del Cambio se enfoca en lograr que las personas acepten, adopten y utilicen la solución diseñada. La efectiva integración y ejecución de ambos frentes de trabajo es lo que permite que seamos exitosos y entreguemos los resultados esperados.

 

De las investigaciones realizadas por PROSCI® y publicada en el reporte de Mejores Prácticas edición 2018 quiero resaltar 3 datos que demuestran la importancia de que las dos disciplinas trabajen juntas:

 

1. Los proyectos que integran Gestión del Cambio y Gestión de Proyectos aumentan significativamente la probabilidad de alcanzar e inclusive exceder los resultados.
2. La efectividad de Gestión del Cambio es mucho mayor cuando se logra la integración con Gestión de Proyectos.
3. En los próximos 5 años se espera ver un incremento en el desarrollo de habilidades de Gestión del Cambio por parte de los gerentes de proyecto. La expectativa es que para 2023 la disciplina de Gestión del Cambio esté completamente incorporada a las Oficinas de Proyectos de las organizaciones.

 

 

Gestión del Cambio y Gestión de Proyectos Lado a Lado: una comparación

 

Gestión del Cambio

 

Gestión de Proyectos

- Preparar, equipar y apoyar personas durante el proceso de cambio que viven producto de los proyectos de su organización.
- Capturar el ROI dependiente de personas.
- Movilizar personas para alcanzar resultados.

DEFINICIÓN

La aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas para ejecutar proyectos de forma eficiente y efectiva.(PMI)
Gerencia de Proyectos balancea las condiciones de calidad, alcance, tiempo y presupuesto.

Lograr que las personas impactadas acepten, adopten y utilicen adecuadamente la solución de forma que se capture el valor asociado a los niveles de adopción.

INTENCIÓN

Asegurar que la solución sea diseñada, desarrollada y entregada adecuadamente para cumplir con las necesidades y oportunidades que dieron origen al proyecto.

Personas que deben comportarse de manera diferente después de que la solución es implementada.

FOCO

Balancear recursos, actividades y restricciones para crear e implementar una solución técnica asociada a un cambio particular.

Proceso de 3 Fases de Prosci®:

1. Preparación para el Cambio
2. Gerencia del Cambio
3. Refuerzo del Cambio

PROCESO

PMI Grupos de Procesos:

1. Iniciación
2. Planificación
3. Ejecución
4. Monitoreo y Control
5. Cierre
Algunas herramientas:
-Modelo ADKAR®
-Análisis de Riesgo
- Plan de comunicaciones
- Hoja de ruta del patrocinador
- Plan de coaching
- Plan de entrenamiento
- Administración de resistencias
- Mecanismos de Refuerzo

HERRAMIENTAS

Algunas herramientas:

- Declaración de trabajo (SOW)
- Project Charter
- Caso de negocio
- Estructura de trabajo (WBS)
- Diagrama de Gantt
- Estimaciones de presupuesto
- Asignación de recursos
- Cronograma y seguimiento

Características del cambio y Atributos de la Organización. “Grado de cambio” requerido por las personas.

CRITERIOS DE ESCALAMIENTO

Complejidad y grado de cambio técnico asociado con el proyecto o iniciativa.

La medición se enfoca en elementos del lado humano del cambio incluyendo:

- Velocidad de adopción
- Utilización final de la solución
- Nivel de Competencia
- Logro de productos y resultados*
     INDICADORES

La medición se enfoca en elementos del lado técnico del cambio incluyendo:

- A tiempo
- En presupuesto
- Cumplimiento de requerimientos     técnicos
- Logro de productos y resultados*

 

Liliana Arroyo

Liliana Arroyo

Liliana Arroyo es Country Manager, representante exclusiva de Prosci para Colombia y Ecuador. Certificada como Instructora Avanzada y Practicante Experimentada en Gestión del Cambio, ha acompañado procesos de transformación en empresas colombianas, multilatinas y multinacionales. Es experta en cambios culturales y promotora del equilibrio entre la vida laboral, personal y familiar.

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