Métricas para medir Gestión del Cambio

Cada vez se espera más que los profesionales del cambio midan la contribución de sus actividades de gestión del cambio al éxito de los proyectos. Si no lo estás haciendo, deberías empezar a hacerlo. ¿Por qué? La investigación de Prosci muestra una fuerte correlación entre la medición del cumplimiento y el rendimiento general con el cumplimiento y la superación de los objetivos del proyecto.

Prosci preguntó a los participantes en la^12ª edición de la investigación de Prosci sobre Mejores Prácticas en Gestión del Cambio: "¿Midió el cumplimiento del cambio y su desempeño general en el cumplimiento de los objetivos del proyecto?" y el 63% estuvo de acuerdo o muy de acuerdo con la afirmación. De los que midieron el cumplimiento del rendimiento general, el 76% cumplieron o superaron los objetivos del proyecto. Por el contrario, sólo el 24% de los encuestados que no midieron el cumplimiento y el rendimiento general cumplieron o superaron los objetivos.

Lo que hay que saber antes de medir la eficacia de gestión del cambio

Disponer de una definición común de éxito para tu proyecto o iniciativa es un requisito previo fundamental para medir la eficacia de gestión del cambio. La definición del éxito tiene lugar al inicio del proyecto o antes, e incluye la identificación de los objetivos del proyecto (lo que el proyecto logrará) y los beneficios organizativos (lo que la organización ganará).

"El 40% de los encuestados en nuestra investigación identificaron la falta de alineación en metas y objetivos como la principal razón por la que no se definió el éxito del cambio en sus proyectos de cambio".

Como primer paso, debes involucrar a sus principales interesados -incluidos tu patrocinador principal, los líderes senior de los grupos afectados, los expertos en la materia y el director del proyecto en la creación conjunta de una definición compartida del éxito de tu proyecto. Este esfuerzo puede requerir que identifiques y facilites cualquier desalineación que exista entre las partes interesadas clave.

Según nuestra investigación, uno de los principales obstáculos para definir el éxito del cambio a un nivel detallado es la dificultad para identificar los KPI adecuados (según el 29% de los encuestados). Si prevé o está experimentando este obstáculo en tu proyecto, puedes:

• Animar a los patrocinadores del proyecto y al equipo del proyecto a definir claramente los criterios de éxito desde el principio, ya sea para un proyecto secuencial tradicional o para un proyecto iterativo (por ejemplo, sprints o releases).
• Abogar por una definición de éxito que vaya más allá de la implementación técnica e incluya la medición de la adopción y el uso del cambio por parte de las personas y grupos afectados.
• Introducir métricas "personales" al principio del proyecto, cuando se están definiendo las métricas de instalación técnica.
• Limitar el número de métricas de éxito del cambio para el proyecto a unas pocas métricas sencillas y rastreables.

Una vez acordada la definición de éxito del proyecto, el segundo paso consiste en implicar a las principales partes interesadas en la identificación de los indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir la eficacia de los planes y actividades de gestión del cambio.

El siguiente paso es establecer una cadencia regular de seguimiento de los progresos. Esto significa hacer un seguimiento de los KPI a lo largo del ciclo de vida del proyecto, analizar los resultados e identificar y adoptar medidas de adaptación.

"Durante la fase inicial del cambio, asegúrate de justificar los recursos que necesitará para medir los avances a lo largo del tiempo. Para ello, vincula la adopción y el uso efectivos a los resultados del proyecto, incluido el rendimiento de la inversión. ¿Qué parte del ROI previsto del proyecto depende de la adopción y el uso?".

3 niveles de métricas de rendimiento para proyectos de gestión del cambio

La medición y el seguimiento de la eficacia en tres niveles de rendimiento, desempeño de la organización, rendimiento individual y rendimiento de gestión del cambio Te permite crear claridad y alineación sobre lo que Tu cambio pretende ofrecer. Los tres niveles son interdependientes y, en conjunto, proporcionan un marco holístico para medir el rendimiento general.

1. Rendimiento de gestión del cambio

¿Hemos hecho bien gestión del cambio? Esta es la pregunta sencilla a la que debemos responder para medir el rendimiento de gestión del cambio. Cuando realizamos gestión del cambio de forma eficaz, preparamos, equipamos y apoyamos a las personas para que puedan adoptar y utilizar de forma competente un cambio en tu trabajo.

Las métricas para este nivel de rendimiento miden la realización, ejecución y eficacia de la aplicación de la Metodología Prosci. El profesional del cambio es el principal responsable de la consecución de los indicadores de rendimiento de la gestión del cambio.

Las métricas están típicamente orientadas a la actividad y podrían incluir:

• Exhaustividad de la definición del éxito del cambio.
• Exhaustividad de la estrategia de gestión del cambio.
• Seguimiento del progreso en la ejecución de la estrategia de gestión del cambio.
• Integridad del plan maestro de gestión del cambio.
• Seguimiento de los avances en la activación de las funciones básicas (patrocinador principal, miembros de la coalición de patrocinadores y gestores de personal).
• Seguimiento del progreso en la ejecución de los planes y actividades de gestión del cambio.
• Finalización del cierre de la gestión del cambio.
• Preparación y activación de las funciones de mantenimiento.
• Seguimiento del progreso según el plan de ejecución del plan de mantenimiento.
• Ejecución de la transferencia de conocimientos y activos al grupo responsable de sostener el cambio.

2. Desempeño individual

¿Con qué eficacia adoptaron y utilizaron el cambio las personas afectadas? Esta es la pregunta sencilla a la que respondemos cuando medimos el rendimiento individual. Cuando alcanzamos una masa crítica de personas que adoptan y utilizan el cambio de forma competente, empezamos a obtener beneficios para la organización.

La medición implica evaluar el progreso individual y grupal en la transición a través de los cinco elementos del Modelo ADKAR (Consciencia, Deseo, Conocimiento, Habilidad y Refuerzo). Dado que el individuo es la unidad del cambio, medir el progreso de las transiciones individuales es un indicador adelantado del potencial de adopción y uso de un cambio.

Cuando los individuos y los grupos alcanzan la Habilidad, podemos empezar a medir los resultados, es decir, la eficacia con la que adoptan y utilizan el cambio en su trabajo. Medimos los resultados evaluando tres factores humanos:

• Velocidad de adopción del cambio (con qué rapidez)
• Utilización final del cambio (cuántos)
• Competencia en la aplicación del cambio (en qué medida)

Los parámetros específicos que seleccione para cada uno de estos tres factores humanos dependerán del tipo de cambio que estés aplicando y del sector. Los gestores de personas son los principales responsables de garantizar la consecución de las métricas de rendimiento individual.

Algunos ejemplos de métricas o métodos específicos para medir cada uno de los tres factores humanos son:

Velocidad de adopción

• Tiempo necesario para que los empleados aprendan y apliquen las nuevas habilidades durante y después de la formación.
• Número de personas que utilizan el nuevo sistema en el momento de la puesta en marcha, 10 días después de la puesta en marcha, 30 días después de la puesta en marcha, etc.
• Seguimiento de la frecuencia de uso, número de usuarios, número de visitas al sitio web, etc.

Utilización final

• Medición de la conformidad con el uso de un nuevo proceso empresarial mediante auditorías de procesos.
• Seguimiento del uso de un nuevo sistema tras su implementación comparando el número de empleados que utilizan el sistema con el número total de empleados afectados por el cambio.
• Estimación de la utilización final mediante la observación y el seguimiento de los empleados que trabajan después de la implementación.

Competencia

• Comparación del rendimiento laboral tras la implementación con los indicadores clave de rendimiento (KPI) establecidos.
• Seguimiento del número de problemas comunicados a los grupos de asistencia y a los servicios de ayuda.
• Realización de pruebas de "enséñame" que requieran que los empleados demuestren su nivel de competencia.

3. Rendimiento de la organización

¿Ha dado la iniciativa los resultados esperados? Esta es la pregunta a la que respondemos cuando medimos el rendimiento de la organización. El éxito se define como la consecución o superación de los objetivos del proyecto y la obtención de beneficios organizativos sostenibles en el tiempo.

El patrocinador principal es responsable de identificar claramente la definición de éxito del cambio y de garantizar que se alcancen los objetivos del proyecto y los beneficios organizativos. El profesional del cambio extrae y empaqueta la definición de éxito formulando grandes preguntas a las principales partes interesadas y asegurándose de que éstas están alineadas con la definición de éxito.

El gestor de proyectos es responsable de garantizar que los objetivos del proyecto se definan y perfeccionen, según sea necesario, a lo largo del ciclo de vida del proyecto. También es responsable de establecer y hacer un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) específicos del tipo de cambio que se está implementando.

Los profesionales del cambio utilizan la evaluación del Triángulo del Cambio de Prosci (PCT ) para medir la salud del proyecto a lo largo de su ciclo de vida. La salud del proyecto es un indicador adelantado del potencial para alcanzar o superar los objetivos del proyecto y obtener beneficios organizativos.

Métricas y medición de gestión del cambio

A medida que la disciplina de la gestión del cambio sigue evolucionando, la capacidad de definir claramente el éxito y medir los resultados y efectos de los proyectos de cambio son habilidades cada vez más importantes que deben desarrollar los profesionales del cambio. Puedes obtener más información sobre cómo medir la eficacia de gestión del cambio en un proyecto real de tu organización asistiendo al Programa de Certificación en Gestión del Cambio de Prosci.