Lidera mejoras exitosas en los procesos de RR. HH. mediante gestión del cambio

El diseño de procesos empresariales es esencial para que su organización funcione con eficacia y alcance sus objetivos. Sin embargo, perfeccionar y optimizar estos procesos suele requerir cambios significativos que pueden alterar los flujos de trabajo y poner en entredicho la moral de los empleados. Aquí es donde la gestión del cambio se hace indispensable. Al integrar las estrategias de gestión del cambio con el diseño de los procesos empresariales, las empresas pueden superar sin problemas las transiciones, minimizar la resistencia al cambio y garantizar el éxito de la implantación de los nuevos procesos. Este enfoque de la transformación de los procesos empresariales es fundamental para el éxito operativo. Este artículo explora lo que implica el diseño de procesos y la sinergia entre éste y la gestión del cambio. Ofrecemos ideas valiosas y las mejores prácticas para los profesionales individuales y los líderes empresariales por igual para aumentar la eficiencia de la organización e impulsar el crecimiento sostenido. ¿Qué es el diseño de procesos? El diseño de procesos es la planificación estratégica y la organización de flujos de trabajo que permiten a su organización alcanzar sus objetivos con eficacia y eficiencia. Implica identificar, estructurar y optimizar los pasos, herramientas y recursos necesarios para completar las tareas, garantizando operaciones fluidas y reduciendo las ineficiencias. En esencia, el diseño de procesos de negocio se centra en la claridad y la alineación, trazando los procesos mediante mapas y diagramas de procesos para que cada miembro del equipo conozca su función y cómo encaja su trabajo en el conjunto. Ya se trate de mejorar la gestión de las relaciones con los clientes, agilizar las cadenas de suministro o aumentar la eficacia de la gestión de proyectos, un proceso bien diseñado sienta las bases de unos resultados coherentes y predecibles. Los procesos empresariales eficaces son fundamentales para alcanzar la excelencia operativa. Garantizan que su organización se adapte al cambio, fomentan la colaboración y cumplen los objetivos estratégicos. Al dividir las tareas complejas en pasos manejables, los diseñadores de procesos no sólo aumentan la eficiencia, sino que también minimizan los errores y las redundancias. Sin embargo, diseñar procesos no es sólo cuestión de eficacia. Se trata de crear flujos de trabajo flexibles y escalables que se ajusten a los requisitos de conformidad, la formación en seguridad y las expectativas de los clientes. La incorporación de principios de mejora continua de procesos garantiza que su organización siga siendo resistente y receptiva a los retos y oportunidades cambiantes. Con un diseño de procesos que siga los principios clave, las organizaciones pueden desbloquear nuevos niveles de productividad, satisfacción del cliente y éxito a largo plazo. Los principios del diseño de procesos Los grandes procesos no surgen por casualidad: se diseñan con intención. Utilizan principios fundamentales que guían cada decisión y ajuste. Al incorporar estos principios a sus flujos de trabajo, equipará a su organización para lograr el éxito inmediato y a largo plazo. A continuación se exponen los cuatro principios básicos de un diseño de procesos eficaz: Flexibilidad y escalabilidad El cambio es constante. Sus procesos deben adaptarse a los nuevos retos y oportunidades. Los diseños flexibles permiten que los flujos de trabajo se ajusten a las demandas cambiantes, mientras que los procesos escalables garantizan una expansión sin problemas a medida que crece su organización. Ya se trate de la incorporación de nuevos empleados o de la implantación de nuevas herramientas, un diseño que tenga en cuenta la flexibilidad y la escalabilidad minimiza las interrupciones y maximiza el potencial de crecimiento. Comunicación clara Una comunicación clara es la columna vertebral del éxito de cualquier proceso. Los flujos de trabajo bien documentados garantizan que cada miembro del equipo comprenda su función y cómo su trabajo contribuye a objetivos más amplios. El diálogo abierto y continuo entre los equipos fomenta la colaboración y evita los cuellos de botella. Al dar prioridad a la comunicación, se crean procesos eficaces y bien comprendidos en toda la organización. Impacto de la planificación para el refuerzo en el éxito del proyecto Mejora continua Los mejores procesos nunca son estáticos. Integrar la mejora continua en sus flujos de trabajo los mantiene pertinentes y eficaces. Las revisiones periódicas, los ciclos de retroalimentación y las actualizaciones ayudan a eliminar ineficiencias y mejorar el rendimiento. Las organizaciones que adoptan este principio pueden responder rápidamente a los retos y aprovechar las nuevas oportunidades, manteniéndose por delante de la competencia. Eficiencia Eficiencia significa hacer más con menos. Racionalizar los flujos de trabajo para reducir las redundancias, minimizar los errores y optimizar los recursos aumenta la productividad al tiempo que mejora la moral de los empleados. ¿Cuál es el resultado? Los equipos pueden centrarse en tareas de gran valor que impulsan la innovación y les permiten alcanzar sus objetivos con mayor rapidez. Esto crea una cultura en la que el éxito se siente alcanzable y gratificante, lo que eleva la moral de los empleados. Cuando estos principios se aplican colectivamente, crean procesos adaptables, colaborativos, innovadores y orientados a los resultados. La flexibilidad garantiza la resistencia; la comunicación crea alineación; la mejora continua impulsa el progreso; y la eficiencia ofrece resultados. Juntos, forman la base de los diseños de procesos que permiten a su organización prosperar. El papel de la gestión del cambio en el diseño de procesos El éxito del cambio depende de algo más que de un proceso bien diseñado; requiere guiar a su personal a través de la transición. El proceso de gestión del cambio es el puente entre tener un plan y lograr los resultados previstos. Definición de gestión del cambio La gestión del cambio es un enfoque estructurado para guiar a las personas a través de los cambios organizativos con el fin de lograr los resultados deseados. Se centra en el aspecto humano del cambio, garantizando que las personas comprendan, acepten y acojan los nuevos procesos, tecnologías o estructuras. Entre sus componentes clave figuran la sensibilización, el fomento del deseo, la aportación de conocimientos y formación, la mejora de la capacidad y el refuerzo de los nuevos comportamientos. Al integrar la gestión del cambio con el diseño de procesos, las organizaciones pueden prevenir la resistencia y aumentar el compromiso. Esto ayuda a transformar la incertidumbre en confianza y a impulsar el éxito sostenible. La importancia de la gestión del cambio en el diseño de procesos Cuando se trata del diseño de procesos, la gestión del cambio es vital. Los procesos son más que pasos y flujos de trabajo: también tienen que ver con las personas que les dan vida. Al integrar la gestión del cambio, puede evitar la resistencia, aclarar el alcance y mejorar el compromiso de los empleados. Ayuda a los equipos a entender el "por qué" de los cambios y a sentirse preparados para adoptar nuevas formas de trabajar. ¿Cuál es el resultado? Procesos mejor diseñados que su personal puede adoptar y mantener a medida que evolucionan las necesidades de su organización. Una comunicación clara, una formación específica y un apoyo firme eliminan la incertidumbre y permiten maximizar el impacto de cada mejora de los procesos. En esencia, la gestión del cambio previene la resistencia y fomenta la capacidad de recuperación, lo que permite a las organizaciones alcanzar un éxito duradero. Ventajas de integrar la gestión del cambio en el diseño de procesos El cambio es inevitable. El éxito no lo es. Integrar la gestión del cambio con el diseño de procesos le proporciona las herramientas para aceptar el cambio como una oportunidad, no como un reto. Exploremos cómo esta potente combinación genera resultados en cuatro áreas clave. Mejora de la comunicación Un plan de comunicación sólido es la columna vertebral del éxito del cambio. Garantiza que los mensajes se adapten a la audiencia, ya sean líderes, directivos o personas que trabajan en primera línea de la organización. Si se atienden las necesidades específicas de cada función (por ejemplo, si los directores generales se centran en los objetivos estratégicos y los supervisores en las repercusiones personales), la comunicación mejora la alineación y fomenta la comprensión a todos los niveles. Inicialmente, su plan de comunicación debe centrarse en aumentar la concienciación respondiendo a preguntas críticas como "¿Por qué se está produciendo este cambio?" y "¿Qué hay para mí?". Al proporcionar mensajes coherentes y pertinentes en cada etapa del proceso, las organizaciones pueden generar confianza, evitar la resistencia y fomentar la colaboración. La creación de un Plan de Comunicación eficaz es una parte fundamental del Proceso de las 3 Fases de Prosci,un proceso estructurado para gestionar el cambio que consta de tres fases: Fase 1 - Preparar el enfoque, Fase 2 - Gestionar el cambio y Fase 3 - Mantener los resultados. Este proceso ayuda a las organizaciones a implantar el cambio organizativo a gran escala y a gestionarlo con eficacia. Un elemento central de este proceso es el modelo ADKAR® de Prosci, que describe los cinco elementos necesarios para el éxito del cambio individual: Conciencia, Deseo, Conocimiento, Capacidad y Refuerzo. Dado que nuestra metodología integra nuestro Modelo ADKAR y el Proceso de 3 Fases, las organizaciones pueden crear estrategias de gestión del cambio específicas que involucren a las partes interesadas en todos los niveles, garantizando que todos comprendan las razones del cambio y su papel en la transición. Preparación de los empleados La gestión del cambio prepara a los equipos para adoptar nuevos procesos con confianza, haciendo hincapié en la planificación a nivel de grupo y la claridad de funciones. He aquí algunas formas de preparar a los empleados para el cambio: Adapta los planes a las necesidades reales: personaliza las estrategias para las distintas funciones con el fin de garantizar que todos los empleados sepan lo que tienen que hacer durante el proceso de cambio. Genera entusiasmo - Involucra a los empleados en el proceso y muéstreles cómo los cambios les benefician a ellos y a la organización. Proporciona herramientas para el éxito - Ofrece formación y recursos específicos para dotar a los empleados de las habilidades y herramientas que necesitan para tener éxito en sus nuevas funciones. Con una plantilla bien preparada, el cambio se convierte en una oportunidad para innovar en lugar de una fuente de ansiedad. Mayor eficiencia y eficacia La integración de la gestión del cambio en el diseño de procesos garantiza que sus esfuerzos puedan generar resultados cuantificables. De hecho, nuestros estudios demuestran que las organizaciones con una excelente gestión del cambio tienen siete veces más probabilidades de cumplir o superar los objetivos del proyecto. Por ejemplo: El éxito del crecimiento de Velera - Velera integró la gestión del cambio en sus procesos para lograr un mayor compromiso y transiciones más fluidas. Esto condujo a unos resultados excepcionales del proyecto y a una mayor alineación organizativa. Impulso del ROI de la Universidad de Virginia - Enfrentada a la fatiga del cambio, la Universidad de Virginia adoptó un enfoque avanzado de gestión del cambio, revitalizando sus operaciones. Esto condujo a procesos racionalizados, mejoras inmediatas y una cultura preparada para la preparación para el cambio sostenido. Estos ejemplos demuestran cómo la integración de la gestión del cambio con el diseño de procesos puede aumentar la eficacia en cada paso, creando un valor duradero y generando resultados cuantificables. Mitigación de riesgos La resistencia es natural. Pero hay que anticiparla y abordarla con eficacia para evitar desmotivar a la gente y causar otros trastornos. La gestión del cambio identifica los retos potenciales en una fase temprana y proporciona las herramientas para prevenirlos con eficacia. He aquí cómo puede reducir el riesgo: Anticiparse a las resistencias: utilice marcos de probada eficacia para identificar posibles resistencias y desarrollar estrategias proactivas. Involucrar a las partes interesadas: implicar a los agentes clave en el proceso evita resistencias y fomenta la colaboración. Adaptarse con agilidad - La información continua le ayuda a ajustar los planes en tiempo real, manteniendo los proyectos en marcha. Integrar la gestión del cambio con el diseño de procesos ayuda a su organización a comunicarse mejor, prepara a sus empleados para el cambio y mitiga los riesgos asociados al mismo. Al dar prioridad al aspecto humano del cambio, podrá gestionar las transiciones con mayor eficacia, lo que se traducirá en un crecimiento y un éxito sostenidos. Mejores prácticas para implantar la gestión del cambio en el diseño de procesos La implantación eficaz de la gestión del cambio en el diseño de procesos requiere un enfoque meditado y estructurado. Siguiendo estas mejores prácticas, las organizaciones pueden garantizar transiciones más fluidas y lograr mejoras duraderas. Evalúe sus procesos actuales Evaluar los procesos existentes antes de introducir cambios ayuda a identificar ineficiencias y posibles puntos de resistencia. Una evaluación de la preparación para el cambio es una herramienta valiosa para este paso. Mide factores como el sentimiento de los empleados, las experiencias previas con el cambio y la cultura general de la organización. Por ejemplo, aproximadamente el 30% de los ejecutivos citan las lagunas de mentalidad como un obstáculo importante para la transformación digital. Al identificar estas lagunas, puede abordarlas de forma proactiva y alinear la preparación de su equipo con sus objetivos de mejora de procesos. Imagine su estado futuro Articular claramente los resultados deseados de sus cambios de proceso es vital para el éxito. El proceso en tres fases de Prosci hace hincapié en definir el éxito estableciendo objetivos y parámetros claros para medir el progreso. En lugar de centrarse en pasos concretos, concéntrese primero en imaginar cómo sería un proceso optimizado. Esto incluye involucrar a las partes interesadas para construir un entendimiento compartido del éxito y alinear a todos en torno a objetivos comunes. Una visión unificada ayuda a impulsar el compromiso y garantiza que todos trabajen por el mismo objetivo. Trabaje con las partes interesadas Implicar a los patrocinadores y a todas las personas afectadas por el cambio a lo largo de las fases de diseño e implantación del proceso es clave para el éxito del cambio. Entre las estrategias eficaces figuran la comunicación periódica, la solicitud de comentarios y la garantía de que las partes interesadas comprendan su papel en el proceso de cambio. Nuestros estudios demuestran que los patrocinadores eficaces aumentan considerablemente la probabilidad de alcanzar los objetivos del proyecto. Correlación de la eficacia del patrocinador con el cumplimiento de los objetivos Herramientas como la lista de comprobación de inicio del patrocinador pueden orientar a los patrocinadores en sus actividades, ayudándoles a defender el cambio y a abordar las preocupaciones de sus equipos. Las relaciones sólidas con las partes interesadas ayudan a las organizaciones a crear una coalición de apoyo que aumenta la probabilidad de éxito en la implantación de los procesos. Apoye y forme a su equipo Para que las personas adopten nuevos procesos con eficacia, necesitan la formación y los recursos adecuados. Por ejemplo, los estudios demuestran que los empleados que participan en la formación sobre IA tienen un 89% más de probabilidades de afirmar que la IA les hará más productivos. Adaptar el contenido de la formación a funciones o grupos específicos garantiza que todos tengan las habilidades y la confianza necesarias para tener éxito. Un plan de gestión del cambio debe incluir un plan de formación detallado para crear conocimientos y habilidades entre los empleados. Siguiendo estas buenas prácticas, creará una base sólida para integrar la gestión del cambio en el diseño de procesos. Este enfoque garantiza transiciones fluidas y sienta las bases para alinear sus procesos con objetivos organizativos más amplios. Alinear los procesos con los objetivos de la organización mediante una excelente gestión del cambio Siempre que se introduce un nuevo proceso, se crea un cambio que puede resultar difícil de adoptar y utilizar para las personas. No importa lo bien que estén diseñados sus procesos. Sin adopción, alcanzar los objetivos de la organización es prácticamente imposible. Cuando se ponen en práctica estas mejores prácticas, se construyen los cimientos de un éxito duradero. La Metodología Prosci, basada en años de investigación, está diseñada para ayudarle a conectar el lado técnico del diseño de procesos con el lado humano del cambio. Al apoyarse en el enfoque estructurado de Prosci, puede alinear sus procesos con sus objetivos organizativos más importantes. Se trata de algo más que de diseñar mejores flujos de trabajo: se trata de crear las condiciones para que su equipo adopte y mantenga el cambio. Ahí es donde se produce el verdadero impacto: mejores resultados, equipos más fuertes y una empresa preparada para el futuro.

Según un estudio de Prosci, sólo 13% - o o aproximadamente 1 de cada 8- de las organizaciones con una gestión del cambio deficiente alcanzaron o superaron los objetivos de sus proyectos. Esta estadística pone de relieve por qué la gestión del cambio es esencial para implementar con éxito un nuevo sistema, proceso o tecnología. Las organizaciones deben ayudar sistemáticamente a las personas a adoptar y utilizar el cambio a largo plazo para seguir siendo competitivas.Los profesionales lo consiguen creando y siguiendo un plan de gestión del cambio que describa los pasos necesarios para ejecutar y mantener un cambio. En este artículo se explica cómo desarrollar un plan de gestión del cambio para un proyecto o iniciativa utilizando el proceso de 3 fases de Prosci. También proporcionaremos las mejores prácticas para crear un plan de cambio eficaz. ¿Qué es un plan de gestión del cambio? Un plan de gestión del cambio es un documento estructurado que describe las estrategias y acciones necesarias para guiar a las personas y a la organización a través de un proceso de cambio. En él se detallan los pasos para preparar, equipar y apoyar a las personas para lograr una adopción satisfactoria, incluidas las comunicaciones, la formación, la prevención de la resistencia, las evaluaciones y otras actividades. Los profesionales del cambio utilizan un enfoque de gestión del cambio estructurado, como la Metodología Prosci, para elaborar estrategias, aplicar y gestionar el aspecto humano del cambio. Un plan de gestión del cambio es una parte clave del enfoque. Contiene las actividades necesarias para que la organización prepare y equipe a las personas para pasar del estado actual (las cosas como son hoy) al estado futuro deseado. Para crear un plan de gestión del cambio, los profesionales del cambio siguen el proceso de tres fases de Prosci. El proceso traza las actividades necesarias para lograr un cambio organizativo con éxito. Al final de la segunda fase (Fase 2 - Gestionar el cambio), dispondrás de un Plan Maestro de Gestión del Cambio. El Plan Maestro de Gestión del Cambio puede incluir planes separados para las actividades básicas recomendadas, como el Plan de Formación, el Plan del Gestor de Personas y el Plan del Patrocinador. También crearás un Plan de Comunicaciones para transmitir mensajes clave de forma eficaz. Pero a veces no tiene sentido crear todos los planes por separado. La Metodología Prosci es única en el sentido de que es escalable para cualquier tamaño de cambio. Si su cambio es pequeño, de bajo riesgo o menos complejo, o si es nuevo en gestión del cambio, puedes crear un plan simplificado de gestión del cambio llamado ADKAR Blueprint. Si tu cambio es como muchos de los que se producen hoy en día -complejo, de alto riesgo y de gran alcance-, el Plan ADKAR te servirá para elaborar planes detallados y, al mismo tiempo, alinearlos con los objetivos de la organización para el cambio. ¿Por qué necesitas un plan de gestión del cambio? En un estudio reciente, el 52% de los ejecutivos afirmaron no estar totalmente preparados para responder a los cambios en sus entornos empresariales. Los planes de gestión del cambio, como parte de una metodología de cambio más amplia y detallada, pueden ayudar a estas organizaciones a crear una cultura de trabajo capaz de adoptar los cambios con eficacia. Plantilla del plan de gestión del cambio organizativo Utiliza nuestro Proceso en 3 fases como plantilla para desarrollar planes detallados de gestión del cambio específicos. O descarga nuestra plantilla de gestión del cambio para desarrollar un plan simplificado para cambios más pequeños y de bajo riesgo. Proceso en 3 fases de Prosci Fase 1 - Preparar el enfoque En esta fase, los profesionales y la organización trabajan para comprender el alcance y el impacto del cambio, establecer objetivos claros y desarrollar una estrategia de gestión del cambio que se alinee con los objetivos de la organización. El objetivo es evaluar la preparación de la organización para el cambio, identificar a las partes interesadas clave y desarrollar un plan personalizado para guiar a las personas afectadas a través de la transición. Una parte esencial de esta etapa es obtener el compromiso y los recursos necesarios de los líderes y ejecutivos. Los líderes que son patrocinadores activos y visibles son los que más contribuyen al éxito del cambio. Los patrocinadores eficaces motivan a los empleados a participar en el cambio, toman decisiones influyentes y animan a sus compañeros a ser defensores del cambio y formar una coalición de patrocinadores. Contribuyentes al éxito a lo largo del tiempo Fase 2 - Gestionar el cambio En esta fase, la atención pasa a centrarse en la ejecución, ya que el equipo de cambio pone en práctica la estrategia desarrollada en la Fase 1. El equipo de gestión del cambio también trabaja para implicar a los empleados en la gestión del cambio. El equipo de gestión del cambio también trabaja para implicar a las partes interesadas y asegurarse de que los empleados están preparados para adoptar la nueva forma de trabajar. La Fase 2 consiste en garantizar que el cambio se implanta con éxito y que la organización se mantiene en el buen camino para alcanzar sus objetivos. Los profesionales utilizan cuatro planes básicos: Plan de patrocinadores - Dado que los patrocinadores son vitales para el éxito, este plan pretende activar a los patrocinadores ayudándoles a entender sus funciones y prestándoles apoyo para que puedan cumplir sus responsabilidades de cara a los empleados. Plan del Gestor de Personas - Los mandos intermedios y los supervisores se consideran gestores de personas durante el cambio. Influyen directamente en la forma en que los empleados ven y responden al cambio. Los profesionales crean el Plan del Gestor de Personas para ayudarles a desempeñar sus funciones en el CLARC. Plan de Comunicación - Los profesionales necesitan un Plan de Comunicación dinámico para identificar a los distintos grupos de personas afectadas, desarrollar mensajes clave para cada uno de ellos y transmitirlos a través de los canales adecuados por los remitentes correctos. Plan de formación - Los empleados necesitan formación para aprender nuevas habilidades y adaptarse a los nuevos sistemas. Para hacerlo con eficacia, los equipos de cambio crean un Plan de Formación que define los grupos que necesitan formación, junto con los requisitos relacionados. Durante el proceso de gestión del cambio se recomiendan los Planes Básicos, pero pueden ser necesarios "Planes Ampliados" adicionales. Algunos ejemplos son: Plan de Gestión de la Resistencia - Este plan define las fuentes y formas de resistencia, los pasos para abordarlas y las personas implicadas en la gestión de la resistencia. Este plan no es obligatorio cuando se utiliza el Proceso de 3 Fases de Prosci porque la prevención proactiva de la resistencia está integrada en el marco. Plan de la red de agentes del cambio - Una red de agentes del cambio es un grupo de personas que representan los intereses de determinados grupos afectados. Los profesionales utilizan un Plan de Red de Agentes del Cambio para orientar las actividades de la red. Los planes de gestión del cambio que necesite dependerán de las necesidades específicas de su proyecto y organización. Puede modificar estos planes para atender a los empleados afectados a medida que avanzan en el cambio. Los profesionales del cambio también aprovechan las herramientas, como Kaiya™, la herramienta de IA experta en gestión del cambio de Prosci, para encontrar recursos basados en la investigación, ideas y soluciones para sus iniciativas de cambio. Fase 3 - Mantener los resultados En la fase final, la atención se centra en medir el rendimiento de un cambio y reforzarlo para garantizar el éxito a largo plazo. El objetivo de los profesionales es integrar los nuevos comportamientos o sistemas en la cultura de la organización para que se conviertan en la nueva norma. El sostenimiento ayuda a las organizaciones a obtener todos los beneficios previstos de una iniciativa de cambio, en lugar de conformarse con los resultados parciales que obtienen durante el proceso inicial de implantación. Los profesionales utilizan actividades de refuerzo para que los empleados cambien realmente su forma de trabajar. El refuerzo puede incluir celebraciones y recompensas para los empleados que adopten el cambio, el reconocimiento de los patrocinadores de alto nivel o marcadores de rendimiento visibles para mostrar el cumplimiento positivo del cambio. Planificar el refuerzo y el mantenimiento también aumenta los índices de éxito de los proyectos. Según un estudio de Prosci, el 81% de los participantes que planificaron el refuerzo cumplieron o superaron sus objetivos. Este porcentaje cayó en picado hasta el 15% en el caso de los que no contaban con estrategias de refuerzo. Impacto de la planificación del refuerzo en el éxito del proyecto Una vez que el proyecto se considera finalizado, los profesionales del cambio transfieren la propiedad de las actividades de refuerzo a largo plazo a los equipos pertinentes de la organización. Mejores prácticas para redactar un plan de gestión del cambio He aquí cinco prácticas recomendadas para crear un plan de gestión del cambio completo y eficaz: 1. 1. Establecer objetivos claros Establecer objetivos claros y mensurables es la base del éxito de cualquier plan de gestión del cambio. Definir los objetivos ayuda a alinear a todos los implicados y proporciona una hoja de ruta para lograr los resultados deseados. El Modelo del Triángulo del Cambio de Prosci (PCT ) y la Evaluación del PCT son herramientas excelentes para poner en marcha un proyecto de cambio. Se utilizan en la primera fase del Proceso de 3 Fases para crear una definición compartida del éxito. El modelo también pone de relieve cómo se relacionan los 4 aspectos cruciales (éxito, liderazgo/patrocinio, gestión del proyecto y gestión del cambio) del éxito del cambio. Modelo del Triángulo del Cambio de Prosci (PCT) Unos objetivos claramente articulados ayudan a las personas de todos los niveles de la organización a entender el "por qué" del cambio y lo que éste pretende conseguir. Puedes utilizar el Modelo PCT y la Evaluación PCT durante todo el proceso de gestión del cambio para ayudar a las personas a mantenerse alineadas, evaluar con precisión la salud del proyecto y aumentar la probabilidad de éxito. 2. Implicar a todas las partes interesadas Involucrar a todas las partes interesadas en el proceso de cambio es fundamental para su éxito. Las partes interesadas son todas las personas afectadas por el cambio, incluidos empleados, clientes, proveedores y equipos directivos. En una encuesta reciente, el 29% de los participantes afirmaron no sentirse incluidos cuando se produce un cambio en su organización. Involucrar a las partes interesadas desde el principio y con frecuencia permite implicar a los empleados, recoger valiosas aportaciones, abordar las preocupaciones y conseguir apoyo para el cambio. También garantiza que los canales de comunicación estén abiertos y que los comentarios se integren en el proceso. La implicación puede lograrse mediante estrategias de comunicación eficaces, encuestas, grupos de discusión y otras tácticas. Es más probable que los empleados que se sienten implicados apoyen el cambio y ofrezcan ideas que mejoren el proceso de cambio. 3. Apoya a tus patrocinadores A pesar de que el patrocinio es fundamental para el éxito del proyecto, muchas organizaciones no orientan ni apoyan adecuadamente a los líderes en su función. Por ejemplo, un estudio de Prosci reveló que sólo el 50% de los líderes comprendían adecuada o completamente su papel como patrocinadores del cambio. Comprensión del papel del patrocinador Los patrocinadores también se enfrentan a la falta de tiempo o recursos y a la incomprensión o subestimación del aspecto humano del cambio. Para mantener activos a los patrocinadores y ayudarles a superar estos retos durante las iniciativas de cambio, los profesionales del cambio pueden: Establecer acuerdos claros sobre funciones y expectativas. Garantizar una comunicación abierta y transparente. Adaptar su enfoque al estilo de trabajo preferido de los patrocinadores. Crear un Plan de Patrocinio para proporcionar una orientación clara y concisa sobre lo que tienen que hacer. Ayudar a los patrocinadores a completar las tareas requeridas simplificándolas y eliminando los obstáculos. Proporcionarles formación y comentarios periódicos para mantenerlos alineados. Estas tácticas garantizan que la iniciativa de cambio siga siendo una prioridad para los ejecutivos y líderes con agendas apretadas y que puedan desempeñarse bien como líderes del cambio. 4. Centrarse en el apoyo de los empleados Un factor importante para garantizar la adopción sin problemas es apoyar adecuadamente a las personas afectadas a medida que aprenden sobre el cambio y adquieren las habilidades, el conocimiento y la confianza para adoptarlo y confianza para adoptarlo. El cambio puede ser estresante, por lo que garantizar que los empleados se sientan preparados y respaldados contribuirá a evitar resistencias y a aumentar su confianza a la hora de adaptarse a nuevas formas de trabajar. Muchas organizaciones cometen el error de lanzarse directamente a la formación sin preparar primero a las personas. Esto obstaculiza las iniciativas de cambio y reduce las posibilidades de éxito. En nuestro Modelo ADKAR para el cambio individual, los empleados deben primero ser conscientes del motivo del cambio y estar motivados para participar en él antes de que se les pueda formar. Una vez que los empleados han superado las etapas de Consciencia y Deseo del Modelo ADKAR, están preparados para aprender lo que necesitan cambiar y las habilidades que necesitan para hacerlo. Para apoyar a los empleados durante la formación, los profesionales deben elaborar un plan de formación que se adapte a las distintas funciones e impartir la formación a través de los canales adecuados. Esto puede incluir talleres presenciales, módulos en línea o sesiones de coaching. Los empleados también deben disponer de tiempo suficiente para aprender y practicar nuevas habilidades, sistemas y procesos. Los profesionales deben supervisar el progreso de los empleados y ajustar el plan de cambio según sea necesario. Apresurarse en la formación solo creará barreras que causarán comportamientos de resistencia, un desarrollo deficiente de las habilidades y un refuerzo fallido. 5. Crear una cultura preparada para el cambio Una cultura preparada para el cambio es aquella en la que los empleados están preparados, equipados y respaldados para adoptar la mejora continua y la innovación. Esto ayuda a las personas a adaptarse a los cambios con mayor eficacia, lo que da lugar a una plantilla ágil y flexible. Un liderazgo fuerte ayuda a cultivar esta mentalidad, pero las organizaciones deben aplicar estrategias de refuerzo específicas para solidificar y mantener esta cultura y ayudar a los empleados a ser más resistentes y adaptables a futuras transformaciones. Por ejemplo, la implementación de mecanismos de retroalimentación continua por parte de los empleados y las partes interesadas puede permitir la mejora continua al tiempo que ayuda a abordar cualquier desafío en el logro de resultados positivos del cambio. Impulsa el éxito con la plantilla del plan de gestión del cambio de Prosci Un plan de gestión del cambio es un recurso vital que guía el proceso de cambio. Los profesionales deben crear un plan detallado de gestión del cambio que refleje la cultura y los objetivos de su organización. Si aún no estás equipado para aplicar la Metodología Prosci y el Plan ADKAR, puedes utilizar nuestra plantilla gratuita para iniciar su viaje hacia el éxito del cambio mediante la comprensión de los aspectos clave de la planificación de la gestión del cambio a un alto nivel. Recuerda, una plantilla simplificada de plan de gestión del cambio no será adecuada cuando debas obtener resultados de un cambio organizativo complejo, mitigar los riesgos organizativos o demostrar un ROI significativo. Puedes aprender a aplicar el Proceso Prosci 3 para crear un Plan Maestro de Gestión del Cambio flexible pero organizado cuando asista al Programa de Certificación en Gestión del Cambio de Prosci. Y obtendrás la orientación de expertos, herramientas digitales, y la investigación líder en la industria que necesitas para impulsar el cambio exitoso ahora y en el futuro.

Prosci ha investigado las mejores prácticas en Gestión del Cambio durante más de 25 años. Para cada edición del informe de las Mejores Prácticas en Gestión del Cambio , preguntamos a nuestros participantes: "¿Cuáles son los principales contribuidores a una iniciativa exitosa de gestión del cambio?" Colectivamente y de manera consistente, las respuestas de los participantes apuntan a siete factores sencillos que impactan en los resultados de una iniciativa de cambio. Estas son las mejores prácticas en Gestión del Cambio, según lo informado a Prosci por miles de líderes del cambio en todo el mundo. Investigación Interactiva y Datos A partir de la 12ª edición, el informe de investigación de Prosci sobre las Mejores Prácticas en Gestión del Cambio te ofrece una mayor profundidad de información a través de funciones interactivas. Puedes personalizar los datos por industria, tamaño de la organización y tipo de proyecto para respaldar tus cambios específicos. También puedes leer comentarios de los participantes, cruzar datos de referencia y explorar libremente datos en una variedad de áreas. Nuestro objetivo es capacitarte para descubrir las perspectivas de Gestión del Cambio que son más relevantes para ti y tu organización. La discusión que sigue aquí es solo una pequeña muestra de nuestros hallazgos más recientes. Investigación gratuita de Prosci Accede a los aspectos más destacados ahora y a las nuevas características interactivas con el Resumen Ejecutivo de la 12.ª Edición de las Mejores Prácticas en Gestión del Cambio. Descargar Ahora Las 7 Mejores Prácticas en Gestión del Cambio Movilizar un patrocinio ejecutivo activo y visible. Aplicar un enfoque estructurado de Gestión del Cambio. Involucrarse con los empleados de primera línea. Comunicar de manera frecuente y abierta. Comprometerse e integrarse con la gestión de proyectos. Asignar recursos para Gestión del Cambio. Involucrarse y apoyar a los gerentes de personas. Los participantes en la investigación que identificaron estos factores contribuyentes al cambio exitoso son practitioners experimentados, líderes de proyectos, ejecutivos y consultores. El cuarenta por ciento de los participantes en la 12ª edición del estudio de las Mejores Prácticas en Gestión del Cambio tienen más de nueve años de experiencia en Gestión del Cambio, mientras que el 9% ha estado aplicando Gestión del Cambio durante menos de un año.  1. Movilizar un patrocinio ejecutivo activo y visible Contar con un líder positivo que guíe activamente a la organización a través del cambio y participe visiblemente durante todo el ciclo de cambio ha perdurado como el principal contribuyente al éxito desde 1998. La importancia del patrocinio es citada con más frecuencia que cualquier otro factor, y los participantes consistentemente utilizan las palabras clave "activo y visible" para describirlo. El patrocinio activo y visible significa que el patrocinador: Apoya el cambio al prestar atención constante al cambio y a la necesidad de gestión del cambio Promociona el cambio liderando y motivando a otros en la organización Toma decisiones efectivas e influyentes con respecto al cambio, incluyendo la alineación de prioridades entre otros líderes en la organización Mantiene comunicación directa con los equipos de gestión de proyectos y gestión del cambio y permanece accesible durante el cambio. Influye en los pares para mantener el apoyo y participar en una coalición de patrocinio El 48% de los participantes en la investigación afirman tener un patrocinador efectivo o muy efectivo. Debido a que la efectividad del patrocinador se correlaciona con la probabilidad de cumplir los objetivos del proyecto, sus organizaciones generalmente disfrutan de altos índices de éxito en el cambio. De hecho, nuestra investigación muestra que los proyectos con patrocinadores extremadamente ineficaces solo tenían un 27% de probabilidad de cumplir sus objetivos en comparación con el 79% de proyectos con patrocinadores extremadamente efectivos, lo que representa casi un aumento de tres veces en la probabilidad de éxito.  2. Aplicar un enfoque estructurado de Gestión del Cambio Un enfoque intencional y definido para gestionar el cambio proporciona la estructura necesaria para mantenerse en el camino correcto. Asigna tiempo adecuado para actividades significativas y permite espacio para identificar y abordar las brechas a lo largo del ciclo de vida del proyecto. El uso de un enfoque formal también hace que los procesos sean repetibles para la aplicación consistente de la gestión del cambio en más iniciativas a través de una organización. Las palabras clave que surgieron cuando los participantes describieron esta mejor práctica incluyen: Establecido Personalizable Escalable Claro y bien pensado Fácil de implementar en múltiples cambios Fácil de aplicar en cada fase del proyecto Cómo las organizaciones utilizan un enfoque estructurado varía en la investigación. El sesenta y nueve por ciento utiliza una metodología de gestión del cambio como guía general, como lista de verificación para las actividades, para monitorear el progreso, o una combinación de estos enfoques.  Una vez más, la investigación revela cuánto contribuye la aplicación de un enfoque estructurado al éxito. De los participantes que aplicaron una metodología específica, el 59% logró niveles buenos o excelentes de efectividad en Gestión del Cambio, mientras que solo el 26% logró los mismos niveles de efectividad sin un enfoque estructurado.  3. Involucrarse con los empleados de primera línea En la 12ª edición, involucrarse con las personas en la primera línea de la organización asciende a la tercera posición como una de las mejores prácticas más citadas, desplazando las comunicaciones frecuentes y abiertas a la cuarta posición.  Aplicamos Gestión del Cambio para ayudar a las personas a comprender por qué el cambio es necesario y cómo les afectará, y para equiparlos para hacer la transición a través del proceso de manera exitosa, lo que culmina en resultados exitosos para las organizaciones. Dado este objetivo, está claro por qué el compromiso y la participación de los empleados se identifican como un factor clave para el éxito. Las tácticas para aumentar el compromiso incluyen: Destacar "¿Qué hay para mí?" (WIIFM, por sus siglas en inglés) Identificar y construir relaciones con grupos impactados Asegurarse de que los grupos impactados reciban el nivel adecuado de capacitación Involucrar a los empleados en la identificación y planificación de una solución propuesta y el estado futuro El objetivo de estos esfuerzos es ayudar a los empleados a demostrar disposición para participar en el cambio y colaborar con las personas que lo lideran. Participar en actividades de refuerzo y sostenimiento con los empleados de primera línea es un paso crítico en el proceso de Gestión del Cambio. Pero las organizaciones que están saturadas de cambios a menudo descuidan estas actividades y consideran erróneamente un cambio como completo al momento de la salida en vivo (go live). Abordar de manera inadecuada las actividades de refuerzo y sostenimiento tiene un impacto negativo en el resultado del cambio. Como muestran los datos, los participantes que asignaron recursos para actividades de refuerzo, incluyendo la interacción con los empleados impactados, tenían más probabilidades de lograr los objetivos del proyecto que aquellos que no lo hicieron. 4. Comunicar de manera frecuente y abierta Los practitioners de gestión del cambio a menudo luchan contra el malentendido de que la gestión del cambio es "solo comunicaciones". Aunque la gestión del cambio es mucho más que eso, las comunicaciones efectivas son críticas para liderar el cambio con éxito. Además de la frecuencia, los participantes citaron estos factores como importantes para el éxito: Ritmo Consistencia Transparencia Múltiples canales de comunicación Emisores preferidos Se destaca, el 58% de los empleados prefiere recibir comunicaciones sobre los impactos personales del cambio directamente de sus supervisores. La mayoría quiere conocer las razones comerciales del cambio directamente del CEO. Sin embargo, un número significativo de participantes en el estudio de la 12ª edición también mencionaron a otros ejecutivos, altos directivos y jefes de departamento como emisores preferidos de mensajes organizacionales.  Además, los participantes identificaron temas importantes para comunicar, como por qué está ocurriendo el cambio, expectativas, perspectivas del plan a largo plazo, cómo afectará el cambio a los empleados y los impulsores comerciales esenciales. 5. Comprometerse e integrarse con la gestión de proyectos La investigación de Prosci subraya la mejor práctica de integrar el trabajo de Gestión del Cambio con las actividades de gestión de proyectos. Estas disciplinas complementarias naturalmente se cruzan a lo largo de la vida de una iniciativa, lo que permite una propuesta de valor unificada y cambios más exitosos. En nuestra investigación, casi tres cuartos de todos los encuestados integran el trabajo de gestión de proyectos y el trabajo de gestión del cambio hasta cierto grado. Las dimensiones de integración incluyen personas, procesos, metodología, resultados y consecuencias, herramientas y otras áreas, siendo las personas la dimensión más común con un 86%.  Ejemplos específicos de integración incluyen: Agregar actividades de Gestión del Cambio al plan del proyecto Trabajar de manera colaborativa con el equipo del proyecto  Alinear los planes y fechas de cambio con los planes y fechas del proyecto Combinar o asignar responsabilidades y roles Proporcionar capacitación en Gestión del Cambio al equipo del proyecto Cada vez más organizaciones se dan cuenta del valor de integrar la gestión de proyectos y gestión del cambio Y los participantes en la investigación que integraron estas dos disciplinas tuvieron muchas más probabilidades de cumplir o superar los objetivos del proyecto que aquellos que no integraron. 6. Asignar recursos para Gestión del Cambio Tu proyecto necesita recursos y financiamiento dedicados para llevar a cabo el trabajo de gestión del cambio. Recursos y financiamiento dedicados para Gestión del Cambio implica tener acceso a: Suficiente financiamiento y recursos Recursos dedicados con experiencia en Gestión del Cambio Un equipo de cambio o comunidad de individuos flexibles, ambiciosos, decididos y colaborativos Como dijo un participante en la investigación: "Si no es responsabilidad de alguien, entonces no es responsabilidad de nadie". Para obtener los beneficios de gestión del cambio, alguien debe ser responsable de ella y tener acceso a una cantidad adecuada de financiamiento. Los datos revelan una correlación positiva y significativa entre tener un recurso dedicado (persona) y la efectividad general de gestión del cambio. Los participantes con recursos dedicados tenían significativamente más probabilidades de lograr una efectividad buena o excelente en la Gestión del Cambio que aquellos sin un recurso dedicado. 7. Involucrarse y apoyar a los gerentes Los gerentes pueden convertirse en el mejor aliado de un change practitioner en tiempos de cambio porque están más cerca de los empleados afectados por el cambio. Los participantes en la investigación explican este principal contribuyente como: Enfatizando la comunicación sobre el cambio y los roles de los gerentes en el cambio. Realizando reuniones individuales, reuniones de equipo y sesiones de alineación Centrándose en la construcción de la consciencia, incluyendo cómo el cambio les afectará, las razones comerciales para el cambio y la necesidad de gestión del cambio Proporcionando materiales, herramientas y apoyo que ayuden a los gerentes a comprender y navegar el cambio Involucrando y comprometiendo a los gerentes durante las primeras fases del cambio y a lo largo del ciclo de vida del proyecto La investigación identificó a los gerentes de nivel medio como el grupo más resistente al cambio, con un 43% de los participantes identificándolos como tal. Investigaciones previas muestran que una gran parte de esta resistencia puede ser mitigada al abordar detalladamente a este grupo en los planes de cambio. Data Interactiva de las Mejores Prácticas en Gestión del Cambio Prosci ha producido 12 informes de Mejores Prácticas en Gestión del Cambio en los últimos 25 años, recopilando datos de más de 10.800 respuestas proporcionadas por profesionales de gestión del cambio en 38 industrias en 101 países. Puedes aplicar las mejores prácticas y datos interactivos en el Research Hub para: Comenzar tu trabajo de Gestión del Cambio con los conceptos que son más importantes. Evaluar tu enfoque actual en comparación con los datos agregados. Adaptar tu enfoque entendiendo prácticas efectivas en industrias y regiones específicas, según los ingresos y la demografía de la organización y más. Incorporar intencionalmente las mejores prácticas en tu trabajo diario. Hacer crecer la madurez de tu organización en Gestión del Cambio. A medida que Gestión del Cambio gana impulso como disciplina crucial, las organizaciones en todo el mundo están adoptando enfoques centrados en las personas que facilitan una transformación exitosa. Al incorporar estas mejores prácticas, tú y tu organización pueden seguir evolucionando y aprendiendo junto con la disciplina, logrando aún más éxito con los cambios.