Uso del modelo ADKAR® para medir el éxito del cambio

¿Qué son los KPIs de gestión y por qué son importantes? Los indicadores KPIs de gestión son cruciales porque estamos hablando de gestionar el factor humano y, por tanto, también de la medición de los resultados. No cabe duda, cuando llevamos a cabo un proceso de cambio no es suficiente con implementar los cambios de la forma más correcta y seguir unas pautas, sino que también es preciso controlar y medir las actividades de gestión del cambio en la organización. ¿Cómo podemos medir esta gestión del cambio?, pues con indicadores de proceso y de resultado —los KPIs de gestión—, siendo los primeros aquellos que miden el desempeño de la ejecución de las actividades realizadas en la ejecución del cambio, mientras que los segundos miden el resultado final al que se llega con dicha implementación. Define objetivos claros La medición de resultados y del desempeño permite definir objetivos más concretos y claros, en función de los datos obtenidos. Para poder evaluar correctamente un modelo de gestión del cambio deberemos de tener en cuenta la medición de la percepción, es decir, de las opiniones que tienen las personas impactadas por el proyecto; del proceso, es decir, del desempeño de la ejecución de ciertas actividades claves del proceso de cambio; y del resultado final. Elige un método que se adapte a tus necesidades La medición de acciones de cambio nos permite gestionar mejor la estrategia, así como la elección del método más adecuado por adaptarse a las necesidades propias de la empresa. Calcula el ROI El ROI permite medir el retorno que se genera a través de las personas, cuando estas implementan los cambios en su forma de trabajar. Es decir, la rapidez con la que las personas dominan los cambios, cuántos empleados aceptan bien el mismo, y cuántos desempeñan su labor sometidos al mismo y según los niveles esperados. ¿Qué es el Change Management Scorecard? Es un taller para crear un change management que se enfoque directamente en la definición de las bases para medir el éxito del proyecto, con resultados claros y alineados con la empresa. Este método es muy efectivo cuando se trata de realizar un cambio para obtener resultados positivos Además, provee del marco de trabajo, así como de las herramientas para la creación de un scorecard multicapa que mida el desempeño en la organización, en las personas (de manera individual), y en la gestión del proyecto del cambio. Características del Change Management Scorecard Las características del change management scorecard son tres: definición del proceso, medición de este y seguimiento durante todo el ciclo de vida del proyecto de cambio puesto en marcha. En la medida en la que la empresa considera necesario llevar a cabo un cambio en su organización, también es consciente de lo imperativo de implementar un sistema de medición que permita conocer cómo afecta a las personas involucradas ese cambio, si lo están aceptando bien, si lo utilizan y lo adaptan adecuadamente, y si los beneficios y resultados de la empresa son los esperados. Desafíos para implementarlo Plantear un método que corregir errores y llevar a cabo cambios en la gestión de diferentes áreas, incluida la gerencia, no es nada fácil. Por un lado, sabemos que change management es un proceso estructurado que consta de un conjunto holístico de herramientas para impulsar el cambio y poner el foco en el lado humano de este, y alcanzar los resultados deseados. Como en cualquier otro proceso, realizar una medición continua de los resultados es indispensable, para ello implementaremos un Scorecard con Prosci. ¿Qué tan lista está tu organización para gestionar efectivamente los cambios? Es importante hacer una evaluación interna de nuestra empresa para saber si está lista a la hora de implementar un proceso de Gestión de cambio, así como herramientas y aplicaciones para proyectos más complicados. Conocer el punto de madurez de tu empresa a la hora de implementar un proceso de Gestión de cambio es esencial para que se convierta en una ventaja competitiva y obtener así resultados positivos.

Escrito por Roberto Konigs rkonigs@prosci.com En los últimos años he tenido la oportunidad de hablar con miles de personas en múltiples lugares del mundo sobre el tema de cambio. Una pregunta que me hacen frecuentemente es: ¿Por qué algunos proyectos de cambio tienen éxito y otros no? ¿Qué hace la diferencia? Mi respuesta favorita suele ser la siguiente fórmula: Éxito = CS x GC Esta formula contiene la explicación más clara, sencilla y contundente del porqué del éxito o fracaso de proyectos e iniciativas de cambio. La explico: Éxito Un proyecto o iniciativa de cambio solo será exitoso cuando logre lo siguiente: Alcanzar el 100% de los objetivos para los cuales fue concebido, hacerlo a tiempo y dentro de el presupuesto asignado y cumplir con el retorno de inversión que se espera. Es la suma de estos tres factores lo que define Éxito. Calidad de Solución (CS) Cualquier iniciativa o proyecto de cambio requiere de una calidad de solución elevada. No importa que estemos en medio de una reingeniería de procesos, de una transformación cultural, de la implementación de nuevas herramientas tecnológicas o reinventando la manera en la que nos relacionamos y servimos a nuestros clientes. Todos estos proyectos e iniciativas requieren del diseño, desarrollo y entrega de soluciones que sean confiables y respondan claramente a expectativas de diseño y operación específicas. Soluciones de calidad clase mundial. A esto nos referimos con Calidad de Solución o CS. Gestión del Cambio (GS) Toda solución requiere de usuarios para producir beneficios. Dichos usuarios deben de entender el porqué de la solución y aceptarla, para que pueda ser adoptada y usada competentemente. Es necesario acompañar y apoyar a los usuarios en este proceso de aceptar, adoptar y usar nuevas formas de trabajar. A esto nos referimos con Gestión del Cambio. Para descargar el artículo en PDF, haz click aquí Como se desprende de estas definiciones, el éxito de un proyecto o Iniciativa de Cambio (E) solo es obtenible si combinamos un nivel de Calidad de Solución (CS) elevado con una sobresaliente Gestión del Cambio (GC) o, expresado en términos matemáticos: E = CS x GC Supongamos que pudiésemos medir en una escala del 0 al 10 el nivel de Calidad de Solución (CS) y el esfuerzo de Gestión del Cambio (GC). Esto implica, como lo muestro en la tabla siguiente que, de acuerdo con los niveles de CS y de GC, tendremos un éxito que puede ir del 0% al 100%. Una extraordinaria Calidad de Solución sin una adecuada Gestión del Cambio o una pobre Calidad de Solución, a pesar de un sobresaliente esfuerzo de Gestión del Cambio, son fórmulas que garantizan proyectos e iniciativas fallidos. Al buen entendedor, pocas palabras. Queremos proyectos e iniciativas de cambio exitosos, asegurémonos de tener soluciones de muy alta calidad y esfuerzos de Gestión del Cambio sobresalientes. Si CS=10 y GC=10, Éxito=100% Si quieres certificarte en Gestión del Cambio y aprender a gestionar los cambios desde el lado humano, haz click aquí Fecha de última actualización 7 de septiembre de 2020

¿Cómo completarías esta oración? "Nosotros deberíamos trabajar para incorporar Gestión del Cambio y desarrollar capacidades y competencias en nuestra organización porque..." Un número creciente de organizaciones está comenzando a moverse de una perspectiva de implementación de Gestión del Cambio por proyecto hacia el desarrollo e incorporación de capacidades y competencias organizacionales de Gestión del Cambio. Estos esfuerzos tienen como objetivo desplegar ampliamente la Gestión del Cambio en toda la organización, lo que nosotros, en Faculta-Prosci® llamamos “Enterprise Change Management” o ECM. El resultado de la Gestión del Cambio empresarial El resultado de ECM (Enterprise Change Management) es que la Gestión del Cambio se convierte en la norma y la rutina. Abordar el lado humano del cambio se convierte en la expectativa, en la organización y deja de ser la excepción. En este enfoque, los procesos y herramientas de Gestión del Cambio se aplican de manera consistente y constante. Las personas de toda la organización, desde el CEO hasta los supervisores de primera línea, desarrollan sus propias competencias personales para liderar el cambio desde cualquier lugar de la organización. Una muestra de más de 200 líderes ejecutivos y profesionales de Gestión del Cambio que asistió a un seminario web sobre ECM (Enterprise Change Management) colaboró en la articulación de la propuesta de valor al completar la siguiente declaración: Nosotros, deberíamos trabajar para incorporar Gestión del Cambio y desarrollar capacidades y competencias en nuestra organización porque... Sus respuestas se dividieron en siete razones principales: 1. Impulsa el éxito en los cambios: los datos y la experiencia muestran que la gestión eficaz del cambio impulsa una mayor obtención de beneficios y el logro de resultados. Desarrollar capacidades de Gestión del Cambio significa un mayor éxito en proyectos e iniciativas críticas. 2. Evita el costo de cambios mal gestionados: muchas organizaciones tienen ejemplos, o incluso un legado, de cambios mal gestionados que no arrojaron resultados y que crearon estrés y confusión en la organización. En adelante, no es aceptable la realización parcial o pobre de los cambios. 3. Mejora la capacidad de manejar el volumen de cambios en curso: dada la cantidad y frecuencia de cambio que ocurre en las organizaciones de hoy, es esencial mejorar las habilidades para implementar cambios. 4. Alinea la práctica organizacional con los valores organizacionales: este caso es particularmente relevante para las organizaciones que defienden la importancia y el valor de sus personas. 5. Prepara a la organización para el futuro: el horizonte para muchas organizaciones, e incluso sectores, incluye cambios significativos que son necesarios para seguir siendo competitivos y exitosos. 6. Crea consistencia y eficiencia en el enfoque: las prácticas de gestión del cambio en una organización pueden ser más efectivas cuando existe un enfoque estándar. 7. Desarrolla las capacidades internas necesarias: la gestión del cambio se considera una capacidad organizacional esencial y una competencia individual para los empleados. A continuación, se presentan respuestas reales de los asistentes al seminario web para cada una de las razones, junto con datos complementarios y hallazgos de la investigación de evaluación comparativa de Prosci®: 1. Impulsa el éxito en los cambios. "Nosotros deberíamos trabajar para incorporar Gestión del Cambio y desarrollar capacidades y competencias en nuestra organización porque..." Necesitamos dar resultados en los proyectos en los que estamos invirtiendo. Solo a través de la gestión del cambio podremos lograr los objetivos de negocio a través de las personas. Maximiza el ROI de los proyectos. Necesitamos una forma continua de realizar el valor de nuestras inversiones. Nos ayudará a alcanzar nuestras metas organizacionales deseadas. Acelera la implementación de nuevas iniciativas donde los beneficios duran. Necesitamos asegurar el éxito en todo lo que hacemos; necesitamos realizar los beneficios previstos del cambio. Permitirá la adopción más rápida, más completa y con menor desgaste de nuestros empleados. Necesitamos lograr resultados en nuestros esfuerzos de cambio. Necesitamos lograr nuestros resultados de negocio y ROI. El valor del cambio se maximiza. Nos ayudará a desarrollar proyectos en toda la empresa con menores costos, más eficiencia y una mejor adopción general por parte del usuario 2. Mejora en la capacidad de manejar el volumen de cambios en curso. "Nosotros deberíamos trabajar para incorporar Gestión del Cambio y desarrollar capacidades y competencias en nuestra organización porque..." El cambio es constante. Tenemos tantos cambios todo el tiempo que necesitamos manejarlo de manera más consistente. Estamos participando en un cambio transformador en cada función de la organización. La magnitud del cambio genera la necesidad. Tenemos una cantidad de cambios transformacionales sin precedentes y necesitamos que los impactados por el cambio sepan que estamos conscientes de ello y que lo estamos abordando. El creciente nivel de demanda de cambio está comenzando a afectar nuestra efectividad como organización. Pronto habrá cambios importantes y hay mucha resistencia a los cambios. Estamos pasando por un cambio grande y la gente está confundida y temerosa. © Prosci, Inc. 2017. All Rights Reserved. 3. Evitar el costo de cambios mal gestionados. "Nosotros deberíamos trabajar para incorporar Gestión del Cambio y desarrollar capacidades y competencias en nuestra organización porque..." No obtenemos tanto ROI en los cambios en los que no hacemos gestión del cambio. No estamos logrando el ROI que anticipamos debido a cambios que no se implementaron satisfactoriamente en nuestro negocio. El riesgo de retrabajo es extremadamente alto. Gastamos mucho dinero en programas y proyectos para hacer cambios en la empresa que no están bien adoptados porque el cambio no fue bien gestionado de cara al personal y a los clientes. Perdemos mucho tiempo solucionando problemas debido a brechas. Eliminamos la complejidad y el desgaste asociados con el cambio mal manejado. No podemos permitirnos perder tiempo o dinero. Sin gestionar el cambio, no tendremos éxito en nuestras diversas iniciativas. Tenemos un historial de inversiones significativas en esfuerzos estratégicos y no estamos alcanzando el ROI esperado de estos esfuerzos estratégicos. No lo hacemos ahora y sufrimos mucho. © Prosci, Inc. 2017. All Rights Reserved. 4. Alineando las prácticas organizativas con los valores organizacionales. "Nosotros deberíamos trabajar para incorporar Gestión del Cambio y desarrollar capacidades y competencias en nuestra organización porque..." Nuestra gente es nuestro mayor activo. Sin ellos, esto no tendrá éxito. Se alinea con nuestro valor fundamental de hacer lo correcto. Porque es lo correcto para que las personas impactadas transiten por los cambios con éxito. Nuestra gente es nuestro activo más valioso: el cambio se trata de los cambios en su trabajo y debemos asegurarnos de que esos "activos" entiendan cuáles son sus nuevos roles. Aborda el activo más importante, nuestra gente. Es coherente con nuestra cultura basada en procesos, ayuda a involucrar a nuestros equipos y mejora nuestra efectividad organizacional. Nos preocupamos por nuestro equipo y por las personas a las que servimos. Cada proyecto merece un enfoque en las personas. 5. Preparando a la organización para el futuro. "Nosotros deberíamos trabajar para incorporar Gestión del Cambio y desarrollar capacidades y competencias en nuestra organización porque..." Hemos desarrollado una estrategia que va a cambiar drásticamente a toda nuestra industria. Es esencial para el éxito de la organización. El crecimiento y el éxito futuro de nuestra empresa dependen de la capacidad de nuestra gente para adaptarse a las fuerzas del mercado dentro y fuera de nuestro control. Nos haría más efectivos y rentables. Está claro que nuestra industria está cambiando rápidamente y no queremos quedarnos atrás. 6. Creación de consistencia y eficiencia en el enfoque. "Nosotros deberíamos trabajar para incorporar Gestión del Cambio y desarrollar capacidades y competencias en nuestra organización porque..." Todos hablaríamos el mismo idioma. Optimizará los recursos y extenderá las mejores prácticas usadas en algunos proyectos para que toda la organización se beneficie. Perdemos demasiado tiempo y dinero por malos entendidos entre nosotros por saltar entre metodologías. Es mucho más eficiente tener un enfoque estándar que se pueda aplicar en toda la organización y así evitar posibles silos. 7. Creación de capacidades internas necesarias. "Nosotros deberíamos trabajar para incorporar Gestión del Cambio y desarrollar capacidades y competencias en nuestra organización porque..." El cambio se convierte en una capacidad central de la empresa. Gestionar el cambio es una competencia integral, que empodera a todos y mejora la productividad y la satisfacción personal. Hemos visto buenos resultados en el uso de un enfoque estructurado para el cambio, estos resultados podrían beneficiar a muchos departamentos y divisiones si fuera para toda la empresa. © Prosci, Inc. 2017. All Rights Reserved. Lo que esto significa para ti ¿Cómo sería tu organización si comenzara un viaje hacia ECM (Enterprise Change Management) hoy? Visualiza un futuro en donde tu organización es vital y exitosa prosperando en un mundo en constante cambio. Usa estas siete razones como el punto de partida para construir la capacidad de Gestión del Cambio en tu organización (Enterprise Change Management). Crea tu capacidad de Cambio Organizacional con Faculta - Prosci® Las empresas más importantes en el mundo de habla hispana trabajan con Faculta-Prosci® para desarrollar su capacidad de cambio. Nuestra metodología basada en la investigación y en resultados es fácil de aplicar. Podemos equipar a tu organización con las herramientas para mantenerse ágil y prosperar frente a cambios cada día más grandes, más rápidos y más complejos. Una sólida capacidad de cambio se vuelve una ventaja competitiva. Última revisión del artículo 15 de marzo de 2021