5 Schritte zur Verbesserung deiner Change Management-Kommunikation

Veränderung ist eine Konstante. Aktuelle Erkenntnisse zeigen, dass 78 % der Unternehmen in den nächsten drei Jahren mit mehr Veränderungen rechnen. Auch wenn unsere Forschung bestätigt, dass häufige und offene Kommunikation ein Schlüssel für erfolgreiche Veränderungen ist, hat ineffektive Kommunikation den gegenteiligen Effekt: Ein Mangel an klarer Kommunikation führt zu Fehlinterpretationen und Verwirrung – und damit zu einem deutlich höheren Zeit- und Ressourcenaufwand im Wandel.

Dieser Artikel stützt sich auf die bewährten Verfahren von Prosci, um dir fünf konkrete Tipps an die Hand zu geben, mit denen du deine Kommunikation verbessern und die Erfolgschancen deines Projekts steigern kannst.

Kommunikation für Change-Erfolg

Offene, konsistente Kommunikation wird in unseren Forschungsstudien zu Best Practices im Change Management immer wieder als einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren genannt. Auf Basis dieser Erkenntnisse und über 30 Jahren erfolgreicher Zusammenarbeit mit Kunden können dir die folgenden Tipps helfen, dein Team optimal auf organisatorische Veränderungen jeder Art vorzubereiten.

1. Strukturiere deine Bemühungen

Kommunikation ist in Unternehmen nichts Neues – viele haben sogar eigene Abteilungen, die sich damit befassen. Doch sobald sie im Kontext einer Veränderung stattfindet, reicht es nicht mehr aus, einfach nur Informationen weiterzugeben. Damit jeder einzelne Mitarbeitende den Übergang erfolgreich meistern kann, muss die Kommunikation klar, strukturiert und zielgerichtet erfolgen.

Beantworte das "Was" und das "Warum"

Ein zentraler Aspekt strukturierter Kommunikation im Veränderungsmanagement ist es, Botschaften bewusst und schrittweise innerhalb der Organisation zu verbreiten. Ein effektiver Kommunikationsplan beantwortet zuerst die Fragen: Warum findet die Veränderung statt – und was bedeutet sie für jeden Einzelnen?

Sobald die Mitarbeitenden die Botschaft über die Notwendigkeit der Veränderung verinnerlicht haben, kann sich die Kommunikation darauf konzentrieren, welche konkreten Auswirkungen die Veränderung auf sie persönlich hat.

Plane gezielte Kommunikation für verschiedene Gruppen

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Struktur betrifft die Empfänger deiner Kommunikation. Im Verlauf eines Projekts kann sich der Fokus deiner Kommunikation verschieben – von Führungskräften über Personalverantwortliche bis hin zu den Mitarbeitenden an der Front. Jede dieser Gruppen erhält im Laufe des Projekts wichtige Informationen, allerdings kann sich der Umfang dieser Mitteilungen je nach Zielgruppe unterscheiden. Ohne einen strukturierten Kommunikationsplan als Teil deines übergreifenden Change-Management-Ansatzes besteht die Gefahr, dass die richtigen Informationen zur falschen Zeit bei den falschen Gruppen landen.

Erstelle eine Kommunikationsstrategie für Veränderungen

Eine durchdachte Kommunikationsstrategie für Veränderungen sorgt dafür, dass deine Maßnahmen mit dem übergeordneten Change-Management-Plan abgestimmt sind. Sie hilft dir, die wichtigsten Zielgruppen zu erkennen, gezielte Botschaften zu entwickeln und die passenden Kanäle zu wählen, um die Anliegen der Stakeholder effektiv zu adressieren. Durch den Fokus auf Klarheit und Konsistenz stärkt die Strategie das Verständnis und Vertrauen – und beantwortet zentrale Fragen wie: "Warum passiert das?" und "Was habe ich davon?"

Diese Integration stellt sicher, dass deine Kommunikation den Veränderungsprozess gezielt unterstützt, deine Mitarbeitenden durch jede Phase begleitet und gleichzeitig die Vision und Ziele deines Unternehmens stärkt.D

Erstelle einen formellen Kommunikationsplan

Aus taktischer Sicht heißt Strukturierung in der Kommunikation: einen formellen Kommunikationsplan als konkretes Ergebnis des Projekts zu erstellen. Kommunikation sollte nicht spontan oder ungeplant stattfinden. Denn Kommunikation ohne Strategie ist wie Kommunikation ohne Wirkung – aufwendig, aber wirkungslos.

Die sorgfältige Planung deiner Kommunikation und ihre gezielte Einbindung in deine Gesamtstrategie für das Change Management sorgt dafür, dass deine Botschaften im richtigen Moment ankommen – abgestimmt auf den Projektverlauf und ohne Lücken im Zeitplan. Damit das gelingt, brauchst du einen strukturierten Ablauf. In unserer Checkliste zeigen wir dir genau, wie dieser Prozess funktioniert.

Befolge diese Schritte für einen effektiven Change-Management-Kommunikationsplan

Auch wenn es kein universelles Kommunikationsmodell für Change Management gibt, unterstützt dich das ADKAR®-Modell von Prosci dabei, deine Kommunikation wirkungsvoller zu gestalten. ADKAR beschreibt fünf essenzielle Elemente, die eine Person benötigt, um eine Veränderung erfolgreich zu durchlaufen:

• Bewusstsein – für die Notwendigkeit der Veränderung
• Wunsch – sich an der Veränderung zu beteiligen und sie zu unterstützen
• Wissen – darüber, wie man sich verändert
• Fähigkeit – die erforderlichen Fähigkeiten und Verhaltensweisen umzusetzen
• Verstärkung – um die Veränderung aufrechtzuerhalten

So kannst du auch überprüfen, wie gut deine Kommunikation über den gesamten Veränderungsprozess hinweg funktioniert.

Unser ADKAR-Modell bietet dir einen Rahmen, um Kommunikation und Maßnahmen gezielt auf die Denkweise deiner Zielgruppen in jeder Phase auszurichten.

Es handelt sich um ein flexibles Modell, das sich an jede Art von Veränderung anpassen lässt – egal, ob eine einzelne Person betroffen ist, 100 Mitarbeitende oder 10.000. Hier ist eine kurze Übersicht, wie du das Modell in der Kommunikationsarbeit deines Veränderungsmanagements im Unternehmen einsetzen kannst:

• Bewerten – Ermittle den aktuellen Wissensstand deiner verschiedenen Mitarbeitendengruppen. So schaffst du eine fundierte Ausgangsbasis.
• Gestalten – Passe deine Botschaften und Kommunikationskanäle an das gewünschte ADKAR-Ergebnis und die jeweilige Zielgruppe an.
• Übermitteln – Sende konsistente Botschaften über geeignete Kanäle, die zur jeweiligen Zielgruppe passen. Sammle Feedback, um das Engagement im Blick zu behalten.
• Evaluieren – Prüfe die Wirkung deiner Kommunikation und justiere deinen Plan basierend auf den Reaktionen der Mitarbeitenden.

In der Regel konzentriert sich ein Kommunikationsplan im Change Management auf die Elemente Bewusstseinsbildung und Verstärkung unseres ADKAR-Modells. Er unterstützt dich dabei, die passenden Zielgruppen zu identifizieren, die richtigen Botschaften für jede Gruppe zu formulieren, die optimale Häufigkeit und Kanäle festzulegen – und die passenden Absender auszuwählen.

Wie jeder Plan das ADKAR-Modell in erster Linie beeinflußt

Jeder Plan wirkt sich auf verschiedene Elemente des ADKAR-Modells aus. Der Kommunikationsplan in der Prosci-Methodik wirkt sich in erster Linie auf die Bewusstseinsbildung und die Verstärkung aus.

Effektive Kommunikation braucht mehr als auffällige Formate oder übermäßige Wiederholungen. Sie muss strategisch auf die jeweilige Phase des Wandels ausgerichtet sein, sich an den Bedürfnissen der Zielgruppen orientieren und laufend durch Feedback optimiert werden.

2. Frühzeitiger beginnen

"Niemand sagt, er habe zu früh von einer Veränderung erfahren. Aber viele Leute sagen, sie hätten zu spät von einer Veränderung erfahren."

-Michelle Haggerty, Geschäftsführerin, Prosci

Kommunikation wirkt am besten, wenn du sie so früh wie möglich im Projektlebenszyklus startest. Frühzeitige Kommunikation ist proaktiv – sie hilft, Unsicherheiten zu vermeiden und verhindert, dass sich Mitarbeitende ausgeschlossen fühlen.

Tatsächlich nannten viele Befragte in unserer Studie über bewährte Praktiken im Change Management den frühzeitigen Beginn von Kommunikation als einen der Top-Drei-Punkte, die sie beim nächsten Projekt anders machen würden.

Verhinderung von Fehlinformationen und Gerüchten

Wenn deine Mitarbeitenden merken, dass eine Veränderung ansteht, aber keine Antworten auf wichtige Fragen erhalten, füllen sie die Lücken oft selbst – mit eigenen Annahmen. Und diese weichen nicht nur von der Wahrheit ab, sondern sind häufig auch belastender als die Realität. Fehlende Kommunikation zu Beginn eines Projekts kann zu Fehlinformationen und Gerüchten führen, die dem gesamten Vorhaben im Rahmen des Change Managements schaden. Solche Missverständnisse erzeugen Widerstand und erschweren es dem Projektteam, später reibungslos voranzukommen.

Ein offener Dialog zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden – selbst ganz am Anfang – schafft Vertrauen. Eine bewährte Praxis im Change Management ist die Integration transparenter FAQ-Bereiche in Kommunikationspläne. Diese helfen dir, häufige Fragen frühzeitig zu erkennen und zu beantworten – das sorgt für Klarheit und reduziert Spekulationen.

Wenn du frühzeitig offen kommunizierst, stärkst du nicht nur das Vertrauen, sondern zeigst auch, dass du die Perspektive und die Auswirkungen des Wandels auf deine Mitarbeitenden ernst nimmst und respektierst.

Sei transparent in deinem Ansatz

Auch wenn du noch nicht alle Details der Veränderung kennst, solltest du offen mit deinen Mitarbeitenden kommunizieren. Du kannst zum Beispiel Informationen zur Notwendigkeit der Veränderung teilen – oder zum Risiko, nichts zu verändern –, selbst wenn du noch keine finale Lösung hast.

Es ist wirkungsvoller zu sagen, dass du noch nicht alle Antworten hast, aber ein Datum nennst, bis wann Klarheit zu erwarten ist, als gar nichts zu sagen. Eine proaktive, frühzeitige Kommunikation – auch wenn sie unvollständig ist – hilft dir, die Kontrolle über die kursierenden Informationen im Unternehmen zu behalten.

Wenn Unternehmen frühzeitige Kommunikation nicht nur als Pflicht, sondern als strategischen Bestandteil ihres Change Managements begreifen, profitieren sie mehrfach: Die Mitarbeitenden sind informierter, motivierter und besser in der Lage, gewünschte Ergebnisse zu erzielen.

Wird das Projekt schließlich gestartet, verfügen die Mitarbeitenden bereits über die nötigen Informationen, um aktiv an Lösungen mitzuwirken. Umgekehrt macht ein verspäteter Kommunikationsstart es dem Team deutlich schwerer – es muss gleichzeitig Informationen nachreichen und entstandene Gerüchte oder Missverständnisse ausräumen.

3. Mach es öfters

"Zögern Sie nicht, häufig zu kommunizieren, und denken Sie daran, eine Vielzahl von Mitteln zu nutzen, um Ihre Botschaft effektiv zu verbreiten."
-Michelle Haggerty, Geschäftsführerin, Prosci

Auf die Frage, was sie beim Thema Kommunikation im Nachhinein anders machen würden, antworteten Teilnehmende unserer Prosci-Benchmarking-Studie Best Practices in Change Management, dass sie häufiger, über mehr Kanäle, mit mehr Menschen und auf allen Ebenen der Organisation kommunizieren würden.

Verständnis durch Wiederholung schaffen

Häufigkeit ist entscheidend, wenn du Verständnis aufbauen willst. Wird eine Botschaft nur einmal kommuniziert, kann sie leicht missverstanden oder übersehen werden. Viele Mitarbeitende verstehen beim ersten Mal noch nicht, was die Veränderung für sie bedeutet – besonders wenn sie von den persönlichen Auswirkungen betroffen sind.

Deshalb: Wiederholung schafft Orientierung. Nur durch wiederholte Kommunikation erkennen die Menschen, was wirklich wichtig ist. Die Prosci-Methode empfiehlt, Schlüsselbotschaften fünf bis sieben Mal zu kommunizieren, um Wirkung zu erzielen.

Sorge für ein Gleichgewicht, um eine Informationsflut zu vermeiden

Achte auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Häufigkeit und Informationsmenge. Zu viele Nachrichten – selbst wenn sie gut gemeint sind – bergen die Gefahr, dass deine Mitarbeitenden nicht mehr aktiv zuhören. Sie fühlen sich schnell überfordert und schalten innerlich ab, wenn sie ständig mit Informationen überflutet werden.

Die Häufigkeit und Wiederholung deiner Kommunikation sollten strategisch geplant sein – nicht um immer mehr Inhalte zu senden, sondern um die Kernbotschaften gezielt zu stärken. Gib deinen Mitarbeitenden nicht zu viele Details auf einmal. Dein Ziel ist es, dass sie sich an das Wesentliche erinnern – nicht, dass sie alles auf einmal erfassen müssen.

Verwenden verschiedene Kommunikationsformen

Kommunikation in der Veränderung ist ein Prozess – kein einzelnes Ereignis. Es geht nicht um eine einzige E-Mail, ein Kickoff-Meeting oder eine Videobotschaft vom CEO im Intranet.

Das „Wie“ der Kommunikation bedeutet: Nutze verschiedene Medien – wie Newsletter, Webinare oder Team-Meetings –, um deine Schlüsselbotschaften während des gesamten Projektlebenszyklus mehrfach und konsequent zu vermitteln und zu verstärken. Wenn du eine Veränderung leitest, liegt es an dir sicherzustellen, dass die relevanten Informationen bei den richtigen Personen ankommen – und zwar nicht nur einmal, sondern immer wieder.

Gerade nach der Pandemie haben sich Formate wie offene Dialoge, Q&A-Sessions oder Webinare etabliert, um auf Fragen und Bedenken der Mitarbeitenden direkt einzugehen.

Viele Unternehmen setzen heute auf eine Vielzahl von Kommunikationskanälen: Intranet-Hubs, digitale schwarze Bretter, E-Mails, Webinare, Slack, Microsoft Teams oder interne soziale Netzwerke – sie alle helfen, Kommunikation im Change Management kontinuierlich zu gestalten und aktuell zu halten.

Eine aktuelle Prosci-Studie zeigt außerdem, dass auch KI bereits einen spürbaren Einfluss auf die Unternehmenskommunikation nehmen kann.

Auswirkungen von KI auf die von Arbeit Change Management

Kommunikationspläne im Change Management müssen die unterschiedlichen Bedürfnisse deiner Zielgruppen berücksichtigen – einschließlich der verschiedenen Rollen innerhalb deiner Organisation.

Eine Feedbackschleife einrichten

Wirksame Kommunikation besteht nicht nur aus Wiederholung – sie braucht auch eine Feedbackschleife. Feedback bedeutet, dass du die Gedanken und Reaktionen deines Teams zu den Veränderungen aufnimmst. Diese Rückmeldungen helfen dir, die Art und Weise zu verbessern, wie du Veränderungen erklärst und deine Mitarbeitenden schulst – damit es allen leichter fällt, neue Vorgehensweisen zu akzeptieren.

4. Beantworte die Fragen, die die Mitarbeiter haben

"Die Mitarbeiter wollen wissen, dass ihre Bedenken und Sorgen berücksichtigt wurden und dass es Strategien gibt, um den Wandel so zu gestalten, dass ihre Bedürfnisse berücksichtigt werden"

-Michelle Haggerty, Chief Operating Officer, Prosci

Effektive Kommunikation ist mehr als das bloße Weiterleiten einer Nachricht – sie ist ein interaktiver, sich wiederholender Prozess, um echtes Verständnis aufzubauen.

In einem gut strukturierten Kommunikationsplan im Change Management solltest du die Fragen deiner Mitarbeitenden in der Reihenfolge beantworten, in der sie die Botschaften auch hören möchten.

Geh auf die Fragen ein, die Mitarbeitende zu persönlichen Veränderungen haben könnten

Einer der größten Fehler ist, dass ein Kommunikator nur über das spricht, was ihm wichtig ist – und nicht über das, was den Mitarbeitenden Sorgen bereitet.

Führungskräfte tappen oft in die Falle, nur über die Vision und Zukunft des Unternehmens zu sprechen. Projektteams wiederum konzentrieren sich häufig ausschließlich auf die Lösung, die sie entwickelt haben – und auf die Alternativen, die sie dabei bewertet haben.

Das ist verständlich – wir wollen, dass sich Führungskräfte mit der strategischen Ausrichtung befassen, und dass Projektteams sich mit konkreten Lösungen beschäftigen.

Aber im Change Management geht es bei der Kommunikation mit den Mitarbeitenden vor allem darum, ihre wichtigsten Fragen zu beantworten – also die Fragen, die sie selbst zur Veränderung haben.

Zu Beginn jeder Veränderung solltest du deshalb gezielt auf diese Schlüsselfragen eingehen:

• Warum verändern wir uns?
• Was sind die Risiken, wenn wir nichts verändern?
• Was springt für mich dabei heraus?
• Wie wird sich das auf mich auswirken?
• Wie wird sich das auf mein Team auswirken?

Beachte, dass die Frage „Wie sieht die Veränderung im Einzelnen aus?“ bewusst nicht in der Liste enthalten ist. Ein guter Kommunikationsplan im Change Management konzentriert sich zuerst auf das, was den Menschen wirklich wichtig ist – bevor du in Details zur Umsetzung gehst.

Botschaften für jede Zielgruppe anpassen

Mach dir bewusst, dass verschiedene Interessengruppen unterschiedliche Anliegen und Prioritäten haben. Passe deine Botschaften so an, dass sie bei jeder Gruppe wirklich ankommen. Zum Beispiel:

• Für leitende Angestellte: Betone, wie die Veränderung mit den strategischen Zielen und der übergeordneten Vision im Einklang steht.
• Für Projektteams: Hebe hervor, wie die Lösung zur Erreichung der Projektziele beiträgt.
• Für Mitarbeitende an der operativen Front: Fokussiere dich auf die persönlichen Auswirkungen. Zeige konkret, welche Vorteile die Veränderung für ihre tägliche Arbeit bringt – und welche Unterstützung bereitsteht.

Wenn du deine Kommunikation an den Bedürfnissen der jeweiligen Gruppen im Unternehmen ausrichtest, stellst du sicher, dass jede:r die Veränderung versteht, unterstützt – und aktiv zum Projekterfolg im Change Management beiträgt.

Ermutige den offenen Dialog über verschiedene Plattformen

Schaffe Raum für echte, zweiseitige Kommunikation – nicht nur für einseitige Berichterstattung. Gib deinem Team die Möglichkeit, sich aktiv einzubringen: durch Town-Hall-Meetings, Feedback-Umfragen, Online-Foren oder Live-Fragestunden. So förderst du Vertrauen, Transparenz und Beteiligung – alles entscheidende Erfolgsfaktoren im Change Management.

Verschiedene Plattformen fördern Fragen, Impulse und Vorschläge von Mitarbeitenden auf allen Ebenen. Das stärkt eine Kultur der Transparenz, in der sich Menschen gehört, wertgeschätzt und aktiv in den Wandel eingebunden fühlen. Besonders groß angelegte, interaktive Foren spielen dabei eine zentrale Rolle, um vielfältige Anliegen im Unternehmen gezielt aufzugreifen.

„Als Experte für Organisationsentwicklung nutze ich oft die Forschungsergebnisse von Gallup, um Sponsoren bei der Vorbereitung von Reden zu unterstützen. Gallup identifiziert vier Hauptbedürfnisse, die Mitarbeitende an ihre Führungskräfte haben: Vertrauen, Mitgefühl, Stabilität und Hoffnung. Bei der Begleitung von Veränderungen helfe ich den Sponsoren, durch Offenheit und Verletzlichkeit Vertrauen aufzubauen – und Mitgefühl zu zeigen, indem sie sich in die betroffenen Mitarbeitenden hineinversetzen und sagen: ‚Hey, ich habe bei der ERP-Einführung selbst in deinen Schuhen gesteckt – ich war der Finanzanalyst. Ich weiß, dass das ein harter Weg ist. Du kannst eine Geschichte erzählen, um eine Verbindung herzustellen – und damit Stabilität schaffen. Gib deinem Team Hoffnung, indem du eine klare Richtung aufzeigst und zeigst, wie die Veränderung ihr Leben und die Gesundheit des Unternehmens verbessern wird. Vertrauen, Mitgefühl, Stabilität und Hoffnung: Ein gezielter Sponsoring-Ansatz ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Change-Management-Methodik.“

-Margaret Smith, Principal Change Advisor

5. Bevorzugte Absender verwenden

Berücksichtige die Kommunikationspräferenzen deiner Mitarbeitenden, wenn es darum geht, wie sie in Zeiten des Wandels Informationen erhalten. Unsere Prosci-Benchmarking-Studie Best Practices in Change Management zeigt immer wieder klar auf, wer bevorzugt als Absender wahrgenommen wird – und welche Art von Botschaften diese Personen am wirksamsten vermitteln sollten.

Bevorzugte Absender von Nachrichten

Übermittlung von Nachrichten auf Unternehmensebene durch Unternehmensleiter

Wenn es um wichtige Informationen zu einer Veränderung geht, wollen deine Mitarbeitenden sie von der Spitze des Unternehmens oder ihrer Abteilung hören. Zu diesen übergeordneten Botschaften gehören etwa: warum ist die Veränderung nötig, welche Risiken bestehen, wenn sie nicht umgesetzt wird, was sind die Probleme bei Kunden oder im Markt, warum passiert die Veränderung gerade jetzt oder wie zahlt sie auf unsere Vision ein.

Wenn es um solche Change Management-Botschaften geht, sollten Führungskräfte oder leitende Angestellte sichtbar als Sprachrohr agieren. Denn die Mitarbeitenden erwarten, dass jemand an der Spitze sie über diese Themen informiert.

Übermitteln Sie persönliche Botschaften zur Veränderung durch Vorgesetzte

Wenn es um persönliche Auswirkungen der Veränderung geht, wollen Mitarbeitende vor allem eins: Antworten von ihrer direkten Führungskraft. Die besten Ansprechpersonen für Fragen wie:

• was bedeutet diese Veränderung für mich
• was bedeutet sie für mich, wie wird sich das auf mein Team auswirken
• wie wird sich das auf meine tägliche Arbeit auswirken

Das stellt eine gewisse Herausforderung dar, denn du musst Manager und andere Führungskräfte mit ins Boot holen, bevor sie zu effektiven Kommunikatoren für andere werden können.

Die „Stimme“ der Veränderung ist entscheidend. Selbst wenn der Inhalt einer Nachricht derselbe ist, bewerten Mitarbeitende den Absender. Wenn du bevorzugte Absender nutzt, stellst du sicher, dass deine Botschaften wie gewünscht ankommen und die Veränderung ernst genommen wird.

Optimiere deine Change-Management-Kommunikation mit Kaiya

Nutze Kaiya™, das KI-Tool von Prosci für das Change Management, um deine Maßnahmen zu verbessern und die Komplexität in der Change-Management-Kommunikation zu bewältigen. Kaiya bietet dir personalisierte Einblicke und Empfehlungen auf Basis von Prosci Best Practices und sorgt dafür, dass deine Botschaften bei deiner Zielgruppe ankommen und erfolgreiche Veränderungen unterstützt werden.

Ressourcen für Change-Kommunikation

Effektive Change-Kommunikation erfordert die richtigen Werkzeuge und Ressourcen. Hier findest du einige wichtige Hilfsmittel, die deine Change-Management-Bemühungen verbessern können.

Vorlage für einen Change Management Kommunikationsplan

Unsere Kommunikations-Checkliste für Change Management ist deine Vorlage für die Ausrichtung deiner Kommunikationsstrategie an bewährten Verfahren. Hier sind einige Tipps, die sie dir bietet:

Verwende bevorzugte Absender

Mitarbeitende vertrauen bestimmten Stimmen für bestimmte Botschaften. Leitende Personen sollten das "große Bild" vermitteln – also warum die Veränderung stattfindet und wie sie mit den Unternehmenszielen zusammenhängt. Für persönliche Botschaften sind direkte Vorgesetzte am besten geeignet. Sie beantworten Fragen wie: "Wie wirkt sich das auf meine Rolle aus?" oder "Was habe ich davon?" (WIIFM).

Bereite deine Absender vor und rüste sie aus

Erfolgreiche Kommunikation erfordert gezielte Vorbereitung. Statte deine Führungskräfte und Manager mit klaren, vorformulierten Botschaften, konsistenten Gesprächsthemen und Schulungen für den Umgang mit Anliegen aus. Definiere Reihenfolge und Zeitplan der Mitteilungen, um eine rechtzeitige Übermittlung sicherzustellen – ohne dabei zu überfordern.

Beantworte wichtige Fragen zuerst

Deine Kommunikation sollte mit den grundlegenden Fragen nach dem "Warum" beginnen: Warum passiert das? Warum gerade jetzt? Was riskieren wir, wenn wir uns nicht verändern? Sobald diese Fragen geklärt sind, solltest du zu den persönlichen "WIIFM"-Fragen übergehen, um die Menschen emotional und praktisch anzusprechen.

Wiederhole Schlüsselbotschaften

Wiederholungen sind entscheidend. Die Prosci-Methode empfiehlt, Schlüsselbotschaften fünf bis sieben Mal zu kommunizieren, um wirksam zu sein. Nutze mehrere Kanäle – E-Mails, Meetings, Foren und digitale Tools – um deine Botschaften ohne Redundanz zu verstärken.

Fördere die Kommunikation in beide Richtungen

Schaffe Möglichkeiten für Feedback durch Frage- und Antwortrunden, Foren oder Umfragen. Gegenseitige Interaktion schafft Vertrauen, räumt Missverständnisse aus dem Weg und gibt den Mitarbeitenden das Gefühl, gehört und geschätzt zu werden.

Evaluieren und anpassen

Miss die Wirksamkeit deiner Kommunikation durch Umfragen, Fokusgruppen und Feedbackschleifen. Nutze die Erkenntnisse, um deine Strategie zu verfeinern und sicherzustellen, dass deine Botschaften wie beabsichtigt ankommen.

Diese Checkliste ergänzt Tools wie das ADKAR-Modell, indem sie dir hilft, deine Kommunikationsbemühungen an den wichtigsten Phasen des Change Managements auszurichten – Bewusstseinsbildung und Verstärkung – und gleichzeitig die Botschaften an die Bedürfnisse deiner Zielgruppe anzupassen.

Wie du deinen Kommunikationsplan nicht verwenden solltest

Ein Kommunikationsplan ist ein wichtiges Instrument, aber er ist keine vollständige Change-Management-Lösung für sich allein. Ohne die Einbindung in eine umfassendere Strategie kann selbst der beste Kommunikationsplan zu kurz greifen. Um wirklich erfolgreich zu sein, muss die Kommunikation durch Aktivitäten wie Sponsoring und Coaching ergänzt werden.

Ein häufiger Fehler besteht darin, den Plan als eigenständige Maßnahme zu nutzen, statt ihn auf die gesamte Veränderungsinitiative abzustimmen. Deine Kommunikation sollte die wichtigsten Maßnahmen des Change Managements unterstützen – zum Beispiel auf die Bedenken der Mitarbeitenden eingehen oder Führungskräfte auf ihre Rolle vorbereiten.

Es reicht nicht, einfach nur Updates zu senden. Stattdessen solltest du dich auf die wichtigsten Fragen konzentrieren, die deinem Team auf dem Herzen liegen. Maßgeschneiderte Botschaften sind entscheidend, da verschiedene Interessensgruppen – Führungskräfte, Manager und Mitarbeitende – unterschiedliche Informationen benötigen.

Auch zu viele oder falsch ausgerichtete Botschaften können Verwirrung oder Widerstand verursachen. Daher ist es wichtig, dass du beim Timing und der Reihenfolge deiner Kommunikation sorgfältig vorgehst. Achte darauf, dass deine Kommunikation den Projektverlauf widerspiegelt und deine Mitarbeitenden auf die nächsten Schritte vorbereitet sind. Denk daran: Ein Plan ist nur so gut wie seine Umsetzung.

Warum manche Kommunikation funktioniert und andere nicht

Wirksame Veränderungskommunikation hängt davon ab, wie gut du die Dynamik zwischen Sender und Empfänger verstehst. Oft unterscheiden sich die Absichten der sendenden Person und die Interpretation beim Empfang deutlich. Ein Manager kann zum Beispiel eine organisatorische Umstrukturierung positiv darstellen, während du als Mitarbeiter dieselbe Situation als unsicher empfindest. Das zeigt, wie wichtig es ist, bevorzugte Absender für personalisierte Botschaften zu wählen – das erklärt, warum manche Mitteilungen besser funktionieren als andere.

Da Mitarbeitende bestimmten Quellen mehr Vertrauen schenken, solltest du deine Botschaften gezielt planen. Eine sinnvolle Einteilung ist:

• Organisatorische Nachrichten: Du möchtest von der Führungskraft wissen, warum es diese Veränderung im Unternehmen gibt und wie sie mit den Unternehmenszielen zusammenhängt.
• Persönliche Botschaften: Dir ist wichtig, dass deine direkte Führungskraft dir erklärt, was die Veränderung für deine Rolle und deine täglichen Aufgaben bedeutet.

Durch diese Abstimmung stellst du sicher, dass deine Botschaften sowohl glaubwürdig als auch relevant sind – das stärkt Vertrauen und schafft Klarheit.

Vergiss auch nicht, wie wichtig Wiederholungen und unterschiedliche Kommunikationswege sind. Wenn du zentrale Botschaften mehrfach und über verschiedene Kanäle – z. B. Meetings, E-Mails oder informelle Gespräche – vermittelst, förderst du sowohl das Verständnis als auch die Beibehaltung. Ein mehrkanaliger Ansatz hilft dir dabei, unterschiedliche Lernstile zu berücksichtigen und Missverständnisse zu vermeiden.

Die Kommunikation im Change Management entwickelt sich weiter

Deine Kommunikationsstrategien müssen sich an das digitale Zeitalter und an hybride oder vollständig entfernte Arbeitsumgebungen anpassen. Die Rolle der bevorzugten Absender kann sich dabei verändern – besonders in Remote- oder Hybridmodellen.

Eine engagierte Führungspersönlichkeit, die den Wandel aktiv begleitet und während des gesamten Veränderungsprozesses sichtbar präsent ist, bleibt ein entscheidender Erfolgsfaktor. Ein klar strukturierter Kommunikationsplan gibt dir die Möglichkeit, Vertrauen, Empathie, Authentizität, Selbstbewusstsein und Lernbereitschaft zu zeigen – alles wichtige Merkmale wirksamer Führung im Wandel.

Die 12. Ausgabe des Prosci-Forschungsberichts"Best Practices in Change Management" ist eine wirklich gute Ressource, um zu verstehen, wie sich Change Management entwickelt hat und wie man effektiv durch den Change führt.

Häufig gestellte Fragen

Welche Art von Kommunikation ist für Change Management erforderlich?

Im Change Management ist Kommunikation der Schlüssel. Während eines organisatorischen Wandels wirst du geschult, angeleitet und unterstützt – zum Beispiel durch regelmäßige E-Mails, persönliche Treffen, Coachings oder Schulungen.

Ein Kommunikationsplan gehört zu den wichtigsten Werkzeugen im Change Management. Er hilft dir, jede betroffene Interessengruppe gezielt anzusprechen. So konzentrierst du dich darauf, was für deine Zielgruppen wirklich zählt – was sie wissen müssen und was ihnen wichtig ist.

Ein gut strukturierter Plan sorgt dafür, dass du zur richtigen Zeit, im passenden Format, über den passenden Kanal und von der richtigen Person aus kommunizierst.

Was sind die Kommunikationsziele von Change Management?

Deine Kommunikation im Change Management sollte sicherstellen, dass alle Beteiligten wissen, was auf sie zukommt. Damit das gelingt, schneidest du deine Botschaften auf die jeweilige Zielgruppe zu, gehst auf Bedenken ein und erklärst die Gründe für den Wandel klar und verständlich.

Mit gutem Timing und einer gezielten Auswahl von Inhalten und Absendern kannst du den Wandel erfolgreich begleiten – und dafür sorgen, dass der Übergang reibungslos verläuft.

Was ist der Unterschied zwischen Change Management und Change-Kommunikation?

Change Management ist ein strukturierter Ansatz, mit dem du organisatorische Veränderungen erfolgreich umsetzt. Dazu gehört die Entwicklung detaillierter Pläne für große Veränderungen – inklusive der Vorbereitung und Abstimmung mit allen Mitarbeitenden. In der Veränderungskommunikation geht es vor allem darum, dein Team über den Plan zu informieren und auf dem Laufenden zu halten.

Gutes Change Management beinhaltet auch eine strategische Kommunikation. Sie sorgt dafür, dass die richtigen Infos zur richtigen Zeit bei den richtigen Personen ankommen. Dabei ist es wichtig zu verstehen: Klar kommunizieren ist entscheidend – aber eben nur ein Teil des gesamten Change-Prozesses.

Ein ganzheitlicher Change-Ansatz umfasst außerdem weitere Pläne, Bewertungen, Modelle, Tools und strukturierte Abläufe. Mit der Checkliste für Change Management kannst du prüfen, ob du Veränderungen systematisch, gründlich und vorausschauend angehst.

Change-Management-Kommunikation
für bessere Ergebnisse

Eine wirksame Kommunikationsstrategie ist entscheidend für den Erfolg deines Change Managements. Wie schon erwähnt, helfen dir strukturierte Pläne, frühzeitige Kommunikation, Wiederholungen, das Beantworten wichtiger Fragen und der Einsatz bevorzugter Absender dabei, dass dein Team Veränderungen besser versteht und akzeptiert.

Kommunikation im Change ist kein einmaliges Ereignis, das mit dem Klick auf "Senden" erledigt ist. Ein bewusster, strukturierter Plan mit gezielten Botschaften, die zur richtigen Zeit bei den richtigen Personen ankommen, hilft deinem Team, Veränderungen schneller zu verstehen und anzunehmen. Gleichzeitig lassen sich so Probleme vermeiden – und das alles, während du dein Projekt und dein Team optimal auf den Erfolg vorbereitest. Ein durchdachter Kommunikationsplan bringt deine Botschaften gezielt an die richtigen Menschen und sorgt dafür, dass dein Projekt reibungslos voranschreitet.