Change Management für Workday-Projekte

Workday ist eine cloudbasierte Softwareplattform, die Unternehmen Human Capital Management (HCM), Finanzmanagement sowie Geschäftsplanung und -analyse in einem integrierten System bietet. Sie unterstützt zentrale Prozesse in den Bereichen Personalwesen (HR), Entgeltabrechnung, Finanzen, Geschäftsabläufe und Management.

Da Workday in viele Geschäftsbereiche hineinwirkt, spielt die Plattform eine wichtige Rolle im laufenden Unternehmensbetrieb. Deshalb ist ein durchdachtes Change Management für Unternehmen, die Workday einführen möchten, unverzichtbar. In diesem Leitfaden erfährst du, wie eine wirksame Change-Management-Strategie dazu beitragen kann, den Nutzen deiner Workday-Implementierung deutlich zu steigern.

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 Dein ERP-System wird live gehen. Aber wird es auch echten Mehrwert liefern? 

Workday Change Management verstehen 

Ein auf deine Workday-Implementierung abgestimmtes Change Management ist entscheidend, weil die Plattform grundlegend verändert, wie Mitarbeitende in den Bereichen HR, Finanzen und Planung arbeiten. Workday ersetzt nicht einfach nur Altsysteme. Die Plattform bringt standardisierte Prozesse, neue Datenstrukturen, mehr Transparenz und bessere Möglichkeiten zur kontinuierlichen Weiterentwicklung mit sich.

Workday spielt eine zentrale Rolle bei der Neugestaltung von HR-, Finanz- und Planungsprozessen. Durch Echtzeitdaten, effizientere Abläufe und eine stärker vernetzte Entscheidungsfindung schafft die Plattform die Grundlage für modernere Arbeitsweisen. Damit diese Vorteile im Alltag wirklich ankommen, müssen Unternehmen ihre Mitarbeitenden dabei unterstützen zu verstehen, was sich in ihren Aufgaben verändert und warum neue Arbeitsweisen wichtig sind. Fehlt eine klare Change-Management-Strategie, geraten Workday-Implementierungen schnell ins Stocken – etwa durch Unsicherheit, Widerstand oder eine ungleichmäßige Akzeptanz im Unternehmen.

Warum Unternehmen eine Change-Management-Strategie für Workday brauchen 

 Die Einführung von Workday verändert die Arbeitsweise eines Unternehmens spürbar. Change Management hilft dabei, die Lücke zwischen der technischen Implementierung und den Veränderungen im Arbeitsalltag zu schließen, indem es: 

Die Komplexität der Umstellung auf ein neues System beherrschbar macht 

ERP-Implementierungen sind komplex – und zwar nicht nur technisch. Bei der Einführung eines neuen Systems müssen sowohl technologische als auch menschliche Faktoren berücksichtigt werden.

Laut Prosci’s Studie „Unlocking ERP Implementation 2025“ sind menschliche Faktoren entscheidend für den Erfolg: 98 % der Widerstände bei ERP-Implementierungen lassen sich auf menschliche Ursachen zurückführen, darunter Verhaltensmuster, Emotionen, Fähigkeiten und Vertrauen. Eine wirksame Change-Management-Strategie trägt dazu bei, diese Faktoren gezielt zu adressieren und erhöht damit die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Workday-Implementierung deutlich.

Minimierung von Widerständen und Förderung der Akzeptanz bei Mitarbeitenden 

Widerstand ist eine natürliche menschliche Reaktion auf Veränderung. Er entsteht häufig dann, wenn Menschen mit Unsicherheit konfrontiert sind, mögliche Nachteile befürchten oder nicht ausreichend verstehen, warum eine Veränderung notwendig ist.

Ein strukturiertes Change Management greift solche Bedenken frühzeitig auf, indem es transparent kommuniziert, die Führung einbindet und echte Beteiligungsmöglichkeiten schafft. Die Ergebnisse der Prosci-Studie „Unlocking ERP Implementations 2025“ deuten darauf hin, dass Unternehmen Widerstände im Rahmen einer Workday-Implementierung wirksam reduzieren können – durch eine Kombination aus nachvollziehbaren, faktenbasierten Beispielen, aktivem Einbezug der Mitarbeitenden, gezieltem Kompetenzaufbau und nachhaltiger Anerkennung.

 Verbesserung der Benutzerakzeptanz und Steigerung des Return on Investment (ROI) 

 Der ROI von Workday hängt nicht nur von der technischen Implementierung und den Funktionen des Systems ab, sondern vor allem davon, wie gut die neuen Arbeitsweisen im Unternehmen angenommen werden. Eine durchdachte Workday-Change-Management-Strategie fördert diese Akzeptanz, indem sie Mitarbeitenden hilft zu verstehen, wie Workday in ihre jeweilige Rolle passt und welche Veränderungen sich daraus für ihre täglichen Abläufe ergeben. Wenn Nutzerinnen und Nutzer sicher mit dem System arbeiten und seinen Nutzen erkennen, steigen in der Regel sowohl die Nutzung als auch die geschäftlichen Ergebnisse. 

 Sicherstellung von Compliance und Ausrichtung auf die Unternehmensziele 

Laut der Prosci-Studie „Unlocking ERP Implementations“ aus dem Jahr 2025 gehören unklare Geschäftsziele zu den größten Hürden bei der Bewertung des Erfolgs von ERP-Implementierungen.

Eine strukturierte Change-Management-Strategie hilft dabei, Unternehmensziele in klare Erwartungen zu übersetzen. So wird verständlich, wie und warum Mitarbeitende Workday nutzen sollen. Diese Ausrichtung stärkt die Compliance und stellt zugleich sicher, dass das ERP-System die Ergebnisse unterstützt, die für das Unternehmen am wichtigsten sind.

Schlüsselkomponenten einer Workday-Change-Management-Strategie 

Eine erfolgreiche Workday-Implementierung braucht eine Change-Management-Strategie, die sowohl die technische als auch die menschliche Seite des Wandels berücksichtigt. Die folgenden Komponenten helfen Unternehmen dabei, ihre Mitarbeitenden gezielt vorzubereiten, die Einführung wirksam zu begleiten und die Leistungsfähigkeit im Tagesgeschäft aufrechtzuerhalten, wenn Workday fester Bestandteil des Arbeitsalltags wird. 

Pläne zur Einbindung von Stakeholdern und zur Kommunikation 

Die gezielte Einbindung von Stakeholdern und eine durchdachte Kommunikationsplanung stellen sicher, dass Führungskräfte, Manager und Mitarbeitende frühzeitig die relevanten Informationen zur Einführung von Workday erhalten. Auf die jeweiligen Stakeholder zugeschnittene Maßnahmen sind dabei unverzichtbar. Die Prosci-Studie „Unlocking ERP Implementations“ aus dem Jahr 2025 zeigt, dass sich Widerstand nicht nur bei Endanwendern zeigt, sondern auch bei Führungskräften und Teamleitungen.

Unternehmen, die ERP-Systeme erfolgreich einführen, binden die beteiligten Gruppen frühzeitig ein, schaffen Klarheit über Rollen und Verantwortlichkeiten und bieten während des gesamten Implementierungsprozesses kontinuierliche Unterstützung. Eine klare Kommunikation hilft dabei, Erwartungen zu steuern, den Hintergrund der Veränderung verständlich zu machen und aufzuzeigen, wie Workday die Prioritäten des Unternehmens unterstützt.

 Schulungs- und Supportmaßnahmen für Endanwender 

Ein strukturierter Ansatz für Schulung und laufenden Support hilft Anwendern dabei, sich sicher im neuen System zu bewegen, Vertrauen in Workday aufzubauen und die Abhängigkeit von Umgehungslösungen zu verringern. Besonders wirksam sind Schulungskonzepte, die rollenbasiert aufgebaut sind und mit praxisnahen, konkreten Beispielen arbeiten. Schulung sollte dabei nicht als einmalige Maßnahme verstanden werden. Auch nach der Einführung sind unterstützende Angebote wichtig – etwa Hilfsmaterialien, Auffrischungsschulungen und begleitender Support. So wächst die Akzeptanz mit der praktischen Erfahrung im Umgang mit dem System. 

Bewertung der Veränderungsbereitschaft und Analyse der Auswirkungen 

Die Bewertung der Veränderungsbereitschaft und eine fundierte Auswirkungsanalyse helfen Unternehmen dabei, den Umfang der Einführung realistisch einzuschätzen und frühzeitig zu erkennen, wo besonderer Handlungsbedarf besteht. So wird sichtbar, in welchen Bereichen die Veränderungen am stärksten spürbar sein werden, welche Rollen zusätzliche Unterstützung benötigen und wie gut die Organisation insgesamt auf die Umstellung vorbereitet ist. Diese Erkenntnisse fließen direkt in die Change-Management-Strategie ein und sorgen dafür, dass gezielte Maßnahmen ergriffen werden, um sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeitenden sicher vom heutigen in den zukünftigen Zustand zu begleiten. 

Kontinuierliche Feedback-Mechanismen und Leistungskennzahlen 

Entgegen der weit verbreiteten Annahme ist eine ERP-Implementierung nicht mit dem Go-Live abgeschlossen. Der geschäftliche Nutzen zeigt sich oft erst im weiteren Verlauf. Kontinuierliches Feedback und eine laufende Erfolgsmessung helfen Unternehmen dabei, besser zu verstehen, wie sich die Workday-Implementierung nach dem Go-Live im Alltag bewährt.

Strukturierte Kanäle für Nutzerfeedback, Adoptionskennzahlen und weitere Leistungsindikatoren machen sichtbar, was bereits gut funktioniert und wo noch nachgeschärft werden muss. Wenn Unternehmen diese Erkenntnisse gezielt nutzen, können sie ihre Change-Strategie kontinuierlich weiterentwickeln, Verbesserungen wirksam umsetzen und die nachhaltige Wertrealisierung stärken.

Best Practices für die Einführung von Workday Change Management 

Die folgenden Best Practices helfen Unternehmen dabei, die Einführung von Workday und vergleichbaren Tools mit einem wirksamen Change Management erfolgreich und nachhaltig zu gestalten: 

 Ein Change-Management-Team mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten aufsetzen 

 Ein engagiertes Change-Management-Team sorgt während der gesamten Workday-Implementierung für klare Zuständigkeiten, Struktur und Verbindlichkeit. Laut der Prosci-Studie „Unlocking ERP Implementations“ aus dem Jahr 2025 steuern 69 % der Unternehmen, die Workday einführen, ihr Change Management intern. Das zeigt, dass viele Unternehmen Transformationsaufgaben bewusst in die eigenen Hände nehmen und intern verankern. 

Unabhängig davon, ob dein Unternehmen das Change Management intern steuert oder externe Unterstützung hinzuzieht: Ein Team mit klar definierten Rollen und Verantwortlichkeiten stellt sicher, dass die richtigen Personen an den richtigen Stellen eingebunden sind und die Umsetzung wirksam unterstützen. 

Einen umfassenden, auf Workday zugeschnittenen Change-Management-Plan entwickeln 

Ein standardisierter Ansatz funktioniert bei Workday-Implementierungen nur selten. Ein maßgeschneiderter Change-Management-Plan richtet die Aktivitäten an den spezifischen Auswirkungen von Workday, den einzelnen Implementierungsphasen und den Prioritäten der Organisation aus. So entsteht eine klare Struktur für eine reibungslose Umsetzung.

Unternehmen können den 3-Phasen-Prozess von Prosci nutzen, um fundierte und wirksame Change-Management-Pläne zu entwickeln. Der Prosci 3-Phasen-Prozess bietet einen strukturierten, wiederholbaren und anpassungsfähigen Rahmen für das organisatorische Change Management.

Phase 2 – Das Steuern des Wandels ist die längste Phase und für die Organisation wie auch für die betroffenen Personen am deutlichsten spürbar. Das Ergebnis dieser Phase ist der Master Change Management Plan, der die einzelnen Teilpläne zusammenführt und dem Change-Management-Team als zentrales Leitdokument dient. 

 Nutze das ADKAR®-Modell, um individuelle Übergänge wirksam zu begleiten 

Das ADKAR-Modell von Prosci ist neben dem Prosci 3-Phasen-Prozess das zweite grundlegende Modell der Prosci-Methodik. Während der Prosci 3-Phasen-Prozess den Rahmen für Veränderungen auf Organisationsebene bietet, unterstützt das ADKAR-Modell dabei, Veränderung auf individueller Ebene erfolgreich zu gestalten. 

Prosci ADKAR-Modell

 „ADKAR“ ist ein Akronym für fünf Ergebnisse, die eine Person erreichen muss, damit Veränderung gelingt: Awareness, Desire, Knowledge, Ability und Reinforcement. Der Einsatz von ADKAR im Rahmen einer Workday-Implementierung fördert die Akzeptanz, weil damit sowohl verhaltensbezogene als auch kompetenzbedingte Hürden gezielt adressiert werden. 

 Eine Kultur der Anpassungsfähigkeit und kontinuierlichen Verbesserung fördern 

Die regelmäßigen Updates von Workday machen deutlich, dass Unternehmen Veränderung nicht als einmaliges Projekt, sondern als fortlaufenden Prozess verstehen müssen. Feedback systematisch einzuholen, Beiträge zur kontinuierlichen Verbesserung zu nutzen, messbare Leistungsindikatoren festzulegen und zu verfolgen sowie auch nach dem Go-Live gezielt Unterstützung anzubieten – all das trägt dazu bei, dass Mitarbeitende engagiert bleiben und sich an neue Entwicklungen anpassen können.

Wer eine Kultur der Anpassungsfähigkeit stärkt, schafft die Grundlage dafür, dass Zusammenarbeit, Lernbereitschaft und Weiterentwicklung im Unternehmen fest verankert werden. So lässt sich der Nutzen von Workday weit über die eigentliche Inbetriebnahme hinaus ausschöpfen.

 Partnerschaft mit Prosci für Workday Change Management 

 Die Workday-Plattform entfaltet ihren größten Nutzen dann, wenn Unternehmen die Einführung mit einer wirksamen Change-Management-Strategie begleiten. Mit einem strukturierten Ansatz – etwa auf Basis der Prosci-Methodik – können neue Arbeitsweisen nicht nur erfolgreich eingeführt, sondern auch langfristig im Unternehmen verankert werden. Mit Prosci schaffst du die Grundlage für nachhaltigen Change und eine erfolgreiche Workday-Transformation.