Kommunikations-Checkliste für Change Management

Die Kommunikations-Checkliste von Prosci basiert auf über 20 Jahren Benchmarking-Forschung und beschreibt bewährte Praktiken für eine effektive Kommunikation über Veränderungen in Ihrem Unternehmen.

Verwenden Sie die Checkliste als Leitfaden für die Entwicklung Ihres Kommunikationsplans für neue Veränderungsinitiativen und -projekte. Sie können die Checkliste auch verwenden, um die Wirksamkeit der Kommunikationsaktivitäten für eine laufende Veränderungsinitiative zu überprüfen.

10-Punkte-Checkliste zur Kommunikation im Change Management

1. Verwenden Sie bevorzugte Absender für die Kommunikation in Ihrer Organisation

Benchmarking-Untersuchungen zum Change Management zeigen, dass Mitarbeiter bevorzugt Nachrichten von zwei Schlüsselpersonen im Unternehmen hören:

• Führungskräfte und leitende Angestellte - für organisatorische Botschaften, einschließlich der geschäftlichen Gründe für Veränderungen
• Unmittelbare Vorgesetzte oder Personalmanager - für Mitteilungen über die persönlichen Auswirkungen der Veränderung
  

2. Bereiten Sie die bevorzugten Absender auf die effektive Übermittlung von Mitteilungen vor und rüsten Sie sie aus.

Eine Ihrer wichtigsten Aufgaben als Change Practitioner ist es, die bevorzugten Absender (d. h. die Führungskräfte und Personalmanager) darauf vorzubereiten, die mit der Veränderung verbundenen Botschaften effektiv zu vermitteln. Dazu gehört die Ausarbeitung der Schlüsselbotschaften, die sie übermitteln müssen, die Sicherstellung, dass die Absender aufeinander abgestimmt sind und konsistente Botschaften übermitteln, die Planung der Übermittlungsreihenfolge und sogar die Terminierung der Mitteilungen für sie. Die Vorbereitung und Ausstattung sollte auch ein Coaching der bevorzugten Absender umfassen, wie sie die Schlüsselbotschaften am effektivsten übermitteln können.

3. Sicherstellen, dass die bevorzugten Absender zuerst die richtigen Fragen beantworten

Wenn Menschen von einer Veränderung erfahren, lautet ihre erste Frage: "Warum geschieht das?" Aber wenn die Führungskräfte antworten, teilen sie in der Regel die Vision des zukünftigen Zustands mit, der nach der Umsetzung der Veränderung bestehen wird. Und Projektteams konzentrieren sich in der Regel darauf, Informationen über die Lösung selbst zu vermitteln. Beide Antworten konzentrieren sich auf die Veränderung, aber sie beantworten das Was und nicht das Warum.

Die erste Kommunikation über eine Veränderung sollte sich immer auf Folgendes konzentrieren: 1) Warum die Veränderung stattfindet, 2) Warum sie jetzt stattfindet und 3) Welches Risiko besteht, wenn die Veränderung nicht stattfindet. Und das Change-Team muss dafür sorgen, dass die Gründe für die Änderung während des gesamten Projektlebenszyklus immer wieder kommuniziert werden . Dies ist besonders wichtig bei Veränderungsinitiativen, bei denen zwischen der ersten Kommunikation und dem Beginn der Umsetzung viel Zeit vergehen wird.

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4. Beantworten Sie als nächstes die WIIFM-Frage

WIIFM steht für "Was ist für mich drin?" (Whats In It For Me). Diese Frage stellen sich die Menschen bei Veränderungen immer, selbst wenn diese positiv erscheinen. Da es sich bei einer Veränderung um eine persönliche Entscheidung handelt, kommt die Kommunikation nur dann bei den Betroffenen an, wenn Sie das ansprechen, was ihnen am Herzen liegt. Um sie zur Teilnahme und Unterstützung der Veränderung zu bewegen, müssen Sie überzeugend darlegen, wie sie von der Veränderung profitieren können. Sie müssen die Frage "Was ist für mich drin?" früh und oft in Ihrer Kommunikation beantworten.

5. Bevorzugte Absender sollten die Schlüsselbotschaften fünf bis sieben Mal wiederholen

Wenn eine Veränderung zum ersten Mal kommuniziert wird, denken die Menschen sofort daran, wie sich die Änderung auf sie auswirken wird, und können sich nicht auf andere Details der Änderung konzentrieren. Indem Sie die bevorzugten Absender die Schlüsselbotschaften wiederholen lassen, stellen Sie sicher, dass die Botschaften, die Sie übermitteln wollen, von Ihren Adressaten auch so verstanden werden, wie Sie es beabsichtigen. Teilen Sie die Botschaften öfter mit, als Sie es für nötig halten.

6. Widerstehen Sie dem Drang, ausschließlich über das Projektteam zu kommunizieren.

Die Menschen ziehen es vor, Botschaften von zwei Rollen im Unternehmen zu hören, und keine davon ist der Projektleiter oder der Change Manager. Einer der größten und häufigsten Fehler, den Sie machen können, besteht darin, die gesamte Kommunikation über Ihr Projektteam laufen zu lassen.

7. Finden Sie effektive Wege, um Ihr Publikum zu erreichen

Ein effektiver Kommunikationsplan nutzt zahlreiche Kanäle, um die betroffenen Personen zu erreichen. Zu den Kommunikationskanälen gehören virtuelle oder persönliche Meetings, Kleingruppenforen, Einzelgespräche, Newsletter, Präsentationen, Brainstorming-Workshops, Fokusgruppen, Lunch and Learns, Intranet-Fragen- und Foren, Bildschirmschoner-Nachrichten usw.

8. Betonen Sie die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht

Die Prosci-Forschung hat ergeben, dass die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht die effektivste Form der Kommunikation für Veränderungsinitiativen ist. Es ist zwar zeitaufwändiger, sich mit jemandem persönlich oder virtuell zu treffen, aber der Aufwand ist weitaus größer als bei einer E-Mail-Nachricht.

9. Schaffen Sie Gelegenheiten für die Kommunikation in beide Richtungen

Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Kommunikationsplan Gelegenheiten für eine wechselseitige Kommunikation vorsieht. Wenn Sie beispielsweise Führungskräfte und leitende Angestellte in Kleingruppenforen direkt mit den Mitarbeitern kommunizieren lassen, haben die Teilnehmer die Möglichkeit, ihre Anliegen mitzuteilen, Feedback zu geben und Fragen zu stellen. Die Kommunikation in beide Richtungen führt zu größerer Unterstützung und größerem Engagement für die Veränderung und ermöglicht es den bevorzugten Absendern, Fragen in Echtzeit zu beantworten.

10. Bewerten Sie die Wirksamkeit Ihrer Kommunikationsbotschaften

Kommunikation sollte nicht als eine Aktivität betrachtet werden, die man plant, durchführt und dann auf der Liste der zu erledigenden Aufgaben abhakt. Das gewünschte Ergebnis der Kommunikation im Zusammenhang mit Veränderungen besteht darin, sicherzustellen, dass die betroffenen Personen und Gruppen gut über eine Veränderung informiert sind und sich verpflichten, diese in ihre tägliche Arbeit einzubeziehen. Sie müssen beurteilen, ob Ihre Zielgruppe die von Ihnen gesendeten Botschaften hört und richtig interpretiert. Nutzen Sie eine Kombination aus Umfragen nach der Kommunikation, Fokusgruppen und Einzelinterviews, um die Wirksamkeit der Kommunikation zu bewerten und dann gegebenenfalls Anpassungsmaßnahmen zu ergreifen.