Este artículo resalta la importancia que tienen los Patrocinadores Ejecutivos en el logro de los resultados de las iniciativas de cambio y transformación organizacional. Analiza los tres aspectos más comunes y críticos para el éxito, o en su ausencia el fracaso, en la creación de un patrocinio ejecutivo. La falta de patrocinio es una de las razones principales para que las iniciativas de cambio fracasen. Por este motivo, a continuación, les comparto algunas recomendaciones que pueden seguir para establecer un adecuado patrocinio por parte de líderes ejecutivos. EL PROBLEMA Cuando se les pide a los equipos de proyecto que identifiquen la principal causa de fracaso al gestionar los proyectos de cambio hacen referencia a la falta de patrocinio ejecutivo. Así mismo, la gerencia de proyecto reporta constantemente la falta de un patrocinio activo y visible por parte de sus líderes ejecutivos de negocio. De hecho, casi el 50% de los equipos califica la efectividad de su patrocinador ejecutivo como pobre o promedio. ¿Cuál es la causa raíz de este problema que afecta a muchas iniciativas de cambio en las organizaciones? Resultados de la investigación La investigación de Prosci®, instituto que ha realizado investigación por más de 25 años en Gestión del Cambio en diferentes organizaciones en el mundo, señala tres causas comunes asociadas a los errores o fallas que no permiten el desarrollo de un patrocinio ejecutivo en los procesos de cambio: 1. Saturación de cambios Los patrocinadores ejecutivos están saturados por la cantidad de cambios que tienen que liderar y patrocinar, de la misma manera una organización puede saturarse de los cambios. La habilidad para patrocinar efectivamente diversos cambios disminuye a medida que aumenta el número de iniciativas o cambios. Es así como disminuye la disponibilidad de los ejecutivos en sus agendas, su participación activa y visible a lo largo del proyecto, así como su habilidad para construir una coalición de patrocinadores para apoyar y promover el proyecto o la iniciativa de cambio. 2. Desconocimiento de roles Los ejecutivos en muchas ocasiones no son conscientes de su rol en el patrocinio de una iniciativa de cambio. Muchos confunden el apoyo con el patrocinio y responsabilizan al equipo del proyecto de implementar el cambio. En el reporte de investigación del 2018 de Prosci®, en el que se consolidan “Las mejores prácticas en Gestión del Cambio”, se identificaron los siguientes tres roles principales para los patrocinadores ejecutivos: a) Participación activa y visible durante el proyecto b) Construcción de una coalición de patrocinadores con pares, gerentes y líderes c) Comunicación directa y efectiva con los empleados, líderes y gerentes Muchos equipos de proyecto luchan para crear consciencia de estos roles en sus patrocinadores ejecutivos y con frecuencia no pueden comunicar con claridad las acciones específicas que debería realizar el patrocinador ejecutivo para ser un buen patrocinador de cambio. 3. Falta de conocimiento y habilidad Muchos equipos de proyecto asumen que los líderes ejecutivos tienen naturalmente el conocimiento y habilidad para ser patrocinadores. Sin embargo, muchos ejecutivos de alto nivel necesitan apoyo continuo del equipo del proyecto. En muchos casos necesitan algún tipo de entrenamiento o asistencia: apoyo con mensajes clave para conversaciones, información y contenido para las presentaciones, borradores para correos electrónicos, y muchos más. EN RESUMEN Las principales dificultades relacionadas con el patrocinio ejecutivo incluyen la saturación de cambios, la desconexión de roles entre los líderes del negocio y sus equipos de proyecto, y la falta de conocimiento y habilidad por parte del directivo de alto nivel para llevar a cabo el rol de patrocinador. Los equipos de proyecto tienen un impacto directo en dos de estos desafíos que enfrentan los líderes empresariales.

Quiero compartirles la entrevista a Microsoft, que realizó Prosci® a Alistair Lowe-Norris, quien lidera la Estrategia Global para la Adopción y Gestión del Cambio en Microsoft; él nos relata por qué, a pesar de tener una metodología propia de Gestión del Cambio patentada por Microsoft, adoptará la Metodología Prosci®. Aspectos como la investigación y el enfoque no solo en la organización sino individual el cual se identifica con su misión: “empoderar a cada persona y cada organización en el planeta para lograr más“, los llevaron a tomar esta decisión. Esta es la Entrevista con Alistair G. Lowe_Norris ¿Cuándo comenzó Microsoft a invertir en Gestión del Cambio? Las personas en Microsoft han estado haciendo Gestión del Cambio durante mucho tiempo, pero no ha sido muy público. El grupo original que impulsó Gestión del Cambio comenzó en el 2005 y era conocido como el Equipo de Consultoría de Estrategia Empresarial. Este equipo de 25 personas se centró en ayudar a los clientes que habían comprado grandes cantidades de tecnología para obtener el mejor uso posible. Trabajaron directamente con clientes y CXOs a nivel ejecutivo, ayudando a los clientes a adoptar nuevas formas de trabajar con la tecnología que habían comprado. Alrededor del 2009 o 2010, Microsoft se dio cuenta de que Gestión del Cambio podría ser una ventaja competitiva como una capacidad estratégica. Esto requería una metodología de Gestión del Cambio más amplia y escalable que la que habíamos estado utilizando. Microsoft ahora cuenta con un equipo dedicado de alrededor de 100 personas que se enfocan todo el tiempo en la adopción y Gestión del Cambio, ayudando a los clientes y socios a desarrollar sus propias capacidades en Gestión del Cambio y obtener un valor comercial real de los productos y servicios que compran. ¿Qué movió a Microsoft a buscar una metodología de Gestión del Cambio externo? Prosci® tiene un conjunto integral de propiedad intelectual (IP). La Metodología Prosci® se basa en la investigación. Veinte años de experiencia e investigación realmente brillan en la propiedad intelectual. Prosci® vino con un conjunto integral de capacitación y preparación que podrá usar y personalizar para aumentar la capacidad. Finalmente, elegimos Prosci® por su enfoque en el cambio individual además del cambio organizacional. Algunas metodologías se centran exclusivamente en el cambio organizacional, pero Prosci® tiene ambas. El enfoque en las personas a nivel individual se alinea con la misión de Microsoft “de empoderar a cada persona y cada organización en el planeta para lograr más”. ¿Cómo ha visto evolucionar Gestión del Cambio con el tiempo en Microsoft? Mucho ha cambiado particularmente en los últimos tres años y medio. Internamente, hemos certificado a más de 2,250 personas en la Metodología Prosci®. También hemos brindado capacitación formal en Gestión del Cambio a gerentes y empleados, cubriendo al menos otros 1,000. Hemos tocado a más de 25,000 personas con preparación para Gestión del Cambio en algún nivel. Entonces, hoy, Gestión del Cambio se extiende mucho más ampliamente en Microsoft que cuando comenzamos. ¿Cómo apoyó a tantos profesionales? Nuestra inversión en una comunidad de práctica y redes de cambio localizadas nos ha ayudado a construir y apoyar a nuestros profesionales. Cuando un profesional de cambio se gradúa del programa de Certificación, es bienvenido a una comunidad de práctica sólida que incluye expertos en la materia, reuniones mensuales y una red donde puede resolver problemas, discutir y aprender. También estamos involucrados con asociaciones de la industria de Gestión del Cambio en todo el mundo: En el consejo o en capítulos individuales, patrocinando eventos y el crecimiento del conocimiento de la gestión de cambio en todo el mundo. Este es uno de los valores que Microsoft obtiene al tener una comunidad tan amplia. Debido a que trabajaron con miles de clientes en todo el mundo y lo hemos hecho a lo largo de los años, podemos recuperar ese aprendizaje y podemos usar para ayudar a Microsoft a ser mejor al impulsar proyectos de Gestión del Cambio. También invirtió en un sólido programa de instructores para certificar a muchos profesionales, ¿correcto? Si. En la actualidad, Microsoft tiene más instructores avanzados con Certificación Prosci® (PCAI) que cualquier otra empresa del mundo. Estamos en camino de tener más de 20 PCAI durante el próximo año. Tener PCAI es enorme para nuestra organización. Es un gran paso desde el graduado de “Entrenar al entrenador” hasta la designación PCAI. Un graduado de “Entrenar al entrenador” adquiere el conocimiento y las herramientas para enseñar los programas de capacitación basados en roles de Prosci®. Pero como PCAI, debe ser lo suficientemente bueno como para hacer que el material viva y respire con más de 70 historias personalizadas en todo momento. Y su conocimiento del material debe ser mucho más profundo. Si se va a la luz, debe poder enseñar todo el programa de certificación de tres días de memoria, sin diapositivas, sin material. Solo tú y un rotafolio, lo que ha sucedido antes. Creamos un programa de desarrollo de instructores que apoyaría a todos los candidatos de PCAI. Incluye un programa de mentores y coaching para que cuando estos candidatos estén listos para su auditoría final y oficial de Prosci®, Microsoft no confíe solo en que aprobarán, sino que serán un instructor de clase mundial. Esto es, honestamente, lo que Prosci® requiere para darle a alguien el título de Instructor Avanzado Certificado por Prosci®. Hemos hablado sobre cómo construyó su base de profesionales. ¿Cómo presentó Gestión del Cambio al resto de la organización? Primero publicamos un libro de jugadas de la IP de Prosci® con seminarios web personalizados, capacitación en línea y un currículo de autoservicio que permite a las personas aprender por sí mismas la gestión de cambio. Esto facilitó la búsqueda y el uso de lo que es más relevante en cada situación y rol. Todo esto fue empaquetado en un OneNote vivo que se actualiza de manera continua. Y actualizamos nuestra licencia empresarial con Prosci® para respaldar esto. Microsoft tiene acceso a cada pieza de la IP de Prosci®. Esto fue crucial para nosotros porque necesitábamos ofrecer a nuestra gente interna y externamente la IP correcta en el momento correcto. A medida que Prosci® lanza una nueva IP, OneNote se actualiza y mantenemos actualizado a nuestra comunidad de Gestión del Cambio. También estamos personalizando continuamente la IP de Prosci® para escalar e integrarnos más completamente con los grupos internos y externos de Microsoft. Hemos creado seminarios web personalizados y capacitación en línea que enseñan a las masas sobre Gestión del Cambio y la diferenciación competitiva que la disciplina aporta a Microsoft. También hemos personalizado la capacitación formal en persona para diversos públicos, desde patrocinadores hasta gerentes, campeones y gerentes de proyectos, y hemos acreditado estos cursos con PMI y ACMP. Ahora estamos creando capacitación virtual dirigida por un instructor e incorporando principios de Gestión del Cambio en nuestro curso de gestión. Solo el curso de gestión llevará la disciplina a 25,000 gerentes. ¿Cómo se llevó Gestión del Cambio a los socios y clientes empresariales? Hicimos esto de tres maneras: En primer lugar, la mayoría de las personas empresariales orientadas al cliente dentro de Microsoft obtuvieron capacitación y obtuvieron acceso a herramientas para hablar sobre el cambio, explicar qué es y por qué es importante, y para determinar el tamaño y el alcance de los proyectos de cambio. Obviamente, nuestros consultores pueden mudarse donde un cliente necesita que Microsoft se involucre más. En segundo lugar, implementamos el contenido de adopción y Gestión del Cambio en portales orientados al cliente. Esto permite a los clientes y socios ver cómo impulsar la adopción y el uso dentro de sus organizaciones utilizando los principios de gestión de cambio. Finalmente, queríamos ayudar a nuestros socios a sobresalir en Gestión del Cambio. Microsoft tiene decenas de millas de socios que implementan la tecnología de Microsoft con empresas de todos los tamaños. Para ayudar a la comunidad de socios, les proporcionamos el libro de jugadas de Gestión del Cambio y establecimos el Programa de servicios de adopción para socios. Esto permite a los socios ir y entregar los mismos servicios de adopción con la misma IP que brindamos cuando vamos a los clientes. ¿Qué marcó la diferencia para Gestión del Cambio en Microsoft? Es curioso, la gente siempre piensa que la capacitación y la comunicación son las formas de resolver su problema de Gestión del Cambio, lo cual no es así, ya que Gestión del Cambio requiere mucho más que eso. Sin embargo, resolvimos la falta de Gestión del Cambio en Microsoft garantizando un fuerte enfoque en la capacitación formal en Gestión del Cambio, respaldada por una estrategia y un grupo de profesionales de Gestión del Cambio y expertos en la materia. Tenemos personas interesadas en la disciplina, y ahora cada vez más personas solicitan capacitación. Hoy, estamos incorporando Gestión del Cambio en el alma de Microsoft. Pregunta final: Al decirle a la gente la diferencia que hace Gestión del Cambio, ¿Qué dices tú? Esa Gestión del Cambio crea una ventaja competitiva para nuestros clientes, y logra resultados comerciales y un ROI a un ritmo mayor de lo que habría visto de otra manera. Hemos visto esto con nuestros clientes. Después de asistir a un taller de dos o tres días sobre qué es la adopción y Gestión del Cambio y cómo armar lo que llamamos una hoja de ruta de adopción, los clientes vieron un aumento del 450% en la adopción sobre los clientes que no asistieron. De hecho, el 80% de los que asistieron vieron una mayor adopción, y el 50% actualizaron un uso cortado. Con Gestión del Cambio, vemos una adopción más rápida, una mayor adopción y un mayor ROI de esa adopción. *Tomado de su versión en inglés