Cómo empezar en gestión del cambio como profesional de comunicación

Navegar por la gestión del cambio como profesional de comunicación requiere mucho más que excelentes habilidades comunicativas. Tu ya es experto en elaborar mensajes que resuenen entre tu público. Pero, ¿qué ocurre cuando tu empresa le pide que asuma plenamente el papel de gestor del cambio? ¿Cómo empezar? Este blog le ayudará a navegar por esta transición e impulsar iniciativas de cambio exitosas.

Aprende a iniciar en gestión del cambio con enfoques eficaces

Gestión del cambio es mucho más que comunicaciones. Es un proceso estructurado y un conjunto de herramientas para liderar el lado humano del cambio y lograr los resultados deseados por la organización. El enfoque consiste en apoyar a su personal en el paso de la situación actual al estado futuro que la organización desea alcanzar.

Por ejemplo, si tu empresa está implantando un nuevo sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) o una herramienta de inteligencia artificial (IA), debes asegurarte de que las personas adoptan y utilizan el sistema, así como los procesos, funciones, comportamientos, actitudes, estructuras organizacionales, etc. asociados. Un cambio sólo aporta beneficios organizacionales cuando las personas lo adoptan y lo utilizan.

La aplicación de un enfoque eficaz de gestión del cambio involucra a las personas en su cambio, impulsa una mayor adopción y aumenta la probabilidad de éxito de su proyecto o iniciativa. Los estudios de Prosci demuestran sistemáticamente que los proyectos con una excelente gestión del cambio tienen más probabilidades de éxito.

Fuente: Prosci Research Hub ©2023

Mejora tus habilidades de comunicación con la metodología Prosci

Incluso los comunicadores profesionales consumados están insuficientemente preparados para tener éxito en  gestión del cambio, porque los cambios de alto riesgo necesitan un enfoque estructurado para obtener resultados.

Mis experiencias al frente de cambios organizacionales reflejan las que los miembros de la Asociación Internacional de Comunicadores de Empresa compartieron cuando presenté mi ponencia en la conferencia mundial. Estos son los escenarios comunes:

Los profesionales de la comunicación deben hacer más con menos

Al igual que muchas funciones críticas en las organizaciones actuales, las funciones de apoyo se están reduciendo a un ritmo acelerado y se pide a los empleados que hagan más con menos. Por desgracia, los departamentos de comunicación no son inmunes a esta tendencia. Los directivos suelen pedir a los profesionales de la comunicación que asuman responsabilidades de comunicación y de gestión del cambio en un solo trabajo.

En consecuencia, se exige a los responsables de comunicación que hagan la gestión del cambio "fuera de su mesa". La falta de tiempo y de recursos humanos para realizar el trabajo de gestión del cambio conduce a resultados subóptimos y a resultados empresariales no alcanzados.

Los profesionales de la comunicación carecen de formación en gestión del cambio

Los profesionales de la comunicación siempre están dispuestos a asumir tareas nuevas y apasionantes. Por lo tanto, cuando se les pide que dirijan el trabajo principal de gestión del cambio, aceptan el reto con agrado. Sin embargo, a pesar de su voluntad de hacer más y de su afán por aprender, no se les han proporcionado las herramientas necesarias ni han desarrollado los conocimientos requeridos para desempeñar el papel de gestor del cambio con eficacia.

El entusiasmo no sustituye a los conocimientos de gestión del cambio. Sin ellas, su equipo, su reputación profesional y su proyecto sufrirán contratiempos como resistencia, repetición de tareas, incumplimiento de plazos, exceso de presupuesto y fracaso del proyecto.

Los profesionales de la comunicación no saben cómo iniciar proyectos de gestión del cambio

Los profesionales de la comunicación se enfrentan a lagunas tanto de capacidad como de conocimientos a la hora de liderar el cambio. Aunque algunos se han beneficiado de cursos o seminarios web sobre gestión del cambio, muchos simplemente no saben dónde o cómo empezar con proyectos de gestión del cambio.

La implementación de la gestión del cambio requiere un enfoque estructurado que incluya cómo empezar y los pasos que hay que dar a lo largo del ciclo de vida del proyecto. El acceso a herramientas de planificación de la gestión del cambio con una metodología incorporada, como Proxima, te guiará a través del proceso, enlazará con investigaciones e información esenciales y te mantendrá en el buen camino.

Cómo iniciar la gestión del cambio con eficacia

El éxito de la gestión del cambio empieza por comprender el aspecto humano del cambio y utilizar una metodología estructurada. Con esos dos ingredientes básicos, todo lo demás -desde comprometer a los patrocinadores hasta crear una cultura del cambio- empieza a encajar.

Cuando se pasa de una función de comunicación a otra que incluye responsabilidades de gestión del cambio, es necesario desarrollar un nuevo conjunto de habilidades para salvar la distancia entre las dos disciplinas. Independientemente de dónde te encuentres en el proceso de aprendizaje o de las limitaciones a las que te enfrentes con el cambio, abordar estas áreas puede mejorar tu enfoque de gestión del cambio:

1. 1. Comprender el lado humano del cambio

Los líderes pueden olvidar que los cambios organizativos afectan a las personas y a la forma en que hacen su trabajo, centrándose a menudo en exceso en los aspectos técnicos. Es fundamental comprender que el éxito del proyecto depende de la capacidad de las personas para adoptar nuevos procesos, sistemas, comportamientos, funciones y demás.

Para tener éxito, los gestores del cambio colaboran con los gestores de proyectos y los desarrolladores de soluciones para integrar los aspectos técnicos y humanos del cambio.

Propuesta de valor unificada de Prosci

La incertidumbre y los retos del cambio también pueden abrumar a las personas. El cambio provoca emociones que van desde la excitación y la anticipación hasta el miedo y la ira. Si no se abordan estas reacciones, las personas mostrarán comportamientos de resistencia que pueden descarrilar el éxito del proyecto y aumentar el desgaste.

Un modelo de cambio individual como el Modelo ADKAR® de Prosci le permite apoyar a las personas a lo largo del proceso de cambio. Te ayuda a identificar y resolver las barreras que les impiden avanzar.

Basado en la idea fundamental de que el cambio organizacional sólo ocurre cuando los individuos cambian, nuestro Modelo ADKAR te permite:

• Situar a las personas en el centro del cambio
• Centrarse en la consecución de resultados
• Medir la eficacia
• Realizar ajustes significativos según sea necesario

Modelo ADKAR de Prosci

2. Utilizar una metodología estructurada de gestión del cambio

Una metodología estructurada de gestión del cambio establece un enfoque sistemático, un lenguaje común, normas de calidad y otras actividades diseñadas para lograr un cambio exitoso. Más de 25 años de investigación de Prosci demuestran que la gestión eficaz del cambio se correlaciona con niveles de éxito significativamente superiores.

Correlación de la eficacia de la gestión del cambio con el éxito

La Metodología Prosci está compuesta por el Modelo del Triángulo del Cambio de Prosci (PCT), el Modelo ADKAR de Prosci y el Proceso de 3 Fases de Prosci. He aquí una rápida visión general:

Nuestro Modelo PCT establece un marco para entender los aspectos críticos de la salud del proyecto y cómo se interrelacionan. Utilizado a lo largo del ciclo de vida de un proyecto, el Modelo PCT ofrece claridad al evaluar las variables que pueden suponer el mayor riesgo para los proyectos.

Nuestro Modelo ADKAR crea un lenguaje común que todos entienden. El Modelo ADKAR le permite guiar a las personas a través de un cambio y aborda los puntos de barrera que pueden impedir o retrasar el éxito del proyecto. También puede utilizar el Modelo ADKAR como herramienta de evaluación y como hoja de ruta fácil de seguir.

Mientras que ADKAR permite el cambio individual, nuestro proceso flexible de 3 fases le permite escalarlo a nivel organizativo y alinearlo con los objetivos de la organización. Las fases abordan las actividades que los profesionales de la gestión del cambio realizan junto con los equipos de proyecto para definir el éxito y aplicar un enfoque integral. Como resultado, todo el mundo sabe lo que se intenta conseguir, a quién afecta el cambio y el tipo de actividades necesarias para lograr un cambio exitoso.

Proceso de 3 fases de Prosci

3. Implicar a los patrocinadores y altos directivos

Una de tus principales tareas como gestor del cambio es preparar y equipar a los patrocinadores y líderes senior para sus funciones de cara a los empleados. Los resultados de nuestro estudio Best Practices in Change Management -^12th Edition sitúan al patrocinio activo y visible como el factor que más contribuye al éxito de  gestión del cambio.

Tu puedes preparar y equipar a los patrocinadores para sus funciones ayudándoles a aplicar el ABC del patrocinio.

El ABC del patrocinio

4. Desarrollar comunicaciones eficaces

Tu has construido tu carrera en torno al desarrollo de comunicaciones eficaces. Para ofrecer comunicaciones eficaces sobre la gestión del cambio, debe alinear su experiencia con las mejores prácticas de gestión del cambio.

Asegúrate de utilizar emisores preferidos para transmitir tus mensajes a la audiencia adecuada. Nuestros estudios demuestran que los empleados prefieren recibir mensajes de un líder ejecutivo y de su supervisor.

Remitentes preferentes de las comunicaciones de gestión del cambio

Los errores más comunes en las comunicaciones de gestión del cambio (falta de comunicación, mensajes incoherentes o ignorar los comentarios) socavan rápidamente sus esfuerzos. Asegúrate de que las comunicaciones sean claras y coherentes a través de los canales adecuados y en el momento oportuno, y modifíquelas según sea necesario.

Si no respondes a las preguntas de los empleados durante el cambio, ellos darán sus propias respuestas, dando lugar a desinformación y rumores. Al comienzo de un cambio, tu trabajo consiste en garantizar que los mensajes respondan:

• ¿Por qué cambiamos?
• ¿Cuál es el riesgo de no cambiar?
• ¿Cómo me afecta el cambio a mí y a mi grupo?
• ¿Cómo afectará este cambio a mis responsabilidades cotidianas?
• En qué beneficia a mi equipo o grupo de trabajo?

5. Orientar a los gestores de personas sobre sus funciones en el CLARC

Dada tu estrecha relación de trabajo con los empleados, los gestores personales son los que más influyen en la forma en que sus equipos perciben un cambio. Por eso, los gestores del cambio exitosos ayudan a los gestores personales a desempeñar las funciones del CLARC:

Visión general de las funciones del CLARC

En mi experiencia como líder del cambio, he descubierto que la mayoría de los gestores de personas tienen dificultades para gestionar eficazmente la resistencia de los empleados. Cuando se enfrentan a comportamientos de resistencia, hay que ayudarles a entender que la resistencia es normal. En la mayoría de los casos, la incertidumbre sobre el éxito y el miedo a lo desconocido provocan los mayores niveles de resistencia.

Para mitigar la resistencia, puedes aplicar un enfoque estructurado que incluya las mejores prácticas de gestión de la resistencia para:

• Ayudar a los gestores de personas a desarrollar una respuesta intencionada a la resistencia.
• Abordar las repercusiones del cambio en el trabajo diario
• Garantizar una comunicación creíble sobre el cambio
• Mostrar cómo el cambio se alinea con los valores

6. Supervisar y medir el rendimiento

La investigación de Prosci sobre métricas de gestión del cambio muestra una relación directa entre la medición del cumplimiento y el rendimiento general con el cumplimiento y la superación de los objetivos del proyecto.

Tu experiencia en comunicaciones es un factor a tener en cuenta a la hora de crear encuestas y facilitar grupos de discusión para medir la eficacia de tu enfoque de gestión del cambio. A partir de ahí, puedes utilizar las conclusiones y los comentarios para modificar tu enfoque.

Si sigues un enfoque estructurado del cambio, empezarás por comprometerse con las principales partes interesadas para crear una definición común del éxito. Con este objetivo de estado futuro, puedes realizar un seguimiento de los niveles de compromiso, las puntuaciones de retroalimentación, la competencia, las tasas de adopción y otros factores para medir el progreso y la eficacia.

7. Fomentar una cultura de cambio

El fomentar una cultura del cambio comienza con la consciencia de la necesidad de gestionar el cambio en toda la organización, empezando por la dirección. Para ello hay que fomentar una comunicación abierta en la que se acepten los comentarios. Implicar a las personas afectadas en la creación de soluciones les ayuda a sentirse escuchadas y mejorará su deseo de participar en el cambio.

Puedes crear una cultura del cambio ayudando a los empleados a aprender más sobre el cambio. Nuestros programas de formación en gestión del cambio a medida están diseñados para ayudar a las personas de todos los niveles de su organización a comprender la importancia del aspecto humano del cambio y cómo contribuyen personalmente al éxito.

Aprende a comenzar en gestión del cambio como profesional de comunicación

Crecer como profesional de la comunicación y pasar a desempeñar el papel de gestor del cambio puede parecer desalentador, pero tu experiencia en comunicación te da ventaja para salvar la brecha de competencias. Incluso si ya has aplicado gestión del cambio, comprender los fundamentos basados en la investigación te ayudará a impulsar un cambio más exitoso en tu organización. Si aprovecha los enfoques y herramientas de gestión del cambio adecuados y perfeccionas tus habilidades de gestión del cambio, podrás gestionar eficazmente el cambio organizacional con confianza.