20 preguntas de los empleados sobre Gestión del Cambio y cómo responderlas

Para gestionar el cambio con eficacia es necesario contar con la participación de los empleados. Les preocupa cambiar lo que conocen, cómo afectará a su trabajo diario y si merece la pena adoptar un cambio.

La buena noticia es que puede prepararse para estas preguntas y tranquilizar a los empleados a lo largo del proceso de gestión del cambio.

Si eres un profesional del cambio, tu trabajo consiste en preparar y equipar a los patrocinadores y gestores de personas para sus funciones durante el cambio, lo que incluye responder a las preguntas de otros profesionales. Lee este artículo para comprender mejor las preguntas de los empleados sobre gestión del cambio y prepárate para responderlas con eficacia.

Las principales preguntas de los empleados sobre gestión del cambio

La gente siempre tiene preguntas durante los cambios organizacionales. Éstas son las 20 preguntas más frecuentes y las respuestas más útiles que los patrocinadores y gerentes de personal pueden proporcionar cuando apoyan a las personas a través de sus transiciones:

10 preguntas que respondería un patrocinador ejecutivo

Aquí hay 10 preguntas de gestión del cambio que un patrocinador ejecutivo podría encontrar sobre la estrategia y el razonamiento detrás del cambio.

1. 1. ¿Por qué se produce el cambio ahora?

Los empleados pueden tener la sensación de que el cambio se produce de repente. En realidad, la mayoría de los cambios comienzan meses o incluso años antes de que se produzcan cambios internos.

La mayoría de los cambios empresariales importantes son una respuesta a cambios en el mercado externo. Estos cambios externos del mercado pueden dar lugar a lo siguiente

• Pérdida de cuota de mercado, que hace que su empresa pierda dinero.
• Nuevas ofertas o capacidades de los competidores, que crean nuevos negocios más rápidamente que su empresa.
• Precios más bajos por parte de los competidores que se traducen en mejores precios para sus clientes
• Una nueva oportunidad de crecimiento

Los factores externos de la empresa tardan en establecerse. Si ya han afectado a los resultados de su organización, el cambio es necesario de inmediato. En algunos casos, ya es demasiado tarde: el cambio interno debería haber empezado mucho antes.

Cómo responder: Explicar los motivos del cambio es vital para una gestión eficaz del mismo. Ayuda a los empleados a entender por qué es necesario aplicar el cambio ahora y los beneficios a largo plazo de adaptarse al cambio. Como resultado, pueden entender mejor por qué es necesario el cambio, lo que puede aumentar su aceptación.

2. ¿Cuál es el riesgo de no cambiar?

Cuando la idea del cambio se impone, los empleados pueden preguntarse naturalmente por los riesgos de no adaptarse.

Para los empleados, el riesgo de no cambiar puede significar

• Seguridad laboral: sin cambios, la empresa puede perder competitividad, lo que puede llevar a reducciones de plantilla o cierres, amenazando directamente los puestos de trabajo de los empleados.
• Obsolescencia de las competencias: a medida que evoluciona el sector, la falta de cambio puede dejar obsoletas las competencias de los empleados, reduciendo sus posibilidades de comercialización y promoción profesional.
• Disminución de la moral: el estancamiento puede generar un entorno laboral desmotivador, ya que los empleados perciben una falta de inversión en el progreso o la mejora de sus condiciones de trabajo.
• Sin cambios, los empleados tendrán menos oportunidades de asumir nuevas funciones o responsabilidades, lo que dificultará su desarrollo profesional.
• Poca satisfacción laboral. El mantenimiento de procesos ineficaces o herramientas anticuadas puede provocar frustración e insatisfacción con las tareas diarias.

Para la organización, el riesgo de no cambiar puede significar:

• Pérdida de ventaja competitiva. La incapacidad para adaptarse a los cambios del mercado puede hacer que la empresa se quede rezagada con respecto a sus competidores y pierda cuota de mercado e ingresos.
• Estancamiento de la innovación: sin cambios, la empresa corre el riesgo de perderse nuevas tecnologías o metodologías que podrían impulsar el éxito en el futuro.
• Deterioro financiero: no cambiar puede generar ineficiencias y aumentar los costes, lo que repercute en los resultados y en la capacidad de invertir en nuevas oportunidades.
• La falta de cambio puede provocar que los empleados de alto rendimiento se marchen a competidores más dinámicos y progresistas.
• Daño a la reputación. La percepción de estar anticuada o resistirse al cambio puede dañar la marca de la empresa y su atractivo para clientes y empleados potenciales.

Cómo responder: Responde a esta pregunta de gestión del cambio explicando los beneficios de promulgar el cambio en comparación con los riesgos de no cambiar para asegurarse de que todas las partes interesadas entienden la urgencia y la necesidad de la iniciativa de cambio.

3. ¿Cuál es la prisa?

Las organizaciones no siempre comparten información financiera o hablan de malos resultados con los empleados. Suelen enterarse de lo que ocurre a posteriori, lo que significa que no tienen ni idea del calendario del cambio ni de las razones por las que es necesario cambiar tan deprisa.

Cómo responder: Ofrece a los empleados una visión de conjunto que les ayude a entender el calendario del cambio. Si obligas a los empleados a cambiar sin explicarles las razones, puede ser como empujar un cubo gigante de gelatina: puede que se produzca un impacto, pero no un cambio general real. Cuando se retira la fuerza, todo vuelve a ser como antes.

4. Si espero lo suficiente, ¿el cambio desaparecerá?

En la mayoría de los casos, una organización aplicará un cambio aunque los empleados se resistan, sobre todo si está en juego el éxito financiero. En otras palabras, si el éxito financiero de una organización depende de un cambio, los empleados deben esperar que se produzca con o sin ellos. Esperar no suele cambiar el resultado.

Esto no significa que el cambio sea malo para los empleados. Al final, muchos cambios tienen resultados positivos para los empleados, como mejores herramientas, mejores procesos de trabajo, empleos más seguros y nuevas oportunidades de desarrollo profesional.

Cómo responder: Explica que el cambio sigue adelante al 100% y reitera cómo beneficiará a los empleados. Sentarse a esperar a que desaparezca es tiempo que podría emplearse mejor en preparar y comprender el cambio.

5. ¿Cuáles son los beneficios de apoyar el cambio?

Los empleados quieren saber cómo mejorará el cambio su vida cotidiana. Las mejoras varían en función del tipo de cambio, pero he aquí algunos de los beneficios más comunes:

• Crecimiento profesional. Adoptar este cambio abre oportunidades para el desarrollo de habilidades y la promoción profesional a medida que la organización adopta nuevas tecnologías y procesos.
• Mayor satisfacción laboral. Participar en el proceso de cambio permite a los empleados opinar sobre el futuro, lo que fomenta el sentido de pertenencia y la satisfacción por el trabajo que realizan.
• Mejora de la eficacia: los cambios tecnológicos y de procesos pueden agilizar los flujos de trabajo, lo que reduce la frustración derivada de prácticas obsoletas y ayuda a los empleados a centrarse en aspectos más gratificantes de su trabajo.
• Evolución cultural: la adopción de una cultura de innovación y resistencia hace que los lugares de trabajo sean más dinámicos y receptivos a los retos futuros.

Cómo responder: Describe las ventajas de cada puesto para asegurarse de que todo el mundo comprende la necesidad del cambio. Estos varían de una persona a otra, en función de su función en la empresa.

6. ¿Y si no estoy de acuerdo con el cambio?

Los empleados no deben tener miedo de expresar sus objeciones o preocupaciones. Si tienen preguntas que hacer sobre gestión del cambio, deben plantearlas abiertamente para que todo el mundo esté de acuerdo. Si sus objeciones son válidas, los problemas saldrán a la luz y usted tendrá la oportunidad de resolverlos antes de seguir adelante con un proceso de gestión del cambio satisfactorio.

Cómo responder: Escucha y atiende sus preocupaciones. Los empleados que se sienten escuchados son mucho más propensos a ser receptivos a su respuesta.

7. ¿Y si el cambio ha fracasado en el pasado?

La historia de su empresa puede incluir algunos proyectos de cambio anteriores que fracasaron. Si el fracaso del cambio es a lo que están acostumbrados los empleados, puede que les cueste olvidar el pasado. Para que las organizaciones tengan éxito, todo el mundo debe estar preparado para aceptar el pasado como historia, aprender de él y centrarse en lo que está por venir.

Cómo responder: Aborda los intentos anteriores y muestra a los empleados cómo ha aprendido de estos fracasos e incorporado este conocimiento al nuevo plan de cambio.

8. ¿Cómo mitigaremos el impacto en el cliente?

No es raro que los empleados muestren preocupación por el impacto de los cambios en la experiencia del cliente. Se preocupan por su trabajo y por la empresa, y quieren asegurarse de que el cambio no se produzca a expensas de la experiencia del cliente.

Cómo responder: Explica cómo ayudará a los clientes durante el cambio para que su experiencia no se vea afectada negativamente. Comparte los planes de comunicación, los plazos y los procesos que pondrá en marcha para mitigar los posibles problemas a los que puedan enfrentarse los clientes durante la transición.

9. ¿Por qué necesitamos el cambio?

Es posible que los empleados que plantean esta pregunta sobre gestión del cambio no entiendan la razón del cambio. Es probable que lo vean como un obstáculo, ya que han invertido en el antiguo enfoque o incluso pueden haber ayudado a crearlo. Los empleados también pueden temer que el nuevo enfoque cambie su estatus con respecto a sus compañeros.

Cómo responder: Muestra a los empleados por qué es necesario el cambio y explícales cómo mejorará la empresa. También puedes destacar cómo planeas hacer que el cambio sea lo más sencillo posible -ofreciendo formación, recursos y otro tipo de apoyo- para aumentar la aceptación.

10. ¿Cómo se alinea este cambio con nuestros objetivos a largo plazo?

Para que los empleados sientan que merece la pena, es posible que quieran comprender mejor cómo el cambio contribuirá al crecimiento de la empresa a largo plazo. Si pueden ver el panorama general y cómo repercutirá en el crecimiento de la empresa, es más probable que lo apoyen.

Cómo responder: Se específico sobre cómo el cambio se alinea y apoya su crecimiento a largo plazo y sus objetivos estratégicos.

Al responder a estas preguntas clave sobre gestión del cambio, los líderes pueden guiar cambios exitosos en su organización, alinearse con los objetivos a largo plazo e impulsar el apoyo y la adaptabilidad de los empleados.

10 preguntas que respondería un gestor de personas

Lee estas 10 preguntas a las que podrían enfrentarse los directivos al inicio del proceso de gestión del cambio.

11. ¿Qué significará el cambio para mí?

El cambio afecta a las personas de forma diferente. Con cambios pequeños, los empleados pueden no verse afectados en absoluto. Con cambios importantes, puede que realicen un nuevo trabajo, utilicen nuevas herramientas o dependan de un nuevo jefe. Con cambios radicales en la empresa, algunos empleados pueden tener que trabajar en otros departamentos o incluso trasladarse a otras organizaciones.
La forma en que los empleados reaccionan al cambio también influye en cómo les afecta.

Si se resisten al cambio, su día a día se hace más difícil. Si están de acuerdo con el cambio, probablemente serán más capaces de adaptarse a los nuevos procesos y sistemas.

El cambio afecta a la empresa, que a su vez afecta a los empleados. Los cambios pueden incluir

• Nuevas formas de hacer el trabajo
• Nuevos sistemas o herramientas
• Nuevas estructuras jerárquicas
• Nuevas funciones
• Nuevos productos o servicios
• Nuevos mercados o ubicaciones geográficas

Cómo responder: Desglosa el impacto del cambio en las funciones y responsabilidades de los empleados. Cuanta más claridad pueda aportar, mejor responderán los empleados, lo que facilitará la aplicación de todo el proceso de gestión del cambio.

12. ¿Cuáles son mis opciones?

La elección de un empleado sobre cómo responder al cambio varía a medida que la organización avanza en el proceso de cambio. Piense en el cambio en estos periodos de tiempo

• Cuando se anuncia el cambio por primera vez, pero antes de que se implemente.
• Durante el proceso de cambio, cuando se implanta la nueva solución.
• Después de que el cambio se haya implantado.

Sus elecciones y las consecuencias dependen de la fase. Algunas elecciones le beneficiarán y mejorarán su capacidad para prosperar en una organización cambiante. Otras opciones pueden tener consecuencias negativas, dificultando la implantación de un cambio con éxito.

Cómo responder: Explica sus opciones y las consecuencias de cada decisión. Por ejemplo, pueden apoyar el cambio, cuestionar su eficacia o no apoyarlo en absoluto. No puedes controlar las decisiones de los demás, pero puedes proporcionarles la información que necesitan para tomar decisiones inteligentes y con conocimiento de causa.

13. ¿Me veré obligado a hacer más por el mismo sueldo?

Cuando tu organización está cambiando, es habitual que surjan nuevos procesos, sistemas o competencias. Tu papel en el nuevo entorno puede incluir el aprendizaje de estos nuevos procesos o la adquisición de nuevas competencias.

Si no tienes en cuenta estas preocupaciones, corres el riesgo de perder empleados en favor de otras funciones. La razón más común por la que el 37% de los empleados dejarán su trabajo en 2022 fue el bajo salario.

Cómo responder: Explica que la compensación por la antigua forma de hacer las cosas puede disminuir a medida que la organización valora cada vez menos ese trabajo. Sin embargo, la compensación por el nuevo trabajo puede aumentar a medida que aumenta el valor de los nuevos servicios y productos. Esto forma parte del cambio.

14. ¿Seguiremos recibiendo una bonificación si no alcanzamos los nuevos KPI?

Es posible que los empleados tengan dudas sobre sus primas durante el cambio organizativo; en concreto, sobre cómo cambiarán los KPI y si habrá bonificaciones por alcanzar estos objetivos. Depende de ti tranquilizarlos sobre cómo se verán afectados los KPI y cómo esto podría afectar a su capacidad para asegurar una bonificación.

Cómo responder: Explica cómo afectará el cambio a los KPI y qué ocurrirá si no se alcanzan. Puedes dejar cierto margen para aumentar la moral y la motivación de los empleados. Recuerda que necesitas la aceptación de los empleados para implementar el cambio con éxito.

15. ¿Quién ha participado en la creación del nuevo proceso?

Es posible que los empleados quieran tener la seguridad de que todos los altos directivos -incluidos los empleados de la C-suite y otras partes interesadas clave- estén implicados en el cambio. Esto refuerza la idea de que el cambio es necesario y bueno para la empresa.

Cómo responder: Dile a los empleados que se ha consultado a todas las partes interesadas y que están de acuerdo con el cambio. Expón las razones por las que el cambio es necesario, céntrate en los beneficios y deja que hagan preguntas para aclarar la necesidad del cambio.

16. ¿Y si no tengo tiempo para hacer estos cambios?

El cambio es desalentador, sobre todo si los empleados ya tienen una gran carga de trabajo. Es natural que les preocupe cuánto tiempo y cuántos recursos serán necesarios para llevar a cabo el cambio con éxito.

Cómo responder: Asegúrate de revisar su carga de trabajo y explica lo que se va a eliminar para liberar capacidad para el cambio. Hazles saber que estás a su disposición para apoyarlos durante todo el proceso y que siempre pueden acudir a ti si consideran que la carga de trabajo es excesiva.

17. ¿Ofrecerán nuevas oportunidades de formación?

A veces el cambio exige que los empleados desarrollen nuevas habilidades o utilicen nuevos sistemas. Como consecuencia, puede haber nuevas oportunidades de desarrollo profesional, lo que puede despertar el interés de algunos empleados.

Cómo responder: Esboza exactamente qué desarrollo profesional y formación son necesarios para darles una idea de qué esperar y cómo podría afectar a sus objetivos y desarrollo profesional.

18. ¿Cómo será mi día a día?

Los empleados quieren saber cómo afectará el cambio a sus responsabilidades diarias. ¿Tendrán que realizar nuevas tareas? ¿Nuevos procesos que seguir? ¿Tendrán que utilizar nuevos sistemas? De ti depende responder a estas preguntas y ofrecer a los empleados la mayor claridad posible.

Cómo responder: Explica exactamente cómo afectará el cambio al día a día de cada puesto en la empresa, incluyendo cómo influirá en sus responsabilidades, carga de trabajo y demás.

19. La moral de los empleados es baja; ¿el cambio es una buena idea?

Cuando se afronta un periodo de cambio, no es raro que los directivos se enfrenten a preocupaciones sobre la moral de los empleados. En esos momentos, es crucial que los líderes aborden la conversación con empatía, reconociendo los sentimientos del equipo y transmitiendo al mismo tiempo la necesidad del cambio. Un cambio, aunque desafiante, presenta una oportunidad de crecimiento y mejora que se alinea con los objetivos estratégicos de la organización.

Cómo responder: Los directivos deben hacer hincapié en el potencial de resultados positivos, como la mejora de los procesos y la satisfacción laboral, y subrayar la importancia de una comunicación abierta y honesta. Este enfoque no solo aborda las preocupaciones inmediatas, sino que también sienta las bases para una cultura de equipo más resistente y adaptable.

20. ¿Cómo podemos garantizar una transición fluida?

Cuando las cosas cambian, los empleados pueden preocuparse por su capacidad para hacer bien su trabajo.

Cuando respondas a esta pregunta, se sincero. Es imposible decir que no habrá ningún efecto en el trabajo diario, pero puedes asegurar a los empleados que su trabajo es minimizar el impacto y garantizar que la transición sea lo más suave posible.

También puedes dar cierto margen a la carga de trabajo durante la transición del cambio para aliviar algo la presión y mantener la moral en un buen lugar.

Cómo responder: Esboza tu proceso de gestión del cambio, incluidos los pasos para mitigar la interrupción de sus operaciones diarias. Explica que puede haber algún trastorno, pero que su objetivo es minimizarlo en la medida de lo posible.

Los directivos pueden facilitar el proceso de cambio respondiendo claramente a las preguntas clave y ayudando a los empleados a comprender sus funciones y opciones. Este enfoque facilita las transiciones, levanta la moral y prepara al equipo del proyecto para futuros cambios.

Cómo te puede ayudar el modelo ADKAR a responder a las preguntas sobre gestión del cambio

Todas estas preguntas comunes forman parte de la consciencia sobre la necesidad del cambio. Es el primer elemento del Modelo ADKAR de Prosci, un marco para facilitar el cambio. El modelo se basa en el entendimiento de que el cambio organizativo sólo puede producirse cuando cambian los individuos.

Responder a las preguntas de gestión del cambio relacionadas con la concienciación permite a los empleados comprender:

• ¿Por qué se produce el cambio?
• ¿Qué gano yo con ello? (WIIFM)

Como resultado, se minimiza la resistencia potencial, se impulsa el compromiso de los empleados y aumenta el apoyo al cambio.

La necesidad de responder a las preguntas de los empleados sobre gestión del cambio

Responder eficazmente a estas 20 preguntas sobre gestión del cambio puede ayudarte a implementar el cambio con éxito. Si los empleados no están de acuerdo con el cambio, se detendrá todo el plan de gestión del cambio.

La buena noticia es que los gestores del cambio (y otros profesionales del cambio) pueden utilizar enfoques y herramientas de Prosci para prepararse eficazmente para las preguntas de los empleados. Como resultado, estás en una posición mucho mejor para promulgar el cambio.

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