El Proceso de Cambio ¿Qué es?

El cambio ocurre como un proceso, no como un evento. El cambio organizacional no ocurre instantáneamente porque se anuncia, porque se organiza una reunión inicial o se define una fecha de lanzamiento. Las personas no cambian simplemente porque reciben un correo electrónico o asisten a un programa de formación.

Cuando experimentamos el proceso de cambio, transitamos de lo que sabemos y hemos venido haciendo, hacia una nueva forma de hacer nuestro trabajo y comportarnos.

El proceso del cambio es un componente central para el éxito de Gestión del Cambio. Al dividir el cambio en distintas fases, se puede personalizar y adaptar mejor el enfoque que se utiliza para garantizar que las personas adopten con éxito el cambio.

Entendiendo que es el proceso de cambio 

Es fácil observar en la naturaleza procesos del cambio. Ya sea que se trate de una oruga que se convierte en mariposa o un cambio de estación (invierno a primavera), es un cambio en proceso que podemos apreciar fácilmente. Pero cuando comenzamos a cambiar nuestra organización con proyectos e iniciativas, a menudo olvidamos el hecho de que el cambio no ocurre instantáneamente.

El enfoque más fácil y básico para entender que es proceso de cambio es dividir el cambio en elementos distintos y comprensibles.

Los tres estados de cambio proporcionan un marco poderoso: el Estado Actual, el Estado de Transición y el Estado Futuro.

• El Estado Actual: es cómo se hacen las cosas hoy. Es el conjunto de procesos, comportamientos, herramientas, tecnologías, estructuras organizacionales y roles de trabajo que constituyen cómo se realiza el trabajo. Puede que no funcione bien, pero es familiar y cómodo porque sabemos qué esperar. El Estado Actual es donde hemos tenido éxito y donde sabemos cómo seremos medidos y evaluados.

• El Estado de Transición: es impredecible y con movimiento constante. El Estado de Transición a menudo está cargado de emociones, que van desde la confusión, desesperación, ansiedad, la ira, el miedo y la esperanza. Durante el Estado de Transición, la productividad declina de forma predecible. Requiere que aceptemos nuevas perspectivas y aprendamos nuevas formas de comportamiento. El Estado de Transición es desafiante.
  
• El Estado Futuro: es a donde estamos tratando de llegar. A menudo no está completamente definido, y puede cambiar durante la transición. Asumimos que el Estado Futuro nos ofrecerá beneficios con los que actualmente no contamos. El Estado Futuro a menudo puede ser preocupante y puede no coincidir con nuestros objetivos personales y profesionales.  Sobre todo, el Estado Futuro es desconocido.

Los tres estados de cambio otorgan una explicación de cómo realmente ocurre el cambio. Si el cambio es una implementación de un ERP, un nuevo proceso de revisión de desempeño, una nueva pieza de maquinaria en la línea de producción, un conjunto de procesos de negocios optimizados o una nueva estructura organizacional, siempre hay un Estado Actual (cómo se hacen las cosas hoy), un Estado Futuro (cómo se harán las cosas) y un Estado de Transición (cómo pasaremos del Estado Actual al Estado Futuro).

Gestionar el proceso del cambio: Proceso de 3 fases de Prosci

El Proceso de 3 fases de Prosci es un enfoque estructurado, repetible y adaptable para la gestión del cambio organizacional.

Este marco práctico es un vínculo fundamental entre la gestión del cambio individual y el cambio organizacional, ya que permite a los profesionales aprovechar y ampliar las actividades de cambio que ayudan a las personas afectadas a superar sus transiciones.

El Proceso de 3 Fases de Prosci te guía a través de los pasos y actividades cruciales necesarios durante los proyectos e iniciativas, para que puedas lograr resultados de cambio exitosos.

Cada fase del proceso de 3 fases finaliza con un resultado clave que te permite resumir y comunicar el progreso a los demás. Cada resultado es flexible, personalizable y escalable para adaptarse a su proyecto y organización únicos. Finalizar cada fase con un documento tangible aumenta el compromiso y la comprensión del proceso de gestión del cambio, al tiempo que garantiza la alineación de las partes interesadas.

Examinemos cada fase más detenidamente para comprender cómo puede ser un proceso de gestión del cambio eficaz:

Fase 1 – Preparar el Enfoque

Durante esta fase inicial, los profesionales preparan el enfoque de gestión del cambio que se aplicará en tres etapas:

• Definir el éxito: ¿qué estamos tratando de lograr?
• Definir el impacto: ¿quién tiene que hacer su trabajo de manera diferente y cómo?
• Definir el enfoque: ¿qué se necesita para alcanzar el éxito?

El propósito de esta fase inicial es posicionar el cambio para el éxito mediante el desarrollo de una estrategia de gestión del cambio personalizada y escalada, junto con el patrocinio y el compromiso que usted necesita.

En esta fase es fundamental obtener el apoyo del principal patrocinador y de las partes interesadas clave. Sin un compromiso temprano, es posible que el apoyo que necesita nunca se materialice, lo que pondría en grave peligro el éxito.

El resultado de la Fase 1 – Preparar el enfoque es la Estrategia de Gestión del Cambio, que sirve de base para las actividades de la Fase 2 – Gestionar el cambio.

Fase 2 – Gestionar el Cambio

Durante esta fase, los profesionales desarrollan planes específicos para guiar a las personas afectadas y a la organización a través de sus transiciones ADKAR, y aprenden a medir, supervisar y adaptar el rendimiento. Esta es la fase más larga y la más visible para las organizaciones y las personas afectadas.

La mayor parte del trabajo del equipo de gestión del cambio se realiza en las etapas de esta fase central:

• Planificar y actuar: ¿Qué haremos para preparar, equipar y apoyar a las personas?
• Supervisar el rendimiento: ¿Cómo lo estamos haciendo?
• Adaptar las acciones: ¿Qué ajustes debemos realizar?

El objetivo aquí es permitir a los empleados adoptar la iniciativa o las soluciones del proyecto. Durante la Fase 2, como profesional, puedes aprovechar herramientas de IA como Kaiya™, la herramienta de IA para gestión del cambio de Prosci, para responder preguntas, orientar a los empleados y a las partes interesadas, asegurarte de que se abordan sus preocupaciones específicas y apoyar sus transiciones de manera eficaz.

Los planes de gestión del cambio dependen de tu organización y de tu proyecto o iniciativa. La Fase 2, Gestionar el cambio, culmina con la entrega del Plan Maestro de Gestión del Cambio.

Fase 3 – Sostener los Resultados

En esta fase final del Proceso de 3 Fases de Prosci, la organización logra los beneficios del proyecto y se centra en mantener los resultados. Las actividades clave se llevan a cabo en tres etapas:

• Revisar el desempeño: ¿Dónde estamos ahora?
• Activar el sostenimiento: ¿Qué se necesita para garantizar que el cambio se mantenga?
• Transferir la propiedad: ¿Quién asumirá la propiedad y mantendrá los resultados?

El propósito de esta fase es alcanzar los resultados deseados del cambio y luego equipar a la organización para mantener los cambios adoptados a lo largo del tiempo.

Después de evaluar el desempeño utilizando indicadores clave de desempeño (KPI) y análisis de datos, la Fase 3 - Mantener los resultados culmina con la celebración de los éxitos y la transferencia de la propiedad de las actividades de sostenimiento a largo plazo a los miembros del equipo operativo apropiados. El resultado de la Fase 3 - Mantener los resultados es el Cierre de Gestión del Cambio, que pone fin al esfuerzo formal de gestión del cambio para la iniciativa.

La implementación del proceso de tres fases garantiza que las organizaciones estén bien preparadas para el cambio mediante la evaluación de la preparación y la definición de objetivos claros. También ayuda a los profesionales a crear planes detallados para gestionar eficazmente el cambio en cada etapa.

A lo largo del proceso de gestión del cambio, los profesionales del cambio aplican el Modelo PCT para realizar un seguimiento y mantener la salud del proyecto. Se centran en cuatro aspectos críticos del cambio: éxito, liderazgo/patrocinio, gestión de proyectos y gestión del cambio. La Evaluación PCT respalda aún más la salud del proyecto al proporcionar información continua durante toda la transición.

El proceso de 3 fases escala el proceso de gestión del cambio individual y el Modelo ADKAR, salvando la brecha entre la gestión del cambio individual y la gestión del cambio organizacional.

Una vez que has comenzado a pensar sobre el cambio, no como un evento singular, sino como un proceso, la pregunta es: ¿Cómo gestionar el proceso de cambio? Gestionar procesos de cambios tiene dos niveles.

1. Nivel Individual del cambio

Cada empleado o gerente que se ve afectado por un cambio, debe pasar por su propio proceso personal de transformación. Si el cambio afecta a cinco personas, cada uno de estas cinco debe pasar de su Estado Actual a través de su propio Estado de Transición hacía su Estado Futuro. Si el proyecto impacta a 500 personas, entonces hay 500 procesos individuales de cambio que deben de ocurrir.

Esta es la esencia de Gestión de Cambio: apoyar a las personas a través de sus transiciones personales para que un proyecto o iniciativa alcance los beneficios esperados.

El Modelo ADKAR® de Prosci proporciona una descripción más detallada de cómo un individuo se mueve con éxito de su estado actual a su estado futuro. El Modelo ADKAR® describe los cinco componentes básicos del cambio exitoso:

• Awareness (consciencia) de la necesidad de cambio
• Desire (deseo) de participar y apoyar el cambio
• Knowledge (conocimiento) sobre cómo cambiar
• Ability (habilidad) de implementar las habilidades y comportamientos requeridos
• Reinforcement (reforzamiento) para sostener el cambio

Ya sea un cambio personal, familiar o laboral, las personas tienen éxito en proceso de cambio cuando adquieren consciencia de por qué cambiar, cuando construyen su deseo personal de cambiar, adquieren los conocimientos y habilidades necesarias y refuerzan la nueva manera de hacer las cosas.

Esta descripción orientada a los resultados del proceso de cambio individual brinda un nuevo enfoque a los Change Practitioners.

Por ejemplo, en lugar de ver su trabajo como "crear un plan de comunicación”, un profesional eficaz en Gestión de Cambio con un enfoque en el proceso de cambio individual ve su trabajo como "crear consciencia" sobre la necesidad del cambio y así sucesivamente.

Dos observaciones sobre el cambio como un proceso a nivel individual:

1. Los individuos comenzarán su propio proceso de cambio en diferentes momentos.
2. A las personas les tomará mayor o menor tiempo el avanzar en sus procesos individuales de cambio. Por ejemplo, adquirir consciencia de por qué cambiar y llegar a poder decir “Entiendo por qué es necesario el cambio” podrá tomar unas pocas horas para algunos, mientras que para otros les tomará días o semanas. 

Una vez que comencemos a ver y gestionar los procesos de cambio individuales asociados con un proyecto o iniciativa, tendremos más éxito al facilitar esas transiciones individuales que en conjunto darán como resultado un cambio organizacional exitoso.

2. Nivel Organizacional del Cambio

Cuando se trata de gestionar el cambio a nivel organizacional, ver el proceso de cambio a través del tiempo ayuda a determinar la secuencia y el contenido del esfuerzo de Change Management.

En primer lugar, Gestión de Cambio y Gestión de Proyectos deben de ser procesos que caminen de manera simultánea para cada proyecto o iniciativa de cambio. El Proceso de 3 Fases de Prosci® para Gestión del Cambio Organizacional establece actividades específicas para cada una de las fases: Preparándose para el cambio (que actividades desempeñar durante el Estado Actual), Gestionando el cambio (que actividades desempañar durante el Estado de Transición) y Reforzando el cambio (que actividades desempeñar una vez que se alcanza el Estado Futuro).

En segundo lugar, la investigación de Mejores Prácticas de Gestión del Cambio muestra que los Change Practitioners disponen cinco planes, que pueden usar para ayudar a las personas a avanzar en el proceso de cambio:

• Plan de capacitación
• Plan de comunicación
• Mapa de ruta del patrocinador
• Plan de coaching
• Plan de manejo de resistencia.

Dependiendo de si estamos en el Estado Actual, el Estado de Transición o el Estado Futuro, los diferentes planes y herramientas serán más eficaces y el contenido cambiará.

El plan de capacitación: se trata de un componente clave en los esfuerzos de Gestión de Cambio. Los empleados generalmente necesitan nuevas habilidades y competencias cuando adoptan un cambio en su trabajo diario.

Un programa de capacitación que ocurre antes de que los empleados adquieran consciencia de por qué es necesario el cambio y continúan atados a su Estado Actual, no será efectivo. La capacitación debe impartirse después de que los empleados ya hayan comenzado a mudarse del Estado Actual al Estado de Transición.

El plan de comunicación: el contenido de un plan de comunicación efectivo debe estar alineado en función de dónde se encuentran las personas en el proceso de cambio. Los primeros esfuerzos de comunicación deberían centrarse en explicar por qué el Estado Actual no funciona y la conveniencia del cambio. Las comunicaciones posteriores durante los procesos de cambio podrán cubrir los detalles y resultados eventuales que el proyecto o iniciativa pretende ofrecer.

Gestionar el cambio como un proceso, desde un punto de vista organizacional, asegura que se realicen las actividades correctas en el momento adecuado y que los empleados reciban la información correcta que necesitan para avanzar en su proceso personal de cambio.

Lecciones clave para los Change Practitioners

1. Gestiona los cambios como procesos, y no solo como eventos o serie de eventos.
2. Evalúa y enfoca tus actividades de Gestión de Cambio en función de dónde se encuentran las personas en sus procesos individuales de cambio
3. Recuerda, nadie experimenta el proceso de la misma manera.
4. Vincula tus esfuerzos de Gestión de Cambio Organizacional a las etapas de cambio individual de cada empleado.
   

Crea tu proceso de gestión del cambio con Prosci

La Metodología Prosci, que incluye nuestro Modelo ADKAR, el Modelo PCT y el Proceso de 3 Fases, ofrece un enfoque integral para gestionar el cambio tanto a nivel organizacional como individual. Al integrar estos marcos, las organizaciones pueden crear un proceso de gestión del cambio personalizado que impulse el éxito en todos los niveles.