Etapas y desafíos de los proyectos de Gestión del Cambio organizacional

¿Qué es la gestión del cambio organizacional?

Cuando hablamos de «cambio organizacional» nos estamos refiriendo a la necesidad de realizar modificaciones en la empresa, ya sea en su área técnica, social o administrativa.

Sin embargo, para llevar a cabo esta transformación en la organización necesitaremos contar con un plan bien estructurado, que no solo contenga las técnicas para implementar y facilitar dicha modificación, sino también para reducir la resistencia, es decir, ayudar a una mejor asimilación y aceptación de los cambios por parte de las personas de la empresa.

Denominamos como «Gestión del Cambio Organizacional» a este plan estratégico.

A continuación, vamos a conocer las tres fases que el enfoque integral de Prosci tiene en cuenta a la hora de implementar un proceso estructurado de cambio, obteniendo así mejores resultados.

Etapas de un proceso de gestión del cambio organizacional

Un cambio organizacional debe producirse a la vez en las personas, el proyecto y la organización.

Para llevar a cabo el Proceso de 3 fases de Prosci se deben tener en cuenta tres etapas:

Preparar el enfoque del cambio organizacional

La primera fase se centra en ayudar a los equipos y a los responsables de gestión del cambio a prepararse para diseñar sus planes de Gestión del Cambio, respondiendo a preguntas como:

¿Por qué estamos efectuando el cambio? ¿Qué se quiere lograr?, es decir, definiendo el éxito.
¿A quién va a afectar esta iniciativa? ¿Cómo deberá modificar su manera de trabajar?, es decir, delimitar el impacto.
¿A qué patrocinadores debemos involucrar para que esta iniciativa tenga éxito?, o sea, determinar el enfoque.

Gestionar el Cambio

En la segunda fase se pone el foco en ayudar a que las personas a recorrer esta a través de actividades encaminadas a:

Preparar, equipar y ayudar a las personas impactadas, creando planes de Comunicación, Ruta del Patrocinador, Entrenamiento, Coaching y Manejo de la resistencia.
Integración de Change Management y Project Management para un control del desempeño y constante seguimiento al plan establecido.
Ajuste de la estrategia de Gestión del cambio y revisión de la ejecución de los planes de adaptación y seguimiento del desempeño

Sostener los resultados

En esta última fase del proceso se centra en mantener el cambio organizacional iniciado a lo largo del tiempo. Para ello deberemos:

Medir y evaluar el desempeño, así como el impacto obtenido en los resultados de la empresa
Activar el sostenimiento, identificando posibles brechas y activando roles esenciales para el sostenimiento.
Transmitir los conocimientos y activos, y celebrar los éxitos.

Aunque el proceso de gestión está estructurado, como el Proceso de 3 fases de Prosci, este se puede adaptar y dimensionar para ajustarse a las necesidades precisas de una empresa u organización, así como a una iniciativa concreta de cambio.

Principales desafíos de los cambios organizacionales

Para que los cambios organizacionales tengan éxito y las entidades no se enfrenten a una brecha entre los requisitos y los resultados, no solo deberá haber una Gestión de cambio adecuada, sino también conocer los principales desafíos.

Veamos los tres más importantes:

Medición de gestión

El primer desafío es medir la gestión, para lo que debemos tener en cuenta tres puntos:

El liderazgo o patrocinio de la organización, ya que es quien pone en marcha los cambios necesarios.
La gestión del proyecto, es decir, sus fundamentos como el diseño de tareas de trabajo y el uso de los recursos utilizados para implementar el cambio a tiempo y dentro del presupuesto establecido.
La gestión del cambio en las personas, es decir, analizar las acciones realizadas por la empresa para ayudar a sus empleados a conocer, comprender y aceptar el cambio

Visualizar si se están realizando los cambios adecuados y, en el caso de necesitar mejoras, saber qué pasos llevar a cabo, es a lo que nos ayuda la evaluación PCT de Prosci. Además, su eficacia se multiplica cuando se evalúa a un grupo conectado con el proyecto.

Resistencia a la gestión del cambio organizacional

Las empresas tienen que aceptar el cambio y adaptarse a los nuevos escenarios. Un inmovilismo o resistencia perjudica a la empresa que ve como baja expectativas, no logra objetivos y pierde puestos.

Detectar esta resistencia a tiempo es esencial, para ello deberá efectuar un diagnóstico de la situación, definir objetivos, hacer un seguimiento periódico y fomentar la creatividad para impulsar el talento.

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Escalabilidad de los procesos

Otro de los desafíos es gestionar el cambio organizacional desde sus diferentes niveles, llevando a cabo un proceso de cambio que sea escalable y esté alineado con los objetivos, a la vez que facilita la consolidación de los procesos de cambio en la cultura de la empresa.

ADKAR: metodología de Gestión del Cambio organizacional

ADKAR Prosci es una metodología orientada a objetivos que puede ayudar en cómo dirigir los cambios en la empresa.

Es decir, este método se centra en lo importante: conocer y entender cómo afecta el cambio a las personas y a la organización. Ofreciendo una ruta a seguir a través de 5 pasos:

Generando una alerta (Awareness) sobre la necesidad de cambio que tiene la empresa

El deseo y la decisión de cambiar (Desire), siendo clave tomar la decisión desde dos perspectivas: la organizacional y la del equipo de trabajo. Aquí son imprescindibles los programas de taking charge of change para que el personal de la organización comprenda el valor del cambio y perciba los beneficios que conlleva. De no ser así, no lo aceptará.

El conocimiento (Knowledge), paso esencial para evitar la no aceptación comentada en el paso anterior, definiendo claramente cómo realizar dicha transmisión.

La habilidad (Ability), el último paso enfocado en que el colaborador se vuelva ágil en lo requerido por la entidad, lo que llevará a una disminución de costos para la empresa y beneficios para todos los colaboradores.

El último paso, y más importante, es reforzar el conocimiento (Reinforcement), siendo clave la motivación, porque esta siempre nos lleva a la mayor implicación de las personas involucradas y, por tanto, a la obtención de mejores resultados.

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