¿Qué es Gestión del Cambio Organizacional?

La mayoría de nosotros hemos experimentado un cambio fallido en el trabajo. Tal vez una plataforma tecnológica costosa que tu organización no ha logrado que la gente use. O una mejora de procesos que a los empleados no les gusta y han elegido evitar. Tal vez sea la prometedora fusión organizacional lo que deja a los equipos descontentos y divididos. No importa qué tan buena sea la solución, si los empleados no la adoptan y la usan, no entregará el valor esperado. Las organizaciones pueden evitar costosas fallas como las mencionadas anteriormente si preparan, equipan y permiten que las personas adopten y utilicen los cambios en su trabajo diario. Esto es Gestión del Cambio: El lado humano del cambio.

Gestión del Cambio: El lado humano del cambio

El término “Gestión del Cambio” puede resultar confuso porque, dependiendo de tu profesión, puede tener diferentes significados. Para los desarrolladores de software, Gestión del Cambio consiste en actualizar las versiones del código del software (por ejemplo, desde la compilación de software 1.4.14 a la 1.4.15). Los Project Managers usan el término para describir un método para definir, evaluar y aprobar cambios en un proyecto (por ejemplo, en el alcance, entregables, cronogramas o recursos) antes de la implementación. Los Gerentes de Adquisiciones (Procurement Managers) a menudo piensan en Gestión del Cambio como la actualización del alcance del trabajo en un contrato.

Pero cuando los profesionales en Gestión del Cambio hablan sobre gestionar el lado humano del cambio, nos referimos a la aplicación de un proceso estructurado y un conjunto de herramientas para preparar, equipar y ayudar a las personas a adoptar y utilizar un cambio para lograr el resultado deseado. En el contexto de los cambios organizacionales, Gestión del Cambio se trata de maximizar la parte de un proyecto que depende de las personas o el retorno de la inversión (ROI) de una iniciativa, la parte del ROI total que resulta de la adopción y el uso de la solución por parte de los empleados.

El Valor de Gestión del Cambio Organizacional

¿Por qué deberías preocuparte por el lado humano del cambio? Si eres un líder empresarial, un project manager o miembro de un equipo de proyecto, lo que deseas es que tus iniciativas organizacionales tengan éxito. Los hitos perdidos, la mala adopción, el retrabajo y las percepciones negativas ponen en riesgo tu proyecto.

La investigación de correlación muestra que los proyectos con una excelente Gestión del Cambio Organizacional tienen:

• Hasta un 71% más de probabilidades de cumplir con el cronograma
• Hasta un 81% más de probabilidades de mantenerse dentro del presupuesto
• Hasta un 93% más de probabilidades de cumplir con los objetivos

Si no logramos gestionar el lado humano del cambio, la investigación muestra que las personas se resistirán a los cambios, volverán a las viejas formas de hacer las cosas y tendrán un impacto negativo en el éxito del proyecto. Una efectiva Gestión del Cambio Organizacional también genera confianza y fortalece la cultura de la empresa. Las empresas que emplean Gestión del Cambio saben que simplemente es la forma correcta de apoyar a las personas en tiempos de cambio.

3 Niveles de Gestión del Cambio

Ahora que comprendes qué es Gestión del Cambio Organizacional y parte del valor que aporta a los proyectos e iniciativas, profundicemos un poco más en las aplicaciones básicas. Gestión del Cambio se produce en tres niveles: el nivel individual, el nivel de proyecto y el nivel empresarial. Aunque están interrelacionados, cada nivel tiene un enfoque distinto.

Todo cambio ocurre a nivel individual. Para gestionar el cambio de manera efectiva, debemos comprender cómo las personas experimentan el cambio y qué apoyo necesitan, para que puedan hacer la transición con éxito. ¿Qué mensajes necesita escuchar la gente? ¿Cuándo se deben enviar los mensajes y de quién deben provenir? ¿Cuál es el momento óptimo para enseñarle a alguien una nueva habilidad? ¿Cómo capacitas a las personas para que adopten nuevos comportamientos? Y, ¿qué hará que los cambios se “fijen”?

El Modelo ADKAR® de Prosci® es uno de los marcos de referencia de cambio más utilizados en el mundo para las personas. ADKAR es un acrónimo de Consciencia (Awareness), Deseo (Desire), Conocimiento (Knowledge), Habilidad (Ability) y Reforzamiento (Reinforcement). Un individuo debe alcanzar cada uno de estos cinco resultados para avanzar con éxito en el proceso de cambio individual:

El Modelo ADKAR® es un marco de referencia útil para respaldar los cambios personales (p. ej., dejar de fumar), así como los cambios organizacionales (p. ej., implementar un nuevo proceso de negocio).

• Identificar a los empleados y grupos que necesitan adoptar un cambio.
  
  
• Comprender los ajustes que las personas y los grupos impactados deberán realizar en su trabajo diario.
  
  
• Crear y respaldar la ejecución de un plan personalizado para garantizar que los empleados impactados reciban la información, el coaching, la capacitación y el apoyo que les permita adoptar y utilizar el cambio de manera efectiva.

Ten en cuenta que Gestión del Cambio a nivel de proyecto complementa la Gestión de Proyectos (Project Management) o los enfoques de desarrollo de soluciones. Gestión de Proyectos (el lado técnico del cambio) diseña, desarrolla y entrega la solución que resuelve un problema o aborda una oportunidad para la organización. Gestión del Cambio (el lado humano del cambio) garantiza que las personas participen, adopten y utilicen de manera efectiva la solución de su proyecto.

3. Nivel Organizacional

Finalmente, Gestión del Cambio Organizacional es una un área de fortaleza, y al igual que otras competencias organizacionales, no se puede lograr de la noche a la mañana. Para que quede más claro, la competencia de cambio organizacional no se trata sólo de aplicar Gestión del Cambio ni a una ni a múltiples iniciativas en una empresa.

• La organización aplica constantemente Gestión del Cambio a las iniciativas.
  
  
• La organización integra Gestión del Cambio en roles, estructuras, procesos, proyectos y competencias de liderazgo.
  
  
• Los líderes, gerentes y supervisores tienen la formación y las habilidades necesarias para guiar a sus equipos a través del cambio.
  
  
• Los empleados saben qué pedir para tener éxito durante el cambio.

Las empresas que desarrollan la competencia de cambio organizacional son más ágiles: responden rápidamente a los cambios del mercado, adoptan iniciativas estratégicas y también tecnologías con un menor impacto en la productividad. Hacen que la adopción efectiva de cambios sea parte clave de la forma en que hacen negocios. Y al hacerse bien, Gestión del Cambio Organizacional ofrece una ventaja competitiva.

Prosperando a través del Cambio Organizacional

Todo cambio ocurre una persona a la vez, ya sea a nivel individual, a nivel de proyecto o como una competencia de cambio organizacional. Comprender qué es Gestión del Cambio te da una idea de la disciplina, pero hay mucho más que saber sobre el lado humano del cambio. Para comprender realmente por qué Gestión del Cambio es tan importante, te animamos a seguir explorando y aprendiendo. Hoy en día, el cambio es complejo, global y omnipresente, y Gestión del Cambio te ayuda a ti y a tu organización a aprovecharlo al máximo.