Cómo aplicar gestión del cambio a la transformación tecnológica

La transformación tecnológica es necesaria para mantenerse a la vanguardia. Sin embargo, pasar de los sistemas heredados a soluciones digitales más innovadoras está plagado de retos, desde hacer frente a la resistencia hasta integrar a la perfección las nuevas tecnologías.

Aquí es donde la gestión del cambio organizativo (GCO) se hace indispensable. Al centrarse en el aspecto humano del cambio, una gestión eficaz del cambio organizativo ayuda a garantizar que las transformaciones tecnológicas se apliquen y adopten en toda la organización. Dado que las estrategias de transformación digital son fundamentales para mantener la competitividad, la GCO es una herramienta esencial para las organizaciones de hoy en día.

Este artículo explora cómo la aplicación de la gestión del cambio a las transformaciones tecnológicas puede desbloquear oportunidades de éxito.

¿Qué es la transformación tecnológica?

La transformación tecnológica es una iniciativa estratégica que las organizaciones emprenden para integrar las tecnologías digitales en sus operaciones, alterando fundamentalmente la forma en que funcionan y ofrecen valor. Esta transformación puede implicar varios tipos de cambios:

Digitalización de procesos : implica el uso de tecnologías y datos digitales para transformar las operaciones empresariales, los modelos y las experiencias de los clientes con el fin de crear nuevo valor para los propietarios y los usuarios. Al digitalizar los procesos, las organizaciones pueden agilizar las operaciones, reducir costos y aumentar la agilidad, lo que les permite responder con rapidez a los cambios y oportunidades del mercado. Esta transformación también facilita la toma de decisiones basada en datos, proporcionando conocimientos que apoyan el crecimiento estratégico y la competitividad.

Adoptar nuevas tecnologías - Esto significa incorporar tecnologías de vanguardia como la Inteligencia Artificial (IA), la computación en la nube y el Internet de las Cosas (IoT). Estas tecnologías permiten el análisis de datos en tiempo real, ayudan a los equipos a tomar mejores decisiones con mayor rapidez y mantienen a estas empresas al día en su sector. La adopción de nuevas tecnologías les permite seguir siendo competitivas y responder a los cambios del mercado.

Cambio a modelos de negocio digitales - Este cambio puede significar la transición de modelos basados en productos a modelos basados en servicios, como los servicios de suscripción, que pueden abrir nuevas fuentes de ingresos y mejorar la experiencia del cliente. De hecho, según el 89% de los directivos, lo digital debería formar parte de todas las estrategias de crecimiento. Por eso, adoptar modelos de negocio digitales es esencial para las organizaciones que pretenden ofrecer nuevas propuestas de valor.

¿Qué impulsa la transformación tecnológica?

La transformación tecnológica está impulsada por factores clave que empujan a las organizaciones a innovar y evolucionar. Comprender estas fuerzas ayuda a las organizaciones a alinear estratégicamente sus esfuerzos de gestión del cambio para mantenerse a la vanguardia.

Competencia en el mercado - Para seguir siendo competitivo es necesario innovar continuamente y adaptarse a las nuevas tecnologías. De lo contrario, es fácil quedarse atrás con respecto a los competidores.

Expectativas de los clientes - Los clientes modernos exigen experiencias personalizadas y sin fisuras, lo que empuja a las empresas a adoptar soluciones digitales que mejoren la satisfacción del cliente.

Eficiencia operativa - La racionalización de los procesos y la reducción de los costes operativos son fundamentales para mantener la rentabilidad y lograr un crecimiento sostenible.

Al reconocer y aprovechar estos impulsores, las organizaciones pueden gestionar su transformación tecnológica con mayor eficacia, allanando el camino para abordar los retos a los que se enfrentarán.

Retos de la transformación tecnológica

Aunque la transformación tecnológica ofrece grandes oportunidades, también presenta importantes obstáculos que las organizaciones deben superar para tener éxito. He aquí algunos de los retos más comunes a los que se enfrentan las organizaciones:

Complejidad y alcance - La amplitud y profundidad de las iniciativas de transformación digital pueden ser desalentadoras, lo que requiere una planificación y ejecución cuidadosas.

Falta de alfabetización digital - La incapacidad de los empleados para utilizar eficazmente las nuevas tecnologías puede ser un obstáculo importante, que a veces requiere programas de formación exhaustivos. Si su transformación tecnológica implica cambiar componentes básicos de sus sistemas tecnológicos (como la arquitectura empresarial, la arquitectura de aplicaciones y la arquitectura de sistemas), solo verá los beneficios si su equipo sabe cómo implementarlos y usarlos.

Resistencia al cambio - Las barreras organizativas pueden crear resistencia e impedir los esfuerzos de transformación, lo que pone de relieve la necesidad de estrategias eficaces de gestión del cambio.

Integración con los sistemas existentes - Garantizar que las nuevas tecnologías se integran a la perfección con los sistemas heredados es una tarea compleja pero esencial para el éxito de la transformación. De hecho, el 63% de las empresas tienen problemas de servicio todos los meses (o con más frecuencia) debido a que las integraciones de las aplicaciones no funcionan.

Al abordar estos retos y utilizar las nuevas tecnologías, las organizaciones adquieren mayor capacidad y se posicionan para el éxito a largo plazo.

La importancia de gestión del cambio organizacional para la tecnología y la transformación digital

OCM es un enfoque estructurado para gestionar el lado humano del cambio. Garantiza que las nuevas iniciativas se adopten y se mantengan con éxito centrándose en cómo los individuos se adaptan a los cambios. La gestión del cambio organizacional ayuda a las organizaciones a implementar y adoptar nuevas tecnologías de forma eficaz.

Dado que el OCM hace hincapié en el aspecto humano del cambio, puede ayudar a su equipo a implementar y adoptar nuevas tecnologías en toda la organización.

Los estudios de Prosci demuestran que los proyectos con una excelente gestión del cambio tienen siete veces más probabilidades de éxito. Al fomentar el liderazgo y el patrocinio, desarrollar estrategias de comunicación integrales y dotar a los empleados de las habilidades necesarias, la GCO minimiza las interrupciones y maximiza los beneficios de los esfuerzos de transformación digital.

Componentes y principios clave de la GCO para la transformación digital y tecnológica

Las transformaciones digitales y tecnológicas requieren un enfoque estratégico en la gestión de los aspectos humanos del cambio. OCM permite a las organizaciones navegar por estos aspectos humanos con éxito a través de varios componentes y principios clave, que incluyen:

Metodología y estrategia unificadas

Una metodología unificada de gestión del cambio, como la Metodología Prosci, proporciona un enfoque estructurado, adaptable y repetible para gestionar el cambio. También garantiza que todos los esfuerzos de cambio se alineen con los objetivos estratégicos de la organización y que los empleados estén preparados y reciban apoyo durante todo el proceso de transformación.

Liderazgo y patrocinio

Un patrocinio activo y visible es crucial para impulsar el cambio y crear una coalición de apoyo. Los líderes empresariales deben articular su visión del cambio, alinearla con los objetivos de la organización e inspirar a los empleados para que adopten nuevas formas de trabajar.

Un patrocinio eficaz implica respaldar el cambio y participar activamente en su aplicación.

Estrategia de comunicación

Una comunicación clara y coherente es esencial para crear conciencia y comprensión del cambio. Un plan integral de comunicación debe transmitir mensajes adaptados a los distintos públicos, destacando las ventajas del cambio y abordando las posibles preocupaciones.

Formación y apoyo

Para que la transformación tecnológica tenga éxito, hay que dotar a los empleados de los conocimientos y la capacidad necesarios para adaptarse a los nuevos sistemas y procesos. El conocimiento implica la comprensión de la información necesaria y las habilidades requeridas para navegar por los cambios, mientras que la habilidad se refiere a la aplicación de estas habilidades en escenarios del mundo real. Estos son elementos críticos del Modelo ADKAR® de Prosci.

La formación debe adaptarse a las diferentes funciones e impartirse a través de diversos formatos, con apoyo continuo para ayudar a los empleados a superar los retos.

Medición y evaluación

El seguimiento del progreso y los resultados garantiza la alineación con los objetivos estratégicos de la organización y la mejora continua. Tu organización debe establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir la eficacia de los esfuerzos de gestión del cambio y el impacto de la transformación.

Las evaluaciones periódicas ayudan a identificar áreas de mejora, lo que le permite adaptar sus estrategias y acciones según sea necesario. Al demostrar el valor de gestión del cambio mediante perspectivas basadas en datos, tu organización puede generar credibilidad y asegurarse un apoyo continuo para futuras iniciativas.

Estos componentes y principios clave de la GCO para la transformación de la tecnología digital proporcionan un punto de partida para gestionar el lado humano del cambio.

Los beneficios de la GCO en la transformación tecnológica

Entender la GCO es sólo el principio: reconocer su importancia es clave. Al priorizar el lado humano del cambio, la GCO facilita la implementación eficaz de nuevas tecnologías y garantiza que estos cambios sean sostenibles en el tiempo. He aquí un breve resumen de lo que puede conseguir con la GCO:

Aumentar la adopción y el uso

Una de las principales ventajas del OCM es su capacidad para aumentar los índices de adopción y uso de las nuevas tecnologías. Al abordar los aspectos humanos del cambio, la GCO ayuda a los empleados a comprender el valor de los nuevos sistemas y procesos, lo que contribuye a evitar la resistencia y a fomentar el compromiso.

Las investigaciones indican que los proyectos con una gestión del cambio excelente tienen siete veces más probabilidades de alcanzar sus objetivos.

Correlación de la eficacia de la gestión del cambio con el cumplimiento de los objetivos del proyecto

Una mayor probabilidad de éxito se traduce a menudo en la consecución del retorno de la inversión (ROI) previsto, la obtención más rápida de los beneficios del cambio, la minimización de los costos y la repetición del trabajo, y mucho más.

Reducir la resistencia al cambio

La resistencia es una reacción natural al cambio, pero no tiene por qué obstaculizar su transformación tecnológica digital. OCM equipa a su equipo con estrategias y herramientas para prevenir proactivamente la resistencia y fomentar un enfoque del cambio centrado en las personas.

Mediante la participación de los empleados en el proceso de cambio, una comunicación clara y un apoyo y formación sólidos, OCM ayuda a prevenir la resistencia. Este enfoque equipa a su gente para avanzar a través de los cambios actuales y las tendencias de transformación digital en el horizonte.

Mejorar los resultados de los proyectos

OCM contribuye a mejorar los resultados de los proyectos al alinear los esfuerzos de cambio con los objetivos de la organización y garantizar que todos los afectados por el cambio estén a bordo. La integración de la gestión del cambio y la gestión de proyectos permite a las organizaciones abordar tanto el aspecto técnico como el humano del cambio, lo que conduce a soluciones más completas y eficaces.

Esta alineación ayuda a evitar escollos comunes como la ampliación del alcance, los excesos presupuestarios y el incumplimiento de los plazos, lo que en última instancia mejora el éxito del proyecto.

Aumentar la eficacia operativa

La transformación tecnológica suele tener como objetivo racionalizar los procesos y mejorar la eficiencia operativa. OCM desempeña un papel crucial en la consecución de estos objetivos garantizando que los empleados estén preparados, equipados y respaldados para adoptar nuevas formas de trabajar.

A través de la formación y el apoyo específicos, OCM ayuda a los empleados a desarrollar las habilidades y competencias necesarias para aprovechar las nuevas tecnologías con eficacia. Esta mayor competencia conduce a operaciones más eficientes y a una mayor calidad del trabajo.

Fomentar una cultura de mejora continua

La implementación de OCM en los esfuerzos de transformación tecnológica ayuda a fomentar una cultura de mejora continua dentro de la organización. Al animar a los empleados a aceptar el cambio y adaptarse a las nuevas tecnologías, OCM promueve una mentalidad de innovación y agilidad. Este cambio cultural permite a las organizaciones responder con mayor eficacia a los cambios y desafíos futuros, posicionándolas para el éxito a largo plazo en un panorama digital en rápida evolución.

Reforzar la capacidad de cambio

Uno de los beneficios a largo plazo de la GCO es que desarrolla la capacidad de cambio dentro de la organización. Construir una base sólida de habilidades y competencias de gestión del cambio en las personas equipa a las organizaciones para gestionar transformaciones futuras de forma eficaz. Esta capacidad garantiza que las organizaciones estén mejor preparadas para manejar las complejidades del cambio, reduciendo la dependencia de consultores externos y permitiendo esfuerzos de cambio más sostenibles.

Fortalecer las relaciones con las partes interesadas

OCM ayuda a fortalecer las relaciones con las principales partes interesadas fomentando la comunicación abierta y la colaboración. Al implicar a todos los afectados en el proceso de cambio y abordar sus preocupaciones, OCM genera confianza y garantiza la alineación con los objetivos de la organización. Este enfoque colaborativo refuerza el compromiso y el apoyo, que son esenciales para el éxito de las iniciativas de transformación tecnológica.

Todas estas ventajas parecen atractivas. Pero, ¿funciona realmente el OCM con las complejidades reales de la transformación tecnológica a gran escala? Echemos un vistazo a algunos casos prácticos para ver cómo van las cosas cuando las organizaciones ponen en práctica la GCO.

Ejemplos de OCM en la transformación tecnológica

OCM es una forma práctica de gestionar algunas de las partes más difíciles de la transformación tecnológica. Al centrarse en el aspecto humano del cambio, OCM garantiza transiciones fluidas y resultados satisfactorios. He aquí dos casos prácticos que ejemplifican el poder de la GCO en la transformación tecnológica:

Caso práctico 1: Cambio de ERP tras una fusión

Las grandes fusiones suelen provocar el caos, sobre todo cuando hay que fusionar sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). En uno de estos casos, la fusión amenazaba con interrumpir las operaciones debido a la ingente tarea de transferir 56.000 registros. Sin embargo, gracias a la Metodología Prosci, la organización superó con éxito este reto.

El equipo de gestión del cambio empleó un enfoque estructurado, centrado en una comunicación clara y en la participación de las partes interesadas. Realizaron evaluaciones de impacto exhaustivas para comprender cómo afectaría el cambio a las distintas partes de la organización. También crearon programas de formación para dotar a los empleados de los conocimientos necesarios para adaptarse al nuevo sistema ERP.

Un elemento clave de su éxito fue la implicación activa de sus líderes, que proporcionaron un patrocinio y un apoyo visibles durante toda la transición. Al abordar las posibles resistencias en una fase temprana y mantener abiertas las líneas de comunicación, la organización logró una integración perfecta. El resultado fueron 56.000 usuarios en la nueva plataforma en 45 días y una empresa exitosa y en rápido crecimiento.

Caso práctico 2: Migración a ServiceNow

En otro ejemplo, Velera migró a ServiceNow para el seguimiento del tiempo. Esta iniciativa formaba parte de una transformación más amplia de toda la empresa para que sus procesos internos fueran más eficientes y transparentes.

Velera empleó la Metodología Prosci para gestión del cambio, incluyendo herramientas como la Evaluación del Impacto del Cambio y el Modelodel Triángulo del Cambio de Prosci (PCT), para guiar sus esfuerzos. La identificación de las partes interesadas y el desarrollo de un plan de comunicación exhaustivo garantizaron que los empleados estuvieran informados y preparados para el cambio.

Las sesiones de formación, los artículos del Prosci Knowledge Hub y los almuerzos de trabajo reforzaron los conocimientos y la capacidad de los usuarios. El equipo de gestión del cambio también realizó un seguimiento de las métricas de adopción de los usuarios para supervisar el progreso y realizar los ajustes necesarios.

La migración a ServiceNow fue un éxito rotundo, que se tradujo en altas tasas de adopción y mejoras significativas en los procesos. El nuevo sistema proporcionó a la dirección información valiosa que permitió mejorar la toma de decisiones y la rentabilidad. Este caso práctico subraya la importancia de la GCO para lograr el éxito de las iniciativas de transformación digital.

Ambos son ejemplos de cambio bien hecho. Sin embargo, no habrían alcanzado el mismo nivel de éxito si no hubieran seguido ciertas buenas prácticas clave para aplicar OCM a sus transformaciones tecnológicas.

Mejores prácticas para utilizar OCM en la transformación tecnológica

Pero OCM no es una solución mágica. Sigue requiriendo mucho trabajo inteligente y duro. He aquí algunas de las mejores prácticas para garantizar el éxito de sus esfuerzos de OCM:

Correlación de la eficacia del patrocinador con el cumplimiento o la superación de los objetivos

Implicar a los directivos

Uno de los aspectos más críticos de la GCO es implicar a los líderes para garantizar un patrocinio activo y visible. La 12ª edición de nuestro estudio Best Practices in Change Management reveló que cuanto más eficaz sea su patrocinador, más probabilidades tendrá su equipo de tener éxito en un cambio.

También identificó la insuficiente participación de las partes interesadas, incluidos líderes y patrocinadores, como el obstáculo número uno para el éxito del cambio. La falta de compromiso y apoyo de los líderes fue el segundo mayor obstáculo. Por el contrario, el patrocinio ejecutivo activo y visible es el factor que más contribuye al éxito de las iniciativas de cambio. Crear una coalición de apoyo entre los líderes ayuda a impulsar el cambio, alineando los objetivos de la organización y fomentando un enfoque unificado.

Comunicación y formación eficaces

Desarrollar estrategias de comunicación claras es esencial para crear conciencia y comprensión entre los empleados durante una transformación. Una comunicación eficaz ayuda a transmitir la visión y los beneficios del cambio, reduciendo la incertidumbre y la resistencia. Es crucial adaptar los mensajes a los distintos públicos para garantizar que cada persona reciba información relevante y de impacto.

Además de la comunicación, la formación integral desempeña un papel vital a la hora de dotar a los empleados de los conocimientos y la capacidad necesarios para adaptarse a las nuevas tecnologías. Los programas de formación deben diseñarse cuidadosamente para abordar las habilidades y competencias específicas que requiere la transformación. Esto garantizará que los empleados estén bien preparados para adoptar nuevos procesos y sistemas. Al ofrecer una combinación de talleres, módulos de aprendizaje electrónico y prácticas, las organizaciones pueden adaptarse a diferentes estilos de aprendizaje y garantizar la preparación para el cambio.

Además, para mantener el compromiso a lo largo de todo el proceso de transformación es fundamental establecer circuitos regulares de información. Mediante la creación de mecanismos de actualización y retroalimentación continuas, como controles periódicos, encuestas y foros interactivos, los empleados permanecen informados y tienen la oportunidad de expresar sus preocupaciones o sugerencias. Esto fomenta la implicación y el compromiso, haciendo que la transformación sea sostenible en el tiempo.

Prevenir la resistencia

La resistencia es una respuesta natural al cambio, pero las estrategias proactivas pueden mitigarla. Identificar a tiempo las posibles fuentes de resistencia permite a las organizaciones abordar los problemas antes de que se agraven.

Desarrollar estrategias para abordar y mitigar la resistencia implica comprometerse con los empleados, escuchar sus comentarios y proporcionarles apoyo durante toda la transición. Al fomentar un entorno abierto e integrador, las organizaciones pueden minimizar la resistencia y fomentar una actitud positiva hacia el cambio.

Adoptar la tecnología centrándose en las personas

El éxito de las transformaciones tecnológicas exige un enfoque equilibrado del cambio, tanto desde el punto de vista técnico como humano. Los líderes de la industria entienden que involucrar a los empleados y fomentar la alineación cultural son esenciales para una transformación digital efectiva.

¿Listo para elevar el viaje de cambio de su organización? Asóciese con Prosci y aproveche nuestra profunda experiencia en la gestión del lado humano del cambio. Juntos, podemos empoderar a su equipo e impulsar la transformación que su organización necesita.