¿Tu proyecto necesita una red de agentes del cambio?

¿Estás gestionando un proyecto o iniciativa de cambio y tienes dificultades para implicar a las personas y grupos afectados en el proceso de cambio? Si su respuesta es afirmativa, tu cambio podría beneficiarse de la creación de una red de agentes de cambio.

Las redes de agentes de cambio pueden permitirte implicar más eficazmente a las personas afectadas en el proceso de gestión del cambio y, de este modo, lograr mayores tasas de éxito en tus proyectos de cambio. Pero, ¿de qué se encargan exactamente las redes de agentes del cambio? ¿Tu proyecto necesita una? A continuación le explicamos cómo una red de agentes de cambio puede ayudarte a preparar, equipar y apoyar a las personas afectadas para que adopten y utilicen un cambio.

¿Qué es una red de agentes del cambio?

Una red de agentes del cambio es un grupo de personas que amplían el alcance, la influencia y los esfuerzos de los líderes del cambio (patrocinador principal, miembros de la coalición de patrocinadores y gestores de personas) y del profesional de gestión del cambio. Los miembros de la red de agentes del cambio pueden tener distintos títulos, como campeones del cambio, embajadores del cambio y defensores del cambio.

¿Por qué utilizar una red de agentes del cambio?

En la última investigación de Prosci, los encuestados que afirmaron emplear redes formales de agentes del cambio informaron de mayores niveles de éxito. Las organizaciones que desplegaron una red de agentes de cambio cumplieron o superaron los objetivos del proyecto el 50% de las veces, frente al 41% de las que no utilizaron una red de agentes de cambio.

¿Por qué necesitarías una red de agentes de cambio para tu proyecto o iniciativa? Aquí hay algunas razones comunes por las que una red de agentes de cambio puede ser beneficiosa:

• Ampliar el apoyo al proyecto para acelerar un cambio.
• Hacer un uso más eficiente de los recursos para ampliar el ámbito y el alcance de un cambio a regiones geográficas de toda la organización.
• Mejorar la comunicación aumentando el flujo de información en toda la organización.
• Alinear los objetivos de cambio en todos los niveles de la organización.
• Aumentar el crecimiento de las capacidades individuales de gestión del cambio.
• Aumentar la credibilidad del cambio mediante el compromiso entre iguales.
• Impulsar la apropiación del cambio mediante un mayor compromiso de los grupos afectados.

La función principal de los miembros de una red de agentes del cambio es aumentar y apoyar los esfuerzos de los líderes y profesionales del cambio para garantizar que un cambio se adopte, se utilice y produzca los resultados deseados para la organización.

Nuestra investigación muestra que los agentes de cambio suelen ser los responsables de la comunicación sobre el cambio, seguidos de la formación de otros y la prestación de apoyo a la aplicación, la dirección y el modelado del cambio y, en general, el apoyo a las actividades de gestión del cambio.

Los criterios de selección de los agentes de cambio deben incluir una evaluación de su nivel de influencia y credibilidad entre sus pares, sus habilidades de comunicación, sus conocimientos organizativos y su experiencia en la materia.

Crear declaraciones "I-by" para el papel del agente de cambio

A la hora de definir la función de los agentes de cambio para un proyecto o iniciativa concretos, puede ser útil crear declaraciones "I-by" a medida para establecer un entendimiento común de la función y explicarla a los demás. El formato de una declaración "yo-por" es el siguiente "Yo, (función), contribuyo a la adopción y el uso haciendo (qué)".

Por ejemplo, si está desplegando una red de agentes de cambio para permitir la comunicación bidireccional sobre el cambio entre el equipo del proyecto y las personas de la organización, la declaración I-by sería algo parecido a esto

"Yo, miembro de la red de agentes de cambio, contribuyo a la adopción y el uso representando la voz de los usuarios finales ante el equipo del proyecto y comunicando oportunamente a los empleados los mensajes clave sobre el cambio."

Cómo crear una red de agentes del cambio

El Proceso de 3 Fases de Prosci comienza con la Fase 1 - Preparar el Enfoque. El propósito de esta fase es posicionar el cambio para el éxito mediante el desarrollo de una estrategia personalizada y escalada con el patrocinio y el compromiso necesarios. Durante esta fase, se identifican las funciones necesarias para apoyar el éxito del cambio y se documentan mediante la elaboración de una lista de funciones.

Mientras elaboras la lista de funciones, debes determinar si es necesaria una red de agentes del cambio. Revisa la lista anterior de razones para utilizar una red de agentes de cambio y determina si alguna se aplica a tu cambio. Por ejemplo, si hay un historial de cambios mal gestionados en tu organización debido a la falta de participación de los grupos afectados en el diseño del cambio y/o en el proceso de cambio, una red de agentes de cambio impulsará la apropiación de tu cambio proporcionando mayores oportunidades de participación.

Los pasos a seguir para crear una red de agentes del cambio son los siguientes

1. 1. Obtener el apoyo del patrocinador principal para crear una red de agentes del cambio.

Desarrolla un argumento comercial para crear una red de agentes de cambio y utilízalo para obtener el apoyo de tu patrocinador principal. Un argumento comercial convincente debe incluir una explicación de las ventajas de crear una red de agentes de cambio, una definición de la función del agente de cambio, el número de agentes de cambio necesarios de los grupos afectados y una estimación del tiempo necesario. El caso de negocio también debe definir un proceso para seleccionar a los agentes de cambio y los criterios de selección que deben cumplir.

2. Seleccionar a los agentes del cambio para la red

Invita a los líderes del cambio a seleccionar a los agentes del cambio que representarán a los grupos afectados dentro de las áreas de responsabilidad de los líderes. Además de estar dispuestos a asumir el papel de agentes de cambio, los candidatos deben ser creíbles, influyentes y respetados por las personas afectadas a las que apoyarán. También deben conocer bien la función del grupo afectado al que representan.

3.  concientizar a los agentes del cambio y despertar su deseo de cambio

Un requisito previo para que los agentes de cambio desempeñen su función es que sean conscientes de la necesidad del cambio y tengan el deseo de participar y apoyar el cambio por sí mismos. Antes de pasar a la etapa siguiente, debes confirmar que no tienen puntos de barrera en la consciencia o el deseo.

El modelo ADKAR de Prosci

4. Activar y capacitar a los agentes del cambio para que desempeñen su papel

Proporciona formación en gestión del cambio y coaching continuo a los agentes de cambio para que puedan desarrollar el Conocimiento y la Habilidad que necesitan para desempeñar eficazmente su papel.

5. 5. Implicar a los agentes del cambio a lo largo de todo el proceso

Implicar a los agentes del cambio para que aumenten y apoyen el trabajo del proyecto y de los equipos de gestión del cambio. Proporciona dirección continua mediante la celebración de reuniones periódicas con los agentes de cambio para garantizar la alineación con los objetivos del proyecto, fomentar la comunicación bidireccional, recopilar comentarios sobre el progreso e identificar la necesidad de tomar medidas de adaptación para garantizar el éxito del cambio.

6. Involucrar a los agentes del cambio en una evaluación de las lecciones aprendidas

Una vez completado el cambio, obtén comentarios y sugerencias de los agentes de cambio al realizar la evaluación de las lecciones aprendidas. Pide su opinión no sólo sobre cómo se gestionó el cambio, sino también sobre la formación y el funcionamiento de la red de agentes del cambio. Esta información puede ser muy útil a la hora de crear redes de agentes de cambio para futuros proyectos.

Eleva el éxito del cambio con
redes de agentes del cambio

Las redes de agentes de cambio pueden ser una herramienta poderosa y eficaz para aplicar tu estrategia y tus planes de gestión del cambio. Al desplegar la red adecuada de personas dispuestas, capaces e influyentes con un papel y responsabilidades claros, puedes aumentar la probabilidad de que tu cambio cumpla o supere los objetivos del proyecto y obtenga beneficios organizacionales.