La plantilla del plan de gestión del cambio utilizada por los profesionales

Según un estudio de Prosci, sólo 13% - o o aproximadamente 1 de cada 8- de las organizaciones con una gestión del cambio deficiente alcanzaron o superaron los objetivos de sus proyectos. Esta estadística pone de relieve por qué la gestión del cambio es esencial para implementar con éxito un nuevo sistema, proceso o tecnología. Las organizaciones deben ayudar sistemáticamente a las personas a adoptar y utilizar el cambio a largo plazo para seguir siendo competitivas.Los profesionales lo consiguen creando y siguiendo un plan de gestión del cambio que describa los pasos necesarios para ejecutar y mantener un cambio.

En este artículo se explica cómo desarrollar un plan de gestión del cambio para un proyecto o iniciativa utilizando el proceso de 3 fases de Prosci. También proporcionaremos las mejores prácticas para crear un plan de cambio eficaz.

¿Qué es un plan de gestión del cambio?

Un plan de gestión del cambio es un documento estructurado que describe las estrategias y acciones necesarias para guiar a las personas y a la organización a través de un proceso de cambio. En él se detallan los pasos para preparar, equipar y apoyar a las personas para lograr una adopción satisfactoria, incluidas las comunicaciones, la formación, la prevención de la resistencia, las evaluaciones y otras actividades.

Los profesionales del cambio utilizan un enfoque de gestión del cambio estructurado, como la Metodología Prosci, para elaborar estrategias, aplicar y gestionar el aspecto humano del cambio. Un plan de gestión del cambio es una parte clave del enfoque. Contiene las actividades necesarias para que la organización prepare y equipe a las personas para pasar del estado actual (las cosas como son hoy) al estado futuro deseado.

Para crear un plan de gestión del cambio, los profesionales del cambio siguen el proceso de tres fases de Prosci. El proceso traza las actividades necesarias para lograr un cambio organizativo con éxito. Al final de la segunda fase (Fase 2 - Gestionar el cambio), dispondrás de un Plan Maestro de Gestión del Cambio.

El Plan Maestro de Gestión del Cambio puede incluir planes separados para las actividades básicas recomendadas, como el Plan de Formación, el Plan del Gestor de Personas y el Plan del Patrocinador. También crearás un Plan de Comunicaciones para transmitir mensajes clave de forma eficaz.

Pero a veces no tiene sentido crear todos los planes por separado. La Metodología Prosci es única en el sentido de que es escalable para cualquier tamaño de cambio. Si su cambio es pequeño, de bajo riesgo o menos complejo, o si es nuevo en gestión del cambio, puedes crear un plan simplificado de gestión del cambio llamado ADKAR Blueprint. Si tu cambio es como muchos de los que se producen hoy en día -complejo, de alto riesgo y de gran alcance-, el Plan ADKAR te servirá para elaborar planes detallados y, al mismo tiempo, alinearlos con los objetivos de la organización para el cambio.

¿Por qué necesitas un plan de gestión del cambio? En un estudio reciente, el 52% de los ejecutivos afirmaron no estar totalmente preparados para responder a los cambios en sus entornos empresariales. Los planes de gestión del cambio, como parte de una metodología de cambio más amplia y detallada, pueden ayudar a estas organizaciones a crear una cultura de trabajo capaz de adoptar los cambios con eficacia.

Plantilla del plan de gestión del cambio organizativo

Utiliza nuestro Proceso en 3 fases como plantilla para desarrollar planes detallados de gestión del cambio específicos. O descarga nuestra plantilla de gestión del cambio para desarrollar un plan simplificado para cambios más pequeños y de bajo riesgo.

Proceso en 3 fases de Prosci

Fase 1 - Preparar el enfoque

En esta fase, los profesionales y la organización trabajan para comprender el alcance y el impacto del cambio, establecer objetivos claros y desarrollar una estrategia de gestión del cambio que se alinee con los objetivos de la organización. El objetivo es evaluar la preparación de la organización para el cambio, identificar a las partes interesadas clave y desarrollar un plan personalizado para guiar a las personas afectadas a través de la transición.

Una parte esencial de esta etapa es obtener el compromiso y los recursos necesarios de los líderes y ejecutivos. Los líderes que son patrocinadores activos y visibles son los que más contribuyen al éxito del cambio.

Los patrocinadores eficaces motivan a los empleados a participar en el cambio, toman decisiones influyentes y animan a sus compañeros a ser defensores del cambio y formar una coalición de patrocinadores.

Contribuyentes al éxito a lo largo del tiempo

Fase 2 - Gestionar el cambio

En esta fase, la atención pasa a centrarse en la ejecución, ya que el equipo de cambio pone en práctica la estrategia desarrollada en la Fase 1. El equipo de gestión del cambio también trabaja para implicar a los empleados en la gestión del cambio. El equipo de gestión del cambio también trabaja para implicar a las partes interesadas y asegurarse de que los empleados están preparados para adoptar la nueva forma de trabajar.

La Fase 2 consiste en garantizar que el cambio se implanta con éxito y que la organización se mantiene en el buen camino para alcanzar sus objetivos. Los profesionales utilizan cuatro planes básicos:

• Plan de patrocinadores - Dado que los patrocinadores son vitales para el éxito, este plan pretende activar a los patrocinadores ayudándoles a entender sus funciones y prestándoles apoyo para que puedan cumplir sus responsabilidades de cara a los empleados.
• Plan del Gestor de Personas - Los mandos intermedios y los supervisores se consideran gestores de personas durante el cambio. Influyen directamente en la forma en que los empleados ven y responden al cambio. Los profesionales crean el Plan del Gestor de Personas para ayudarles a desempeñar sus funciones en el CLARC.
• Plan de Comunicación - Los profesionales necesitan un Plan de Comunicación dinámico para identificar a los distintos grupos de personas afectadas, desarrollar mensajes clave para cada uno de ellos y transmitirlos a través de los canales adecuados por los remitentes correctos.
• Plan de formación - Los empleados necesitan formación para aprender nuevas habilidades y adaptarse a los nuevos sistemas. Para hacerlo con eficacia, los equipos de cambio crean un Plan de Formación que define los grupos que necesitan formación, junto con los requisitos relacionados.

Durante el proceso de gestión del cambio se recomiendan los Planes Básicos, pero pueden ser necesarios "Planes Ampliados" adicionales. Algunos ejemplos son:

• Plan de Gestión de la Resistencia - Este plan define las fuentes y formas de resistencia, los pasos para abordarlas y las personas implicadas en la gestión de la resistencia. Este plan no es obligatorio cuando se utiliza el Proceso de 3 Fases de Prosci porque la prevención proactiva de la resistencia está integrada en el marco.
• Plan de la red de agentes del cambio - Una red de agentes del cambio es un grupo de personas que representan los intereses de determinados grupos afectados. Los profesionales utilizan un Plan de Red de Agentes del Cambio para orientar las actividades de la red.

Los planes de gestión del cambio que necesite dependerán de las necesidades específicas de su proyecto y organización. Puede modificar estos planes para atender a los empleados afectados a medida que avanzan en el cambio.

Los profesionales del cambio también aprovechan las herramientas, como Kaiya™, la herramienta de IA experta en gestión del cambio de Prosci, para encontrar recursos basados en la investigación, ideas y soluciones para sus iniciativas de cambio.

Fase 3 - Mantener los resultados

En la fase final, la atención se centra en medir el rendimiento de un cambio y reforzarlo para garantizar el éxito a largo plazo. El objetivo de los profesionales es integrar los nuevos comportamientos o sistemas en la cultura de la organización para que se conviertan en la nueva norma.

El sostenimiento ayuda a las organizaciones a obtener todos los beneficios previstos de una iniciativa de cambio, en lugar de conformarse con los resultados parciales que obtienen durante el proceso inicial de implantación. Los profesionales utilizan actividades de refuerzo para que los empleados cambien realmente su forma de trabajar.

El refuerzo puede incluir celebraciones y recompensas para los empleados que adopten el cambio, el reconocimiento de los patrocinadores de alto nivel o marcadores de rendimiento visibles para mostrar el cumplimiento positivo del cambio.

Planificar el refuerzo y el mantenimiento también aumenta los índices de éxito de los proyectos. Según un estudio de Prosci, el 81% de los participantes que planificaron el refuerzo cumplieron o superaron sus objetivos. Este porcentaje cayó en picado hasta el 15% en el caso de los que no contaban con estrategias de refuerzo.

Impacto de la planificación del refuerzo en el éxito del proyecto

Una vez que el proyecto se considera finalizado, los profesionales del cambio transfieren la propiedad de las actividades de refuerzo a largo plazo a los equipos pertinentes de la organización.

Mejores prácticas para redactar un plan de gestión del cambio

He aquí cinco prácticas recomendadas para crear un plan de gestión del cambio completo y eficaz:

1. 1. Establecer objetivos claros

Establecer objetivos claros y mensurables es la base del éxito de cualquier plan de gestión del cambio. Definir los objetivos ayuda a alinear a todos los implicados y proporciona una hoja de ruta para lograr los resultados deseados.

El Modelo del Triángulo del Cambio de Prosci (PCT ) y la Evaluación del PCT son herramientas excelentes para poner en marcha un proyecto de cambio. Se utilizan en la primera fase del Proceso de 3 Fases para crear una definición compartida del éxito.

El modelo también pone de relieve cómo se relacionan los 4 aspectos cruciales (éxito, liderazgo/patrocinio, gestión del proyecto y gestión del cambio) del éxito del cambio.

Modelo del Triángulo del Cambio de Prosci (PCT)

Unos objetivos claramente articulados ayudan a las personas de todos los niveles de la organización a entender el "por qué" del cambio y lo que éste pretende conseguir.

Puedes utilizar el Modelo PCT y la Evaluación PCT durante todo el proceso de gestión del cambio para ayudar a las personas a mantenerse alineadas, evaluar con precisión la salud del proyecto y aumentar la probabilidad de éxito.

2. Implicar a todas las partes interesadas

Involucrar a todas las partes interesadas en el proceso de cambio es fundamental para su éxito. Las partes interesadas son todas las personas afectadas por el cambio, incluidos empleados, clientes, proveedores y equipos directivos.

En una encuesta reciente, el 29% de los participantes afirmaron no sentirse incluidos cuando se produce un cambio en su organización.

Involucrar a las partes interesadas desde el principio y con frecuencia permite implicar a los empleados, recoger valiosas aportaciones, abordar las preocupaciones y conseguir apoyo para el cambio. También garantiza que los canales de comunicación estén abiertos y que los comentarios se integren en el proceso.

La implicación puede lograrse mediante estrategias de comunicación eficaces, encuestas, grupos de discusión y otras tácticas. Es más probable que los empleados que se sienten implicados apoyen el cambio y ofrezcan ideas que mejoren el proceso de cambio.

3. Apoya a tus patrocinadores

A pesar de que el patrocinio es fundamental para el éxito del proyecto, muchas organizaciones no orientan ni apoyan adecuadamente a los líderes en su función. Por ejemplo, un estudio de Prosci reveló que sólo el 50% de los líderes comprendían adecuada o completamente su papel como patrocinadores del cambio.

Comprensión del papel del patrocinador

Los patrocinadores también se enfrentan a la falta de tiempo o recursos y a la incomprensión o subestimación del aspecto humano del cambio. Para mantener activos a los patrocinadores y ayudarles a superar estos retos durante las iniciativas de cambio, los profesionales del cambio pueden:

• Establecer acuerdos claros sobre funciones y expectativas.
• Garantizar una comunicación abierta y transparente.
• Adaptar su enfoque al estilo de trabajo preferido de los patrocinadores.
• Crear un Plan de Patrocinio para proporcionar una orientación clara y concisa sobre lo que tienen que hacer.
• Ayudar a los patrocinadores a completar las tareas requeridas simplificándolas y eliminando los obstáculos.
• Proporcionarles formación y comentarios periódicos para mantenerlos alineados.

Estas tácticas garantizan que la iniciativa de cambio siga siendo una prioridad para los ejecutivos y líderes con agendas apretadas y que puedan desempeñarse bien como líderes del cambio.

4. Centrarse en el apoyo de los empleados

Un factor importante para garantizar la adopción sin problemas es apoyar adecuadamente a las personas afectadas a medida que aprenden sobre el cambio y adquieren las habilidades, el conocimiento y la confianza para adoptarlo y confianza para adoptarlo.

El cambio puede ser estresante, por lo que garantizar que los empleados se sientan preparados y respaldados contribuirá a evitar resistencias y a aumentar su confianza a la hora de adaptarse a nuevas formas de trabajar.

Muchas organizaciones cometen el error de lanzarse directamente a la formación sin preparar primero a las personas. Esto obstaculiza las iniciativas de cambio y reduce las posibilidades de éxito.

En nuestro Modelo ADKAR para el cambio individual, los empleados deben primero ser conscientes del motivo del cambio y estar motivados para participar en él antes de que se les pueda formar. Una vez que los empleados han superado las etapas de Consciencia y Deseo del Modelo ADKAR, están preparados para aprender lo que necesitan cambiar y las habilidades que necesitan para hacerlo.

Para apoyar a los empleados durante la formación, los profesionales deben elaborar un plan de formación que se adapte a las distintas funciones e impartir la formación a través de los canales adecuados. Esto puede incluir talleres presenciales, módulos en línea o sesiones de coaching.

Los empleados también deben disponer de tiempo suficiente para aprender y practicar nuevas habilidades, sistemas y procesos. Los profesionales deben supervisar el progreso de los empleados y ajustar el plan de cambio según sea necesario. Apresurarse en la formación solo creará barreras que causarán comportamientos de resistencia, un desarrollo deficiente de las habilidades y un refuerzo fallido.

5. Crear una cultura preparada para el cambio

Una cultura preparada para el cambio es aquella en la que los empleados están preparados, equipados y respaldados para adoptar la mejora continua y la innovación. Esto ayuda a las personas a adaptarse a los cambios con mayor eficacia, lo que da lugar a una plantilla ágil y flexible.

Un liderazgo fuerte ayuda a cultivar esta mentalidad, pero las organizaciones deben aplicar estrategias de refuerzo específicas para solidificar y mantener esta cultura y ayudar a los empleados a ser más resistentes y adaptables a futuras transformaciones.

Por ejemplo, la implementación de mecanismos de retroalimentación continua por parte de los empleados y las partes interesadas puede permitir la mejora continua al tiempo que ayuda a abordar cualquier desafío en el logro de resultados positivos del cambio.

Impulsa el éxito con la plantilla del plan de gestión del cambio de Prosci

Un plan de gestión del cambio es un recurso vital que guía el proceso de cambio. Los profesionales deben crear un plan detallado de gestión del cambio que refleje la cultura y los objetivos de su organización.

Si aún no estás equipado para aplicar la Metodología Prosci y el Plan ADKAR, puedes utilizar nuestra plantilla gratuita para iniciar su viaje hacia el éxito del cambio mediante la comprensión de los aspectos clave de la planificación de la gestión del cambio a un alto nivel.

Recuerda, una plantilla simplificada de plan de gestión del cambio no será adecuada cuando debas obtener resultados de un cambio organizativo complejo, mitigar los riesgos organizativos o demostrar un ROI significativo. Puedes aprender a aplicar el Proceso Prosci 3 para crear un Plan Maestro de Gestión del Cambio flexible pero organizado cuando asista al Programa de Certificación en Gestión del Cambio de Prosci. Y obtendrás la orientación de expertos, herramientas digitales, y la investigación líder en la industria que necesitas para impulsar el cambio exitoso ahora y en el futuro.