Noções básicas de Gestão de Mudanças: Glossário

Precisa melhorar seu vocabulário de gerenciamento de mudanças? Aqui está um breve guia dos termos de gerenciamento de mudanças da Prosci.

Definições gerais da Prosci

Gerenciamento de mudanças

O gerenciamento de mudanças é a aplicação de um processo estruturado e de um conjunto de ferramentas para gerenciar o lado pessoal da mudança a fim de alcançar o resultado desejado.

Gerenciamento de mudançasorganizacionais

Quando falamos em gerenciamento de mudanças organizacionais, estamos nos referindo às ações e etapas específicas que podem ser tomadas para implementar um programa de gerenciamento de mudanças. O Prosci 3-Phase Process é uma abordagem para implementar o gerenciamento de mudanças organizacionais.

Gerenciamento de mudançasindividuais

O processo e as etapas pelas quais um indivíduo passa para implementar uma mudança com sucesso, seja uma mudança pessoal ou profissional. O Modelo ADKAR da Prosci (Consciência, Desejo, Conhecimento, Habilidade e Reforço) é um exemplo de modelo de gerenciamento de mudanças individuais que descreve a sequência de mudanças bem-sucedidas.

*O gerenciamento de mudanças tem sido usado no mundo da TI para significar controle de versão ou controle de configuração de software ou hardware. Nesses casos, a mudança que está sendo feita é especificamente em um sistema de TI. Os termos de gerenciamento de mudanças acima podem se referir a qualquer tipo de mudança no trabalho, por exemplo, novos processos, sistemas, tecnologias, estruturas de relatórios, produtos etc.

Gerenciamento de mudanças corporativas

O gerenciamento de mudanças corporativas (ECM) é a implementação sistemática de habilidades, ferramentas e processos de gerenciamento de mudanças em uma organização. Quando uma organização deseja deixar de usar o gerenciamento de mudanças em uma base de projeto a projeto, ela pode implantar o gerenciamento de mudanças como um projeto em si. O ECM é composto por um conjunto comum de processos e ferramentas para gerenciar a mudança e a competência de liderança em todos os níveis da organização. Em última análise, o ECM se torna uma capacidade estratégica que equipa a organização para ser ágil, pronta para a mudança e responsiva às mudanças do mercado.

Estados de mudança

Muitos autores e pesquisadores dividiram a mudança em fases distintas (consulte a Transição de Bridge ou as Transições Organizacionais de Beckhard e Harris). Normalmente, três fases distintas podem ser categorizadas: o estado futuro (como as coisas estarão depois que a mudança for totalmente implementada), o estado atual (como as coisas estão hoje) e o estado de transição (o que estará acontecendo para passar do estado atual para o estado futuro).

Estado atual

O estado atual é como as coisas estão hoje. É o business as usual, os processos e as ferramentas que compõem o trabalho diário de um funcionário. O estado atual é conhecido e confortável, e geralmente é o preferido pelos funcionários. O estado atual estabelece a base e o contexto para o gerenciamento de mudanças.

Estado futuro

O estado futuro é como as coisas serão. Ele é desconhecido, não é bem compreendido e é confuso para os funcionários. Curiosamente, o estado futuro é o foco principal das equipes de projeto e dos líderes empresariais que, às vezes, podem ignorar a importância do estado atual. O estado futuro descreve o resultado que o gerenciamento de mudanças está trabalhando para alcançar.

Estado de transição

O estado de transição é o processo de mudar a forma como o trabalho é feito. Para os funcionários, o estado de transição gera estresse e ansiedade. É a fase de "implementação" de um projeto. É no estado de transição que o gerenciamento de mudanças pode minimizar a resistência e melhorar a qualidade e a rapidez com que uma mudança é adotada.

Fase 1 - Preparar a abordagem

Essa é a primeira fase do Processo de 3 Fases da Prosci, que inclui a definição de sucesso, impacto e abordagem, e culmina em uma Estratégia de Gerenciamento de Mudanças. Estratégia vem da palavra grega strategia, que significa "generalidade" ou as coisas que os generais fazem ao se prepararem para a batalha (ou seja, avaliar os pontos fortes e fracos do exército, avaliar os pontos fortes e fracos do inimigo a partir dos relatórios de reconhecimento, avaliar o campo de batalha e o ambiente etc.). Durante a Fase 1 - Preparar a Abordagem, a equipe de gerenciamento de mudanças cria uma estratégia avaliando as características e a prontidão das organizações que estão sendo impactadas, bem como as características específicas da mudança em questão.

Fase 2 - Gerenciar a Mudança

A segunda fase do processo de gerenciamento de mudanças inclui as táticas que a equipe de gerenciamento de mudanças emprega para executar a estratégia da primeira fase acima. Tática vem da palavra grega taktika, que significa alinhar-se em fileiras ou colunas, como fazem os soldados. Essa é a execução da estratégia pelos soldados. Dependendo das avaliações dos generais, os soldados trancariam os escudos e avançariam em fileiras (se o inimigo estivesse se posicionando com espadachins) ou avançariam em colunas (se o inimigo estivesse usando arqueiros como primeira onda). Isso é muito parecido com as táticas da equipe de gerenciamento de mudanças com base na estratégia desenvolvida na preparação para a mudança.

Fase 3 - Sustentar os resultados

A fase final do processo de gerenciamento de mudanças se concentra em garantir que as mudanças atinjam os resultados pretendidos e que as pessoas continuem a usar as mudanças a longo prazo sem voltar às formas antigas de fazer as coisas. A palavra sustentar é de origem latina e vem da palavra sustenere, que tem vários significados, inclusive continuar ou manter-se. O trabalho de sustentar os resultados e comportamentos das fases anteriores inclui entender o que a organização precisa fazer para manter as mudanças e quem assumirá a responsabilidade antes de encerrar as atividades de gerenciamento de mudanças.

O processo de três fases de Prosci

Participantes do gerenciamento de mudanças

Patrocinador principal

O patrocinador principal é o indivíduo que autoriza e financia o projeto. Normalmente, essa pessoa tem o controle dos recursos, sistemas e pessoas afetados pela mudança. O patrocinador principal tem três responsabilidades principais no gerenciamento de mudanças, incluindo participação ativa e visível, formação de coalizão e comunicação de mensagens comerciais sobre a mudança.

Patrocinador

Em geral, esse termo se refere a qualquer gerente de nível sênior ou médio que tenha funcionários que serão afetados pela mudança e que deve patrocinar a mudança com esses funcionários para que ela seja bem-sucedida. Os patrocinadores desempenham um papel na conscientização e no desejo de mudar com seus subordinados diretos, grupos, divisões ou departamentos. Patrocinador vem da palavra latina sponsus, que significa fiador ou aquele que promete. Um patrocinador promete ou garante que fará tudo o que estiver ao seu alcance para que o projeto seja bem-sucedido.

Coach
Essa função refere-se ao relacionamento entre um gerente de pessoal e seus funcionários. Um coach é aquele indivíduo que ajuda seus subordinados diretos a fazer a transição durante a mudança. Na maioria dos casos, essa função é assumida por supervisores ou gerentes da linha de frente que estão diretamente envolvidos com os funcionários afetados pela mudança. Os coaches são os principais comunicadores e gerentes de resistência. Coach vem da palavra germânica kutsche. Não existe uma palavra única para descrever essa pessoa. Mas inclui: professor, mentor, conselheiro, confidente, confessor e treinador.

Líder de projeto

Essa função é atribuída à pessoa que tem a responsabilidade geral de implementar o projeto. Esse indivíduo teria controle direto e diário sobre a equipe do projeto, o cronograma do projeto e todos os fornecedores associados ao projeto.

Líder de gerenciamento de mudanças

Essa função é atribuída a um indivíduo que planejará e implementará planos de gerenciamento de mudanças para o projeto. O líder de gerenciamento de mudanças desempenha um papel fundamental na preparação e capacitação de 1) líderes seniores para serem patrocinadores eficazes de mudanças e 2) gerentes e supervisores para serem instrutores eficazes.

Líderes

Da palavra latina laedo, que significa "jornada". Os líderes de mudança levam seu pessoal a lugares onde nunca estiveram antes (ou seja, o estado futuro).

Gerentes

Da palavra latina manus, que significa "mão". Os gerentes de mudança lidam com as coisas. Eles lidam com orçamentos, cronogramas, problemas, etc. Eles fazem o trabalho cotidiano para que a mudança aconteça.

Supervisores

da palavra latina super, que significa acima ou sobre, e visio, que significa visão. Esses são os gerentes de pessoas que "supervisionam" as operações para garantir (reforçar) que a mudança está ocorrendo e foi realizada.

Planos de gerenciamento de mudanças

Os planos de gerenciamento de mudanças abaixo são as ferramentas que os gerentes de mudanças usam para implementá-las de forma eficaz. O objetivo de cada um dos planos é ajudar os indivíduos da organização a passar pela mudança de forma eficaz.

Plano de comunicação

O plano de comunicação identifica as mensagens sobre a mudança que precisam ser divulgadas na organização. Isso inclui tanto as mensagens comerciais (por que a organização está realizando a mudança, os riscos de não fazer a mudança etc.) quanto as mensagens pessoais (como a mudança afeta o trabalho diário de uma pessoa). Os planos de comunicação devem 1) levar em conta os remetentes preferenciais das mensagens de mudança (dica: há dois); 2) personalizar as mensagens com base no que cada público específico se importa (os líderes seniores se importam com coisas muito diferentes dos patrocinadores da linha de frente); 3) utilizar vários canais diferentes (é preferível o presencial, mas certifique-se de usar canais variados); e 4) repetir as mensagens várias vezes (não presuma que os funcionários ouvirão o que você está dizendo na primeira vez).

Plano do patrocinador

O roteiro de patrocínio fornece detalhes específicos sobre o que os executivos e líderes seniores precisam fazer para que a mudança seja bem-sucedida. Em todos os quatro estudos de benchmarking de gerenciamento de mudanças da Prosci, o patrocínio eficaz foi identificado como o principal contribuinte para o sucesso. As três responsabilidades de alto nível do patrocinador são a participação ativa e visível, a formação de coalizão e a comunicação de mensagens comerciais sobre a mudança. O roteiro de patrocínio é o documento que coloca ações reais na função do patrocinador.

Plano do gerente de pessoal

Esse plano define como os gerentes e supervisores envolverão, prepararão e equiparão seus subordinados diretos durante a mudança. Ele inclui as ações projetadas para criar apoio para a mudança e para comunicar mensagens pessoais sobre a mudança às pessoas e aos grupos afetados na linha de frente da organização.

Plano de treinamento

O plano de treinamento detalha o conhecimento que deve ser desenvolvido para que a mudança seja bem-sucedida e as etapas para superar as lacunas de conhecimento existentes. O treinamento abrange tanto o estado de transição (o que você precisa saber para ser bem-sucedido durante a mudança) quanto o estado futuro (o que você precisa saber para ser bem-sucedido após a implementação). Observe que o treinamento é eficaz para desenvolver o conhecimento e a capacidade, mas não deve ser usado para desenvolver a conscientização e o desejo de mudar.

Plano de gerenciamento de resistência

Esse plano estabelece as ações para descobrir a resistência à mudança por parte das pessoas e grupos afetados. Isso inclui a aparência da resistência, sua origem, as medidas que serão tomadas para evitá-la e as ações a serem tomadas quando não for possível evitá-la. Esse é um esforço proativo para abordar as preocupações e criar apoio no início do projeto, em vez de esperar até a implementação.