Change-Management-Prozess

Erfolgreiches Change-Management ist der Schlüssel zu nachhaltigem Change in Unternehmen. Studien zeigen: Organisationen, die Veränderungsprozesse gezielt steuern, haben eine bis zu siebenmal höhere Chance, ihre Projektziele zu erreichen.

Doch um Veränderungen wirksam umzusetzen, braucht es mehr als gute Absichten – es erfordert einen klaren, strukturierten Ansatz. Ein durchdachter Prozess hilft Unternehmen, Führungskräften, Managern und Mitarbeitenden, Change erfolgreich zu gestalten. Dabei spielen bewährte Methoden wie der Prosci 3-Phasen-Prozess und das ADKAR®-Modell eine zentrale Rolle.

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf den Change-Management-Prozess und zeigen, wie die Prosci-Frameworks dabei unterstützen, Veränderungen gezielt und erfolgreich umzusetzen.

Was ist ein Change-Management-Prozess?

Change Management ist ein strukturierter Ansatz zur Vorbereitung, Ausrüstung und Unterstützung von Personen bei organisatorischen Veränderungen. Es beinhaltet die Planung und Umsetzung einer Veränderung mit minimaler Störung und maximaler Akzeptanz.

Der Change-Management-Prozess ist eine Sammlung von Schritten und Aktivitäten, die eine Organisation unternehmen muss, um von einem aktuellen Zustand zu einem gewünschten zukünftigen Zustand zu gelangen.

Um zu zeigen, wie das Change Management in einem Unternehmen abläuft, entwickelte Prosci das Unified Value Proposition (UVP) Modell. Dieser Organisationsrahmen zeigt auf, wie die technische und die menschliche Seite des Wandels zusammenarbeiten, um ein gemeinsames Erfolgsziel zu erreichen.

Sie können sich die UVP als "Change Management auf einer Seite" vorstellen.

Einheitliches Wertversprechen (UVP)

Im UVP-Modell beginnt jede Veränderung mit einem Grund für die Veränderung. Dabei kann es sich um aktuelle Bedingungen, künftige Ziele oder interne und externe Faktoren handeln. Häufige Gründe für Veränderungen sind Marktverschiebungen, Potenzial für höhere Einnahmen, verbesserte Effizienz oder ein größerer Marktanteil.

Sobald der Grund für die Veränderung feststeht und die Initiative angelaufen ist, durchlaufen Organisationen drei Stadien:

• Der aktuelle Zustand - Dies ist der gegenwärtige Zustand der Geschäftsprozesse, Systeme und der Unternehmenskultur. Er ist den Mitarbeitern und Führungskräften vertraut.
• Der zukünftige Zustand - Im zukünftigen Zustand sehen Organisationen Verbesserungen in einem oder mehreren Bereichen der Organisation als Ergebnis der Veränderungsinitiative.
• Der Übergangszustand - Um vom gegenwärtigen Zustand in den zukünftigen Zustand überzugehen, müssen Organisationen den Menschen helfen, ihre Arbeits- und Denkweise zu ändern. Dieser Prozess verläuft nicht linear und kann mehrdeutig sein, was bei den Betroffenen Unsicherheit und Angst auslöst.

Um erfolgreich von einem Zustand in den nächsten überzugehen, müssen sich Organisationen auf zwei entscheidende Seiten des Wandels konzentrieren: die technische Seite und die menschliche Seite.

Die technische Seite des Wandels umfasst die Entwicklung und Bereitstellung einer Lösung, die dem Grund für die Veränderung gerecht wird. Bei der Einführung elektronischer Gesundheitsakten (EHR) beispielsweise umfasst die technische Seite Änderungen an Software, Hardware, Richtlinien und Rollen. Das Projektmanagement- oder Lösungsentwicklungsteam ist in der Regel für die technische Seite des Veränderungsprozesses und dessen Durchführung verantwortlich.

Die menschliche Seite der Veränderung umfasst die Anleitung und Unterstützung von Einzelpersonen bei der Akzeptanz und Annahme der neuen Lösung oder Veränderung. Im EHR-Implementierungsprozess können Change Practitioner dabei helfen, die Vorteile im gesamten Unternehmen zu kommunizieren, Schulungen zu ermöglichen und die Mitarbeiter während der Veränderung zu unterstützen, damit sie die neue Software bei ihrer Arbeit nutzen können. Der Änderungsmanagementprozess führt die Teams durch diesen Übergang.

Damit eine Veränderung erfolgreich ist, müssen die beteiligten Personen in die Lage versetzt werden, sie anzunehmen und zu nutzen. Ihr Veränderungsmanagementprozess muss also den Einzelnen unterstützen, um das Engagement und die Akzeptanz zu maximieren und Widerstand zu verhindern oder zu verringern.

Auf der Grundlage jahrzehntelanger Forschung haben wir die Prosci-Methodik entwickelt, um den Erfolg durch strukturierte Prozesse zu ermöglichen. Dazu gehören ein Prozess für organisatorische Veränderungen, der Prosci 3-Phasen-Prozess, und ein Modell für individuelle Veränderungen, das Prosci ADKAR-Modell. Die Kombination mit dem Prosci Change Triangle (PCT) Modell hilft Veränderungspraktikern, umsetzbare und zugängliche Strategien für den Veränderungserfolg zu entwickeln.

Management von Veränderungsprozessen: Prosci 3-Phasen-Prozess

Der Prosci 3-Phasen-Prozess ist ein strukturierter, wiederholbarer und anpassbarer Ansatz für organisatorisches Change Management.

Dieses praktische Rahmenwerk ist ein wichtiges Bindeglied zwischen individuellem Change Management und organisatorischen Veränderungen und ermöglicht es Praktikern, Veränderungsaktivitäten zu nutzen und zu skalieren, die den betroffenen Personen helfen, ihre Übergänge zu bewältigen.

Prosci 3-Phasen-Prozess

Der Prosci 3-Phasen-Prozess führt Sie durch die entscheidenden Schritte und Aktivitäten, die während Projekten und Initiativen erforderlich sind, damit Sie erfolgreiche Veränderungsergebnisse erzielen können.

Jede Phase des 3-Phasen-Prozesses endet mit einem Schlüsselergebnis, das es Ihnen ermöglicht, den Fortschritt zusammenzufassen und an andere zu kommunizieren. Jedes Ergebnis ist flexibel, anpassbar und skalierbar, um es an Ihr Projekt und Ihre Organisation anzupassen. Der Abschluss jeder Phase mit einem greifbaren Dokument erhöht das Engagement und das Verständnis für den Change-Management-Prozess und gewährleistet gleichzeitig die Abstimmung mit den Beteiligten.

Schauen wir uns die einzelnen Phasen genauer an, um zu verstehen, wie ein effektiver Change-Management-Prozess aussehen kann:

Phase 1 - Vorbereitung des Ansatzes

In dieser ersten Phase bereiten die Praktiker den Ansatz für Change Management vor, der in drei Phasen angewendet werden soll:

• Definition des Erfolgs - Was wollen wir erreichen?
• Auswirkungen definieren - Wer muss seine Aufgaben anders erledigen und wie?
• Definition des Ansatzes - Was ist erforderlich, um den Erfolg zu erreichen?

Der Zweck dieser ersten Phase besteht darin, die Veränderung durch die Entwicklung einer maßgeschneiderten, skalierten Change-Management-Strategie zusammen mit der erforderlichen Unterstützung und dem Engagement erfolgreich zu gestalten.

Die Unterstützung durch den Hauptsponsor und die wichtigsten Interessengruppen ist in dieser Phase von entscheidender Bedeutung. Ohne ein frühzeitiges Engagement wird die benötigte Unterstützung möglicherweise nie eintreten, was den Erfolg erheblich gefährdet.

Das Ergebnis von Phase 1 - Vorbereitung des Ansatzes ist die Change Management-Strategie, die die Grundlage für die Aktivitäten in Phase 2 - Management des Wandels bildet.

Phase 2 - Verwalten des Wandels

In dieser Phase entwickeln die Praktiker spezifische Pläne, um die betroffenen Personen und die Organisation durch die ADKAR-Übergänge zu führen, und lernen, wie sie die Leistung messen, verfolgen und anpassen können. Diese Phase dauert am längsten und ist für die Organisation und die betroffenen Personen am deutlichsten sichtbar.

Der Großteil der Arbeit des Change-Management-Tteams wird in den Phasen dieser zentralen Phase erledigt:

• Planen und Handeln - Was werden wir tun, um die Menschen vorzubereiten, auszurüsten und zu unterstützen?
• Leistung verfolgen - Wie weit sind wir?
• Maßnahmen anpassen - Welche Anpassungen müssen wir vornehmen?

Ziel dieser Phase ist es, die Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, die Initiative oder die Projektlösungen anzunehmen. In Phase 2 können Sie als Praktiker KI-Tools wie Kaiya™, das KI-Tool für Change Management von Prosci, nutzen , um Fragen zu beantworten, Mitarbeiter und Stakeholder anzuleiten, sicherzustellen, dass Sie auf ihre speziellen Anliegen eingehen, und ihre Übergänge effektiv zu unterstützen.

Die Pläne für Change Management hängen von Ihrer Organisation und Ihrem Projekt oder Ihrer Initiative ab. Phase 2 - Verwalten des Wandels gipfelt in der Erstellung des Master Change Management Plans.

Phase 3 - Ergebnisse sichern

In dieser letzten Phase des 3-Phasen-Prozesses von Prosci erreicht die Organisation den Nutzen des Projekts und konzentriert sich auf die Nachhaltigkeit der Ergebnisse. Die wichtigsten Aktivitäten finden in drei Phasen statt:

• Überprüfung der Leistung - Wo stehen wir jetzt?
• Aktivieren der Nachhaltigkeit - Was ist erforderlich, um sicherzustellen, dass die Veränderung von Dauer ist?
• Übertragung der Verantwortung - Wer wird die Verantwortung übernehmen und die Ergebnisse unterstützen?

Ziel dieser Phase ist es, die gewünschten Veränderungsergebnisse zu erreichen und die Organisation in die Lage zu versetzen, die beschlossenen Veränderungen im Laufe der Zeit aufrechtzuerhalten.

Nach der Bewertung der Leistung mit Hilfe von Leistungsindikatoren (KPIs) und Datenanalysen gipfelt Phase 3 - Nachhaltige Ergebnisse - in der Feier der Erfolge und der Übertragung der Verantwortung für die langfristigen Nachhaltigkeitsaktivitäten an die entsprechenden Mitglieder des operativen Teams. Das Ergebnis von Phase 3 - Sustain Outcomes ist der Change Management Closeout, mit dem die formellen Change Management-Bemühungen für die Initiative abgeschlossen werden.

Die Umsetzung des 3-Phasen-Prozesses stellt sicher, dass Organisationen gut auf den Wandel vorbereitet sind, indem sie die Bereitschaft bewerten und klare Ziele definieren. Außerdem hilft er den Anwendern, detaillierte Pläne zu erstellen, um den Wandel in jeder Phase effektiv zu bewältigen.

Während des gesamten Veränderungsprozesses wenden Veränderungsexperten das PCT-Modell an, um den Zustand des Projekts zu verfolgen und zu erhalten. Sie konzentrieren sich dabei auf vier kritische Aspekte der Veränderung: Erfolg, Führung/Sponsoring, Projektmanagement und Veränderungsmanagement. Die PCT-Bewertung unterstützt die Gesundheit des Projekts, indem sie während des gesamten Übergangs fortlaufende Erkenntnisse liefert.

Der 3-Phasen-Prozess skaliert den individuellen Change-Management-Prozess und das ADKAR-Modell und schließt die Lücke zwischen individuellem Change Management und organisatorischem Change Management.

Individuelles Change Management: ADKAR-Modell

Organisatorischer Wandel beginnt mit individuellem Wandel. Damit ein Change-Management-Prozess erfolgreich ist, müssen die Mitarbeiter informiert, unterstützt und befähigt werden, die Veränderung anzunehmen und aufrechtzuerhalten. An dieser Stelle kommt das ADKAR-Modell von Prosci ins Spiel.

Das von Jeff Hiatt entwickelte ADKAR-Modell steht für fünf wesentliche Ergebnisse - Bewusstsein, Wunsch, Wissen, Fähigkeit und Verstärkung -, die jeder Einzelne benötigt, um eine Veränderung erfolgreich durchzuführen. Ein erfolgreicher Übergang führt zu einer Übernahme.

Das ADKAR-Modell von Prosci

Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf jeden der fünf ADKAR-Bausteine und ihre Rolle im Management des Veränderungsprozesses werfen:

Bewusstseinsbildung

Mangelndes Bewusstsein über die Gründe für den Wandel ist der Hauptgrund für Widerstand, der in der Prosci-Forschung genannt wird. Der erste Baustein des ADKAR-Modells, das Bewusstsein, beantwortet kritische Fragen wie "Warum findet diese Veränderung statt?" und "Was sind die Risiken, wenn die Veränderung nicht stattfindet?"

Die Schaffung eines Bewusstseins bei den Mitarbeitern während des Veränderungsprozesses verringert die Verwirrung und mindert das Widerstandsverhalten, indem sichergestellt wird, dass sie die Gründe für die Veränderung verstehen. Effektive Kommunikation ist der Schlüssel. Ein effektiver Kommunikationsplan ermöglicht es Ihnen, die Zielgruppen effektiv zu identifizieren, Botschaften zu entwickeln und Kommunikationsstrategien festzulegen, einschließlich der Häufigkeit und Durchführung.

Leitende Angestellte spielen in dieser Phase eine zentrale Rolle, da sie als sichtbare und aktive Sponsoren fungieren - einer der wichtigsten Faktoren für einen erfolgreichen Wandel.

Beitrag zum Erfolg im Laufe der Zeit

Das Change-Management-Tea, verwendet den Sponsorplan - einen empfohlenen rollenbasierten Kernplan -, um die Elemente "Bewusstsein", "Wunsch" und "Verstärkung" des ADKAR-Modells zu erreichen. Der Plan hilft den Führungskräften, aktive und sichtbare Sponsoren zu sein, eine Koalition der Unterstützung aufzubauen und mit den Mitarbeitern in Kontakt zu treten. Die Sponsor Start-Up Checklist kann Ihnen helfen, sich an bewährten Praktiken zu orientieren, wenn Sie Führungskräfte bei diesen mitarbeiterbezogenen Aufgaben unterstützen.

Verlangen

Der Wunsch ist die persönliche Entscheidung, die Veränderung zu unterstützen und sich an ihr zu beteiligen. Dieses ADKAR-Element beantwortet die Frage: "Was ist für mich drin?"

Selbst wenn die Mitarbeiter über die Veränderung Bescheid wissen, werden sie sich nur dann engagieren, wenn sie persönliche oder organisatorische Vorteile sehen. Eine starke Führung, Vertrauen in die Sponsoren und ein proaktives Widerstandsmanagement sind entscheidend, um den Wunsch nach einer Veränderung zu fördern. Wenn man sich schon früh im Prozess auf die Vermeidung von Widerständen konzentriert, hat man ein höheres Erfolgspotenzial als wenn man erst später auf Widerstände reagiert.

Eine der wichtigsten Motivationen für Menschen, sich an einer Veränderung zu beteiligen, ist die Bereitschaft, einer Führungskraft zu folgen, der sie vertrauen. In der Desire-Phase und darüber hinaus erhöht die aktive Unterstützung durch die Führungskräfte das Engagement der Mitarbeiter, und die Prosci-Forschung zeigt, dass die Einbindung von Personalmanagern einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg des Change Managements ist.

Change-Manager sollten mit Personalmanagern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass sie ihre Rolle als Befürworter der Veränderung erfüllen. Der Prosci People Manager Plan - ein empfohlener Kernplan, der auf alle Elemente des ADKAR-Modells abzielt - stattet People Manager mit den Fähigkeiten aus, die sie zur Führung ihrer Teams benötigen.

Es ist wichtig zu wissen, dass People Manager in erster Linie Menschen sind. Sie werden ihren eigenen Widerstand gegen Veränderungen erfahren. Nur wenn sich die Manager der Veränderung verpflichtet fühlen, können sie effektiv mit den Mitarbeitern an der Front zusammenarbeiten und sie auf ihrem individuellen Weg durch die Veränderung begleiten.

Wissen

Während des organisatorischen Wandels müssen die Mitarbeiter zwei Wissensbereiche beherrschen - wie man sich verändert (was während des Übergangs zu tun ist) und wie man im zukünftigen Zustand effektiv arbeitet. Unternehmen nutzen Schulungen und Weiterbildungen, persönliches Coaching, Benutzergruppen und Foren sowie Anleitungen zur Fehlerbehebung, um den Mitarbeitern beim Aufbau dieses Wissens zu helfen.

Veränderungsexperten können die Mitarbeiter beim Erreichen des Elements "Wissen" des ADKAR-Modells unterstützen, indem sie im Rahmen des Change-Management-Prozesses einen Schulungsplan erstellen. In diesem Plan definieren sie die verschiedenen Zielgruppen, die projektspezifische Schulungen benötigen, führen eine Bedarfsanalyse und eine Lückenanalyse durch und dokumentieren die Anforderungen.

Befähigung

DieFähigkeit ist die Phase des ADKAR-Modells, in der der Einzelne sein Wissen anwendet und die neuen Fähigkeiten oder Verhaltensweisen demonstriert, die durch die Veränderung erforderlich sind. Sie befasst sich mit der Frage: "Kann ich das wirklich tun?

Übung, Coaching und Feedback sind für den Aufbau von Vertrauen und Kompetenz unerlässlich. Angemessene Unterstützung ist notwendig, um Widerstand aufgrund von Kompetenzlücken oder anderen Hindernissen zu vermeiden. Zu den zusätzlichen Herausforderungen beim Aufbau von Fähigkeiten gehören psychologische Blockaden, mangelnde Unterstützung und persönliche Einschränkungen, die ebenfalls einen erfolgreichen individuellen Wandel behindern und Widerstandsverhalten verstärken können.

Praktiker identifizieren diese Herausforderungen, indem sie eine ADKAR-Bewertung durchführen. Wenn Sie lernen, die Bewertung zu analysieren, die Ursachen des Widerstands zu erkennen und Veränderungshindernisse zu beseitigen, können Sie Veränderungswiderstand verhindern, bevor er auftritt.

Verstärkung

Die Verstärkung stellt sicher, dass die Veränderung von Dauer ist. Sie zielt darauf ab, die Veränderung langfristig aufrechtzuerhalten, damit die Mitarbeiter nicht wieder in alte Arbeitsweisen zurückfallen. Verstärkung schafft auch eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung unter den Mitarbeitern, die zu weiterer Innovation und Wachstum führt.

Untersuchungen von Prosci zeigen, dass 81 % der Teilnehmer, die Verstärkungs- oder Nachhaltigkeitsaktivitäten geplant haben, ihre Ziele erreicht oder übertroffen haben.

Auswirkung der Planung von Verstärkungsmaßnahmen auf den Projekterfolg

Während sich die letzte Phase des 3-Phasen-Prozesses auf die Aufrechterhaltung des Wandels auf Organisationsebene konzentriert, sind die ADKAR-Aktivitäten zur Verstärkung auf Einzelpersonen und Teams zugeschnitten.

Zu den standardmäßigen Verstärkungsmaßnahmen gehören öffentlich sichtbare Leistungsmessungen, projektgesponserte Feierlichkeiten, Belohnungen und Anerkennung, Feedback, Korrekturmaßnahmen und Rechenschaftsmechanismen.

Diese Taktiken motivieren die Mitarbeiter, den Wandel auch nach Abschluss des Projekts weiter zu betreiben. Dies ist besonders wichtig, um für moderne Organisationen mit mehreren Veränderungsinitiativen einen langfristigen Nutzen zu erzielen. Es stellt sicher, dass die Mitarbeiter eine Veränderung tatsächlich in ihre Arbeit aufnehmen, anstatt sie aufzugeben, wenn das nächste Projekt beginnt.

Gestalten Sie Ihren Change Management Prozess mit Prosci

Die Prosci-Methodik, die unser ADKAR-Modell, das PCT-Modell und den 3-Phasen-Prozess umfasst, bietet einen umfassenden Ansatz für das Management sowohl organisatorischer als auch individueller Veränderungen. Durch die Integration dieser Rahmenwerke können Organisationen einen maßgeschneiderten Change Management Prozess erstellen, der den Erfolg auf jeder Ebene fördert.