CLARC: Die Rolle von Personalmanagern im Change Management

Personalverantwortliche spielen eine Schlüsselrolle im Erfolg jeder Change-Initiative. Da sie den Mitarbeitern, die an vorderster Front stehen und neue Prozesse sowie Verhaltensweisen übernehmen müssen, am nächsten sind, können sie entweder als wertvolle Verbündete agieren oder den Wandel erheblich erschweren.

Veränderungen wirken sich oft auch direkt auf die Arbeitsweise der Personalverantwortlichen selbst aus. Wenn ein HR-Manager nicht hinter einer Veränderung steht, wie kann man dann erwarten, dass er diese in seinem Team unterstützt? Es liegt in der Verantwortung des Change Leaders, den Willen der Personalmanager zu stärken, den Wandel aktiv zu fördern und ihr Team sicher durch die Veränderung zu führen. Um dies zu erreichen, müssen die Personalmanager ihre fünf kritischen CLARC-Rollen verstehen, wissen, wie sie diese ausüben können und wie jede Rolle mit dem ADKAR-Modell zusammenhängt.

Die Bedeutung von Personalmanagern

Das Engagement von Personalmanagern wird in der Prosci-Benchmarking-Studie "Best Practices in Change Management" seit 2011 als einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg von Veränderungen genannt. Personalmanager spielen eine entscheidende Rolle für den Erfolg von Veränderungsprozessen, da sie eine enge Verbindung zu den betroffenen Mitarbeitern haben. Laut der Prosci-Studie bevorzugt die Mehrheit der Mitarbeiter, persönliche Informationen über Veränderungen direkt von ihren Managern zu erhalten. Diese sind ideal positioniert, um die Mitarbeiter gezielt auf ihrem individuellen ADKAR-Weg zu begleiten und zu unterstützen.

5 CLARC-Rollen

Effektive Kommunikation durch Personalmanager ist notwendig, aber nicht ausreichend, um die erfolgreiche Einführung von Veränderungen voranzutreiben. Die Forschung zeigt, dass Personalmanager in Zeiten des Wandels fünf einzigartige und wichtige Rollen spielen müssen:

• Kommunikator (Communicator) - Teilen Sie den direkten Mitarbeitern die persönlichen Auswirkungen der Veränderung mit
• Liaison (Liaison) - Einbindung in das Projektteam und Unterstützung desselben
• Befürworter (Advocate) - Unterstützung für die Veränderung demonstrieren
• Widerstandsmanager (Resistance Manager) - Erkennen und Entschärfen von Widerständen gegen die Veränderung
• Coach (Coach) - Unterstützung der Mitarbeiter im Veränderungsprozess

CLARC und ADKAR

Durch die Erfüllung jeder der CLARC-Rollen kann ein Personalmanager die Reise einer Person durch jede Phase des ADKAR-Modells positiv beeinflussen: Bewusstheit, Wunsch, Wissen, Fähigkeit und Verstärkung.

1. Kommunikator

Als Vermittler und Kommunikator sorgt der Personalmanager dafür, dass sein Team die Notwendigkeit von Veränderungen versteht und akzeptiert.

Mitarbeiter möchten aus erster Hand von ihrem Vorgesetzten erfahren, wie sich eine Veränderung auf ihre Aufgaben und ihr Team auswirken wird. Der direkte Vorgesetzte ist der wichtigste Informationskanal, wenn es um die Organisation, die tägliche Arbeit und die Auswirkungen von Projekten und Initiativen geht. Besonders bei Veränderungen ist es entscheidend, dass er Antworten auf die zentralen Fragen seiner Mitarbeiter liefert:

• Was bedeutet diese Veränderung für mich?
• Was habe ich davon?
• Warum sollte ich mitmachen?
• Warum machen wir das überhaupt?

Während das Change-Management-Team die grundlegenden Informationen und Details bereitstellt, liegt es in der Verantwortung des Personalmanagers, diese Botschaften an sein Team weiterzugeben und auf individuelle Fragen einzugehen.

2. Liaison 

Als Schnittstelle spielen Personalmanager eine zentrale Rolle dabei, Veränderungen aktiv zu fördern und zu unterstützen.

Sie agieren als Bindeglied zwischen ihren Mitarbeitern und dem Projektteam, indem sie Informationen aus dem Projekt an ihre Teams weitergeben. Gleichzeitig übernehmen sie die ebenso wichtige Aufgabe, dem Projektteam wertvolles Feedback von ihren Mitarbeitern zurückzuspielen.
Personalmanager sind ideal positioniert, um dem Projektteam entscheidende Inputs zu liefern – sei es in Bezug auf das Design, die Benutzerfreundlichkeit oder spezifische Rückmeldungen der Mitarbeiter. Darüber hinaus erkennen sie während der Implementierungsphase frühzeitig Anforderungen an die Funktionalität sowie mögliche Bedenken und tragen so wesentlich zum Erfolg des Projekts bei.

3 Befürworter

Als Fürsprecher spielen Personalmanager eine entscheidende Rolle dabei, den Wunsch ihrer Mitarbeiter zu wecken, Veränderungen mitzutragen und aktiv zu unterstützen.

Mitarbeiter erwarten von ihren direkten Vorgesetzten klare Botschaften darüber, welche Bedeutung eine Veränderung hat und wie sie selbst dazu beitragen können. Wenn ein Personalmanager den Wandel jedoch nur halbherzig unterstützt oder ihm sogar kritisch gegenübersteht, wird sich diese Haltung mit hoher Wahrscheinlichkeit auf sein Team übertragen. Deshalb ist es essenziell, dass Personalmanager ihre Unterstützung für den Wandel aktiv und sichtbar zeigen.

Zunächst müssen sie jedoch selbst hinter der Veränderung stehen und diese mittragen. Change-Management-Experten unterstützen dabei, indem sie gemeinsam mit den Personalmanagern gezielte, individuelle Strategien entwickeln, um den Wandel erfolgreich zu bewältigen. Sobald sie selbst überzeugt und gut vorbereitet sind, können Personalmanager ihre Mitarbeiter effektiv durch den Veränderungsprozess führen.

4. Widerstandsmanager

In der Rolle des Widerstandsmanagers beeinflussen People Manager den Wunsch eines Mitarbeiters, an einer Veränderung teilzunehmen und sie zu unterstützen, sowie die Verstärkung, um die Veränderung aufrechtzuerhalten.

Zur Bewältigung des Widerstands sind Personalmanager am besten in der Lage, proaktiv zu definieren, wie der Widerstand in ihrer Gruppe aussieht, welche Ursachen er hat und welche Hindernisse dem Wandel entgegenstehen. Sie können dann Lösungen anbieten, die den Betroffenen helfen, die Hindernisse zu überwinden. Wenn Personalmanager über die richtige Ausbildung und die richtigen Instrumente verfügen, können sie auch mit dem Widerstand umgehen, wenn er auftritt.

5. Coach

Die Rolle des Coaches konzentriert sich auf die Entwicklung des Wissens darüber, wie man sich verändern kann, sowie auf die Fähigkeit, die erforderlichen Fähigkeiten und Verhaltensweisen umzusetzen.

Personalmanager coachen einzelne Mitarbeiter während der gesamten Veränderung und bieten ihnen die notwendige Schulung, Information und Unterstützung, die sie benötigen, um die Veränderung effektiv zu übernehmen und zu nutzen. Während des Coachings können People Manager auch Hindernisse ansprechen, die einem erfolgreichen Wandel entgegenstehen.

Vorbereitung der Manager und Vorgesetzten

Die Teilnehmer der Studie Best Practices in Change Management - 11th Edition bewerteten die Bemühungen ihrer Unternehmen, die Personalmanager angemessen auf die Erfüllung der CLARC-Rollen vorzubereiten. Obwohl sich die Vorbereitung seit 2015 geringfügig verbessert hat, sind 63 % der Befragten der Meinung, dass ihre Organisation die Personalmanager nicht ausreichend mit den Fähigkeiten, Schulungen und Werkzeugen ausstattet, die sie für die Führung während des Wandels benötigen.

Für viele Personalmanager stellen die Rollen des Coaches und des Widerstandsmanagers die größte Abweichung von der Rolle dar, die sie in der Vergangenheit im Unternehmen gespielt haben. Die wirksame Begleitung von Mitarbeitern durch eine Veränderung und das Erkennen und Bewältigen von Widerständen gegen Veränderungen erfordern neue Fähigkeiten.

Dieses Forschungsergebnis sollte bei Change Practitionern die Alarmglocken schrillen lassen. Obwohl Personalmanager immer wieder als entscheidend für den Erfolg des Wandels bezeichnet werden, werden sie nicht mit den Fähigkeiten, Schulungen und Werkzeugen ausgestattet, die sie benötigen, um ihre CLARC-Schlüsselrolle zu erfüllen.

Personalmanager für Change rüsten

Als Change Practitioner, der für die Befähigung der mitarbeiterorientierten Rollen für den Wandel in Ihrem Unternehmen zuständig ist, haben Sie die Aufgabe, die Personalmanager auf die Erfüllung ihrer CLARC-Rollen vorzubereiten, auszustatten und zu unterstützen. Ein gut ausgerüsteter Personalmanager kann seine Aufgaben klar und deutlich formulieren:

"Ich, der Personalverantwortliche für diese Veränderung, trage zu erfolgreichen Veränderungsergebnissen bei
(durch Übernahme und Nutzung) bei, indem ich die Rollen des Kommunikators, des Verbindungsmannes, des Fürsprechers, des Widerstandsmanagers und des Coaches übernehmen."

Als Ausgangspunkt sollten Sie sich fragen:

• Haben wir den Führungskräften mitgeteilt, was wir in Zeiten des Wandels von ihnen erwarten?
• Verstehen sie die spezifischen Maßnahmen und Verhaltensweisen, die wir von ihnen erwarten, um eine Veränderung zu unterstützen?
• Haben wir ihnen die Fähigkeiten und Instrumente an die Hand gegeben, die sie benötigen, um ihre Mitarbeiter und Teams erfolgreich durch die Veränderung zu führen?

Wenn Sie diese Frage mit "Nein" beantworten, werden die Veränderungen, die Ihre Personalmanager leiten sollen, wahrscheinlich nicht erfolgreich sein. Um das Problem zu beheben, sollten Sie sich überlegen, wie Sie das Bewusstsein dafür schärfen können, dass die Personalverantwortlichen in Zeiten des Wandels eine wichtige Rolle spielen müssen. Dann rüsten Sie sie mit den Fähigkeiten und Rahmenbedingungen aus, die sie benötigen, um sich selbst und ihre Mitarbeiter erfolgreich durch die Veränderungen zu führen.