Por qué es importante la gestión del cambio

¿Por qué es importante la gestión del cambio? Porque el cambio afecta continuamente a las organizaciones hoy en día, pero sobre todo porque se centra en el aspecto humano del cambio, que es esencial para lograr resultados satisfactorios.

Cada día surgen nuevos proyectos e iniciativas para impulsar el rendimiento, aumentar los beneficios y afinar la ventaja competitiva. Tanto si se trata de implantar tecnología para una plantilla móvil como de rediseñar procesos para cumplir la normativa o transformar la experiencia del cliente, hay un factor que sigue siendo crucial: las personas. Ellas son la clave para lograr los resultados deseados, y por eso la gestión del cambio es tan importante.

¿Qué es la gestión del cambio organizacional?

La gestión del cambio organizacional es la aplicación de un proceso de gestión del cambio estructurado y un conjunto de herramientas centradas en dirigir el lado humano del cambio para lograr el resultado deseado.

Mediante la gestión del cambio organizacional, puede maximizar la parte del retorno de la inversión (ROI) de un proyecto que depende de las personas, es decir, la parte del ROI total que resulta de la adopción y el uso de la solución por parte de los empleados.

Para alcanzar los objetivos de ROI y otros beneficios, las organizaciones pueden utilizar la Metodología Prosci, que incluye el Modelo del Triángulo del Cambio de Prosci (PCT), el Modelo ^ADKAR® de Prosci y el Proceso de 3 Fases de Prosci:

El Modelo del Triángulo del Cambio de Prosci (PCT), está diseñado para asegurar que todos los aspectos críticos de una iniciativa de cambio estén alineados y saludables. Los equipos utilizan este modelo para evaluar y mejorar la salud general de un proyecto centrándose en cuatro áreas clave: éxito, liderazgo/patrocinio, gestión del proyecto y gestión del cambio. Al examinar estos aspectos, el Modelo PCT proporciona una forma estructurada de garantizar que todos los elementos necesarios para el cambio están en su sitio y trabajan juntos de forma armoniosa.

El Modelo ADKAR de Prosci es una herramienta esencial para comprender y gestionar el cambio individual. ADKAR es el acrónimo de Awareness (consciencia), Desire (deseo), Knowledge (conocimiento), Ability (habilidad) y Reinforcement (refuerzo). Son los cinco elementos que los individuos deben tener para que el cambio tenga éxito. El modelo se utiliza para identificar los puntos débiles de las personas en su proceso de cambio y el apoyo que necesitan para progresar. Al centrarse en estos elementos, nuestro Modelo ADKAR ayuda a facilitar una transición más fluida para las personas dentro de una organización.

Por último, el Proceso de 3 Fases de Prosci sirve como hoja de ruta integral para gestionar el cambio de forma eficaz en toda una organización. Este proceso se divide en fases que guían a los profesionales del cambio en la planificación, ejecución y mantenimiento de los esfuerzos de cambio. Esto garantiza que se aborden tanto el aspecto técnico como el humano del cambio. Y dado que el éxito del cambio organizacional comienza a nivel individual, los gestores del cambio utilizan el Proceso de 3 Fases de Prosci para ampliar ADKAR a organizaciones de todos los tamaños.

Aunque el cambio comienza a nivel individual, el liderazgo desempeña un papel importante en el éxito de la organización. Es imprescindible dotar a los líderes de las habilidades y la información necesarias para liderar el cambio.

La importancia de la gestión del cambio

La gestión del cambio es necesaria porque guía la forma en que preparamos, equipamos y apoyamos a los individuos para que adopten con éxito el cambio, impulsando el éxito de la organización. Adoptar prácticas de gestión del cambio tiene muchas ventajas para las organizaciones. Al ayudar a las personas a través de sus viajes individuales de cambio, tu puedes:

Abordar diferentes impactos en las personas y los equipos

Tus proyectos e iniciativas tienen un impacto significativo en la forma en que las personas realizan su trabajo en el día a día.

El cambio puede afectar a procesos, sistemas, herramientas, funciones, flujos de trabajo, mentalidades, comportamientos y mucho más. Cada cambio afecta de forma diferente a los distintos grupos de la organización. Un nuevo sistema de historias clínicas electrónicas afectará a las personas del departamento de TI en algunos aspectos y a los usuarios clínicos en otros completamente distintos, mientras que el cambio puede ser insignificante para el equipo financiero.

Prosci 10 aspectos del impacto del cambio

Para gestionar estos impactos en tiempos de cambio, los profesionales de la gestión del cambio emplean un enfoque estructurado que incluye conocimientos, procesos y herramientas útiles.

Prosperar en un mundo en constante cambio

Los días en los que se implementaba un gran cambio cada 36 meses han quedado atrás. Las organizaciones se enfrentan a cambios más rápidos, más complejos, más interdependientes y más interfuncionales que nunca. Al aplicar la gestión del cambio, las organizaciones obtienen resultados en cada cambio de forma más eficaz, incluso mientras gestionan múltiples cambios únicos.

Una organización que trabaja para desarrollar competencias de cambio en su personal mejorará con el tiempo, convirtiéndose en una organización preparada para el cambio con capacidad para gestionar cambios más rápidos, más complejos, más interdependientes y más interfuncionales y lograr ventajas estratégicas.

Ofrecer un ROI dependiente de las personas

Las organizaciones emprenden iniciativas para aprovechar una oportunidad, resolver un problema o mejorar el rendimiento. Se pueden conseguir algunos de los resultados deseados simplemente instalando la solución. Sin embargo, gran parte del beneficio está ligado a que las personas cambien su forma de trabajar.

En el modelo CMROI de Prosci, ésta es la "contribución a la adopción" del proyecto: el porcentaje de los beneficios del proyecto que dependen de que las personas cambien su trabajo diario. En los proyectos importantes, esa cifra suele oscilar entre el 80% y el 100%.

Aplicar la gestión del cambio prepara, equipa y apoya a las personas para que puedan cambiar con éxito su forma de hacer el trabajo. Esto permite a las organizaciones captar la contribución a la adopción y la parte dependiente de las personas del retorno de la inversión (ROI) del proyecto.

Cerrar la brecha entre requisitos y resultados

Con demasiada frecuencia, los cambios organizativos cumplen los requisitos sin obtener los resultados esperados. Proporcionan los productos necesarios pero no los resultados esperados. Esto es lo que ocurre cuando la organización centra sus esfuerzos en la solución en sí y no en sus beneficios.

Cerrar la brecha entre requisitos y resultados, entre productos y resultados, y entre soluciones y beneficios exige centrarse en las personas que deben utilizar el cambio cada día.

¿Cómo vas a obtener beneficios de una solución si la gente no la adopta ni la utiliza? Aplicar la gestión del cambio te permite cerrar las brechas preparando, equipando y apoyando a las personas a través del cambio para que puedan darle vida en su trabajo diario.

Aumentar la probabilidad de éxito del proyecto

Los datos son claros. La 12ª edición del informe de investigación Prosci Best Practices in Change Management muestra sistemáticamente que las iniciativas con una gestión del cambio excelente tienen siete veces más probabilidades de cumplir los objetivos que aquellas con una gestión del cambio deficiente. De hecho, con sólo pasar de "deficiente" a "regular", la gestión del cambio multiplica por tres la probabilidad de cumplir los objetivos. Cuanto mejor aplique la gestión del cambio, más probabilidades tendrá de cumplir los objetivos del proyecto.

Correlación de la eficacia de la gestión del cambio con el cumplimiento de los objetivos

Mitigar el riesgo de misión crítica

Ignorar el aspecto humano del cambio puede acarrear costos y riesgos. Cuando se ignora la adopción y el uso de una solución, uno se centra exclusivamente en cumplir los requisitos técnicos. Esto da lugar a lo que Prosci denomina costes "RE", derivados de rediseñar, reelaborar, revisar, rehacer, reciclar, reestructurar y, en algunos casos, dar marcha atrás.

Si no se planifica y aborda el aspecto humano del cambio, puede aumentar el absentismo y las bajas, disminuir la productividad, bajar la moral y desmotivar a los empleados. La gestión del cambio te ayuda a mitigar esos riesgos de misión crítica.

Limitar la variabilidad del cambio

El cambio es difícil. Siempre se prefiere el statu quo. El cambio no es fácil ni para las personas ni para las organizaciones, por lo que, sin una gestión eficaz, es probable que se encuentre con obstáculos que pueden suponer una pérdida de tiempo y recursos.

En la medida de lo posible, hay que eliminar el azar o la variabilidad asociados a los cambios e iniciativas del proyecto. La gestión de proyectos lo consigue secuenciando hitos, entregables, actividades y recursos a lo largo del ciclo de vida del proyecto o iniciativa. Pero estas acciones sólo abordan el aspecto técnico de un cambio a medida que se diseña, desarrolla y entrega.

A menos que apoyes y guíes de forma proactiva a las personas a través de los impactos de los cambios del proyecto, dejarás el éxito en manos del azar. La gestión del cambio mitiga o elimina la variabilidad preparando, equipando y apoyando a los empleados para que puedan comprometerse, adoptar y utilizar el cambio con éxito.

Propuesta de Valor Unificada de Prosci

Aumentar la capacidad de cambio

El desarrollo de la capacidad organizativa en la gestión del cambio aumenta la capacidad de la organización para manejar más cambios al tiempo que reduce las interrupciones. Esto es esencial, ya que muchas organizaciones se enfrentan a la saturación del cambio y luchan por equilibrar numerosas iniciativas de cambio al mismo tiempo.

Los modelos de gestión del cambio, como el Modelo ADKAR de Prosci, desempeñan un papel vital en el aumento de la capacidad de cambio. Al guiar sistemáticamente a las personas a través de los elementos del cambio, nuestro Modelo ADKAR garantiza que los empleados reciban apoyo en cada paso.

Proporcionar un lenguaje común y una aplicación coherente

Un lenguaje común en la gestión del cambio crea claridad, alineación y comprensión en toda la organización. Permite una comunicación más eficaz, ayuda a los equipos a comprender los procesos de cambio y facilita las transiciones al proporcionar un marco compartido para debatir las transformaciones organizativas.

Del mismo modo, un proceso estandarizado, como el Proceso en 3 fases de Prosci, desempeña un papel importante a la hora de garantizar la aplicación coherente de los principios de gestión del cambio. Siguiendo este enfoque estructurado, los profesionales del cambio pueden crear esfuerzos más cohesivos en todos los departamentos, reduciendo la confusión y alineando a los equipos en torno a objetivos compartidos.

Proceso de 3 fases de Prosci

Reducir las barreras al cambio

La gestión eficaz del cambio previene activamente la resistencia como enfoque principal de la gestión de la resistencia. Esto implica comprender los factores desencadenantes de la resistencia, anticipar y eliminar las barreras, y apoyar a las personas durante las transiciones. Los enfoques estructurados de la Metodología Prosci, incluido nuestro Modelo ADKAR, incorporan estas medidas proactivas, equipando a las organizaciones para implementar iniciativas transformadoras con éxito.

Para lograrlo, la Metodología Prosci proporciona técnicas específicas. Alinear los objetivos técnicos del proyecto con las actividades de gestión del cambio también garantiza que se dé prioridad a las necesidades de los empleados, fomentando una transición fluida y cohesionada.

Preguntas frecuentes

¿Quieres saber más sobre la gestión del cambio? Las respuestas a estas preguntas frecuentes son útiles para explicar la importancia de la gestión del cambio a los líderes y conseguir su apoyo para llevarla a tu organización.

1. ¿Cuáles son los distintos tipos de gestión del cambio organizativo?

El cambio organizativo puede clasificarse en diferentes tipos:

• Cambio evolutivo Cambio transitorio
• Cambio transformacional
• Cambio correctivo
• Cambio proactivo
• Cambio reactivo

2. ¿Cuáles son los componentes clave de una gestión eficaz del cambio?

Los componentes clave de una gestión eficaz del cambio son

• Patrocinio ejecutivo activo y visible
• Enfoque estructurado
• Compromiso y comunicación
• Integración con la gestión de proyectos
• Formación y apoyo
• Eliminación de las barreras al cambio
• Mantener el cambio

3. ¿Cómo se puede medir el éxito de las iniciativas de gestión del cambio?

Las organizaciones pueden medir el éxito de las iniciativas de gestión del cambio a través de parámetros como los índices de adopción por parte de los empleados, los resultados de los proyectos, la opinión de las partes interesadas y la contribución de las personas al rendimiento de la inversión. Otra forma de medir el éxito de los esfuerzos de gestión del cambio es a través de encuestas y evaluaciones que pueden proporcionar información sobre la recepción del cambio.

4. ¿Cómo puede ayudar la tecnología a la gestión del cambio organizacional?

La tecnología puede ayudar a implantar procesos de gestión del cambio mediante herramientas que faciliten la comunicación, la formación y el seguimiento de los avances. Plataformas como el software de gestión de proyectos y las herramientas de colaboración pueden ayudar a garantizar que todo el mundo esté en la misma página. Una herramienta como Kaiya™, la herramienta de IA experta en gestión del cambio de Prosci, funciona como un asistente útil en su trabajo de gestión del cambio. Entrenado de manera única en las ideas expertas de gestión del cambio de Prosci y el mayor cuerpo de conocimiento en la disciplina, Kaiya puede proporcionar información mientras que el software de gestión del cambio como Proxima lo guía a través de la implementación para que ofrezca valor a tu organización.

5. ¿Qué papel desempeñan los líderes en la gestión del cambio?

Los líderes desempeñan un papel fundamental en la gestión del cambio, y su participación puede influir significativamente en el éxito de las iniciativas de cambio. He aquí las funciones clave que desempeñan los líderes:

• Patrocinio activo y visible: los líderes deben estar presentes y participar en todo el proceso de cambio para reforzar la importancia del cambio y demostrar su compromiso.
• Crear una coalición de apoyo: los líderes son responsables de recabar el apoyo de otras figuras influyentes dentro de la organización, lo que resulta esencial para impulsar el cambio.
• Comunicar el cambio: una comunicación eficaz por parte de los líderes ayuda a crear conciencia y comprensión del cambio.

Así pues, los líderes desempeñan un papel importante en la conducción de la organización a través del cambio, creando una cultura del lugar de trabajo en la que la mejora continua se convierte en un punto fuerte de la organización.

Aplicar gestión del cambio es la forma correcta de tratar a las personas

En esencia, la gestión eficaz del cambio consiste en valorar el activo más importante: las personas. Cuando las organizaciones implican proactivamente a los empleados, les proporcionan un apoyo sólido y garantizan su preparación para los nuevos retos, no sólo gestionan el cambio, sino que lo transforman en un potente catalizador del crecimiento.

Entender por qué es importante la gestión del cambio no es sólo facilitar las transiciones o mejorar los resultados de los proyectos. Se trata de liberar todo el potencial de tu organización. Se trata de convertir los trastornos en oportunidades, la resistencia en entusiasmo y la incertidumbre en una visión compartida del futuro.

Al dar prioridad al aspecto humano del cambio, no se limita a implantar nuevos sistemas o procesos. Estás construyendo una organización más resistente, adaptable e innovadora, y creando un entorno en el que se acepta el cambio, no se le teme.

Esta es la esencia del cambio bien hecho. Es el cambio que hace más fuerte a tu organización, más comprometidos a tus empleados y más competitiva a tu empresa. En el acelerado y cambiante panorama empresarial actual, el cambio eficaz no es sólo una ventaja, sino una necesidad.

Así que, cuando te enfrentes a tu próxima gran iniciativa o transformación, recuerda: la gestión del cambio no sólo es importante, sino imprescindible. Es la clave no sólo para sobrevivir al cambio, sino para prosperar en él. Ese es el poder del cambio bien hecho. Por eso la gestión del cambio es importante.