La importancia de la transformación digital de las empresas

La transformación digital se ha convertido en un imperativo estratégico para las empresas. Para mantenerse al día y capitalizar los rápidos avances tecnológicos, su organización necesita agilizar las operaciones, reducir costes y capacitar a los empleados para aceptar el cambio.

Sin embargo, el viaje de la transformación digital es complejo y requiere que las organizaciones gestionen eficazmente los cambios que la acompañan. Al integrarla gestión del cambio en la transformación digitallos líderes y los profesionales del cambio pueden centrarse en los aspectos técnicos y humanos del cambio.

Este enfoque combinado conduce al éxito de la transformación digital, lo que ayuda a su organización a aprovechar nuevas oportunidades y a seguir siendo competitiva en un mercado dinámico.

En este artículo, explicamos la transformación digital empresarial y sus ventajas y retos. También destacamos el papel fundamental de la gestión del cambio y cómo impulsa el éxito de la adopción.

¿Qué es la transformación digital empresarial?

La transformación digital empresarial es la integración de la tecnología y los productos digitales en una organización. Fundamentalmente, reestructura y optimiza las operaciones, los flujos de trabajo y la entrega de valor. Además de los cambios técnicos y de procesos, la transformación digital empresarial requiere un cambio cultural, ya que implica que las personas cambien su forma de trabajar y sus rutinas diarias.

Como dijo John Chambers, antiguo CEO de Cisco Systems, "Al menos el 40% de las empresas morirán en los próximos diez años... si no descubren cómo cambiar toda su empresa para adaptarse a las nuevas tecnologías".

Los líderes y profesionales del cambio de todos los sectores coinciden con este sentimiento, y los participantes en nuestra investigación sobre Mejores Prácticas en Gestión del Cambio clasifican la tecnología y la transformación digital como el principal cambio esperado.

Los 5 cambios más esperados por sector

Entre los ejemplos de transformación digital se incluyen la implementación de la automatización, la integración, la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático y la actualización de los sistemas analógicos a digitales. Estos cambios son esenciales para empresas de todos los tamaños, desde startups hasta empresas multinacionales.

El impacto de la transformación digital varía en función del tamaño de la empresa y la escala del cambio. Introducir un nuevo software es un gran cambio tanto para las startups como para las empresas, pero la iniciativa de cambio para la empresa será mucho más compleja porque cientos de empleados y múltiples sedes y equipos tienen que aprender y utilizar la nueva tecnología.

Esta es la razón por la que un enfoque estructurado de gestión del cambio es vital para que la transformación digital de una empresa logre resultados empresariales positivos y obtenga los beneficios previstos.

Beneficios de las soluciones de transformación digital empresarial

La transformación digital de la empresa permite a las empresas utilizar la tecnología en su beneficio. Con ella, pueden seguir siendo competitivas satisfaciendo eficazmente las demandas de cambio del mercado. La transformación digital bien ejecutada, con el apoyo de las herramientas y tecnologías digitales adecuadas, puede proporcionar los siguientes beneficios:

• Mejora de la eficiencia operativa: las organizaciones pueden optimizar los flujos de trabajo, reducir los errores humanos y mejorar el rendimiento general del negocio mediante la automatización de los procesos manuales a través de herramientas digitales como sistemas ERP, RPA (Robotic Process Automation) y soluciones en la nube. La transformación digital de GE Appliances (GEA) es un gran ejemplo de cómo los cambios digitales pueden tener un impacto positivo en diferentes áreas de una organización. Su transformación comenzó con el escaneado 3D en 2016 y, más recientemente, condujo a la ingeniería digital de extremo a extremo que mejoró la calidad de sus productos, la velocidad de rendimiento y la innovación.
• Toma de decisiones basada en datos: las tecnologías avanzadas de análisis predictivo proporcionan información procesable sobre las operaciones empresariales, las expectativas de los clientes y las tendencias del mercado. Esta información permite a los directivos tomar decisiones informadas y en tiempo real para mejorar la planificación estratégica, la eficacia operativa y la experiencia de los empleados.
• Mejor experiencia del cliente - Gracias a la transformación digital, las organizaciones pueden adoptar enfoques personalizados y basados en datos para satisfacer las preferencias de los clientes. Las empresas pueden ofrecer una atención al cliente receptiva y servicios personalizados a través de IA, chatbots y plataformas omnichannel, lo que conduce a una mayor lealtad de los clientes.
• Mayor agilidad y escalabilidad - Las soluciones digitales, como la infraestructura basada en la nube y los sistemas de servidor, permiten a las empresas adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y escalar las operaciones bajo demanda. Esta agilidad es crucial en un entorno empresarial competitivo y acelerado.
• Costes optimizados - La transición a herramientas digitales y soluciones en la nube reduce la necesidad de costosas infraestructuras y mantenimiento in situ. La automatización también minimiza los gastos operativos, lo que supone un importante ahorro de costes a largo plazo.
• Mayor innovación - La transformación digital permite a las empresas experimentar con tecnologías emergentes como IA, IoT y blockchain. Esta innovación abre nuevas oportunidades para que las empresas se diferencien en un mercado competitivo.

Aprovechar estos beneficios es crucial para que las empresas prosperen, y más organizaciones están priorizando las transformaciones digitales. De hecho, el 84% de las empresas afirma que la transformación digital es un pilar fundamental de su estrategia empresarial.

La gestión eficaz del cambio es un factor crítico para el éxito de la transformación digital empresarial. Tiende un puente entre la innovación digital y la adopción humana para que las organizaciones puedan lograr el éxito a largo plazo.

Ejemplos de transformación digital empresarial

Aquí hay tres ejemplos de la vida real que destacan la importancia y los beneficios de combinar la gestión del cambio y los servicios de transformación digital empresarial:

1. SURA Asset Management

SURA Asset Management, filial latinoamericana de Grupo SURA, es un líder de servicios financieros especializado en pensiones, ahorro e inversiones. La compañía gestiona activos por valor de 131.000 millones de dólares (2,6 billones de pesos) y atiende a más de 19 millones de latinoamericanos.

SURA emprendió varios proyectos digitales a gran escala para hacer frente a los cambios normativos, digitalizar su departamento de pensiones y renovar su estrategia de venta de productos. El liderazgo de SURA identificó la gestión del cambio como vital para el éxito de estos proyectos y se asoció con Faculta, ahora Prosci Latinoamérica, para construir su capacidad de cambio empresarial.

Al adoptar un enfoque estructurado para la gestión del cambio, SURA tuvo éxito en sus proyectos críticos. Ganó 2,3 millones de nuevos clientes y redujo la rotación de clientes en un 44%, ahorrando 14 millones de pesos.

2. UKG

UKG, producto de la fusión entre Ultimate Software y Kronos en 2020, se encuentra entre las principales empresas de gestión del capital humano (HCM) en la nube del mundo y presta servicios a más de 80.000 organizaciones.

Tras la fusión, los sistemas de ventas, atención al cliente y facturación de las dos empresas funcionaban por separado. Para arreglar sus operaciones dispersas, la empresa creó "UKG 1", un proyecto de integración de sistemas a gran escala en el que participaron más de 1.000 personas.

Con la ayuda deprofesionales del cambio certificados por Prosci, UKG implantó la Metodología Prosci y modelos, herramientas y recursos de apoyo para ayudar a las personas a prepararse y adoptar el nuevo sistema integrado.

Aunque el proyecto de integración está en curso, UKG ya está viendo resultados masivos. Con los sistemas integrados, los empleados pueden prestar un servicio excelente a los clientes y atraer a otros nuevos. Cuando se lanzó UKG Community, una plataforma para clientes, más de 56.000 usuarios se conectaron 45 días después de ponerse en marcha.

3. Proveedor de seguros

Un proveedor de seguros complementarios de la lista Fortune 500 que presta servicio a más de 50 millones de personas en todo el mundo tenía dificultades para mantener sus capacidades de gestión del cambio. Su equipo central de cambio se estaba reduciendo, pero el número de iniciativas crecía. También se enfrentaba a la saturación del cambio, que aumentaba la resistencia de los empleados y reducía las tasas de adopción.

Para hacer frente a estos desafíos, la compañía formó una función centralizada de gestión del cambio y una estrategia de transformación digital, y lanzó la iniciativa "Building Change Capability" en colaboración con Prosci.

La compañía de seguros organizó varios programas de certificación de gestión del cambio de Prosci para certificar a los empleados y ayudarles a ser competentes en la aplicación de las mejores prácticas de gestión del cambio.

La compañía también utilizó las soluciones de Prosci para las organizaciones, como el Taller de Cartera de Cambios, el Taller de Integración de Agile y Gestión del Cambio y el Programa de Prosci de Formación de Formadores.

Al aprovechar las herramientas y recursos de Prosci, la empresa mejoró de una puntuación de 2,41 a 3,56 en el Modelo de Madurez del Cambio de Prosci en el plazo de un año, lo que indica su progreso para convertirse en una organización preparada para el cambio.

Esto ha llevado a múltiples iniciativas de cambio exitosas, incluido el cambio al trabajo remoto en 2020, el lanzamiento de una nueva plataforma de inscripción de agentes y el despliegue de un sistema central de gestión de calidad (QMS).

Arquitectura empresarial Retos de la transformación digital

La transformación digital implica cambiar la arquitectura básica de la organización: los sistemas, procesos y estructuras subyacentes que sustentan las operaciones. Estos cambios drásticos vienen acompañados de retos igualmente significativos, entre los que se incluyen:

• Limitaciones presupuestarias: su organización puede tener dificultades para justificar los elevados costes iniciales necesarios para transformar los sistemas heredados e implantar nuevas tecnologías. Para conseguir la financiación y los recursos necesarios, los equipos de cambio y los directivos deben colaborar para presentar un argumento empresarial sólido que destaque las ventajas de la transformación.
• Resistencia - Los empleados y directivos pueden resistirse a utilizar nuevas tecnologías y flujos de trabajo porque no entienden el cambio, les preocupa cambiar de funciones o se sienten cómodos con los sistemas actuales. Como profesional o líder del cambio, debe descubrir y abordar los puntos de barrera y sus causas fundamentales para evitar la resistencia.
• Brechas de habilidades - Durante la transformación, las personas tienen que desarrollar habilidades especializadas en computación en la nube, IA, análisis de datos o ciberseguridad. Para garantizar que aprenden y utilizan los nuevos sistemas de forma eficaz, los equipos de cambio pueden utilizar programas de formación específicos.
• Problemas de integración - Integrar las últimas soluciones digitales con sistemas más antiguos puede ser complejo. Una mala integración provoca retrasos e ineficiencias. El equipo de cambio debe colaborar con los empleados de TI y otras personas afectadas para planificar e implementar cuidadosamente la integración.
• Silos organizativos - Cuando los departamentos operan en silos, resulta más difícil coordinar y aplicar cambios holísticos en toda la empresa. Como profesional o líder del cambio, necesita un enfoque de gestión del cambio global y unificador para evitar la dispersión de esfuerzos. También puede crear un programa para aumentar la capacidad de cambio de la organización.

La gestión eficaz del cambio es esencial para superar los retos de la transformación digital de la empresa. Examinemos cómo la gestión del cambio ayuda a implementar una transición más fluida.

Gestión del cambio para el éxito de la transformación digital de la empresa

La gestión del cambio desempeña un papel clave en la planificación, ejecución y evaluación de soluciones de transformación digital empresarial. Ayuda a las organizaciones a navegar por el cambio mientras alinean a sus personas, procesos y tecnologías. He aquí cómo:

Define objetivos y una visión claros

Tu viaje de transformación digital comienza con el establecimiento de una visión clara y una definición de éxito. Aquí, trabajas con los líderes y las partes interesadas para:

• Comprender los impulsores clave del negocio y las oportunidades que exigen el cambio.
• Alinear la iniciativa de transformación con su estrategia global.
• Establecer una definición compartida del éxito.
• Establecer objetivos empresariales más pequeños, específicos y mensurables que conduzcan al éxito.

La gestión del cambio le ayuda a crear una hoja de ruta que guía sus esfuerzos y proporciona un punto de referencia para el éxito.

Involucra a los patrocinadores

El liderazgo comprometido y el patrocinio son vitales para el éxito de la transformación digital. Los patrocinadores incluyen al patrocinador principal, que autoriza y dirige el cambio, y a otros patrocinadores que defienden el cambio en diferentes áreas de la organización.

Nuestra investigación muestra que los patrocinadores tienen dificultades para asignar tiempo y recursos para participar activamente en el cambio y subestiman el aspecto humano del cambio.

Retos de los patrocinadores

Como profesional de un equipo de cambio, debe colaborar con los patrocinadores para ayudarles a gestionar su tiempo y recursos limitados. Esto incluye crear juntos un Plan del Patrocinador para planificar y programar sus actividades con antelación. También debe ser selectivo con las tareas que desea que lleven a cabo los patrocinadores, centrándose en las actividades con plazos críticos y de gran impacto.

Activando a los patrocinadores desde el principio, puede asegurarse de que son participantes comprometidos y visibles. Este liderazgo ayudará a impulsar la transformación cultural necesaria para adoptar nuevas tecnologías y procesos.

Aparte de los altos directivos y ejecutivos, también debe implicar a las principales partes interesadas para asegurarse de que están alineadas y comprometidas con el cambio. Puede utilizar herramientas como el ejercicio de las 4 P (Proyecto, Propósito, Particulares, Personas) para documentar y comunicar los argumentos a favor de la transformación. Combinar las herramientas con un plan de comunicación detallado puede aumentar la alineación, la claridad y la coherencia de los mensajes en todos los departamentos.

Evalúa las necesidades y oportunidades

Evaluar el estado actual es esencial para identificar las lagunas que obstaculizan la transformación digital de las empresas o para descubrir oportunidades que faciliten la transición.

Para una transformación digital, el equipo de cambio debe trabajar con TI y otras personas afectadas para evaluar la infraestructura tecnológica, los procesos empresariales y la cultura organizativa.

Puede utilizar el modelo del Triángulo del Cambio de Prosci (PCT) para examinar los cuatro aspectos críticos del éxito del cambio: éxito, liderazgo/patrocinio, gestión del proyecto y gestión del cambio. Un proyecto de transformación eficaz es sólido en las cuatro áreas.

Modelo del Triángulo del Cambio de Prosci (PCT)

Para establecer una base de referencia de la salud del proyecto, puede utilizar la evaluación del PCT. Esta evaluación también ayuda a identificar riesgos y oportunidades para que los profesionales puedan crear planes de acción para mejorar la salud del proyecto. Puede realizar un seguimiento de los avances y mantener el impulso utilizando la Evaluación del PCT a lo largo de todo el proceso de transformación.

Desarrolla una estrategia sólida para el cambio

Existen dos estrategias de gestión del cambio integrales para la transformación digital empresarial. La primera estrategia es a nivel de cartera o de programa y guía todo el proceso de transformación.

Los profesionales utilizan un enfoque estructurado y escalable, como la Metodología Prosci, para crear su estrategia global de transformación digital. A continuación, desarrollan estrategias para gestionar los proyectos individuales dentro de la cartera o el programa.

Por ejemplo, la adopción de tecnologías de IA incluye una cartera de múltiples proyectos. La estrategia global define cómo se implementará y utilizará cada uno de ellos en todos los departamentos y funciones. A continuación, el equipo de cambio crea un plan y describe las estrategias para gestionar cada proyecto individual.

Su estrategia digital también necesita planes para gestionar y ayudar a las personas a adoptar el cambio a nivel individual. Para ello, los profesionales utilizan el modelo ADKAR® de Prosci. Ayuda a las personas a través del proceso de cambio permitiéndoles alcanzar la Conciencia, el Deseo, el Conocimiento, la Capacidad y el Refuerzo.

Los profesionales ayudan a las personas a avanzar a través de estos cinco elementos, que abarcan la forma en que aprenden y comprenden el cambio, la motivación para participar en él y el aprendizaje y uso de las nuevas habilidades para aplicar el cambio a largo plazo.

Modelo ADKAR de Prosci

La aplicación de este modelo permite preparar, equipar y apoyar a los empleados durante la transición. Esto crea una cultura resistente en la que los empleados tienen las oportunidades, las habilidades y la mentalidad necesarias para aceptar el cambio y la innovación.

Aprovecha la tecnología y los datos

Las metodologías de gestión del cambio permiten a las organizaciones utilizar eficazmente los productos digitales y los datos durante una transformación empresarial.

Por ejemplo, las evaluaciones pueden identificar las áreas en las que la automatización tendrá un impacto más significativo. Las estrategias de gestión del cambio ayudan a implantar esta automatización asegurándose de que los empleados entienden y adoptan los nuevos flujos de trabajo. Estas estrategias proporcionan a las personas la formación y el apoyo necesarios para una transición fluida a los sistemas automatizados, evitando la confusión y previniendo la resistencia.

Las transformaciones exitosas sientan las bases y los procesos para futuros cambios. Por ejemplo, implantar las últimas herramientas de gestión de datos es una transformación digital que permite a una organización predecir tendencias futuras y poner en marcha proyectos de cambio más pequeños para adaptarse a ellas.

Pero, sin una gestión adecuada del cambio, las organizaciones tienen dificultades para mantener las mejoras de la transformación inicial a lo largo del tiempo, por lo que los proyectos posteriores también pueden fracasar. La implantación de actividades de refuerzo, como la supervisión del rendimiento, las recompensas y la retroalimentación, puede conducir a una cultura de innovación y aprendizaje continuo, que es crucial para el éxito continuo.

Para obtener más información y estrategias sobre la creación de capacidad de cambio empresarial, explore el Centro de recursos de Prosci para la gestión del cambio y la transformación digital.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Cuál es el primer paso en un viaje de transformación digital?

El primer paso en el proceso de transformación digital es definir una visión clara y una definición de éxito. Empiece por comprender el motivo del cambio (nuevas oportunidades, riesgos existentes, condiciones del mercado, diversificación de las fuentes de ingresos, expectativas de los clientes).

Los profesionales del cambio trabajan con los líderes para evaluar el estado actual, identificar las áreas problemáticas y definir objetivos que se alineen con su estrategia empresarial.

¿Por qué es importante la transformación digital para las empresas?

La transformación digital es vital para mantener la competitividad. Simplifica y optimiza los procesos internos, aumentando la eficiencia y el ahorro de costes, mejorando la experiencia del cliente y permitiendo a las empresas adaptarse rápidamente a la dinámica del mercado.

¿Cómo pueden medir las empresas el éxito de las iniciativas de transformación digital?

Los equipos de cambio y los líderes realizan un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir el éxito de las iniciativas digitales. Algunos ejemplos son la mejora del rendimiento, la satisfacción del cliente, el aumento de los ingresos y el compromiso de los empleados.

¿Cómo afecta la transformación digital a los empleados?

Las iniciativas de transformación digital pueden causar ansiedad a los empleados porque alteran los procesos operativos, las funciones y las responsabilidades laborales. Esta incertidumbre, el desconocimiento de las razones del cambio y la necesidad de aprender nuevas habilidades pueden provocar comportamientos de resistencia. Una gestión eficaz del cambio previene la resistencia apoyando a los empleados y comunicándose claramente con ellos.

Utilice los servicios de transformación digital empresarial de Prosci para lograr el éxito

La transformación digital está remodelando el panorama empresarial, y para tener éxito, se necesita algo más que tecnología. Necesita enfocarse en la adopción del cambio a nivel empresarial. Esto significa implementar un enfoque estructurado de gestión del cambio que faculte a cada individuo dentro de su organización para adoptar nuevas formas de trabajar.

El éxito del cambio depende de la participación de las personas en todos los niveles. Únase a nosotros en un viaje para liberar todo el potencial de su transformación digital con Prosci y el cambio bien hecho.