Gestión del cambio para profesionales de recursos humanos

Un proceso de gestión del cambio fluido y eficaz es la solución ideal para cualquier organización. Pero no siempre es fácil. La buena noticia es que alinear RRHH con los procesos de gestión del cambio ayuda a superar muchos retos comunes.

La resistencia al cambio, la falta de comunicación y la desalineación cultural son sólo algunos ejemplos de factores que pueden influir en el éxito de sus esfuerzos de gestión del cambio. Pero cuando los equipos de RR.HH. participan activamente en el proceso de gestión del cambio utilizando un enfoque estructurado, pueden guiar a las personas a través del cambio, superar los obstáculos y proporcionar apoyo mientras se produce el cambio. La gestión del cambio de RR.HH. también puede aumentar la aceptación de los empleados y ayudar a los líderes empresariales a navegar y gestionar el proceso de cambio.

A continuación se explica cómo alinear a RR.HH. en sus procesos de gestión del cambio y cómo hacerlo de forma eficaz.

¿Qué es la gestión del cambio de RR.HH.?

La gestión del cambio es el proceso de navegación y adaptación a nuevas formas de trabajo. RR.HH. apoya el lado humano de estos cambios, asegurándose de que las personas se sientan apoyadas, preparadas y capaces de incorporar los cambios.

Durante el proceso de gestión del cambio, los equipos de RR.HH. pueden:

• Evaluar la preparación para el cambio revisando si las personas tienen las habilidades, la capacidad y la voluntad de adaptarse al cambio. Si hay lagunas en estas áreas, buscarán la mejor manera de subsanarlas.
• Comunicar los cambios para que todo el mundo entienda qué cambios se están produciendo, por qué y cómo afectarán a su trabajo diario.
• Imparta formación sobre los cambios y procesos pertinentes. Por ejemplo, si va a lanzar un nuevo sistema de RR.HH. en su organización, un profesional de RR.HH. organizaría sesiones de formación sobre cómo funciona, cómo presentar solicitudes de vacaciones, dónde encontrar su información personal, etc.
• Haz un seguimiento del impacto del cambio para seguir el progreso, medir el éxito e identificar áreas de mejora. Si las cosas no van según lo previsto, pueden intervenir para volver al buen camino.
• Gestionar la resistencia para ayudar a los empleados a superar los obstáculos, mostrar el valor del cambio y aumentar la aceptación de las partes interesadas. Esta es una parte crucial del papel de RR.HH. en la gestión del cambio. Sólo se puede lanzar un cambio con éxito si todo el mundo está de acuerdo, y eso es lo que los equipos de RR.HH. intentan conseguir.

Durante un cambio organizativo, RR.HH. es su sistema de apoyo y guía a la vez.

¿Por qué es importante la gestión del cambio en la gestión de recursos humanos?

Examinemos por qué la gestión del cambio es un aspecto importante de la gestión de recursos humanos.

• Guiar a los directivos en el proceso. Los equipos de RR.HH. pueden ofrecer un valioso apoyo y orientación a los responsables de personas que a menudo gestionan el cambio o implantan nuevos procesos. Proporcionan conocimientos, herramientas y habilidades para gestionar el cambio con éxito, y pueden informar a los directivos sobre las áreas de resistencia más comunes y cómo superarlas.
• Crear una transición fluida. Un cambio mal gestionado puede perturbar las actividades cotidianas de una empresa. Implantar un nuevo CRM, por ejemplo, puede interrumpir las operaciones comerciales y provocar retrasos o incumplimientos de plazos. Sin embargo, con un proceso de gestión del cambio eficaz, los profesionales de RR.HH. minimizan las interrupciones y garantizan que las funciones empresariales se desarrollen sin problemas.
• Aumentar la implicación y el compromiso de los empleados. La implicación y el compromiso de los empleados son vitales para una gestión eficaz del cambio, especialmente en el caso de empresas con varios equipos y departamentos. Para aplicar los cambios de forma eficaz, es necesario contar con la participación de todos y cada uno de los empleados. Con la implicación de RR.HH., puede conseguir que los empleados adopten los cambios para mejor. Con el tiempo, anima a los empleados a estar abiertos al cambio, haciendo que todo el proceso sea más accesible para la organización.

La implicación de RR.HH. en la gestión del cambio es esencial. Ayuda a garantizar transiciones fluidas y un fuerte compromiso de los empleados. Utilizando herramientas y estrategias eficaces, RR.HH. puede gestionar el cambio de forma efectiva, alineándolo con los objetivos de la organización para obtener resultados satisfactorios.

Desafíos comunes en gestión del cambio de RR.HH.

Los obstáculos comunes pueden hacer que la gestión del cambio sea un reto para los profesionales de RRHH:

Perderse las primeras fases del proceso

La investigación de Prosci muestra que la gestión del cambio, cuando no se introduce al principio de un proyecto, suele recaer en el departamento de RRHH. Los gestores de proyectos, los jefes de equipo y los ejecutivos suelen olvidarse del aspecto humano del cambio. Así, el departamento de RRHH se convierte en el único defensor de la gestión de las personas a través del proceso de cambio. A menudo se invita a RR.HH. a participar en el proyecto tarde, a la mitad o al final, para crear mágicamente la paz a partir del caos.

Falta de apoyo de la dirección

Los profesionales de RR.HH. pueden tener dificultades para apoyar el proceso de gestión del cambio sin el respaldo de la dirección. Esto crea una visión poco clara del cambio, lo que dificulta que los profesionales de RR.HH. comprendan y transmitan los objetivos del cambio al resto de la organización.

Problemas de comunicación

La falta de comunicación clara -un problema común en las empresas en crecimiento- puede dar lugar a malentendidos en el equipo.

A menudo, RR.HH. tiene que ser el mediador entre los equipos de gestión del cambio y los empleados de la empresa, por lo que estos problemas de comunicación pueden mermar su capacidad para realizar su trabajo. Esto puede afectar a la experiencia y la moral de los empleados y dificultar su aceptación y compromiso.

Resistencia cultural

Los profesionales de RR.HH. tratan directamente con las personas, lo que significa que a menudo entran en contacto con la resistencia a los cambios culturales, sobre todo por parte de los empleados que se sienten cómodos con la cultura existente. Este desafío común puede surgir rápidamente a medida que una empresa u organización crece porque los equipos no suelen prepararse para lo que está por venir.

Los profesionales de RR.HH. trabajarán con estas personas para mostrarles el valor del cambio cultural y cómo beneficiará a cada una de ellas a largo plazo, aunque les dé miedo.

Gestionar las expectativas

Los profesionales de RR.HH. suelen gestionar las expectativas de los empleados y de los líderes durante las iniciativas de cambio. Esto puede suponer un reto por varias razones, como los cambios de alcance, los deseos de diferentes personas, etc.

Es fácil ver por qué la comunicación es tan importante durante el proceso de gestión del cambio. La buena noticia es que puede asegurarse de que sus equipos de RR.HH. participan en el proceso de gestión del cambio desde el principio con el apoyo adecuado.

Prosci apoya a los equipos de RR.HH. y a todos los clientes empresariales con enfoques y herramientas diseñados para apoyar todo el proceso de gestión del cambio. Les ayudamos a implicar a las personas adecuadas en el momento adecuado y con la información correcta, para que puedan gestionar con éxito el aspecto humano del cambio.

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Correlación entre una excelente gestión del cambio y los resultados

Fuente: Prosci Research Hub

La investigación de Prosci demuestra que aplicar una gestión eficaz del cambio conduce a un cambio más exitoso.

¿Cómo puede RRHH facilitar el cambio?

Lea estos consejos para ver cómo los equipos de RR.HH. pueden facilitar el cambio de forma eficaz.

Fomentar la participación temprana

La implicación temprana facilita todo el proceso de gestión del cambio para RR.HH. y el resto de la organización porque permite acceder a la siguiente información:

• ¿En qué consiste el cambio?
• Por qué es necesario
• Cómo mejora el negocio o la organización
• Cómo afecta a los distintos departamentos y a sus empleados

Con esta información al principio del proceso, los equipos de RR.HH. pueden prepararse eficazmente para gestionar a las personas a lo largo del cambio. Dar a RR.HH. un asiento en la mesa al principio de cualquier debate sobre la gestión del cambio crea la oportunidad de obtener su opinión, implicarles en el proceso y permitirles aplicar medidas para una transición sin problemas.

Crear una red de gestión del cambio

Establecer una red de profesionales de RR.HH., jefes de equipo de varios departamentos y ejecutivos de la C-suite es esencial para planificar y ejecutar los cambios con eficacia. Tenga en cuenta a los jefes de equipo de diferentes departamentos para crear una red eficaz de gestión del cambio. Todos deben conocer bien la cultura de la organización y tener un historial probado de colaboración eficaz.

Con esta red de colaboración en marcha, su empresa estará mucho mejor preparada para incorporar el cambio. Además, le dará acceso a distintos puntos de vista y áreas de especialización para garantizar que cualquier cambio sea adecuado para toda la organización.

Preparar un plan de gestión del cambio de RR.HH.

Una vez que RR.HH. está presente en un proyecto, ya sea al principio, a la mitad o al final, debe saber cómo iniciar y gestionar el aspecto humano del cambio. Aquí es donde la creación de un plan de gestión del cambio de RR.HH. puede ayudar.

Estos son algunos de los pasos comunes que puede incluir en un plan de gestión del cambio de RR.HH:

• Evaluar el próximo cambio para entender qué va a ocurrir y por qué es necesario.
• Identificar a las partes interesadas clave para saber quién está implicado en el cambio, su papel y cómo apoyarles.
• Señale los posibles retos para prepararse y ayudar a los miembros del equipo a superar los obstáculos.
• Esboce los resultados deseados para definir claramente sus objetivos y reconocer cuándo se han alcanzado.
• Cree un plan de comunicación para informar a los miembros del equipo sobre el cambio, su calendario y su importancia.
• Desarrollar un plan de formación para garantizar que todos estén preparados para el cambio.
• Implemente un Plan de Patrocinio para implicar a los principales líderes en el apoyo activo y la comunicación del cambio.
• Establezca un Plan del Gestor de Personas para implicar a los directivos en la orientación de sus equipos, actuando como comunicadores, enlaces y entrenadores a lo largo del proceso de cambio.

Un plan eficaz de gestión del cambio de RR.HH. mantiene a su equipo en el buen camino durante los cambios en el lugar de trabajo. De este modo, su equipo podrá adaptarse rápidamente y su empresa seguirá avanzando sin perder el ritmo.

Utilizar la metodología Prosci

La Metodología Prosci es un marco para la gestión del cambio. Ayuda a las organizaciones a situar a las personas en el centro del cambio, garantizando que todos puedan adoptar y abrazar los cambios en su trabajo.

He aquí un resumen de los tres marcos que componen la metodología:

Veamos cada marco con más detalle:

• Modelo del Triángulo del Cambio de Prosci (PCT). Un modelo para establecer y conectar los aspectos más importantes de cualquier esfuerzo de cambio exitoso, que destaca dónde encaja la gestión del cambio en el panorama general, dividiéndolo en cuatro aspectos críticos del cambio: Éxito, Liderazgo/Patrocinio, Gestión del Proyecto y Gestión del Cambio.
• Modelo ADKAR de Prosci. ADKAR es el acrónimo de Awareness (consciencia), Desire (deseo), Knowledge (conocimiento), Ability (habilidad) y Reinforcement (refuerzo). Es un modelo para guiar a los individuos a través de las experiencias necesarias para realizar el cambio.
• Proceso de 3 fases de Prosci. Un marco estructurado pero flexible para impulsar el cambio a nivel organizativo. Funciona a través de tres fases -Fase 1 - Preparar el enfoque, Fase 2 - Gestionar el cambio y Fase 3 - Mantener los resultados- para implantar con éxito el cambio.

A la hora de facilitar el cambio, puede considerar la Metodología Prosci como una lista de comprobación detallada para los equipos de RR.HH.. Pueden trabajar a través del marco para proporcionar el mejor apoyo a las personas en transición de un estado actual a uno futuro.

Póngase en contacto con nosotros para obtener más información sobre estos componentes o más ayuda con sus soluciones de gestión del cambio.

Crear compromiso y apoyo para la gestión del cambio

Como ya se ha mencionado, una de las funciones clave de RR.HH. en la gestión del cambio es aumentar la implicación y el compromiso de los empleados. De este modo, el cambio resulta más fácil, eficiente y eficaz a largo plazo.

He aquí dos formas esenciales en las que los equipos de RR.HH. deberían fomentar el apoyo a la gestión del cambio:

Demostrar beneficios claros y WIIFM

La forma más eficaz de conseguir "un sitio en la mesa" al principio de cualquier proyecto requiere que demuestre el WIIFM (o "What's in it for me?") a la gente. Para ello, hay que explicar en qué beneficiará el cambio a las personas y ayudarles a superar las barreras al cambio que conducen a comportamientos de resistencia.

Por ejemplo, ayude a los empleados a entender cómo mejorará su vida laboral, su seguridad en el empleo, sus oportunidades profesionales o su satisfacción en el trabajo.

Adapte la comunicación

Personalice la comunicación para abordar las preocupaciones, necesidades e intereses específicos de los distintos grupos de interesados. Al llegar a las preocupaciones individuales, está ayudando a los equipos a entender mejor el cambio y por qué es necesario, lo que a su vez crea un entorno de apoyo.

Por ejemplo, si a un jefe de proyecto le preocupa que los nuevos cambios dificulten la productividad, puede hablar de ello directamente. O si los equipos de ventas están preocupados por el impacto en los clientes potenciales, puede abordarlo.

Proporcionar aprendizaje y desarrollo organizativo

El aprendizaje y el desarrollo organizativos pueden ayudar a las empresas durante la gestión del cambio, haciéndolas más resistentes y adaptables. Cuando los objetivos cambian y se intensifican constantemente, como ocurre en la mayoría de las empresas, estas habilidades son esenciales para el éxito.

He aquí algunas formas de incorporar el aprendizaje y el desarrollo para facilitar el cambio:

Recibir formación sobre gestión del cambio

Asegúrese de que usted y todas las personas implicadas poseen las habilidades y conocimientos necesarios para gestionar el cambio con éxito. Puede invertir en formación, como los programas de formación basados en funciones de Prosci, para preparar y equipar a los gestores de personal, los empleados de primera línea y los patrocinadores para que desempeñen sus funciones específicas.

"Nuestra planta ha estado trabajando en la gestión de un proyecto de 'cambio cultural'. Hemos invertido miles de horas en planificar y desarrollar la estrategia. Si hubiéramos tenido la oportunidad de asistir a la "formación en gestión del cambio" de Prosci y de utilizar las herramientas que en ella se proporcionan antes de iniciar este proyecto, podríamos haber reducido la cantidad de tiempo y dinero invertidos en al menos un 50%."

-Jose Gonzales, LEAR, Director de Recursos Humanos

Identificar las necesidades de aprendizaje

Lleve a cabo una evaluación de las necesidades para conocer las carencias de competencias de su plantilla e imparta la formación necesaria para subsanarlas. Esto puede implicar el lanzamiento de encuestas en línea, la realización de evaluaciones de rendimiento o la recopilación de comentarios de los empleados para detectar las carencias de competencias.

Incorpore la tutoría, el coaching y el aprendizaje entre iguales

Fomente el intercambio de conocimientos y habilidades entre los empleados a través del aprendizaje entre iguales, las comunidades de práctica y las plataformas de intercambio de conocimientos.

Por ejemplo, puedes empezar emparejando a empleados con experiencia con aquellos que buscan mejorar sus habilidades. Esto fomenta una cultura de aprendizaje continuo y crea relaciones entre los empleados que pueden mejorar la colaboración durante la gestión del cambio.

Para aplicar estos consejos, tenga en cuenta los siguientes pasos:

• Identifique la formación específica - Dote a su equipo de herramientas, conocimientos y habilidades para la gestión del cambio con formación específica, como los programas de formación basados en funciones de Prosci o los cursos de eLearning.
• Evalúe las competencias necesarias - Utilice evaluaciones para descubrir en qué aspectos puede mejorar y crecer su equipo.
• Creeun sistema de intercambio de conocimientos - Cree oportunidades en las que los miembros del equipo puedan aprender de las experiencias de los demás de forma periódica, por ejemplo, incluyéndolas en las reuniones existentes.

Prepárese para el cambio con Prosci

Los profesionales de RR.HH. desempeñan un papel crucial en la gestión del cambio. Apoyando a las personas a lo largo del proceso, abordando sus preocupaciones y proporcionando transparencia, ayudan a asegurar que todo el mundo entienda las razones que hay detrás del cambio y cómo tener éxito a través de los cambios. Tu organización se beneficia de un mayor compromiso y alineación entre los equipos, una moral más alta y mejores resultados de las iniciativas de cambio.