El valor de la gestión del cambio

Avnet Inc. es un distribuidor global de componentes electrónicos, TI empresarial y tecnología embebida con más de 15,000 empleados haciendo negocios en más de 300 países. Inicialmente, Avnet se asoció con Prosci simplemente para añadir la gestión del cambio a su departamento de Excelencia Organizacional. La gestión del cambio sería un complemento al trabajo de las personas,una herramienta a la que recurrir y un facilitador para ejecutar la mejora continua.

Muy pronto, los líderes de Avnet vieron el potencial intrínseco de la gestión del cambio para catapultarlos hacia un desempeño excepcional y sus resultados deseados. Al darse cuenta de ello, Avnet creó una nueva iniciativa: integrar la gestión del cambio en el tejido mismo de sus operaciones empresariales organizativas y desarrollar la gestión del cambio como una competencia básica.

Asociación con Prosci

Comenzando con el Modelo ^ADKAR® de Prosci, Avnet difundió elementos clave de la Metodología Prosci por toda la organización. Con un profundo compromiso con la gestión del cambio, Avnet invirtió aún más. El equipo de gestión del cambio formó a todos los niveles de la empresa, creando competencias basadas en las funciones, de modo que todas las funciones de la organización estuvieran equipadas para apoyar el trabajo de gestión del cambio. Posteriormente, el equipo creó un Centro de Excelencia para la Gestión del Cambio, establecido para apoyar la creciente red de gestores del cambio de Avnet en todo el mundo.

Avnet adquirió una licencia de sitio de Prosci y comenzó a facilitar programas y talleres internos de capacitación en gestión del cambio. Las capacitaciones basadas en roles de Prosci incluyeron

• Sesión informativa para el patrocinador de la gestión del cambio
• Programa de certificación en gestión del cambio
• Dirigir a su equipo a través del cambio
• Hacerse cargo del cambio

Además, Avnet desarrolló cursos de formación personalizados para sus futuros gestores del cambio. Utilizando la metodología y los materiales de Prosci, Avnet organizó regularmente almuerzos de trabajo, talleres y presentaciones. Establecieron un lenguaje consistente para el cambio y desarrollaron más de 450 líderes globales del cambio dentro de su organización, compartiendo activamente la Metodología Prosci y fomentando su aplicación.

Licencia Prosci

La Licencia Prosci que Avnet adquirió fue un factor crítico de éxito, proporcionando acceso ilimitado a los materiales y herramientas de capacitación de Prosci basados en roles. La licencia también permitió a Avnet crear capacitaciones personalizadas que adaptaron a las necesidades únicas de la amplia audiencia de Avnet. Con la licencia, los empleados podían recibir formaciones específicas personalizadas y diseñadas para mejorar sus operaciones actuales. Avnet sigue aprovechando este tipo de formación.

Establecimiento de un centro de excelencia para la gestión del cambio

Un punto de inflexión sustancial para Avnet fue el compromiso y la creación de la gestión del cambio como departamento propio. La gestión del cambio dejó de ser un complemento y pasó a tener una función definida con los recursos correspondientes. Los profesionales del cambio, que ya no se dedicaban principalmente a impartir formación, ahora podían desarrollar estrategias de cambio y asesorar a las personas a través de iniciativas de cambio, acelerando su aplicación y su éxito.

El intercambio del cambio

Para reforzar el nuevo papel de la gestión del cambio como competencia de toda la organización, el Centro de Excelencia estableció el Intercambio de Cambios, facilitando reuniones trimestrales globales para:

• Debatir los retos a los que se enfrentan los gestores del cambio
• Intercambiar ideas y soluciones
• Ofrecer apoyo y recursos

Basándose en el éxito del Intercambio de Cambio global, las regiones independientes tomaron la iniciativa de crear sus propios grupos de colaboración para el cambio. Tanto el Intercambio de Cambios como estos grupos regionales han capacitado a los gestores del cambio para asumir la responsabilidad de su trabajo y desarrollar sus competencias. El Centro de Excelencia, que pasó a desempeñar un papel más orientador, pudo ofrecer a todos los departamentos y regiones las herramientas y el apoyo que necesitaban para tener éxito.

Comunidad de prácticas y métricas

Además de las reuniones trimestrales de Intercambio de Cambios, el Centro de Excelencia recopiló y compartió historias de éxito en la gestión del cambio de todo el mundo a través de un sitio SharePoint. Los departamentos de todo el mundo podían aprovechar y construir sobre el éxito de otros departamentos.

El Centro de Excelencia también realizó un seguimiento de la madurez del cambio en los distintos departamentos, haciendo un seguimiento periódico de los participantes en cursos de formación recientes y sus supervisores. En los casos en que los participantes necesitaban habilidades adicionales o un departamento requería más conocimientos, les proporcionaban formación.

Resultados

Avnet ha desarrollado con éxito la capacidad de gestión del cambio en todas las regiones de su organización global. Con la mejora del rendimiento organizativo, Avnet ha experimentado y sigue experimentando

• Un aumento del éxito de los proyectos
• Menores caídas de productividad
• Un mayor retorno de la inversión

En la actualidad, Avnet cuenta con más de 450 profesionales certificados en gestión del cambio. Cada región dentro de la organización está creciendo en su competencia de gestión del cambio, con muchas regiones en un nivel de madurez de gestión del cambio de 3, 4 ó 5 basado en la Auditoría del Modelo de Madurez de Gestión del Cambio de Prosci (lo que significa que aplican sistemáticamente la gestión del cambio a sus proyectos o tienen competencia de gestión del cambio en todos los niveles de su organización).

La gestión del cambio es una práctica fundamental en Avnet y se considera un componente crucial de la planificación estratégica. Asignan un gestor del cambio, un gestor de proyectos y un patrocinador a los principales proyectos e iniciativas. Además, asignan líderes de cambio regionales a los proyectos globales. Estos líderes regionales ajustan los planes de gestión del cambio a las diferencias culturales, al tiempo que garantizan la coherencia a la hora de liderar el aspecto humano del cambio.

Por la implantación de un nuevo sistema de gestión de almacenes, Avnet fue reconocida una vez más por su excepcional rendimiento y nombrada en la Supply and Demand Chain Executive 100, una lista anual de los mejores proyectos de la cadena de suministro. Este es el cuarto año consecutivo que Avnet aparece en la lista, y la gestión del cambio fue un factor de éxito fundamental para lograr este reconocimiento.