Transformación de las operaciones empresariales

UKG es una de las principales empresas de gestión de capital humano (HCM) en la nube del mundo. Sus soluciones de RRHH, nóminas, gestión de la fuerza laboral y cultura impulsadas por IA ofrecen a 80.000 organizaciones de todo el mundo y de distintos sectores la oportunidad de convertirse en excelentes lugares para trabajar.

UKG se formó en 2020 cuando Ultimate Software, líder en RRHH y nóminas, y Kronos, líder en gestión de la fuerza laboral, se fusionaron. Aunque las dos culturas galardonadas se unieron, innumerables sistemas operaban por separado, con dos instancias de todo, desde sistemas de ventas y servicio al cliente hasta aplicaciones de facturación y finanzas.

Para satisfacer las necesidades de los clientes, operar con eficacia y reducir costes, UKG se embarcó en un proyecto de integración de sistemas de varios años, "UKG 1". El proyecto implicó a más de 1.000 personas, muchas de ellas en TI, y requirió unificar sistemas, rediseñar procesos, gestionar terabytes de datos y guiar a miles de empleados a través del cambio.

Integración de la metodología Prosci en el plan del proyecto

En el momento en que los Profesionales de Cambio Certificados Prosci de UKG estaban llevando a cabo esta iniciativa de transformación digital masiva, la compañía tenía 12.000 empleados repartidos por América del Norte, América Latina, EMEA y Asia Pacífico, y la mayoría se verían afectados por UKG 1. La integración del sistema también afectaría a un sinnúmero de personas a través de los clientes y socios de UKG que interactúan con UKG, en diversos grados fuera de simplemente usar las soluciones de UKG.

Trabajando en estrecha colaboración con el equipo de gestión de proyectos, los profesionales del cambio de UKG se pusieron en marcha en una misión para ayudar a transformar las operaciones de negocio en la empresa. "UKG 1 no es sólo un proyecto de integración de sistemas y tecnología", dice Vanessa Nedvins, Directora de Operaciones Estratégicas de Negocio en UKG. "También se trata de integrar a las personas y los procesos empresariales cotidianos que impulsan".

Evaluar el impacto del proyecto

En primer lugar, los profesionales del cambio debían conocer el estado actual del entorno de aplicaciones de las empresas fusionadas para comprender las repercusiones. Evaluaron los procesos de negocio de toda la empresa, como la gestión de pedidos, la facturación y la compensación de ventas.

Estos procesos estaban soportados por docenas de aplicaciones independientes, muchas de ellas duplicadas debido a la fusión de las dos empresas. UKG los sustituiría por un sistema integrado, con Salesforce Revenue Cloud como núcleo. Las evaluaciones de impacto de los profesionales del cambio también revelaron los amplios impactos ascendentes y descendentes de los sistemas que operaban en estas áreas funcionales individuales.

Aplicación de la gestión de cambios

Utilizando la metodología Prosci para guiar su curso, los profesionales del cambio aplicaron la gestión de cambios en general en el proyecto UKG 1, además de por separado en cada área de negocio para ayudar a esas personas a prepararse y adoptar el nuevo sistema integrado. Involucraron a patrocinadores, realizaron evaluaciones ^ADKAR® y evaluaciones de riesgos, y mucho más. Curiosamente, Nedvins y su equipo redujeron al mínimo los posibles efectos negativos de introducir otro marco en la organización creando capacidad de cambio y aplicándolo orgánicamente de forma discreta. "Este enfoque orgánico hizo que todo el proceso de cambio fuera más manejable y eficaz", añade.

Y lo que es más importante, integraron el modelo ADKAR en sus actividades, centrándose en los cinco resultados que las personas deben alcanzar para que el cambio tenga éxito: Conciencia, Deseo, Conocimiento, Capacidad y Refuerzo. Además de colaborar estrechamente con el equipo de gestión de proyectos de TI, se asociaron con los esfuerzos de comunicación y formación para comprometerse con la empresa basándose en el ADKAR. Aprovecharon cientos de componentes de formación, que incluían instrucción en directo para toda la empresa y basada en funciones, formación a su propio ritmo y materiales de apoyo.

También capacitaron a los gestores de personas, que, según los estudios de Prosci, son fundamentales para el éxito de los proyectos. Los profesionales los equiparon para sus funciones en el cambio y les proporcionaron materiales como "Meetings in a Box", para que los directivos pudieran apoyar eficazmente a sus equipos con la información adecuada en el momento oportuno para avanzar en el cambio. Una red de líderes funcionales de preparación también desempeñó un papel importante en la aplicación de prácticas de gestión del cambio que apoyaron la iniciativa UKG 1, además de mantener informado al equipo de Operaciones Empresariales Estratégicas sobre los cambios previstos. Un Programa de Campeones UKG 1 reconocía y recompensaba a los "U Krewers" que hacían un esfuerzo adicional para ayudar a que se produjera el cambio, con recompensas como obras de arte únicas.

"Al seguir el modelo ADKAR, estamos viendo transformaciones individuales. La gente se está haciendo a la idea de lo que tiene que hacer para adoptar estos cambios de integración de sistemas".

- Vanessa Nedvins, Directora de Operaciones Comerciales Estratégicas

Resultados

Elevación de la organización

Desde la fusión, UKG ha crecido hasta contar con más de 15.000 empleados para apoyar el crecimiento de los clientes. UKG fue nombrada recientemente una de las empresas más innovadoras del mundo de 2024 por Fast Company, una distinción que celebra a las organizaciones que lideran sus campos y están cambiando el mundo.

Los cambios en general continúan teniendo un impacto positivo en la empresa, debido en parte al dedicado equipo de preparación empresarial de UKG. "La Metodología Prosci es hoy una parte tan importante del tejido del modelo de compromiso de nuestro equipo cuando apoyamos las diversas funciones de negocio en la organización", dice Nedvins. "Es simplemente la forma en que hacemos negocios".

UKG 1 cumple su misión

Ya se han completado las primeras fases de integración de sistemas, y el proyecto UKG 1 está en camino de llegar a la línea de meta en algún momento del próximo año. Pero las ventajas de la solución integral totalmente integrada no han hecho más que empezar. A los 45 días de la puesta en marcha, el seguimiento del proyecto reveló algunas métricas de adopción convincentes: 56.301 usuarios habían iniciado sesión en la plataforma UKG Community para clientes. Esto representa un cambio positivo significativo.

Al unificar el funcionamiento de UKG, los empleados son capaces de atraer, atender y dar soporte a los clientes de UKG de forma eficiente y coherente, a la vez que ofrecen experiencias excepcionales a los clientes. El negocio es capaz de acelerar el crecimiento de los ingresos a través de, entre otras cosas, el acceso a datos precisos, medibles y predecibles.

Gestión del cambio más allá de UKG 1

Además de su trabajo en el proyecto UKG 1, Nedvins y su equipo -todos ellos certificados por Prosci- dan vida a otras iniciativas estratégicas dentro de la organización, incorporando la Metodología Prosci a los planes de proyecto. "Cualquier gran proyecto que afecte a más de la mitad de la empresa y sea de naturaleza transformadora incluye la gestión del cambio a través de nuestra metodología de preparación operativa", afirma Nedvins. "Está incorporada. Y gracias a Prosci, sabemos qué preguntas hacer, cuáles serán las repercusiones y dónde están los puntos de barrera. Nos ha permitido hacer cambios importantes en algunas de las tareas que realizamos, lo que se traduce en mejores resultados en nuestras iniciativas críticas."

Trabajando en estrecha colaboración con los líderes empresariales y tecnológicos, así como con los usuarios finales de las distintas áreas de negocio, el equipo aprovecha las mismas estrategias de gestión del cambio establecidas en el proyecto UKG 1, introduciendo mejoras a lo largo del camino con cada proyecto. Por ejemplo, los profesionales del cambio del equipo de Operaciones Empresariales Estratégicas están colaborando con Recursos Humanos durante el próximo año para implantar soluciones adicionales dentro del conjunto de productos UKG.

De cara al futuro

Tras gestionar las complejidades de la fusión durante una pandemia mundial y emprender un enorme proyecto de integración de sistemas, la empresa cuyo lema es "Nuestro propósito son las personas" está avanzando para alcanzar sus objetivos empresariales más amplios a través de sus importantes iniciativas de cambio. "Estamos simplificando nuestra forma de hacer negocios, ofreciendo la mejor experiencia posible a clientes y empleados, y asegurándonos de que nuestra gama de productos ofrece a nuestros clientes exactamente lo que necesitan", afirma Nedvins.

Culturalmente, la transición hacia una organización más preparada para el cambio sigue avanzando. "Hemos sido testigos de cómo muchas personas han pasado de ser mosquitos que zumbaban resistiéndose al cambio a inconformistas que abrazan el cambio e incluso lo lideran", afirma Nedvins. "Los procesos de pensamiento y las mentalidades están cambiando, lo cual siempre es positivo".