7 stratégies d'adoption du numérique qui favorisent la réussite des organisations

Attention au piège de l'adoption numérique. Les nouvelles technologies promettent une plus grande productivité - 45 % des personnes interrogées dans le cadre de la 12ème édition de notre recherche sur les meilleures pratiques en gestion du changement citent la technologie et la transformation numérique comme le principal changement aujourd'hui. Pourtant, les projets numériques échouent en raison de la résistance organisationnelle et des difficultés d'intégration.

Nous nous penchons ici sur les stratégies d'adoption numérique efficaces qui permettent d'éviter les écueils les plus courants. En associant ces stratégies à un cadre structuré de gestion du changement, votre organisation peut améliorer considérablement l'expérience de l'utilisateur, gérer les résistances et réaliser une intégration en douceur.

Voyons comment l'alignement des stratégies d'adoption numérique sur vos objectifs organisationnels peut transformer les défis en opportunités de réussite durable.

Qu'est-ce que l'adoption numérique ?

L'adoption numérique consiste à intégrer de manière transparente des logiciels, des produits, des applications, des sites web, etc. dans votre routine quotidienne. Cela permet d'améliorer les résultats de l'organisation, l'expérience des employés et la productivité.

Prenons l'exemple d'une agence immobilière qui intègre un système de gestion de la relation client (CRM) dans l'ensemble de ses activités.

En adoptant cet outil numérique, l'agence permet à son personnel d'accéder plus facilement aux données des clients et de les mettre à jour, de suivre les interactions et de gérer les suivis de manière efficace. Elle consacre ainsi moins de temps à la tenue manuelle des dossiers et plus de temps à l'interaction avec les clients et au service, ce qui se traduit par une productivité accrue et une meilleure satisfaction de la clientèle.

Pour éviter toute confusion, distinguons l'adoption numérique de la numérisation, de l'informatisation et de la transformation numérique.

• La numérisation consiste à convertir l'information d'un format physique (analogique) en un format numérique. Par exemple, une bibliothèque qui scanne sa collection de livres et les transforme en fichiers PDF est une numérisation. L'information reste la même, mais elle est désormais dans un format accessible par voie électronique.
• L'informatisation utilise les technologies numériques pour rendre les processus commerciaux plus efficaces. Par exemple, un magasin de détail met en place un système de commande en ligne. Cela accélère le système de commande et permet à un plus grand nombre de clients d'acheter des articles dans le magasin.
• La transformation numérique est plus complète. Elle intègre la technologie numérique dans tous les domaines d'activité, modifiant fondamentalement la manière dont l'organisation fonctionne et fournit de la valeur aux clients. Un exemple serait celui d'une banque traditionnelle qui se transformerait en une institution financière uniquement en ligne.

Ainsi, l'adoption du numérique est essentielle pour tirer pleinement parti de vos initiatives de numérisation, d'informatisation et de transformation numérique.

Importance de l'adoption numérique

Alors que les entreprises utiliseront en moyenne plus de 315 applications SaaS d'ici à la fin 2022 et que Gartner prévoit une augmentation de 6,8 % des dépenses informatiques pour atteindre 5 000 milliards de dollars d'ici à 2024, la nécessité d'adopter la technologie numérique n'a jamais été aussi évidente.

Toutefois, la technologie numérique n'a de valeur que si vos clients et vos employés l'utilisent pleinement. Voici quelques avantages de l'adoption du numérique :

• Efficacité accrue - L'automatisation des tâches courantes permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.
• Meilleure prise de décision - L'accès facile aux données permet aux responsables et aux employés de prendre rapidement des décisions éclairées.
• Amélioration de l'expérience client - L'utilisation cohérente des outils numériques permet d'offrir aux clients un service plus rapide et plus personnalisé.
• Amélioration de la satisfaction des employés - Lorsque la technologie facilite le travail, le moral et la productivité des employés augmentent souvent.
• Réduction des coûts - Des processus plus efficaces et des outils numériques peuvent réduire les coûts opérationnels au fil du temps.
• Amélioration du flux de travail - Recevez des mises à jour en temps réel pour la délégation des tâches, supprimez les longs courriels et accomplissez les tâches plus rapidement.

Comment pouvez-vous vous assurer que votre organisation est prête pour l'adoption du numérique ? L'équipe de Service de Conseils de Prosci travaille avec les clients pour évaluer la maturité de la gestion du changement et la préparation au changement de votre organisation. En appliquant le modèle de maturité de la gestion du changement et les outils de Prosci, nous vous aidons à identifier l'état actuel de votre organisation et les domaines à améliorer, ce qui est crucial pour mettre en œuvre avec succès les stratégies d'adoption numérique.

Plongeons dans les sept principales stratégies d'adoption numérique qui maximisent l'engagement et la productivité des employés.

Stratégies d'adoption numérique

Avant d'explorer les stratégies d'adoption numérique, il est essentiel d'évaluer le niveau de maturité de votre organisation en matière de gestion du changement. Ce niveau permet d'évaluer la santé actuelle de la fonction de gestion du changement de votre organisation. Plus votre niveau de maturité est élevé, mieux vous êtes préparé à une adoption numérique réussie.

1. Aligner l'adoption numérique sur les résultats de l'organisation

Liez l'adoption du numérique directement à vos objectifs organisationnels, en montrant aux employés comment le numérique peut transformer les processus clés et améliorer les résultats globaux. Adaptez les initiatives numériques à des objectifs organisationnels spécifiques, afin d'améliorer les indicateurs clés de performance (KPI) tels que l'efficacité opérationnelle et la satisfaction des clients.

Par exemple, dans une clinique, l'adoption efficace d'un nouveau système de rendez-vous en ligne peut rationaliser la programmation, réduire les temps d'attente des patients et améliorer la qualité du service, contribuant ainsi directement à l'amélioration de l'efficacité et de la satisfaction.

2. Comprendre et cultiver les comportements numériques requis

Utiliser des outils d'analyse pour comprendre l'engagement des employés dans les applications numériques et identifier les domaines à améliorer.

Adapter les outils numériques aux besoins spécifiques des différents départements afin d'améliorer l'efficacité. Par exemple, les équipes de vente peuvent utiliser un logiciel de gestion de la relation client (CRM) pour suivre les interactions avec les clients, tandis que les équipes d'assistance gèrent les demandes des clients. Une formation ciblée et des possibilités de s'exercer avant la mise en service permettent à chaque équipe d'utiliser efficacement ces outils.

Concentrez-vous sur le volet humain de l'adoption numérique en demandant un retour d'information et en observant la manière dont les employés utilisent les outils. Vous devez également évaluer les domaines qui auront un impact sur la façon dont les gens travaillent. Cette approche permet de s'assurer que la technologie s'aligne sur les besoins des utilisateurs. En outre, il convient d'évaluer et d'entretenir une culture d'entreprise favorable au changement, ce qui facilitera l'adoption des innovations numériques.

3. Personnaliser le contenu numérique pour répondre aux divers besoins des employés

Promouvoir l'adoption du numérique signifie intensifier le jeu de la formation et reconnaître que les compétences techniques, les rôles professionnels et les préférences en matière d'apprentissage varient considérablement au sein d'une organisation. Cette diversité rend la formation traditionnelle, fondée sur une méthode unique, peu pertinente.

La solution ? Ne pas se contenter de distribuer des identifiants ou des manuels.

Envisagez d'utiliser des conseils interactifs à l'écran ou des tutoriels intégrés et personnalisés en fonction du rôle et des besoins de chaque utilisateur. La personnalisation du contenu des applications utilisées quotidiennement est cruciale, que ce soit dans les secteurs de la fabrication, de la santé ou de l'administration. Cette approche garantit que chaque utilisateur peut naviguer et utiliser les outils efficacement.

4. Répéter et optimiser les outils numériques sur la base d'un retour d'information continu

Adopter pleinement le numérique, c’est s’assurer que vos employés utilisent la technologie de votre organisation au maximum de son potentiel ; pour cela, vous devez mesurer et améliorer leurs habitudes d'utilisation.

Il est important de surveiller le niveau d'adoption de la technologie par les employés grâce aux outils d'analyse, mais n'oubliez pas que des mesures telles que le temps passé sur une application n'offrent guère d'informations approfondies. Il est préférable de suivre l'engagement des utilisateurs, leur comportement et l'expérience qu'ils ont de l'application.

À l'aide de ces données, vous pouvez repérer les fonctionnalités qui ont du succès ou non. Cela vous permettra d'élaborer des formations pertinentes pour répondre à ces problèmes.

5. Surmonter la résistance grâce aux principes de gestion du changement de Prosci

Les projets d'adoption numérique échouent et la résistance des employés en est la principale raison. Sans évaluation appropriée de la préparation et de la maturité au changement, ni stratégie de gestion du changement bien définie, les employés risquent de résister à l'utilisation des nouveaux outils numériques par manque de compréhension, par crainte du changement ou faute de formation adaptée.

Les études montrent qu'avec une stratégie de gestion du changement efficace, vous avez jusqu'à sept fois plus de chances de réussir un processus d'adoption du numérique à l'échelle de l'organisation.

Trop se concentrer sur les mises à jour technologiques, sans adopter une approche holistique de la gestion du changement, est une négligence grave. C'est notamment le cas lors d'une mise en œuvre de nouveaux progiciels de gestion intégrée (ERP) sans préparation suffisante des utilisateurs ni prise en compte des étapes préliminaires nécessaires comme le nettoyage des données.

L'approche Prosci de la gestion du changement, structurée et axée sur les personnes, peut vous aider à surmonter les difficultés liées à l'adoption du numérique.

La méthodologie Prosci comprend

• Le modèle PCT (Prosci Change Triangle) - Il montre les aspects critiques de tout changement et comment ils sont liés à la santé du projet.
• Le modèle ADKAR de Prosci - Un modèle de changement individuel conçu pour guider les personnes à travers les transitions tout en s'attaquant aux obstacles à l'adoption.
• Processus Prosci en 3 phases - Un cadre structuré pour mener à bien le changement et l'adoption à grande échelle.

La méthodologie Prosci

Prosci propose également une formation spécifique adaptée au profil de chaque client avec des plans et des stratégies de communication, que nous examinerons prochainement.

6. Tirer parti du leadership et des défenseurs du changement

Pour que l'adoption numérique fonctionne bien, il est important que les dirigeants soutiennent pleinement l'effort. Lorsque les cadres supérieurs soutiennent l'effort d'adoption numérique, cela stimule l'esprit et l'élan de l'équipe. Pour surmonter les obstacles, il est essentiel de donner à ces dirigeants les moyens de jouer leur rôle clé pendant le changement.

La constitution d'une équipe soutenante dans l'ensemble de l'organisation contribue à répandre l'enthousiasme pour l'adoption de nouveaux outils numériques. Ces partisans, ou agents du changement, jouent un rôle clé en encourageant l'utilisation de ces outils et en recueillant des informations en retour pour les améliorer. Célébrer chaque succès, petit ou grand, contribue à créer une culture qui cherche toujours à s'améliorer et à soutenir l'adoption continue des outils numériques.

7. S'associer à une société de gestion du changement

Proposition de valeur unifiée de Prosci

Un partenariat avec un fournisseur de gestion du changement qui a fait ses preuves vous aide dans vos efforts de transformation numérique :

• Des modèles et des cadres fondés sur la recherche
• Des compétences et des expériences d'experts
• Un soutien pratique et un renforcement des capacités

Tout cela vous aidera à gérer le changement plus facilement tout en restant aligné sur les objectifs et la culture de votre organisation.

Par exemple, un meneur du changement certifié Prosci avec une expérience approfondie dans la gestion de projet/l'intégration de la gestion du changement, la mise en œuvre de progiciels de gestion intégrée (ERP) et la transformation numérique peut :

• Fournir un accompagnement personnalisé
• Guider les employés qui découvrent la méthodologie Prosci
• Aider les individus à appliquer la méthodologie à leurs rôles et projets spécifiques.

Avec le soutien d'un conseiller Prosci, les employés apprennent à mettre en œuvre la méthodologie Prosci avec succès, plus rapidement et avec moins de perturbations dans le calendrier du projet. Des études ont montré que les organisations qui appliquent une excellente gestion du changement connaissent des taux de réussite nettement plus élevés.

Corrélation entre l'efficacité de la gestion du changement et l'atteinte des objectifs

Découvrez comment SURA Asset Management, l'une des principales sociétés de services financiers d'Amérique latine, a mené à bien sa numérisation et d'autres initiatives de changement complexes avec l'aide de Faculta (aujourd'hui Prosci Latin America).

Grâce à la formation et aux conseils d'experts de Prosci, vous pouvez commencer à élaborer de puissantes stratégies d'adoption numérique qui correspondent à vos objectifs et accélèrent votre progression.

Comment ADKAR aide à l'adoption numérique

Il est important de se concentrer à la fois sur la technologie et sur les personnes qui l'utilisent lors de l'intégration des technologies numériques. Le modèle ADKAR® offre une approche structurée pour une adoption numérique réussie.

Modèle ADKAR de Prosci

Les pièges les plus courants auxquels les entreprises sont confrontées lors de l'adoption de technologies numériques sont les suivants :

• Mettre trop l'accent sur la technologie elle-même, plutôt que sur les personnes qui doivent l'adopter et l'utiliser.
• Ne pas expliquer les raisons, les avantages et les conséquences personnelles du changement.
• Supposer que les employés accueilleront favorablement la nouvelle technologie sans créer un plan clair pour son adoption.
• Ne pas fournir suffisamment de ressources aux utilisateurs pour qu'ils deviennent compétents
• Submerger les employés avec trop de changements à la fois.

Le modèle ADKAR de Prosci contribue à l'adoption des technologies numériques en aidant à développer :

• la sensibilisation - de la nécessité du changement
• la volonté - de participer et de soutenir le changement
• la connaissance - sur la manière de changer
• la capacité - à mettre en œuvre les compétences et les comportements requis
• le renforcement - pour soutenir le changement

La voie à suivre : Stratégies d'adoption du numérique pour une croissance durable

Maintenant que vous savez comment la combinaison des stratégies d'adoption numérique et de la gestion structurée du changement peut conduire à un succès durable, préparez-vous à l'étape suivante. Avec plus de deux décennies d'expérience, Prosci comprend les défis et les opportunités que l'adoption numérique apporte, nous sommes donc bien équipés pour soutenir efficacement votre intégration numérique.