Besoin d’orientation ? Une stratégie de changement pour guider votre succès

Développer une stratégie de gestion du changement organisationnel offre une direction et un sens à toutes les autres activités de transformation. En définissant les caractéristiques uniques du changement ainsi que ses risques et résistances potentielles, les praticiens du changement se donnent, ainsi qu’à leurs équipes projet, les meilleures chances de succès.

Dans cet article, vous découvrirez ce que sont les stratégies de gestion du changement, pourquoi elles sont indispensables, et surtout, quelles étapes suivre pour élaborer un plan de gestion du changement efficace au sein de votre organisation.

Qu’est-ce qu’une stratégie de gestion du changement ?

Les stratégies de gestion du changement organisationnel sont essentielles pour que les organisations demeurent compétitives. Une stratégie de gestion du changement est un plan détaillé ou une approche conçue pour faciliter la mise en œuvre efficace de changements au sein d’une organisation. Ces changements peuvent concerner des aspects majeurs de ses opérations, de sa structure, de ses processus métier ou de sa culture.

Les stratégies de changement doivent être proactives et planifiées dès le démarrage d’une initiative. Elles peuvent aussi servir de plan de réaction permettant aux organisations d’adopter et d’utiliser les transformations nécessaires.

La méthodologie Prosci est un cadre détaillé et une stratégie pour gérer la dimension humaine du changement. Elle se compose de trois éléments clés :

• Modèle ADKAR® de Prosci – Awareness (sensibilisation), Desire (volonté), Knowledge (connaissance), Ability (capacité) et Reinforcement (renforcement). Ces cinq résultats sont ce qu’un individu doit atteindre pour opérer un changement avec succès.
• Processus en 3 phases de Prosci – un processus structuré qui fait le lien entre le changement individuel et organisationnel, et rend le changement évolutif.
• Modèle Prosci Change Triangle (PCT) – un modèle de base qui aide les praticiens du changement à comprendre les quatre aspects critiques d’un changement et comment ils concourent à la bonne santé du projet.

Ensemble, ces stratégies forment la méthodologie Prosci, conçue pour soutenir individus et organisations pendant les transitions.

Pourquoi vous avez besoin d’une stratégie de gestion du changement organisationnel

Malgré vos meilleures intentions, le changement est souvent perçu comme chaotique. Il peut l’être, surtout si votre organisation n’applique pas de processus structuré ou a déjà échoué dans des transformations. Toutefois, une stratégie de gestion du changement organisationnel rend la transition plus fluide et garantit l’atteinte des résultats escomptés.

Voici comment une stratégie bien définie réalise cela :

Gérer la résistance pour favoriser l’adoption

Le changement organisationnel déclenche souvent des comportements de résistance chez les personnes qui doivent adopter de nouvelles façons de travailler. C’est une réponse naturelle. Mais si elle n’est pas maîtrisée, elle peut faire capoter votre initiative.

Les stratégies de gestion du changement permettent d’identifier les causes profondes des comportements de résistance chez les personnes et parties prenantes lors des projets de changement. Cela peut être un manque d’information, l’anxiété liée aux environnements nouveaux, ou des inquiétudes quant à la sécurité de l’emploi.

Une fois que ces causes sont identifiées, les équipes de changement peuvent mettre en œuvre des solutions ciblées, notamment :

• Séances de questions-réponses – Partager ouvertement les raisons et les bénéfices du changement, répondre aux interrogations pour instaurer compréhension et confiance.
• Engagement des parties prenantes – Impliquer les personnes impactés par le changement dans la construction de la solution pour leur donner un sentiment de responsabilité.
• Boucles de rétroaction– Mettre en place des mécanismes de retour continu, ajuster sur la base de retours en temps réel, rendre le processus plus inclusif et moins intimidant.

En appliquant ces stratégies, vous réduisez les comportements de résistance tout en aidant les employés à adopter le changement dans leur travail au quotidien.

Communiquer de manière proactive pour obtenir l’adhésion et le soutien

Une gestion efficace du changement repose sur un fort engagement des parties prenantes. Voici comment une stratégie bien définie favorise cela :

• Communication proactive – La stratégie prévoit des communications régulières avec toutes les parties prenantes, afin de les tenir informées et impliquées.
• Discussions transparentes – Partager ouvertement les raisons du changement, ses bénéfices et les modalités de soutien pendant le processus, pour instaurer compréhension et confiance.
• Messages ciblés – La stratégie définit le “qui” et le “quoi” des communications, afin que chaque collaborateur impacté reçoive une information pertinente.

En délivrant des communications efficaces, vous bâtissez la prise de conscience et la confiance, tout en renforçant votre stratégie de changement et sa mise en œuvre.

Minimiser les perturbations pendant le changement

Le changement peut perturber fortement les opérations quotidiennes. Voici comment les stratégies de gestion du changement contribuent à limiter ces perturbations :

• Planification pas à pas : Détail des tactiques et activités nécessaires pour permettre aux personnes d’adopter et d’utiliser les solutions mises en place.
• Mise en œuvre par phases : Le changement est déployé par étapes, ce qui permet des ajustements et des formations aux moments opportuns.
• Communications bien synchronisées : Les rôles clés transmettent les bons messages au bon moment pour éliminer confusion, anxiété et comportements de résistance freinant le progrès.

En anticipant les obstacles potentiels et en maintenant une bonne communication, une stratégie de gestion du changement assure une transition plus douce et minimise les perturbations des opérations.

Équiper les collaborateurs et les équipes concernées avec les compétences critiques

Le changement suscite souvent l’incertitude chez ceux qui doivent l’adopter, fréquemment parce qu’ils ne disposent pas des compétences nécessaires. Une stratégie efficace construit compétences et capacités de la manière suivante :

• Savoir-faire fonctionnel – Intégrer la montée en compétences dans la stratégie pour que les employés concernés soient prêts dès le lancement effectif.
• Compétences des superviseurs – Les responsables d'équipes doivent apprendre à jouer un rôle essentiel dans la gestion des résistances, la communication, le lien avec la direction, etc.
• Accompagnement des sponsors – Les dirigeants ne savent pas toujours comment exercer leur rôle pendant le changement, une stratégie efficace les guide.

En préparant et en dotant les collabotaeurs pour leurs rôles spécifiques durant le changement, vous leur donnez la connaissance et la capacité dont elles ont besoin pour soutenir et mettre en place le changement en toute confiance.

Maximiser le retour sur investissement (ROI)

Le changement peut coûter cher : du temps, de l’argent, des ressources. Sans plan, vous courez le risque de ne pas atteindre vos objectifs, de perdre l’investissement. C’est ici que la gestion du changement intervient.

Une stratégie bien conçue se concentre sur l’atteinte des résultats souhaités et sur la maximisation du ROI. Voici comment :

• Adoption accrue – sDes communications efficaces et le développement des compétences favorisent l’engagement et l’adhésion des collaborateurs au changement.
• Resistance – Des stratégies proactives permettent d’éviter ou de circonscrire les obstacles au changement.
• Improved efficiency – Des cadres et processus clairs conduisent à une adoption plus rapide et à une utilisation optimale.

En maximisant le ROI via une adoption augmentée, une résistance diminuée et une efficacité renforcée, votre organisation gagne un avantage concurrentiel. Le changement devient catalyseur de croissance, non plus simple source de coût.

10 étapes pour créer une stratégie de changement efficace

Le changement est inévitable pour les organisations ambitieuses, mais il exige une stratégie clairement définie pour garantir une transition en douceur. Voici dix étapes pour élaborer une stratégie bien structurée :

1. Évaluer le changement pour bien le comprendre

Les changements peuvent prendre la forme de projets formels, d’initiatives stratégiques ou même d’ajustements mineurs dans le fonctionnement de l’organisation. Avant d’élaborer votre stratégie, il est vital de comprendre la nature même du changement. Questions clés :

• Ampleur de l'Impact scale – Quelle est l’étendue du changement ?
• Personnes concernées – Combien de collaborateurs seront impactés ? Qui sont-ils ?
• Effets différenciés – Tous seront-ils touchés de la même manière ?
• Éléments du changement – Quels aspects changent réellement : processus, systèmes, rôles, etc. ?
• Calendrier – S’agit-il d’un changement rapide ou d’un déploiement sur le long terme ?
• Initiatives concurrentes – Existe‑t-il d’autres changements majeurs en cours ? Trop de changements simultanés peuvent être écrasants.

Répondre à ces questions vous permet de créer des stratégies de gestion du changement organisationnel ajustées.

2. Évaluer la capacité de l’organisation à accepter le changement (“change readiness”)

Avant de lancer une initiative, il est crucial d’évaluer dans quel environnement vous introduisez le changement. Cela comprend :

• Le ressenti des employés et managers – Voient‑ils la nécessité du changement, l’acceptent‑ils ou sont‑ils sceptiques ?
• Les expériences passées – Comment l’organisation a‑t‑elle géré les changements antérieurs ? Des succès ? Des séquelles négatives ?
• Vision partagée – Tous ont‑ils une compréhension claire des objectifs globaux de l’organisation ?
• Saturation du changement – Combien de transformations sont déjà en cours dans l’organisation ?

Une bonne connaissance de votre organisation et de son histoire permet de prévoir les difficultés potentielles et d’ajuster la stratégie pour réussir.

Prosci – Les 10 aspects de l’impact du changement

3. Comprendre comment le changement impacte les personnes et les groupes

Avant de mettre en œuvre le changement, évaluez ses effets sur les différentes parties de l’organisation. Un changement unique, par exemple le déploiement d’un programme de déclaration de frais en ligne, aura des impacts différenciés selon les groupes :

• Systèmes – Combinaison d’individus et d’applications pour atteindre des objectifs.
• Rôles professionnels – Description des activités attendues pour que chacun accomplisse son travail efficacement.
• Comportements critiques – Réponse essentielle ou vitale d’un groupe ou d’un individu face à une action, un environnement ou un stimulus.
• Processus – Quels flux de travail existants seront modifiés ? Par exemple, un nouveau programme en ligne changera‑t‑il les procédures de frais ?
• Outils – Systèmes ou éléments utilisés pour des objectifs spécifiques (logiciels, plateformes, etc.).
• Lieu – Emplacement physique ayant des fonctions précises.
• Compensation – Rémunération monétaire et non monétaire liée au travail fourni.
• Évaluation de performance – Comment les performances seront mesurées et évaluées, en fonction des objectifs.
• Structure hiérarchique – À qui les individus rendent-ils compte ? quelles sont les relations d’autorité ?
• état d’esprit / attitudes / croyances –  L’état d’esprit se reflétant dans les comportements.

Cartographier les groupes, processus, technologies et autres aspects affectés permet de créer des plans spécifiques et ciblés plus tard, afin que chacun dispose du soutien nécessaire pour s’adapter sereinement.

4. Choisir le modèle de gouvernance pour la gestion du changement

La structure de l’équipe de gestion du changement détermine qui fait le travail de changement et comment cette équipe interagit avec l’équipe projet.

Modèle de gouvernance : Connexion Sponsor, Gestion de Projet et Gestion de Changement (GC)

Quelques modèles courants :

• Praticien du changement intégré – Un expert du changement est affecté directement à l’équipe projet et travaille en collaboration continue avec elle.
• Support centralisé – Une équipe dédiée à la gestion du changement offre accompagnement et conseil à plusieurs équipes projet dans toute l’organisation.
• Pilote au sein de l'équipe projet – Les responsabilités de gestion du changement sont assignées à un membre spécifique du projet en plus de ses fonctions habituelles.

Le point principal : définir clairement les responsabilités en matière de gestion du changement et allouer les ressources appropriées selon les besoins du projet. Cela garantit le support nécessaire pour une transition réussie.

5. Construire une coalition de sponsors

La coalition de sponsors est votre groupe de leaders et de managers clés qui soutiendront activement le changement. Il est crucial de choisir les bonnes personnes.

• Sponsor principal  – La personne qui valide le changement et en est la cheville ouvrière. Elle doit être très visible et impliquée tout au long du projet, et jouer un rôle central dans la construction de la coalition.
• Coalition de sponsors – Choisir des leaders issus des groupes les plus affectés par le changement pour faire partie de cette coalition. Chaque membre a un rôle crucial pour susciter l’adhésion au sein de ses équipes et communiquer clairement le changement.

Ce réseau fort de champions assure que tous ceux concernés comprennent la finalité du changement et se sentent soutenus pendant la transition.

6. Parer la résistance avant qu’elle ne survienne

Bien souvent, après avoir essuyé des oppositions, les équipes reconnaissent qu’elles auraient pu prévoir les points de résistance. Voici comment adopter une stratégie proactive :

• Anticiper les obstacles à l’adoption – comprendre comment différentes personnes et équipes seront affectées, de manière unique ou similaire.
  • Certains secteurs organisationnels ou départements seront‑ils plus touchés ?
  • Certains groupes ont‑ils proposé des solutions différentes à une même problématique ?
  • Des équipes sont‑elles profondément attachées aux pratiques existantes ?
• Identifier et traiter les causes profondes de la résistance – analyser les causes, aborder les barrières et planifier des actions pour les surmonter.

En repérant dès le départ les points de résistance potentiels, vous pourrez mettre en place des tactiques ciblées avant qu’ils ne deviennent des obstacles. Cette approche proactive rend la transition plus fluide pour toutes les groupes impactés.

7. Évaluer et comprendre les risques

Les facteurs déterminant le risque lors des initiatives de changement reposent sur deux dimensions clés discutées précédemment :

• Caractéristiques du changement – à quel point le changement est‑il radical et étendu ? Les changements majeurs posent des risques plus élevés.
• Caractéristiques organisationnels – la culture de votre entreprise résiste‑t‑elle au changement ? Des antécédents de résistance signifient un risque supérieur.

8. Élaborer un plan de communication efficace

Une stratégie de communication claire et cohérente garantit que toutes les parties prenantes et les collaborateurs sont informés et préparés de manière adéquate. Elle construit la confiance, atténue les craintes et réduit les rumeurs susceptibles de générer des résistances. Voici les éléments clés pour concevoir un plan de communication pour votre initiative de changement :

• Identifier ce qui doit être communiqué – Tout ce que les parties prenantes doivent savoir avant et pendant le changement : le “quoi” et le “pourquoi”, ses impacts, ses bénéfices, le calendrier, les étapes de mise en œuvre. Désigner qui diffuse les messages et quel type de message chacun envoie.
• Choisir les méthodes et canaux – déterminer les supports de communication adéquats selon le type de message : réunions générales, présentations, bulletins d’information, outils internes comme Slack ou Microsoft Teams, etc.
•  Utiliser la liste de contrôle de communication de Prosci pour structurer le plan de manière détaillée. En mettant en œuvre ce plan, vous augmentez l’engagement des collaborateurs et réduisez les résistances.

9. Maintenir le cap du changement

Surveillez régulièrement l’avancement des éléments clés de votre initiative de changement. Comparez-les aux objectifs à court et long terme pour vous donner une feuille de route vers le succès.

• Utilisez des tableaux de bord de performance, sondages, mécanismes de feedback et benchmarking pour mesurer la situation du projet.
• prévoyez des réunions régulières avec l’équipe de gestion du changement et les parties prenantes pour faire le point.

Pour évaluer l’efficacité des actions de changement, examinez à la fois des données quantitatives et qualitatives :

• Mesures quantitatives – Économies de coûts, gains de temps, chiffres d’affaires, satisfaction client, etc.
• Retours qualitatifs – Retours des employés, avis des clients et opinions des groupes impactés pour donner du contexte aux chiffres et identifier les axes d’amélioration

Servez‑vous des données collectées pour prendre des décisions éclairées. Si certains aspects ne donnent pas les résultats escomptés, analysez pourquoi, puis ajustez la stratégie de changement au besoin.

10. Ancrer les changements dans la durée

Ne laissez pas le travail acharné s’arrêter après le lancement. Le renforcement est essentiel.

Impact de la planification du renforcement sur le succès d’un projet

Les recherches Meilleures Pratiques de gestion du changement de Prosci ont montré que 81 % des personnes ayant planifié des activités de renforcement et de pérennisation atteignent ou dépassent les objectifs de leur projet. Ceci souligne que faire perdurer les nouveaux comportements, systèmes ou processus métier est indispensable pour transformer des ajustements temporaires en habitudes durables.

Vous pouvez y parvenir par :

• Célébrer les victoires – Reconnaître les accomplissements, grands ou petits, pour maintenir l'élan.
• Fournir un support continu – Proposer ressources, formations, réponse aux questions pour assurer le succès durable.
• Mettre en lumière les impacts positifs – Montrer comment le changement profite à l’organisation et aux individus.

En renforçant les changements, vous les intégrez durablement au tissu opérationnel et culturel, assurant des bénéfices soutenus.

Faut‑il appliquer une stratégie unique de gestion du changement ?

Une approche unique ne convient pas à tous les changements. Considérez ces scénarios :

1. Fusion avec une grande entreprise
2. Transition vers un nouveau système en ligne pour les fournisseurs
3. Déménagement dans un autre bureau au sein du même bâtiment
4. Mise en place d’un nouveau ERP (progiciel de gestion intégré)
5. Changement de direction

Ce sont des changements très différents, et chacun exige une gestion du changement spécifique pour réussir. Chacun impacte les employés et leur manière de faire leur travail. Chacun peut souffrir d’une adoption lente ou d’une faible utilisation. Chacun présente des risques que les collaborateurs se désengagent ou résistent au changement.

Tous les changements ne réclament pas le même niveau d’effort en gestion du changement. L’approche la plus efficace varie selon votre projet spécifique. Les stratégies de gestion du changement vous aident à déterminer le degré et le type de soutien nécessaires pour réussir la transition, en tenant compte des circonstances uniques de votre initiative.

Et ensuite ?

Élaborer des stratégies organisationnelles complètes de gestion du changement est l’étape essentielle initiale de toute transformation. Cela sert de feuille de route pour vos décisions, et donne vie au changement lui‑même. Cette stratégie décrit clairement qui sera impacté et comment le changement affectera l’organisation.

La stratégie de gestion du changement contribue à l’élaboration des plans de changement. Votre stratégie fournit une direction à haut niveau, tandis que les plans concrets traduisent cette direction en étapes précises et opérationnelles pour garantir la mise en œuvre avec succès.