Intégrer la gestion du changement et la gestion de projet

La gestion du changement et la gestion de projet sont deux disciplines complémentaires qui, ensemble, garantissent la réussite des initiatives organisationnelles. En les intégrant du début à la fin, vous reliez la dimension humaine et la dimension technique du changement, assurant ainsi que votre organisation tire pleinement parti de la transformation.

Une proposition de valeur unifiée

Le modèle Proposition de Valeur Unifiée de Prosci illustre comment la gestion de projet et la gestion du changement collaborent autour d’une définition commune du succès : atteindre ou dépasser les objectifs du projet et réaliser les bénéfices organisationnels.

• Volet technique : Conçu pour concevoir, développer et livrer des solutions répondant à des problèmes ou opportunités. La gestion de projet fournit la structure, les processus et les outils pour y parvenir.
  
  
• Volet humain : Axé sur l’engagement des personnes impactées et leur accompagnement pour adopter et utiliser efficacement le changement. La gestion du changement offre le cadre méthodologique pour atteindre cet objectif.

Proposition de Valeur Unifiée de Prosci

Imaginez ces disciplines comme deux brins de corde de couleurs différentes. Entrelacés, ils créent une corde plus solide et plus résistante — tout comme l’intégration de la gestion du changement et de la gestion de projet renforce la réussite des transformations.

Comment l’intégration crée de la valeur

Les recherches de Prosci montrent que 47 % des organisations ayant intégré la gestion du changement et la gestion de projet ont atteint ou dépassé leurs objectifs, soit 17 % de plus que celles qui n’ont pas intégré ces disciplines.

Intégrer la gestion du changement et la gestion de projet contribue à la réussite du changement en :

• Créant un objectif commun : Les deux disciplines visent à améliorer la performance organisationnelle grâce à des changements mis en œuvre avec succès, qui produisent les résultats attendus.
• Favorisant des approches proactives : L’intégration permet d’identifier et de réduire les risques plus tôt, de traiter les résistances et de renforcer l’engagement envers l’adoption du changement.
• Améliorant la séquence et l’alignement : Les bonnes actions sont réalisées au bon moment dans le cycle de vie du projet, garantissant que les personnes sont prêtes et capables d’adopter le changement.
• Renforçant l’échange d’informations : 

  Tout au long du projet, les parties prenantes reçoivent, au moment opportun, les informations nécessaires : de la compréhension de la nécessité du changement jusqu’à la transmission de leurs retours sur son adoption.

Les 5 dimensions de l’intégration entre la gestion du changement et la gestion de projet

Les recherches de Prosci révèlent cinq dimensions à prendre en compte lors de l’intégration de la gestion du changement et de la gestion de projet :

Dimension 1: Les personnes

Cette dimension s’intéresse à ceux qui assurent les rôles de gestion du changement et de gestion de projet, ainsi qu’à la structure de l’équipe définissant les relations entre ces rôles.

Dans l’étude Meilleures pratiques en gestion du changement de Prosci,  69% des participants disposaient de ressources dédiées à la gestion du changement pour le projet sur lequel ils faisaient rapport.

Les structures de base incluent :

• Des ressources en gestion du changement intégrées à l’équipe projet (Structure d’équipe A – utilisée par 33 % des participants)
• Des ressources en gestion du changement soutenant l’équipe projet de manière externe (Structure d'équipe B)

Aucune structure n’est intrinsèquement meilleure — chacune présente des avantages différents.

Par exemple, intégrer les ressources de gestion du changement directement dans l’équipe projet  (Structure d'équipe A) favorise une communication plus transparente et un flux d’informations fluide entre l’équipe et les groupes impactés. Parmi les autres avantages, on retrouve le développement d’une approche projet intégrée qui encourage le travail d’équipe et la collaboration, ainsi que la création de boucles de feedback permettant de relayer les questions et préoccupations des groupes impactés vers l’équipe projet.

À l’inverse, lorsque les ressources de gestion du changement sont séparées mais soutiennent l’équipe projet de manière externe (Structure d'équipe B), cela favorise la neutralité et leur permet d’apporter un point de vue indépendant. Parmi les autres avantages, on note la possibilité de se concentrer exclusivement sur la gestion du changement et un accès direct à la direction.

Le choix de l’approche d’intégration dépend généralement de la nature du projet et des normes de l’organisation. Il est important de reconnaître que de nombreux praticiens du changement n’ont pas le contrôle ni une influence majeure sur la sélection de la structure d’équipe utilisée pour un projet donné. Par exemple, la structure d’équipe peut être déjà définie avant la sélection des ressources dédiées au changement.

Même si la structure d’équipe est déjà établie, il existe des actions que vous pouvez entreprendre pour soutenir une intégration efficace des personnes et des rôles.

Actions à entreprendre pour intégrer les personnes et les rôles

• Assurez-vous d’avoir accès au sponsor 
  Quelle que soit la structure de votre équipe, obtenir un accès au sponsor principal est essentiel. Nos recherches montrent une forte corrélation entre l’accès au sponsor et l’atteinte des objectifs. 71 % des participants disposant d’un accès suffisant ou plus qu’adéquat au sponsor ont atteint ou dépassé les objectifs du projet, contre seulement 21 % de ceux ayant peu ou pas d’accès.
  
  
• Définissez clairement les rôles, responsabilités et relations
  Établissez des attentes communes en définissant clairement qui fait quoi, en particulier entre les rôles de chef de projet et de praticien du changement. Identifiez les zones de chevauchement pour réduire les conflits potentiels. Maintenez la transparence et l’accès à l’information afin de favoriser de meilleures relations de travail entre les membres de l’équipe.
  
  
• Soyez présent et impliqué
  En tant que ressource en gestion du changement, restez activement engagé dans les activités du projet pour bien comprendre comment la solution sera conçue, développée et déployée. Cette implication vous permet de mieux anticiper les impacts et de préparer les parties prenantes aux changements à venir.

Dimension 2: Les processus

Cette dimension concerne la manière dont les phases, activités et jalons des deux disciplines s’alignent tout au long du cycle de vie du projet. L’intégration permet un meilleur échange d’informations, une séquence de travail optimisée et un alignement sur le calendrier.

L’illustration ci-dessous présente, à un niveau global, l’alignement des phases de gestion de projet pour un changement séquentiel et le processus en trois phases de Prosci pour la gestion du changement. Elle montre également comment les jalons ADKAR s’alignent sur les jalons de gestion de projet. Par exemple, nous alignons la capacité (Ability) des membres des groupes impactés avec la date du jalon Mise en œuvre. 

Pour une intégration optimale, commencez les activités de gestion du changement tôt — idéalement dès le lancement du projet. Plus la gestion du changement démarre tôt, plus l’échange d’informations, la séquence des travaux et l’alignement sur les jalons du projet seront efficaces. 

Adopter une approche basée sur les processus, avec des livrables distincts pour la gestion du changement, améliore encore les chances de réussite. Si l’approche de gestion du changement n’est pas structurée avec des livrables et des jalons spécifiques, il sera difficile de l’intégrer efficacement à la gestion de projet.

Actions à entreprendre pour intégrer le processus

• Adoptez une approche structurée
  Plus votre approche de gestion du changement est rigoureuse, orientée processus et axée sur les jalons, plus elle s’intègre facilement aux méthodes de gestion de projet. Une approche structurée crée des points de connexion clairs entre les disciplines et garantit qu’aucun élément ne soit négligé.
  
  
• Définissez vos livrables
  Formalisez le travail de gestion du changement sous forme de livrables spécifiques et tangibles pour l’intégrer efficacement à l’approche de gestion de projet. Des livrables bien définis créent de la responsabilité et démontrent la valeur des activités de gestion du changement auprès de l’équipe projet.
  
  
• Identifiez activement les moments clés pour intégrer les activités
  Tout au long du cycle de vie du projet, repérez les moments critiques où l’intégration des activités — comme les dates de jalons — est essentielle à la réussite du changement. Pour chaque jalon, déterminez quels éléments ADKAR doivent être en place. Par exemple, avant la formation (un jalon projet), les participants doivent être sensibilisés par le besoin de changement (Awareness) et avoir la volonté (Desire) de le supporter. La connaissance (Knowledge) et la capacité (Ability) suivent grâce à une formation efficace.

Dimension 3: Les outils

Cette dimension met l’accent sur l’intégration des outils et livrables spécifiques des deux disciplines. L’intégration réduit les doublons, crée des opportunités de collaboration et favorise une compréhension commune. Par exemple, les plans de communication et les évaluations des risques sont des outils couramment utilisés par les deux disciplines. Intégrer ces outils communs crée des opportunités de collaboration, réduit les efforts redondants et renforce la compréhension partagée.

Nos recherches montrent que les plans de communication (91 %), les plans de projet (81 %) et les plans de formation (79 %) sont les outils les plus fréquemment intégrés.

Le graphique ci-dessous indique quels outils ont été le plus souvent intégrés. Les plans de communication arrivent en tête (91 %), suivis des plans de projet (81 %) et des plans de formation (79 %).

Actions pour intégrer les outils

• Identifier les outils spécifiques à intégrer
  Les outils courants à envisager incluent les plans de communication, les plans de formation, les analyses des parties prenantes, les évaluations d’impact, les évaluations des risques et les leçons apprises. Ces outils de gestion de projet peuvent être adaptés pour inclure une perspective de gestion du changement, créant ainsi une approche plus complète.
  
  
• Capitaliser sur ce que l’équipe projet a déjà réalisé
  Au lieu de rejeter les documents existants, construisez à partir d’eux. Par exemple, plutôt que de critiquer un plan de communication qui ne traite pas les préoccupations des parties prenantes, montrez comment il peut être enrichi pour répondre aux questions qui comptent pour les personnes impactées : Pourquoi ce changement ? Pourquoi maintenant ? Que se passe-t-il si nous ne changeons pas ? Comment serai-je impacté(e) ? Qu’est-ce que j’y gagne ? Cette approche collaborative crée des ponts plutôt que des barrières.
  
  
• Assurer une responsabilité claire
  Lors de l’intégration des outils, il existe un risque que les praticiens du changement et les chefs de projet abandonnent involontairement la responsabilité. Au moment de l’intégration, établissez clairement quel rôle est responsable de chaque outil intégré afin que rien ne passe entre les mailles du filet.

Dimension 4: Les méthodologies 

Alors que les dimensions précédentes se situent au niveau du projet, l’intégration des méthodologies intervient au niveau organisationnel. Il s’agit de créer une approche standard de la livraison des projets en combinant les méthodologies de gestion de projet et de gestion du changement de votre organisation.

L’intégration des méthodologies implique des décisions sur le moment et la manière dont elles interagissent ou divergent. Une méthodologie intégrée fait souvent partie d’une stratégie plus large d’institutionnalisation de la gestion du changement, que Prosci définit comme la gestion du changement à l'échelle de l'entreprise.

Actions pour intégrer les méthodologies

• Choisir une méthodologie commune de gestion du changement
  Avant de commencer l’intégration au niveau méthodologique, votre organisation doit adopter une méthodologie standard de gestion du changement. Une approche cohérente crée un langage commun et des pratiques uniformes dans toute l’organisation.
  
  
• Être attentif aux compromis
  Lors de l’intégration, considérez les risques liés à la suppression de la nature réactive de la gestion du changement. Concevez votre méthodologie intégrée pour maintenir la flexibilité tout en offrant une structure, afin de pouvoir s’adapter aux besoins uniques de chaque projet.
  
  
• Gérer le changement lié à l’introduction d’une méthodologie intégrée
  De nombreux chefs de projet ont une expérience limitée en gestion du changement et sont à l’aise avec leur méthodologie actuelle. Lors de l’introduction d’une nouvelle approche intégrée, appliquez les principes de gestion du changement à ce changement lui-même. Cela démontre la valeur de la gestion du changement tout en favorisant l’adoption de votre méthodologie intégrée.

Dimension 5: Les résultats et bénéfices

L’intégration dans cette dimension reconnaît que la gestion du changement et la gestion de projet sont des disciplines complémentaires avec une définition commune du succès. En fin de compte, les deux améliorent la performance de l’organisation en l’aidant à réaliser les bénéfices du changement. Cette dimension se concentre sur l’établissement d’une définition partagée des résultats et bénéfices pour un changement spécifique et sur la manière dont chaque discipline contribue à leur réalisation.

Sous bien des aspects, cette dimension est le point de départ de l’intégration. Lorsque nous alignons notre vision des objectifs à atteindre, les autres éléments d’intégration s’imbriquent, créant une véritable approche d’équipe.

Actions pour intégrer les résultats et bénéfices

• Définir le succès pour la gestion du changement et la gestion de projet
  L’équipe projet doit se concentrer et être responsable de la livraison des résultats dans les deux disciplines. Si l’équipe n’est responsable que du respect de la date de mise en production, l’intégration échouera. De même, la gestion du changement doit définir le succès en termes de résultats obtenus, et non simplement d’activités exécutées (nombre d’employés formés, communications envoyées).

• Obtenir l’adhésion des chefs de projet et des équipes
  Les chefs de projet peuvent ne pas comprendre la valeur de la gestion du changement ou la considérer comme une surcharge qui ralentit les projets et consomme le budget. Pour démontrer la valeur, déterminez le pourcentage des résultats globaux du projet qui dépendent de l’adoption et de l’utilisation par les employés — la part du retour sur investissement dépendant des personnes. Montrez comment traiter le volet humain du changement permet de capter cette portion critique du ROI.
  
  
• Relier les résultats du projet aux bénéfices organisationnels
  Les deux disciplines doivent collaborer pour garantir que les résultats du projet se traduisent par des bénéfices pour l’organisation. Une réussite technique sans adoption ne génère pas de valeur, tandis qu’une forte adoption d’une solution mal conçue crée ses propres problèmes. L’intégration garantit que les deux aspects travaillent ensemble pour obtenir des résultats durables.

Atteindre les objectifs du projet et réussir

Les projets ont plus de probabilités de réussir lorsque nous intégrons la gestion du changement et la gestion de projet. Une approche intégrée augmente la probabilité d’atteindre les objectifs et de pérenniser les résultats. Elle permet aux chefs de projet et aux praticiens du changement de travailler vers une définition commune du succès, d’aligner efficacement les activités et d’éviter les doublons.

Un changement réussi nécessite à la fois une mise en œuvre technique solide et un engagement efficace des personnes — c’est la force de l’intégration.