Comment se lancer dans la gestion du changement en tant que professionnel de la communication ?

Naviguer dans la gestion du changement en tant que professionnel de la communication requiert bien plus que d'excellentes compétences en matière de communication. Vous êtes déjà doué pour rédiger des messages qui trouvent un écho auprès de votre public. Mais que se passe-t-il lorsque votre entreprise vous demande d'assumer pleinement le rôle de gestionnaire du changement ? Comment s'y prendre ? Ce blog vous aidera à naviguer dans cette transition et à mener à bien des initiatives de changement.

Apprendre à démarrer la gestion du changement à l'aide d'approches efficaces

La gestion du changement va bien au-delà de la communication. Il s'agit d'un processus structuré et d'un ensemble d'outils permettant de gérer le volet humain du changement afin d'atteindre les résultats souhaités par l'organisation. L'approche consiste à soutenir les personnes qui passent de la situation actuelle à l'état futur que l'organisation souhaite atteindre.

Par exemple, si votre entreprise met en œuvre un nouveau système de planification des ressources de l'entreprise (ERP) ou un outil d'intelligence artificielle (IA), vous devez vous assurer que les personnes adoptent et utilisent le système, ainsi que les processus, les rôles, les comportements, les attitudes, les structures organisationnelles, etc. qui y sont associés. Un changement n'apporte des avantages organisationnels que si les personnes l'adoptent et l'utilisent.

L'application d'une approche efficace de la gestion du changement permet d'impliquer les personnes dans le changement, d'obtenir une plus grande adoption et d'augmenter les probabilités de succès de votre projet ou de votre initiative. Les recherches de Prosci montrent régulièrement que les projets qui bénéficient d'une excellente gestion du changement ont plus de probabilités de réussir.

Source : Prosci Research Hub ©2023 

Renforcer les compétences en communication grâce à la méthodologie Prosci

Même les communicateurs professionnels accomplis sont sous-équipés pour réussir dans la gestion du changement, car les changements à haut risque nécessitent une approche structurée pour produire des résultats.

Mon expérience de la conduite de changements organisationnels reflète celle des membres de l'Association internationale des professionnels de la communication (International Association of Business Communicators), dont j'ai fait la présentation lors de la conférence mondiale. Voici les scénarios les plus courants :

Les professionnels de la communication doivent faire plus avec moins

À l'instar de nombreuses fonctions essentielles dans les organisations aujourd'hui, les fonctions de soutien se réduisent à un rythme rapide et les employés doivent faire plus avec moins. Malheureusement, les services de communication ne sont pas épargnés par cette tendance. Les dirigeants demandent souvent aux professionnels de la communication d'assumer à la fois des responsabilités en matière de communication et de gestion du changement.

Par conséquent, les professionnels de la communication doivent gérer le changement "à côté de leur bureau". Le manque de temps et de ressources humaines pour effectuer le travail de gestion du changement conduit à des résultats sous-optimaux et à des résultats commerciaux non réalisés.

Les professionnels de la communication manquent de formation à la gestion du changement

Les professionnels de la communication sont toujours prêts à accepter des tâches nouvelles et passionnantes. Ainsi, lorsqu'on leur demande de diriger le travail de gestion du changement, ils acceptent volontiers de relever le défi. Cependant, malgré leur volonté d'en faire plus et leur désir d'apprendre, ils n'ont pas reçu les outils nécessaires et n'ont pas acquis les connaissances requises pour jouer efficacement le rôle de gestionnaire du changement.

L'enthousiasme ne remplace pas les compétences en matière de gestion du changement. Sans ces compétences, votre équipe, votre réputation professionnelle et votre projet souffriront de revers tels que la résistance, les retouches, les délais non respectés, les dépassements de budget et l'échec du projet.

Les professionnels de la communication ne savent pas comment lancer des projets de gestion du changement

Les professionnels de la communication sont confrontés à des lacunes en termes de capacités et d'aptitudes lorsqu'il s'agit de conduire le changement. Bien que certains aient bénéficié de cours ou de séminaires en ligne sur la gestion du changement, beaucoup ne savent tout simplement pas où et comment démarrer des projets de gestion du changement.

La mise en œuvre de la gestion du changement nécessite une approche structurée qui indique comment commencer et les étapes à suivre tout au long du cycle de vie du projet. L'accès à des outils de planification de la gestion du changement dotés d'une méthodologie intégrée, comme Proxima, vous guide tout au long du processus, vous renvoie à des recherches et à des informations essentielles et vous permet de rester sur la bonne voie.

Comment démarrer efficacement la gestion du changement

Une gestion du changement réussie commence par la compréhension de l'aspect humain du changement et l'utilisation d'une méthodologie structurée. Avec ces deux ingrédients de base, tout le reste, de l'engagement des sponsors à la création d'une culture du changement, commence à se mettre en place.

Lorsque vous passez d'une fonction de communication à une fonction qui inclut des responsabilités de gestion du changement, vous devez acquérir un nouvel ensemble de compétences pour combler le fossé entre les deux disciplines. Peu importe où vous en êtes dans le processus d'apprentissage ou les contraintes auxquelles vous êtes confronté avec le changement, les domaines suivants peuvent améliorer votre approche de la gestion du changement :

1. Comprendre l'aspect humain du changement

Les dirigeants peuvent oublier que les changements organisationnels affectent les personnes et la manière dont elles font leur travail, en se concentrant trop souvent sur les aspects techniques. Il est essentiel de comprendre que la réussite d'un projet dépend de la capacité des personnes à adopter de nouveaux processus, systèmes, comportements, rôles, etc.

Pour réussir, les meneurs du changement collaborent avec les chefs de projet et les développeurs de solutions afin d'intégrer le volet technique et le volet humain du changement.

Proposition de valeur unifiée de Prosci

L'incertitude et les défis du changement peuvent également submerger les gens. Le changement suscite des émotions allant de l'excitation et de l'anticipation à la peur et à la colère. Si vous ne tenez pas compte de ces réactions, les gens manifesteront des comportements de résistance qui peuvent faire dérailler la réussite du projet et augmenter l'attrition.

Un modèle de changement individuel tel que le modèle Prosci ADKAR® vous permet de soutenir les individus tout au long du processus de changement. Il vous aide à identifier et à résoudre les obstacles qui les empêchent d'aller de l'avant.

Basé sur l'idée fondamentale que le changement organisationnel ne se produit que lorsque les individus changent, notre modèle ADKAR vous permet de :

• Placer les personnes au centre du changement
• Se concentrer sur l'obtention de résultats
• Mesurer l'efficacité
• Procéder à des ajustements significatifs si nécessaire

Modèle ADKAR de Prosci

2. Utiliser une méthodologie structurée de gestion du changement

Une méthodologie structurée de gestion du changement établit une approche systématique, un langage commun, des normes de qualité et d'autres activités conçues pour réussir le changement. Plus de 25 ans de recherche par Prosci montrent qu'une gestion efficace du changement est en corrélation avec des niveaux de réussite significativement plus élevés.

Corrélation entre l'efficacité de la gestion du changement et le succès

La méthodologie Prosci se compose du modèle le modèle du triangle du changement de Prosci (PCT), du modèle Prosci ADKAR et du processus Prosci en 3 phases. En voici un bref aperçu :

Notre modèle PCT établit un cadre pour comprendre les aspects critiques de la santé d'un projet et la manière dont ils sont liés. Utilisé tout au long du cycle de vie d'un projet, le modèle PCT apporte de la clarté en évaluant les variables qui peuvent représenter le plus grand risque pour les projets.

Notre modèle ADKAR crée un langage commun que tout le monde comprend. Le modèle ADKAR vous permet de guider les individus dans le cadre d'un changement et d'aborder les obstacles qui peuvent empêcher ou retarder la réussite d'un projet. Vous pouvez également utiliser le modèle ADKAR comme outil d'évaluation et comme feuille de route facile à suivre.

Alors que le modèle ADKAR permet un changement individuel, notre processus flexible en trois phases vous permet de l'adapter au niveau de l'organisation et de l'aligner sur les objectifs de l'organisation. Les phases concernent les activités que les professionnels de la gestion du changement réalisent aux côtés des équipes de projet pour définir le succès et mettre en œuvre une approche globale.Ainsi, chacun sait ce qu'il tente de réaliser, qui est concerné par le changement et le type d'activités nécessaires pour réussir le changement.

Processus Prosci en 3 phases

3. Impliquer les sponsors et les dirigeants

L'une de vos principales tâches en tant que meneur du changement est de préparer et d'équiper les sponsors et les cadres supérieurs pour qu'ils puissent jouer leur rôle auprès des employés. Les résultats de notre étude sur les meilleures pratiques en matière de gestion du changement -^12e édition - placent le sponsorship actif et visible au premier rang des facteurs de réussite de la gestion du changement.

Vous pouvez préparer et équiper les sponsors pour leur rôle en les aidant à appliquer l'ABC du sponsoring.

L'ABC du sponsorship

4. Développer une communication efficace

Vous avez bâti votre carrière sur le développement d'une communication efficace. Pour communiquer efficacement sur la gestion du changement, vous devez aligner votre expertise sur les meilleures pratiques en matière de gestion du changement.

Veillez à utiliser des expéditeurs privilégiés pour transmettre vos messages au public approprié. Nos recherches montrent que les employés préfèrent recevoir des messages d'un cadre supérieur et de leur superviseur.

Expéditeurs privilégiés des communications relatives à la gestion du changement

Les pièges courants de la communication en matière de gestion du changement - sous-communication, messages incohérents ou ignorance des retours d'information - sapent rapidement vos efforts. Veillez à ce que les communications soient claires et cohérentes, diffusées sur les bons canaux et au bon moment, et ajustez-les si nécessaire.

Si vous ne répondez pas aux questions des employés pendant le changement, ils fourniront leurs propres réponses, ce qui entraînera des informations erronées et des rumeurs. Au début d'un changement, votre tâche consiste à veiller à ce que les messages répondent aux questions suivantes :

• Pourquoi changeons-nous ?
• Quel est le risque de ne pas changer ?
• Quel est l'impact du changement sur moi et mon groupe ?
• Comment ce changement affectera-t-il mes responsabilités quotidiennes ?
• Quels sont les avantages pour mon équipe ou mon groupe de travail ?

5. Accompagner les gestionnaires de personnel dans leur rôle au sein de la CLARC

En raison de leurs relations de travail étroites avec les employés, les gestionnaires de personnel ont la plus grande influence sur la manière dont leurs équipes perçoivent un changement. C'est pourquoi les meneurs du changement qui réussissent aident les gestionnaires du personnel à jouer le rôle de CLARC :

Vue d'ensemble des rôles CLARC

Mon expérience en tant que responsable du changement m'a permis de constater que la plupart des gestionnaires de personnel ont du mal à gérer efficacement la résistance des employés. Lorsqu'ils sont confrontés à des comportements de résistance, vous devez les aider à comprendre que la résistance est normale. Dans la plupart des cas, l'incertitude quant à la réussite et la peur de l'inconnu provoquent les niveaux de résistance les plus élevés.

Pour atténuer la résistance, vous pouvez appliquer une approche structurée comprenant les meilleures pratiques de gestion de la résistance pour :

•  Aider les responsables des ressources humaines à développer une réponse intentionnelle à la résistance
•  Traiter l'impact du changement sur le travail quotidien
• Assurer une communication crédible sur le changement
• Montrer comment le changement s'aligne sur les valeurs

6. Contrôler et mesurer les performances

L'étude de Prosci sur les indicateurs de gestion du changement montre un lien direct entre la mesure de la conformité et la performance globale en termes d'atteinte et de dépassement des objectifs du projet.

Votre expertise en matière de communication vous permet de créer des enquêtes et d'animer des groupes de discussion afin d'évaluer l'efficacité de votre approche de la gestion du changement. À partir de là, vous pouvez utiliser les résultats et le retour d'information pour modifier votre approche.

Si vous suivez une approche structurée du changement, vous commencerez par vous engager avec les principales parties prenantes pour créer une définition commune de la réussite. Avec cet objectif futur en place, vous pouvez suivre les niveaux d'engagement, les scores de retour d'information, la compétence, les taux d'adoption et d'autres facteurs pour évaluer les progrès et l'efficacité.

7. Favoriser une culture du changement

Pour favoriser une culture du changement, il faut d'abord sensibiliser l'ensemble de l'organisation à la nécessité de gérer le changement, en commençant par la direction. Il s'agit notamment d'encourager une communication ouverte où le retour d'information est le bienvenu. Impliquer les personnes concernées dans la création de solutions les aide à se sentir écoutées et renforcera leur désir de participer au changement.

Vous pouvez créer une culture du changement en aidant les employés à en apprendre davantage sur le sujet. Nos programmes de formation à la gestion du changement sont conçus pour aider les personnes à tous les niveaux de votre organisation à comprendre l'importance de l'aspect humain du changement et la manière dont elles contribuent personnellement au succès.

Apprenez à vous lancer dans la gestion du changement en tant que professionnel de la communication

Évoluer en tant que professionnel de la communication vers un rôle de gestionnaire du changement peut sembler intimidant, mais votre expertise en communication vous donne une longueur d'avance pour combler le fossé des compétences. Même si vous avez déjà appliqué la gestion du changement, la compréhension des principes fondamentaux basés sur la recherche vous aidera à conduire des changements plus réussis dans votre organisation. En exploitant les bonnes approches et les bons outils de gestion du changement, et en perfectionnant vos compétences en la matière, vous pourrez gérer efficacement et en toute confiance les changements organisationnels.