La gestion du changement pour les professionnels RH

Un processus de gestion du changement fluide et efficace est essentiel pour toute organisation. Mais ce n’est pas toujours simple. La bonne nouvelle : aligner les RH avec les processus de gestion du changement permet de surmonter de nombreux défis courants.

La résistance au changement, les ruptures de communication et les désalignements culturels ne sont que quelques-uns des facteurs pouvant influencer le succès des transformations. Mais lorsque les équipes RH s’engagent activement dans un processus structuré, elles peuvent guider les collaborateurs à travers le changement, lever les obstacles et apporter un soutien continu. La gestion du changement par les RH contribue également à renforcer l’adhésion des collaborateurs et aide les dirigeants à piloter et gérer le processus efficacement

Voici comment aligner les RH avec vos processus de gestion du changement et comment le faire efficacement.

Qu’est-ce que la gestion du changement RH ?

La gestion du changement consiste à naviguer et à s’adapter à de nouvelles façons de travailler. Les RH soutiennent la dimension humaine de ces changements, en veillant à ce que les collaborateurs se sentent soutenus, préparés et capables d’intégrer les changements.

Pendant le processus, les équipes RH peuvent :

• Évaluer la préparation au changement : Vérifier si les collaborateurs possèdent les compétences, la capacité et la motivation pour s’adapter au changement. Si des lacunes sont identifiées, elles définissent comment les combler efficacement.
• Diffuser des communications sur le changement : S’assurer que chacun comprend quels changements ont lieu, pourquoi ils se produisent et comment ils impacteront le travail quotidien.
• Proposer des formations adaptées : Par exemple, lors du lancement d’un nouveau système RH, les équipes RH peuvent organiser des sessions sur son fonctionnement, la soumission des demandes de congés, ou la consultation des informations personnelles.
• Suivre l’impact du changement : Mesurer les progrès, évaluer le succès et identifier les axes d’amélioration. Si nécessaire, intervenir pour remettre le projet sur les rails.
• Gérer la résistance : Aider les collaborateurs à surmonter les obstacles, montrer la valeur du changement et renforcer l’adhésion des parties prenantes. C’est un aspect clé du rôle des RH dans la réussite des transformations.

Lors d’un changement organisationnel, les RH sont à la fois votre système de soutien et votre guide.

Pourquoi la gestion du changement est-elle importante en ressources humaines ?

Examinons pourquoi la gestion du changement constitue un aspect essentiel de la fonction RH.

• Accompagner les managers tout au long du processus : Les équipes RH peuvent apporter un soutien précieux aux managers, qui sont souvent responsables de la conduite du changement ou de la mise en œuvre de nouveaux processus. Elles fournissent connaissances, outils et compétences pour réussir le changement et informent les managers sur les zones de résistance les plus fréquentes ainsi que sur les moyens de les surmonter.
• Faciliter une transition en douceur : Un changement mal géré peut perturber les activités quotidiennes d’une entreprise. La mise en place d’un nouveau CRM, par exemple, peut interrompre les opérations, provoquer des retards ou faire manquer des échéances. Grâce à un processus de gestion du changement efficace, les professionnels RH limitent ces perturbations et veillent à ce que les fonctions opérationnelles continuent de tourner sans accroc.
• Renforcer l’adhésion et l’engagement des collaborateurs : L’adhésion et l’engagement des collaborateurs sont essentiels pour réussir un changement, en particulier dans les grandes entreprises comprenant plusieurs équipes et services. Pour mettre en œuvre un changement efficacement, il est nécessaire que chacun s’y implique. Avec l’appui des RH, les collaborateurs adoptent les changements de manière positive. Au fil du temps, cela favorise une culture ouverte au changement, rendant l’ensemble du processus plus accessible à l’organisation.

L’engagement des RH dans la gestion du changement est crucial : il permet de garantir des transitions fluides et un engagement fort des collaborateurs. En utilisant des outils et des stratégies efficaces, les équipes RH peuvent naviguer avec succès dans les périodes de transformation, tout en alignant le changement sur les objectifs de l’organisation et en maximisant les résultats.

Les défis courants de la gestion du changement pour les RH

Plusieurs obstacles fréquents peuvent rendre la gestion du changement difficile pour les professionnels RH :

Une implication tardive dans le projet

La recherche Prosci montre que lorsque la gestion du changement n’est pas introduite dès le début d’un projet, elle finit souvent par reposer entièrement sur le service RH. Les chefs de projet, responsables d’équipe et dirigeants oublient parfois la dimension humaine du changement. Résultat : les RH deviennent les seuls défenseurs des collaborateurs tout au long du processus. Trop souvent, elles sont invitées à rejoindre le projet tardivement — au milieu ou à la fin — pour « transformer le chaos en ordre ».

Un manque de soutien de la direction

HR professionals can struggle to support the change management process without leadership backing. It creates an unclear vision for change, making it hard for HR professionals to understand and relay change objectives to the rest of the organization.Sans l’appui des dirigeants, les professionnels RH peuvent avoir du mal à soutenir efficacement le processus de changement. L’absence de vision claire rend difficile la compréhension des objectifs du changement et leur communication au reste de l’organisation.

Problèmes de communication

Un manque de communication claire — problème fréquent dans les entreprises en croissance — peut entraîner des incompréhensions au sein des équipes.

Les RH doivent souvent jouer le rôle de médiateur entre les équipes de gestion du changement et les collaborateurs. Les problèmes de communication peuvent ainsi compliquer leur travail, par exemple lorsqu’il s’agit de tenir les équipes informées du calendrier des changements. Cela peut affecter l’expérience et le moral des collaborateurs, rendant plus difficile leur adhésion et leur engagement.

Résistance culturelle

Les professionnels RH étant en contact direct avec les collaborateurs, ils rencontrent souvent des résistances aux changements culturels, surtout de la part des employés à l’aise dans la culture existante.

Cette difficulté apparaît fréquemment dans les entreprises en croissance, car les équipes n’ont pas toujours le temps de se préparer aux changements à venir. Les RH travaillent avec ces collaborateurs pour montrer la valeur du changement culturel et expliquer en quoi il bénéficiera à chacun sur le long terme, même si cela peut sembler intimidant au départ.

Gestion des attentes

Les professionnels RH gèrent souvent les attentes des collaborateurs et des dirigeants pendant les initiatives de changement. Cela peut être complexe, notamment en raison des modifications de périmètre ou des désirs divergents des différentes parties prenantes.

Une communication efficace est essentielle pour que les RH puissent suivre l’évolution des projets et gérer les attentes avec succès.

La bonne nouvelle : en impliquant les équipes RH dès le début du processus et en leur fournissant le soutien nécessaire, il est possible de surmonter ces défis. Prosci accompagne les équipes RH et tous les clients d’entreprise avec des outils et des méthodes conçus pour soutenir l’ensemble du processus de gestion du changement. Nous aidons à impliquer les bonnes personnes, au bon moment, avec les bonnes informations, afin que la dimension humaine du changement soit gérée efficacement et que les transformations réussissent.

 

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Corrélation entre une excellente gestion du changement et les résultats

Source: Prosci Research Hub

La recherche Prosci montre que l’application d’une gestion du changement efficace conduit à des transformations plus réussies et mieux adoptées.

Comment les RH peuvent faciliter le changement

Voici quelques conseils pour aider les équipes RH à accompagner efficacement le changement.

Encouragez une implication précoce

Impliquer les RH dès le début rend le processus plus fluide, car elles ont accès à des informations essentielles :

• Quel est le changement ?
• Pourquoi est-il nécessaire ?
• Comment améliore-t-il l’organisation ?
• Comment impacte-t-il les différents services et collaborateurs ?

Avec ces informations dès le départ, les RH peuvent se préparer efficacement à accompagner les collaborateurs tout au long du changement. Les impliquer dès le début crée l’opportunité de recueillir leurs retours, de les associer au processus et de mettre en place des mesures pour une transition réussie.

Créez un réseau de gestion du changement

Établir un réseau de changement composé de professionnels RH, de responsables d’équipe et de cadres dirigeants est essentiel pour planifier et exécuter les changements efficacement. Ce réseau permet d' intégrer différents points de vue et expertises, de comprendre la culture de l’organisation et de favoriser la collaboration entre services.

Avec un réseau collaboratif solide, l’organisation est mieux préparée à intégrer le changement et à assurer son succès. De plus, cela vous donne accès à différents points de vue et domaines d’expertise, afin de garantir que les changements conviennent à l’ensemble de l’organisation.

Mettez en place un plan de gestion du changement RH

Une fois impliquées dans un projet, les équipes RH doivent savoir comment initier et gérer le volet humain du changement. Un plan de gestion du changement RH peut aider à structurer ce travail.

Voici quelques étapes courantes à inclure :

• Évaluer le changement à venir pour comprendre son impact et sa nécessité.
• Identifier les parties prenantes clés pour savoir qui est impliqué et comment les soutenir.
• Repérer les défis potentiels afin de préparer l’accompagnement des équipes.
• Définir les résultats souhaités pour clarifier les objectifs et reconnaître quand ils sont atteints.
• Créer un plan de communication pour informer les équipes sur le changement, son calendrier et son importance.
• Développer un plan de formation pour que chacun soit prêt pour le changement.
• Mettre en œuvre un plan de sponsoring afin d’engager les dirigeants dans le soutien actif et la communication du changement.
• Établir un plan pour les managers, qui agiront comme relais, communicateurs et coachs tout au long du processus.

Un plan de gestion du changement RH efficace permet à l’équipe de rester alignée et de s’adapter rapidement, tout en maintenant la continuité des activités.

Utilisez la méthodologie Prosci

La Méthodologie Prosci fournit un cadre structuré pour gérer le changement en plaçant les personnes au centre. Elle aide les organisations à garantir que chacun peut adopter et intégrer les changements dans son quotidien.

Elle se compose de trois cadres principaux qui guident les équipes RH et les managers à chaque étape de la transformation.

Examinons chaque cadre plus en détail :

• Le modèle Prosci Change Triangle (PCT). Le modèle Prosci Change Triangle (PCT) permet d’identifier et de relier les éléments clés de toute initiative de changement réussie. Il montre où se situe la gestion du changement dans une vision globale, en la décomposant en quatre dimensions critiques : la réussite, le leadership et le sponsoring, la gestion de projet et la gestion du changement.
• Le Modèle ADKAR de Prosci. ADKAR est un acronyme qui signifie Awareness (sensibilisation), Desire (volonté), Knowledge (connaissance), Ability (capacité) et Reinforcement (renforcement). Ce modèle sert à accompagner les individus à travers les différentes étapes nécessaires pour adopter et intégrer le changement.
• Processus Prosci en 3 phases. Le processus Prosci en 3 phases est un cadre structuré et flexible pour conduire le changement à l’échelle de l’organisation. Il s’articule autour de trois phases : Phase 1 – Préparer l’approche, Phase 2 – Piloter le changement, et Phase 3 – Pérenniser les résultats. Ce processus permet de mettre en œuvre le changement de manière durable et efficace.

Pour faciliter le changement, la méthodologie Prosci peut être envisagée comme une liste de vérification détaillée pour les équipes RH. Elle leur permet de structurer leur accompagnement et d’apporter un soutien optimal aux collaborateurs, depuis l’état actuel jusqu’à l’état futur.

Contactez-nous pour en savoir plus sur ces composantes ou pour bénéficier d’un accompagnement sur vos initiatives de gestion du changement.

Renforcer l’adhésion et le soutien à la gestion du changement

Comme mentionné précédemment, l’un des rôles clés des RH dans la gestion du changement est de renforcer l’adhésion et l’engagement des collaborateurs. Lorsque l’engagement est au rendez-vous, le changement devient plus fluide, plus efficace et plus durable.

Voici deux leviers essentiels pour y parvenir :

Mettre en évidence les bénéfices et le « WIIFM » (What’s In It For Me)

Pour obtenir une place à la table dès le début d’un projet, il est essentiel de démontrer le WIIFM, c’est-à-dire ce que chaque individu a à y gagner. Cela implique d’expliquer clairement comment le changement bénéficiera aux collaborateurs et les aidera à surmonter les freins à l’origine des résistances.

Par exemple, montrez en quoi le changement peut améliorer : leur quotidien professionnel, leur sécurité de l’emploi, leurs perspectives de carrière ou leur satisfaction au travail.

Adapter les communications

Les communications doivent être adaptées aux préoccupations, besoins et intérêts spécifiques des différents groupes de parties prenantes. En traitant les inquiétudes de manière ciblée, vous aidez les équipes à mieux comprendre le changement et sa nécessité, ce qui favorise un climat de soutien.

Par exemple, si un chef de projet craint une baisse de productivité, adressez ce point directement ; ou si les équipes commerciales s’inquiètent de l’impact sur les leads, apportez des réponses concrètes.

Développer l’apprentissage et le développement organisationnels

L’apprentissage et le développement organisationnels jouent un rôle clé dans la réussite du changement, en renforçant la résilience et la capacité d’adaptation des organisations. Dans des environnements où les objectifs évoluent rapidement — comme c’est souvent le cas dans les grandes entreprises — ces compétences sont indispensables.

Voici quelques façons d’intégrer l’apprentissage pour faciliter le changement :

Se former à la gestion du changement

Assurez-vous que toutes les personnes concernées disposent des compétences nécessaires pour piloter le changement avec succès. Investir dans des formations, comme les programmes Prosci par rôle ou des modules de formation en ligne, permet de préparer managers, collaborateurs de terrain et sponsors à assumer pleinement leurs responsabilités.

« Notre site travaillait sur un projet de “changement culturel”. Nous avons investi des milliers d’heures dans la planification et la stratégie. Si nous avions suivi une formation Prosci en gestion du changement et utilisé les outils proposés avant de lancer ce projet, nous aurions réduit le temps et les coûts d’au moins 50 %. »

—Jose Gonzales, LEAR, Directeur des Ressources Humaines

Identifier les besoins en compétences

Réalisez une analyse des besoins pour identifier les écarts de compétences et proposer les formations adaptées. Cela peut passer par des enquêtes en ligne, des évaluations de performance ou la collecte de retours des collaborateurs.

Intégrer le mentorat, le coaching et l’apprentissage entre pairs

Encouragez le partage de connaissances et de compétences via le mentorat, le coaching, les communautés de pratique et les dispositifs d’apprentissage entre pairs.

Par exemple, associer des collaborateurs expérimentés à ceux qui souhaitent développer leurs compétences favorise une culture d’apprentissage continu et renforce les relations, ce qui améliore la collaboration pendant les périodes de changement.

Pour appliquer ces recommandations, considérez les étapes suivantes :

• Identifier des formations ciblées : équipez vos équipes d’outils, de connaissances et de compétences en gestion du changement grâce à des formations adaptées aux rôles ou des formations en ligne.
• Évaluer les compétences nécessaires : utilisez des diagnostics pour identifier les axes de progression.
• Créer des dispositifs de partage de connaissances : intégrez des moments d’échange réguliers, par exemple au sein des réunions existantes.

Préparez votre organisation au changement avec Prosci

Les professionnels RH jouent un rôle central dans la réussite du changement. En accompagnant les collaborateurs, en répondant à leurs préoccupations et en apportant de la transparence, ils permettent à chacun de comprendre le sens du changement et la manière d’y réussir. 

Résultat : plus d’engagement et d’alignement entre les équipes, un meilleur climat social et des transformations plus efficaces et durables pour l’organisation.