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Veröffentlicht: 13. Mai 2025
In der Hektik der Entscheidungsfindung und des Tagesgeschäfts kann es leicht passieren, dass man sich nur auf die technischen Aspekte der Implementierung eines Enterprise Resource Planning (ERP)-Systems konzentriert. Obwohl die Implementierung eines Cloud-basierten ERP-Systems für viele CFOs eine strategische Priorität darstellt, muss weit mehr beachtet werden als nur die Installation des Systems. Um den vollen Nutzen aus Ihrer Investition zu ziehen, lohnt es sich, bei den Endanwendern anzusetzen.
ERP-Change Management
Unsere Untersuchungen bei Prosci zeigen, dass der Erfolg von Technologieprojekten, einschließlich ERP-Software-Implementierungen, gleichermaßen von den Menschen abhängt, die die Technologie navigieren, annehmen und nutzen. Die Auswahl der richtigen Plattform ist natürlich ein wesentlicher Schritt. Doch bevor Sie sich an die Analyse der geschäftlichen Anforderungen, der Unterstützung durch die Unternehmensleitung, der Benutzerunterstützung, der funktionalen Anforderungen und anderer typischer Überlegungen bei der Auswahl eines ERP-Tools machen, ist es wichtig, das organisatorische Change Management zu berücksichtigen - die menschliche Seite der Veränderung.
1. Sicherstellen, dass die Gründe für die Änderung des ERP-Systems übereinstimmen
Der beste erste Schritt, den Sie als CFO in diesem Prozess unternehmen können, besteht darin, Fragen zu den Geschäftszielen zu stellen. Was sind die geschäftlichen Gründe für die Implementierung der Änderung? Warum wollen Sie überhaupt ein ERP-System einführen? Was wollen Sie für Ihr Unternehmen erreichen? Versuchen Sie, die Effizienz zu steigern, mehr Transparenz zu schaffen und Analysen zu erstellen, um bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen? Versuchen Sie, Prozesse zu verfeinern? Sie müssen sich genau darüber im Klaren sein, welchen Wert das System für das Unternehmen haben soll, und das Projektteam für das Erreichen dieser Ziele verantwortlich machen.
Berechnen Sie nun den Beitrag der Mitarbeiter zum ROI. Wie viel Prozent des ROI des ERP-Projekts hängt davon ab, dass die Mitarbeiter das neue Tool annehmen und nutzen? Sind es 70% 80%? Mehr?
Diese Berechnung wird oft übersehen, aber sie steht in direktem Zusammenhang mit Ihren Geschäftszielen. Um den vollen ROI des ERP-Systems zu erreichen, müssen die Mitarbeiter das Tool annehmen und bei ihrer täglichen Arbeit einsetzen. Dies ist der von den Mitarbeitern abhängige Teil des ROI, der Teil des ROI, den Sie durch organisatorisches Change Management schützen können.
Sobald das Führungsteam die Gründe für die Einführung des ERP-Systems verstanden hat, sollten Sie sicherstellen, dass diese Gründe von allen Beteiligten verstanden und akzeptiert werden. Diese Abstimmung ist von entscheidender Bedeutung, wenn Sie alle in die gleiche Kerbe hauen wollen. Wer sollte an diesem Gespräch beteiligt sein? Wichtige Akteure wie Human Resources Business Partner (HRBP), Projektmanagement, leitende Angestellte, Finanzabteilung, Lean Six Sigma- oder Prozessteam, Strategieteam oder Transformationsbüro sowie Partner aus dem Änderungsmanagement sollten mit am Tisch sitzen.
Möglicherweise müssen Sie auch Interessengruppen außerhalb des Unternehmens berücksichtigen, z. B. Kreditkartenanbieter, die etwas anders machen müssen. Auch die Kunden müssen berücksichtigt werden, da ihre Rechnungen jetzt möglicherweise anders aussehen oder sie eine neue Möglichkeit haben, auf ihr Konto zuzugreifen und ihre Rechnung zu bezahlen.
All dies sollte geschehen , bevor ein ERP-Tool oder ein Implementierungspartner ausgewählt wird.
2. Verstehen Sie die Gesamtkosten eines ERP-Systemwechsels
Als CFO müssen Sie in Ihrem Budget nicht nur die Kosten für die Software berücksichtigen, sondern auch die Kosten für die Einführung der Software in Ihrem Unternehmen und die Kosten, die anfallen, um Ihr Unternehmen auf die Einführung und Nutzung der Software vorzubereiten. Die gesamten Vorabkosten sollten Folgendes umfassen:
Definieren und Dokumentieren von Prozessen
Hat Ihr Unternehmen den aktuellen Stand seiner Prozesse klar definiert? Viele Unternehmen haben dies nicht getan. Sie müssen im Vorfeld Zeit in die Dokumentation der Prozesse investieren, um aufzuzeigen, wie die Organisation und die Mitarbeiter ihre Arbeitsweise ändern müssen, wenn Sie die neue ERP-Technologie einführen. Und vergessen Sie die Dokumentationsarbeit nicht. Prozesse existieren nur in den Köpfen der Mitarbeiter, bis sie sie beschreiben und dokumentieren.
Priorisierung der Projektzeit von Mitarbeitern und internen Ressourcen
Ein ERP-System ist eine beträchtliche Investition, die dem Unternehmen einen Nutzen bringen muss, aber wir sehen oft, dass die Mitarbeiter ihre Hauptbeschäftigung ausüben müssen, während sie die Implementierung des ERP-Systems unterstützen. Um das erwartete Ergebnis und den erwarteten Nutzen zu gewährleisten, muss dem Projekt Priorität eingeräumt werden, und die Mitarbeiter brauchen Zeit, die sie von ihrer aktuellen Tätigkeit abziehen können, um daran zu arbeiten.
Mitarbeiter einbinden, vorbereiten und für Change rüsten
Investieren Sie in die richtigen Ressourcen für das Veränderungsmanagement, um Ihr Unternehmen bei der Umstellung vom gegenwärtigen Zustand auf den gewünschten zukünftigen Zustand zu unterstützen. Unsere Erfahrung zeigt, dass Nacharbeit und höhere Kosten die Folge sind, wenn Kunden Change Management erst dann einschalten, wenn das Unternehmen bereits einen Implementierungspartner gewählt hat, der nicht in der Lage ist, die menschliche Seite der Veränderung effektiv zu managen.
Zustände von Change
Wenn es nicht gelingt, die Mitarbeiter auf die Veränderung vorzubereiten, führt dies zu einem holprigen Übergang und einem "Schweizer Käse" im zukünftigen Zustand.
3. Integration von Prozessen und Menschen
Für den Erfolg jeder bedeutenden Initiative müssen die Mitarbeiter zusammenarbeiten, um die Entstehung von Silos und Nacharbeiten zu vermeiden, die den ROI schmälern, den Umfang erweitern und die Projektlaufzeiten verlängern. Es reicht nicht aus, wenn ein Projektmanager die Kommunikation und Schulung in separate Arbeitsabläufe integriert. Damit die Veränderung effektiv ist, müssen alle Aspekte der menschlichen Seite der Veränderung von Anfang an in die gesamte Strategie und den Projektplan integriert werden, um erfolgreich zu sein.
Einheitliches Wertversprechen
Integration schafft ein einheitliches Nutzenversprechen für eine erfolgreiche Veränderung.
4. Auswirkungen einer ERP-Systemänderung aufdecken
Die Auswirkungen von Veränderungen auf die Mitarbeiter zu verstehen und frühzeitig anzugehen, führt zu Vertrauen in die Organisation und Engagement für die Veränderung, insbesondere wenn Ihr Unternehmen in der Vergangenheit Misserfolge erlebt hat. Die Auswirkungen einer ERP-Systemimplementierung sind im gesamten Unternehmen in vielen Bereichen zu spüren, von Systemen und Prozessen bis hin zu Denkweisen und Überzeugungen.
10 Aspekte der Auswirkungen von Veränderungen
Und es wird Widerstand gegen Veränderungen geben, denn so reagieren die Menschen von Natur aus auf Veränderungen. Viele werden sich in irgendeiner Form widerständig verhalten, und diejenigen, die sich am meisten wehren, brauchen Hilfe, um ihre Hindernisse zu überwinden. Das Erkennen und Verstehen der Auswirkungen hilft Ihnen, die Mitarbeiter auf die Veränderung vorzubereiten, Widerstände abzumildern und zu lösen und die Bereitschaft zu gewährleisten, wenn das System in Betrieb geht.
Viele Unternehmen unterschätzen den Bewusstseinswandel, der bei der Umstellung auf ein ERP-System erforderlich ist. Wir erleben häufig, dass Mitarbeiter mit der Umstellung auf ein Selbstbedienungsmodell zu kämpfen haben, insbesondere wenn sie daran gewöhnt sind, ihre wichtigen Informationen und Berichte von anderen zu erhalten.
Der entscheidende Fehler, den CFOs machen
mit ERP-Systemen
Wie bereits erwähnt, besteht der Fehler, den Führungskräfte so oft machen, darin, dass sie sich zu sehr auf die Kommunikation und die funktionale Schulung verlassen, ohne zu bedenken, was mit den Menschen und den Prozessen passiert, wenn Sie ein umfangreiches Technologieprojekt wie die Migration oder Implementierung eines ERP-Systems einführen.
Die Implementierung eines neuen ERP-Systems ist eine so einschneidende Veränderung, dass es fast so ist, als würde man das Nervensystem des Unternehmens ersetzen. Sie verändert die Art und Weise, wie Menschen denken, Informationen verarbeiten und ihre Arbeit verrichten. Und oft ist es nur eine Veränderung unter vielen, die in Ihrem Unternehmen stattfinden. Es handelt sich nicht nur um eine technologische Veränderung.
Aus diesem Grund muss die menschliche Seite der Veränderung berücksichtigt werden, bevor ein Implementierungspartner hinzugezogen wird. Wenn Sie keinen Anbieter haben, der die Änderungen vollständig und in ihrer Gesamtheit betrachtet, ist es für ihn ein Leichtes, die Schuld für das Scheitern auf die Schulung zu schieben. Die Wahrheit ist jedoch meist, dass das Unternehmen nicht das Notwendige getan hat, um die Führungskräfte zum richtigen Zeitpunkt mit den richtigen Fähigkeiten auszustatten, damit ihre Teams verstehen, was sich ändern wird, sie auf die neue Denkweise vorbereiten und sie bei der Umstellung unterstützen.
Vorteile von ERP Change Management
Unsere Korrelationsstudie zu Best Practices im Change Management zeigt, dass Projekte mit hervorragendem Change Management siebenmal wahrscheinlicher erfolgreich sind als Projekte mit schlechtem Change Management.
Korrelation der Effektivität von Change Management mit der Erfüllung der Ziele
Die Konzentration auf die menschliche Seite des Wandels trägt wesentlich dazu bei, Vertrauen zu den Menschen in einer Organisation aufzubauen. Auch wenn es sich um einen sehr schwierigen Übergang handelt, haben sie das Gefühl, dass sie unterstützt werden. Sie haben das Gefühl, dass ihnen jemand den Rücken freihält. Sie fühlen sich gehört und umsorgt. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie in der Vergangenheit erfolglose Veränderungen erlebt haben, denn die Menschen erinnern sich. Tatsächlich sind gescheiterte Veränderungen eine häufige Ursache für Widerstand.
Im Gegensatz zu einem Kommunikations- und Schulungsansatz für das Änderungsmanagement entwickeln wir Strategien, die nicht nur die Benutzer, sondern auch die Sponsoren, Personalleiter, Projektmanager und andere Beteiligte vorbereiten. Wir stellen sicher, dass Sie über ein Netzwerk interner Ressourcen verfügen, die Sie bei der Durchführung des Wandels unterstützen. Wir schicken nicht einfach eine Mitteilung, dass die Mitarbeiter an einem bestimmten Tag zur Schulung bereit sein sollen. Wir gehen sehr gewissenhaft vor, um herauszufinden, wie wir alle Ressourcen in Ihrem Unternehmen nutzen können, um jedem das zu geben, was er braucht, und zwar auf die Art und Weise, wie er es braucht, damit er zum Zeitpunkt der Einführung vorbereitet und bereit ist.
Leider kommt es bei ERP-Projekten immer wieder zu Budgetüberschreitungen, Verzögerungen oder gar zum Scheitern, wenn Unternehmen Change Management übersehen. Manche Unternehmen holen uns ins Projekt, wenn sie merken, dass sie mehr brauchen als Kommunikation und Schulung. Wenn wir in dieser späten Phase einsteigen, können wir die Folgen abmildern, indem wir zurückblicken und die Lücke ausloten. Dann arbeiten wir mit den internen Change-Ressourcen, dem Implementierungspartner oder den Projektteams zusammen, um den Weg der Veränderung für alle betroffenen Mitarbeiter und Teams zu definieren und den richtigen Fahrplan für den Erfolg des Unternehmens zu erstellen.
Change Management berücksichtigen
Vor der Auswahl des ERP-Tools
Welche Schritte sollten Sie also jetzt unternehmen, wenn Sie eine Migration oder Implementierung eines ERP-Systems planen? Machen Sie sich frühzeitig Gedanken über die Auswirkungen auf die Mitarbeiter und die Kosten - lange vor der Auswahl einer ERP-Software oder eines Implementierungspartners - und bestimmen Sie, wer Ihre Partner für Change Management sein werden. Diskutieren Sie die Integration und wie die Bildung von Silos verhindert werden kann, und konzentrieren Sie sich dann auf die Vorbereitung, Ausstattung und Unterstützung der Mitarbeiter auf ihrem Weg zur Veränderung. Der Erfolg Ihres ERP-Systems (und der ROI des Projekts) hängt in hohem Maße davon ab, dass die Mitarbeiter die neue Technologie effektiv nutzen und die Prozessänderungen, die die Technologie unterstützen wird, verstehen und akzeptieren.
