Wie man als Kommunikationsprofi mit Change Management beginnt

Um sich als Kommunikationsprofi im Change Management zurechtzufinden, bedarf es weit mehr als ausgezeichneter Kommunikationsfähigkeiten. Sie sind bereits in der Lage, Botschaften so zu formulieren, dass sie bei Ihrer Zielgruppe ankommen. Aber was passiert, wenn Ihr Unternehmen Sie bittet, in die Rolle eines Change Managers zu schlüpfen? Wie fangen Sie an? Dieser Blog hilft Ihnen, diesen Übergang zu meistern und erfolgreiche Veränderungsinitiativen voranzutreiben.

Erfahren Sie, wie Sie Change Management mit effektiven Ansätzen beginnen

Change Management ist weit mehr als nur Kommunikation. Es handelt sich dabei um einen strukturierten Prozess und eine Reihe von Instrumenten, um die Mitarbeiter bei Veränderungen zu führen, damit die gewünschten Ergebnisse des Unternehmens erreicht werden. Der Ansatz beinhaltet die Unterstützung Ihrer Mitarbeiter bei der Umstellung von der heutigen Situation auf den zukünftigen Zustand, den das Unternehmen erreichen möchte.

Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise ein neues ERP-System (Enterprise Resource Planning) oder ein KI-Tool (Künstliche Intelligenz) einführt, müssen Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter das System sowie die damit verbundenen Prozesse, Rollen, Verhaltensweisen, Einstellungen, Organisationsstrukturen usw. annehmen und nutzen. Eine Veränderung bringt nur dann organisatorische Vorteile, wenn sie von den Mitarbeitern angenommen und genutzt wird.

Die Anwendung eines effektiven Change-Management-Ansatzes bindet die Mitarbeiter in die Veränderung ein, fördert die Akzeptanz und erhöht die Wahrscheinlichkeit des Erfolgs Ihres Projekts oder Ihrer Initiative. Prosci-Forschungen zeigen immer wieder, dass Projekte mit einem exzellenten Veränderungsmanagement mit größerer Wahrscheinlichkeit erfolgreich sind.

Quelle: Prosci Research Hub ©2023

Überbrücken Sie Kommunikationsfähigkeiten mit der Prosci-Methodik

Selbst erfahrene professionelle Kommunikatoren sind für ein erfolgreiches Change Management nicht ausreichend gerüstet, denn risikoreiche Veränderungen erfordern einen strukturierten Ansatz, um Ergebnisse zu erzielen.

Meine Erfahrungen mit der Leitung von organisatorischen Veränderungen spiegeln die Erfahrungen der Mitglieder der International Association of Business Communicators wider, die ich auf der globalen Konferenz vorgestellt habe. Dies sind die gemeinsamen Szenarien:

Kommunikationsfachleute müssen mit weniger mehr erreichen

Wie viele andere wichtige Funktionen in Unternehmen schrumpfen auch die Supportfunktionen in rasantem Tempo, und von den Mitarbeitern wird verlangt, mit weniger Mitteln mehr zu leisten. Leider sind auch die Kommunikationsabteilungen von diesem Trend nicht ausgenommen. Führungskräfte verlangen von Kommunikationsfachleuten oft, dass sie sowohl Kommunikations- als auch Change-Management-Aufgaben in einem einzigen Job erledigen.

Infolgedessen wird von den Kommunikationsfachleuten verlangt, dass sie das Änderungsmanagement "neben ihrem Schreibtisch" erledigen. Unzureichende zeitliche und personelle Ressourcen für die Arbeit des Veränderungsmanagements führen zu suboptimalen Ergebnissen und nicht realisierten Geschäftsergebnissen.

Kommunikationsfachleuten fehlt eine Change-Management-Ausbildung

Menschen in der Kommunikationsbranche sind immer bereit, neue und aufregende Aufgaben zu übernehmen. Wenn man sie also bittet, die Hauptarbeit des Veränderungsmanagements zu übernehmen, werden sie diese Herausforderung begrüßen. Trotz ihrer Bereitschaft, mehr zu tun, und ihres Lerneifers haben sie jedoch nicht die notwendigen Werkzeuge erhalten und das erforderliche Wissen entwickelt, um die Rolle des Change Managers effektiv ausüben zu können.

Enthusiasmus ist kein Ersatz für Fähigkeiten im Change Management. Ohne sie werden Ihr Team, Ihr beruflicher Ruf und Ihr Projekt unter Rückschlägen wie Widerstand, Nacharbeit, verpassten Terminen, Budgetüberschreitungen und dem Scheitern des Projekts leiden.

Kommunikationsfachleute wissen nicht, wie sie Change-Management-Projekte starten sollen

Kommunikationsfachleute sind mit Kapazitäts- und Fähigkeitslücken konfrontiert, wenn es darum geht, Veränderungen zu leiten. Obwohl einige von ihnen von Kursen oder Webinaren zum Thema Change Management profitiert haben, wissen viele einfach nicht, wo oder wie sie mit Change Management-Projekten beginnen sollen.

Die Umsetzung von Change Management erfordert einen strukturierten Ansatz, der den Einstieg und die Schritte während des gesamten Projektlebenszyklus umfasst. Der Zugang zu Planungsinstrumenten für das Änderungsmanagement mit einer integrierten Methodik wie Proxima führt Sie durch den Prozess, verweist auf wichtige Forschungsergebnisse und Informationen und hält Sie auf Kurs.

Wie man Change Management effektiv startet

Erfolgreiches Change Management beginnt mit dem Verständnis der menschlichen Seite des Wandels und der Anwendung einer strukturierten Methodik. Mit diesen beiden Grundvoraussetzungen wird alles andere - von der Einbindung der Sponsoren bis zum Aufbau einer Kultur der Veränderung - wie von selbst gehen.

Wenn Sie von einer Kommunikationsfunktion in eine Funktion wechseln, die auch Aufgaben im Bereich des Veränderungsmanagements umfasst, müssen Sie sich neue Fähigkeiten aneignen, um die Lücke zwischen den beiden Disziplinen zu schließen. Unabhängig davon, wo Sie sich im Lernprozess befinden oder mit welchen Einschränkungen Sie bei Veränderungen konfrontiert sind, kann die Beschäftigung mit diesen Bereichen Ihren Ansatz für das Veränderungsmanagement verbessern:

1. Verstehen Sie die menschliche Seite des Changes

Führungskräfte vergessen oft, dass organisatorische Veränderungen Auswirkungen auf die Menschen und die Art und Weise haben, wie sie ihre Arbeit verrichten, und konzentrieren sich zu sehr auf die technischen Aspekte. Es ist wichtig zu verstehen, dass der Projekterfolg von der Fähigkeit der Menschen abhängt, neue Prozesse, Systeme, Verhaltensweisen, Rollen und mehr zu übernehmen.

Um erfolgreich zu sein, arbeiten Change Manager mit Projektmanagern und Lösungsentwicklern zusammen, um die technische Seite und die menschliche Seite der Veränderung zu integrieren.

Einheitlichtes Nutzenversprechen

Die Ungewissheit und die Herausforderungen des Wandels können Menschen auch überfordern. Veränderungen rufen Emotionen hervor, die von Aufregung und Vorfreude bis hin zu Angst und Ärger reichen. Wenn Sie auf diese Reaktionen nicht eingehen, werden die Mitarbeiter Widerstandsverhalten zeigen, das den Projekterfolg zunichte machen und die Fluktuation erhöhen kann.

Ein individuelles Veränderungsmodell wie das ADKAR®-Modell von Prosci ermöglicht es Ihnen, einzelne Personen während des gesamten Veränderungsprozesses zu unterstützen. Es hilft Ihnen, die Hindernisse zu identifizieren und zu beseitigen, die sie davon abhalten, sich vorwärts zu bewegen.

Unser ADKAR-Modell basiert auf der grundlegenden Idee, dass organisatorische Veränderungen nur dann stattfinden, wenn sich Einzelpersonen ändern:

• den Menschen in den Mittelpunkt des Wandels zu stellen
• sich auf das Erreichen von Ergebnissen zu konzentrieren
• Effektivität zu messen
• Bei Bedarf sinnvolle Anpassungen vorzunehmen

Prosci ADKAR-Modell

2. Verwenden Sie eine strukturierte Change-Management-Methodik

Eine strukturierte Change-Management-Methodik legt einen systematischen Ansatz, eine gemeinsame Sprache, Qualitätsstandards und andere Aktivitäten fest, die für eine erfolgreiche Veränderung sorgen. Mehr als 25 Jahre Prosci-Forschung zeigen, dass ein effektives Change Management mit einem deutlich höheren Erfolgsniveau korreliert.

Korrelation der Effektivität des Change Management mit dem Erfolg

Die Prosci-Methodik besteht aus dem Prosci Change Triangle (PCT) Modell, dem Prosci ADKAR Modell und dem Prosci 3-Phasen-Prozess. Hier ist ein kurzer Überblick:

Unser PCT-Modell bildet einen Rahmen für das Verständnis der kritischen Aspekte der Projektgesundheit und ihrer Wechselbeziehung. Das PCT-Modell wird während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts verwendet und bietet Klarheit, indem es die Variablen bewertet, die das größte Risiko für Projekte darstellen können.

Unser ADKAR-Modell schafft eine gemeinsame Sprache, die von allen verstanden wird. Das ADKAR-Modell ermöglicht es Ihnen, Einzelpersonen durch eine Veränderung zu führen und Hindernisse anzusprechen, die den Projekterfolg verhindern oder verzögern können. Sie können das ADKAR-Modell auch als Bewertungsinstrument und als einfach zu befolgende Roadmap verwenden.

Während ADKAR individuelle Veränderungen ermöglicht, können Sie es mit unserem flexiblen 3-Phasen-Prozess auf die Organisationsebene übertragen und auf die Unternehmensziele abstimmen. Die Phasen beziehen sich auf die Aktivitäten, die Fachleute für Change Management zusammen mit Projektteams durchführen, um den Erfolg zu definieren und einen umfassenden Ansatz zu implementieren. Im Ergebnis weiß jeder, was er zu erreichen versucht, auf wen sich die Veränderung auswirkt und welche Art von Aktivitäten für eine erfolgreiche Veränderung erforderlich sind.

Prosci 3-Phasen-Prozess

3. Sponsoren und leitende Angestellte einbeziehen

Eine Ihrer Hauptaufgaben als Change Manager ist es, Sponsoren und Führungskräfte auf ihre Rolle gegenüber den Mitarbeitern vorzubereiten und auszustatten. Die Ergebnisse unserer Studie "Best Practices in Change Management -^12th Edition " zeigen, dass aktives und sichtbares Sponsoring den größten Beitrag zum Erfolg des Veränderungsmanagements leistet.

Sie können Sponsoren auf ihre Rolle vorbereiten und ausrüsten, indem Sie ihnen helfen, das ABC des Sponsorings anzuwenden.

ABC des Sponsorings

4. Effektive Kommunikation entwickeln

Sie haben Ihre Karriere auf die Entwicklung effektiver Kommunikation aufgebaut. Um eine wirksame Kommunikation für Change Management zu liefern, müssen Sie Ihr Fachwissen mit den besten Praktiken des Änderungsmanagements in Einklang bringen.

Achten Sie darauf, dass Sie bevorzugte Absender verwenden, um Ihre Botschaften an die richtige Zielgruppe weiterzuleiten. Unsere Untersuchungen haben ergeben, dass Mitarbeiter am liebsten Nachrichten von einer Führungskraft und ihrem Vorgesetzten erhalten.

Bevorzugte Absender von Change-Management-Kommunikation

Häufige Fehler in der Change-Management-Kommunikation - unzureichende Kommunikation, inkonsistente Botschaften oder Ignorieren von Feedback - untergraben schnell Ihre Bemühungen. Sorgen Sie für eine klare, konsistente Kommunikation über die richtigen Kanäle zur richtigen Zeit und passen Sie sie bei Bedarf an.

Wenn Sie die Fragen Ihrer Mitarbeiter während des Wandels nicht beantworten, werden diese ihre eigenen Antworten geben, was zu Fehlinformationen und Gerüchten führt. Zu Beginn einer Veränderung ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass die Botschaften Antworten geben:

• Warum verändern wir uns?
• Was ist das Risiko, wenn wir uns nicht ändern?
• Wie wirkt sich die Veränderung auf mich und meine Gruppe aus?
• Wie wird sich die Veränderung auf meine täglichen Aufgaben auswirken?
• Was hat mein Team oder meine Arbeitsgruppe davon?

5. Coaching von Personalmanagern in ihrer CLARC-Rolle

Aufgrund ihrer engen Arbeitsbeziehungen zu den Mitarbeitern haben die Personalmanager den größten Einfluss darauf, wie ihre Teams eine Veränderung wahrnehmen. Aus diesem Grund helfen erfolgreiche Change Manager den People Managern bei der Wahrnehmung der CLARC-Rollen:

Überblick über die CLARC-Rollen

In meiner Erfahrung als Leiter von Veränderungsprozessen habe ich festgestellt, dass es den meisten Personalmanagern schwer fällt, mit dem Widerstand ihrer Mitarbeiter effektiv umzugehen. Wenn sie mit Widerstandsverhalten konfrontiert werden, müssen Sie ihnen helfen zu verstehen, dass Widerstand normal ist. In den meisten Fällen sind es die Unsicherheit über den Erfolg und die Angst vor dem Unbekannten, die den größten Widerstand hervorrufen.

Um den Widerstand zu mindern, können Sie einen strukturierten Ansatz anwenden, der bewährte Praktiken des Widerstandsmanagements umfasst:

• Unterstützung der Personalmanager bei der Entwicklung einer gezielten Reaktion auf Widerstand
• die Auswirkungen der Veränderung auf die tägliche Arbeit anzusprechen
• eine glaubwürdige Kommunikation über die Veränderung zu gewährleisten
• Aufzeigen, wie die Veränderung mit den Werten in Einklang steht

6. Leistung überwachen und messen

Die Prosci-Forschung zu den Metriken des Veränderungsmanagements zeigt einen direkten Zusammenhang zwischen der Messung der Compliance und der Gesamtleistung bei der Erfüllung und Übererfüllung der Projektziele.

Ihr Kommunikations-Know-how fließt in die Erstellung von Umfragen und die Moderation von Fokusgruppen ein, um die Effektivität Ihres Change-Management-Ansatzes zu messen. Anhand der Ergebnisse und des Feedbacks können Sie dann Ihren Ansatz anpassen.

Wenn Sie einen strukturierten Ansatz für Veränderungen verfolgen, werden Sie zunächst mit den wichtigsten Interessengruppen eine gemeinsame Definition des Erfolgs erarbeiten. Anhand dieses Ziels für die Zukunft können Sie den Grad des Engagements, die Bewertungen des Feedbacks, die Leistungsfähigkeit, die Akzeptanzraten und andere Faktoren verfolgen, um den Fortschritt und die Effektivität zu messen.

7. Fördern Sie eine Kultur des Wandels

Die Förderung einer Kultur des Wandels beginnt mit der Schaffung eines Bewusstseins für die Notwendigkeit von Change Management in der gesamten Organisation, angefangen bei der Führung. Dazu gehört auch die Förderung einer offenen Kommunikation, bei der Feedback willkommen ist. Die Einbeziehung der Betroffenen in die Erarbeitung von Lösungen gibt ihnen das Gefühl, gehört zu werden, und erhöht ihre Bereitschaft, sich an einer Veränderung zu beteiligen.

Sie können eine Kultur des Wandels aufbauen, indem Sie Ihren Mitarbeitern helfen, mehr über Veränderungen zu erfahren. Unsere maßgeschneiderten Schulungsprogramme für Chnage-Management sollen den Mitarbeitern auf allen Ebenen Ihres Unternehmens helfen, die Bedeutung der menschlichen Seite der Veränderung zu verstehen und zu erkennen, wie sie persönlich zum Erfolg beitragen.

Erfahren Sie, wie Sie als Kommunikationsprofi mit Change Management beginnen können

Als Kommunikationsprofi in die Rolle eines Change Managers hineinzuwachsen, mag entmutigend erscheinen, aber Ihre Kommunikationserfahrung gibt Ihnen einen Vorsprung bei der Überbrückung der Qualifikationslücke. Selbst wenn Sie bereits Change Management angewendet haben, wird Ihnen das Verständnis der forschungsbasierten Grundlagen dabei helfen, erfolgreichere Veränderungen in Ihrer Organisation voranzutreiben. Durch den Einsatz der richtigen Change-Management-Ansätze und -Werkzeuge und die Verfeinerung Ihrer Change-Management-Fähigkeiten können Sie den organisatorischen Wandel effektiv und selbstbewusst steuern.