Solution

United Concordia s'est associée à Prosci pour mettre en place des capacités complètes de gestion du changement spécifiquement pour l'adoption de l'IA:

• Programme de certification des praticiens : Certification de 170 praticiens du changement Prosci dans l'ensemble de l'organisation (environ 1 employé sur 10), créant ainsi un solide réseau de champions du changement.
• Développement de plans ADKAR : Création de plans ADKAR personnalisés pour chaque secteur d'activité, adaptés aux besoins et aux défis spécifiques des départements.
• Alignement du parrainage des dirigeants : Nous avons obtenu le soutien du président et du directeur général, en établissant des objectifs et des attentes clairs en matière d'adoption de l'IA.
• Réseau de super utilisateurs : Déploiement de plus de 20 super-utilisateurs dans les différents domaines d'activité afin de fournir un encadrement et un soutien pratiques lors de la mise en œuvre des outils d'intelligence artificielle.
• Approche intégrée de la formation : Incorporation des projets d'adoption de l'IA directement dans les programmes de certification de 3 jours de Prosci, permettant l'application en temps réel des principes du changement.

Accélération du changement grâce à des gains rapides

Le retour d'information rapide et la réalisation immédiate de la valeur des outils d'IA ont rendu le modèle ADKAR plus accessible et plus digeste pour les employés : "Le modèle ADKAR a été un excellent complément à l'adoption de l'IA, en favorisant une meilleure compréhension du modèle de changement individuel", note M. Lunney. "Le rythme rapide de l'IA a rendu le modèle ADKAR plus digeste et plus accessible ; la possibilité d'y accéder immédiatement sur un ordinateur de bureau permet aux individus de calibrer rapidement où ils en sont dans leur parcours de changement."

Stratégies pratiques pour soutenir l'adoption

Mise en place de séances de coaching individuelles au cours desquelles les praticiens du changement s'assoient avec les employés, identifient les défis professionnels spécifiques et démontrent comment Sidekick peut répondre à leurs besoins immédiats. "Le fait que quelqu'un s'assoie avec les employés et les accompagne dans l'utilisation de l'outil d'IA a été inestimable", souligne M. Lunney. "La grande majorité des réussites que j'ai constatées sont dues à cette approche pratique, plutôt qu'à des personnes qui essaient de se débrouiller seules. Cette approche personnalisée a permis d'éliminer le facteur d'intimidation lié à l'"ingénierie rapide" et de faire en sorte que l'adoption de l'IA semble naturelle et utile.

Approche axée sur les mesures

Des systèmes de suivi complets ont été mis en place pour les taux d'activation (employés qui saisissent au moins une invite) et l'utilisation régulière (plusieurs utilisations en l'espace de quatre semaines), ce qui a permis d'ajuster les stratégies d'adoption en fonction des données.

Les résultats

Le partenariat entre United Concordia et Prosci a eu un impact commercial et une transformation culturelle mesurables:

Succès de l'adoption : Le taux d'activation des employés a atteint 70-75% en huit mois, avec des objectifs clairs pour atteindre 55-60% d'utilisation régulière d'ici la fin de 2025. Les contributeurs individuels ont montré un taux d'adoption de 63%, tandis que les niveaux de leadership ont atteint des taux plus élevés dans l'ensemble.

Gains d'efficacité : Les employés ont déclaré avoir économisé environ 8 heures par semaine qu'ils consacraient auparavant à la recherche d'informations pour faire leur travail. L'outil d'IA prend désormais en charge les tâches de routine telles que la formulation de l'ordre du jour, les résumés de réunion et la rédaction de documents, libérant ainsi les employés pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Transformation culturelle : United Concordia a réussi à faire passer l'organisation du scepticisme à l'acceptation de l'IA. "Je pense que cela a accéléré l'acceptation de l'IA parce que les avantages qu'ils en ont retirés ont été réalisés très rapidement", explique M. Lunney. Je n'ai pas rencontré une seule personne qui se soit montrée sceptique lorsque je me suis assis avec elle et que je lui ai démontré la valeur de l'IA - la réponse est toujours "wow". Ils sont stupéfaits par la qualité de la réponse et par le fait que cela leur a donné l'occasion de sortir de leurs schémas habituels". Les employés utilisent désormais Sidekick de manière proactive pour fixer des objectifs, évaluer les performances et résoudre des problèmes au quotidien. La mise en œuvre des plans ADKAR en septembre a été directement corrélée à des augmentations significatives de l'adoption en octobre et novembre. Les principaux thèmes abordés par les employés dans le cadre de l'adoption de l'IA sont les suivants

• Gains de temps importants
• Amélioration de la précision et réduction des erreurs
• Amélioration de la communication
• Augmentation de la productivité et de l'efficacité
• Facilitation de l'apprentissage et de la compréhension
• Facilité d'utilisation et accessibilité
• Réduction du stress et de la frustration

Engagement durable : Les réunions régulières de la communauté de pratique montrent que l'enthousiasme des employés ne faiblit pas et que les applications pratiques dépassent les cas d'utilisation initiaux pour s'étendre à la productivité personnelle et aux activités de planification stratégique.