5 táticas para engajar patrocinadores eficazes

Como profissional de Gestão de Mudanças, você desempenha um papel importante ao preparar, equipar e apoiar os executivos para suas funções durante a mudança. Quando isso é feito de forma eficaz, os patrocinadores se tornam parceiros vitais na obtenção de resultados bem-sucedidos.

Deixar de envolver os patrocinadores sufoca a mudança. A Pesquisa de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças Prosci mostra consistentemente que as iniciativas com patrocinadores que não compreendem adequadamente suas funções estão correlacionadas a níveis muito mais baixos de resultados bem-sucedidos.

A Prosci pesquisou recentemente sobre o envolvimento dos executivos e sua correlação com o sucesso da mudança. Pedimos aos executivos e aos profissionais de mudança que compartilhassem os atributos, as habilidades e as atividades que eles acreditam ser necessárias para um envolvimento eficaz com os patrocinadores. Ao compreender as perspectivas dos profissionais de mudança e dos patrocinadores, podemos começar a identificar lacunas em nossa abordagem de colaboração e busca de apoio.

Esses insights, combinados com a pesquisa das Melhores Práticas em Gestão de Mudanças, oferecem novas perspectivas e melhores práticas para envolver executivos e líderes em suas funções de patrocínio.

Táticas mais eficazes para criar
Patrocínio ativo e visível

Durante o webinar Preenchendo a Lacuna: Fortalecendo o envolvimento dos executivos em iniciativas de Mudanças, os líderes da Prosci discutem as habilidades, os atributos e as estratégias que os profissionais de mudança podem cultivar para se alinharem melhor às expectativas e prioridades dos executivos.

1. Fornecer suporte contínuo ao patrocinador

Quando perguntados sobre as atividades mais importantes para envolver efetivamente os patrocinadores, os entrevistados relataram o seguinte:

• Comunicar-se regularmente;
• Construir relacionamentos;
• Educar e treinar;
• Definir funções claras;
• Ouvir ativamente;
• Demonstrar valor;
• Envolver desde o início;
• Alinhar-se à estratégia;
• Ser transparente;
• Fornecer recursos.

No entanto, essas atividades têm um fluxo e refluxo com base na fase do ciclo de vida do projeto. Elas são o que chamamos de SEAS (fluxos de atividades de envolvimento do patrocinador) da mudança.

No início, o risco tem a ver com a identificação de desafios, mas depois evolui para o enfrentamento e a mitigação desses desafios. A comunicação evolui ao longo do ciclo de vida do projeto com base em quando e onde a distribuição de informações se torna mais crítica. Você precisa prestar atenção a esses fluxos de atividades de engajamento, mas também dar espaço para permitir que eles diminuam e fluam.

Insights sobre o suporte preferencial ao longo do ciclo de vida do projeto

Temas de suporte preferencial

As formas mais tangíveis pelas quais os gerentes de mudança podem oferecer apoio aos patrocinadores são o desenvolvimento de um roteiro ou plano de ação do patrocinador, o envolvimento do patrocinador em trabalhos práticos para demonstrar apoio visível, a elaboração de comunicações do patrocinador (por exemplo, boletins informativos, e-mails), a preparação de pontos de discussão, o agendamento ou convite do patrocinador para reuniões e a criação de oportunidades para que o patrocinador seja ativo e visível (por exemplo, prefeituras, Road shows, reuniões de equipe e visitas).

"É o poder do "nós"", diz Michelle Haggerty, diretora de operações e presidente da Prosci nos EUA. "Esse não é o trabalho de apenas uma pessoa ou equipe."

2. Treine o patrocinador em sua função

A segunda tática mais comum para criar um patrocínio ativo e visível é explicar a função de um patrocínio eficaz, estabelecer expectativas para a função e equipar o patrocinador principal com ferramentas, conselhos e treinamento para facilitar a realização de seu trabalho como patrocinador.

"Os executivos devem viver em um estado futuro, pensando no que virá a seguir e em como continuar a evoluir para alcançar os resultados da organização ou do projeto", diz Haggerty, que frequentemente atua como patrocinador nas iniciativas de mudança da Prosci. "Às vezes, o que eu realmente preciso é voltar ao estado de transição, e não posso fazer isso se não tiver um coach me dizendo onde estamos na maratona."

Embora possa ser intimidador fazer um treinamento para cima, saiba o que você oferece e que isso é respaldado por dados.

"Como profissionais, é muito comum olharmos para os executivos e presumirmos que eles sabem tudo", diz Scott Anderson, diretor sênior de pesquisa e análise global da Prosci. "Não é possível que um executivo tenha todas as respostas para todos os problemas e desafios. Eles dependem de outras pessoas para fornecer os dados mais importantes para ajudá-los a tomar as melhores decisões possíveis."

"Temos uma perspectiva única que muitos executivos talvez não estejam vendo", acrescenta Anderson. "E sabemos muito disso porque é baseado em pesquisas. Sabemos que se eles implementarem XYZ, verão melhores resultados em sua capacidade de liderar dentro da organização."

É claro que esse relacionamento de coaching requer confiança.

"A confiança é muito importante porque o trabalho e as conversas que um executivo tem com seu profissional são sobre pessoas", diz Haggerty. "Se eu não confiar plenamente no profissional para manter a conversa entre nós e para realmente manter o respeito pelos indivíduos que estamos ajudando a transformar e mudar no centro de nossas conversas, isso se torna realmente difícil. Não teremos planos de mudança tão eficazes, porque estamos conversando sobre as questões centrais."

3. Realize reuniões regulares

O envolvimento com o patrocinador por meio de reuniões ou comunicações regulares foi a terceira tática mais comum. As atividades durante essas reuniões ou correspondências incluíram: discutir as atualizações e o progresso do projeto, reiterar as mensagens principais, fazer e responder perguntas, compartilhar sucessos e dar feedback sobre o envolvimento do patrocinador no projeto.

Durante essas reuniões, use abordagens baseadas em dados para orientar as conversas.

"Usamos as avaliações ADKAR na Prosci", diz Haggerty. "Elas mostram onde as pessoas estão na jornada de mudança, e esses dados são incrivelmente importantes e úteis."

O ADKAR representa os cinco resultados que um indivíduo precisa alcançar para uma mudança bem-sucedida: Consciência, Desejo, Conhecimento, Habilidade e Reforço. Com esses dados, um profissional pode mostrar onde existem barreiras, seja na conscientização, no conhecimento, etc., e trabalhar com o patrocinador para elaborar planos para remover essas barreiras.

Reunir-se regularmente e compartilhar dados ajuda a criar um relacionamento bidirecional, no qual ambas as partes entendem as prioridades e podem desafiar uma à outra, se necessário.

4. Garantir que o patrocinador se comunique diretamente com os colaboradores

Os participantes da pesquisa indicaram que garantir que o patrocinador se comunique diretamente com os colaboradores (por exemplo, por meio de comunicações face a face, discursos ao vivo ou gravados, vídeos, comunicação por escrito etc.) é outra tática para que o patrocinador se envolva ativa e visivelmente na mudança. Isso inclui a comunicação da necessidade de mudança em todos os níveis da organização e a realização de discussões pessoais sobre a mudança com os colaboradores impactados.

5. Responsabilizar o patrocinador em sua função

Os participantes do estudo indicaram que responsabilizar os patrocinadores principais e garantir que eles demonstrem apoio aos esforços de gestão de mudanças eram táticas para criar um patrocínio ativo e visível. As sugestões incluíram o alinhamento com seus interesses pessoais, indicadores chave de desempenho (KPIs) ou iniciativas pessoais.

Ao avaliar formalmente a eficácia de um patrocinador, os participantes da pesquisa usaram três métodos:

• Objetivos claramente delineados;
• Observação e feedback;
• Uso de ferramentas ou metodologias formais

Modelo de atividade do patrocinador

Os participantes também descreveram os tipos mais importantes de atividades que um patrocinador de mudanças pode realizar. Os dados foram divididos em três fases principais do projeto: start-up (planejamento), design e implementação. As atividades e etapas foram ainda categorizadas pelos principais públicos-alvo:

• Equipe do projeto;
• Gerentes (incluindo líderes de negócios);
• Colaboradores (ou stakeholders da linha de frente)

O Modelo de Atividades do Patrocinador da Prosci ilustra as responsabilidades que os patrocinadores assumem durante cada fase do projeto (startup, design e implementação). As atividades necessárias para cada caixa nessa figura devem ser descrições gerais para a categoria.

Para cada projeto de mudança específico, as equipes de gestão de mudanças devem colaborar com os patrocinadores para delinear e concordar com as atividades específicas de patrocínio que os patrocinadores devem realizar com cada público em cada fase do projeto. Essa lista de verificação fornece uma estrutura simples para começar. Listas mais extensas de atividades específicas em cada um dos nós do modelo estão disponíveis no relatório Melhores Práticas em Gestão de Mudanças da Prosci no Research Hub.

Quando se trata de implementar o Modelo de Atividades do Patrocinador, a equipe de gestão de mudanças pode possibilitar o resultado bem-sucedido de cada atividade atuando como um assistente executivo, agendando eventos, preparando-se para os eventos e certificando-se de que o patrocinador esteja totalmente preparado.

Obtenção de acesso ao patrocinador

Os patrocinadores da mudança são pessoas ocupadas, mas seu papel no processo de mudança é inestimável. Se você tiver dificuldades para conseguir tempo na agenda do patrocinador, experimente as dicas a seguir:

Participe das reuniões existentes

Comece a participar regularmente das reuniões que já estão no calendário do executivo. Solicite um tempo na agenda para fazer uma atualização do status. Após a reunião, envie ao patrocinador um bate-papo ou e-mail de acompanhamento.

"Você pode dizer a ele o que notou na reunião e reforçar o que está acontecendo do ponto de vista da mudança", diz Haggerty. "Se você não conseguir uma reunião independente com ele, qualquer lugar onde você possa plantar sementes atrairá a atenção. Normalmente, eles começarão a notar. Essa tática de participar de reuniões existentes tende a servir como ponto de entrada para pontos de contato mais consistentes com o patrocinador."

Concentre-se no que você pode controlar

Se você não conseguir tempo com seu patrocinador, veja se consegue tempo com alguém do círculo interno dele, como outro executivo ou seu assistente.

"Pensando em um executivo cuja agenda eu tinha dificuldade em cumprir, concentrei-me no que eu podia controlar", diz Anderson. "O que eu podia controlar era a possibilidade de me reunir com outros executivos de nível sênior que eu sabia que poderiam ter influência indireta sobre o patrocinador. Foi uma questão de identificar o escopo que eu poderia controlar e, em seguida, operar dentro dessa estrutura."

Use seu tempo

Nunca perca uma oportunidade de se reunir com seu patrocinador. Se ele tiver o mesmo bloco de horas disponível toda semana, aproveite-o.

"Quando você tiver esse tempo, não o deixe de lado", diz Anderson. "Faça com que seja algo recorrente e certifique-se de fornecer valor durante esse tempo. Facilite o máximo possível para que eles cumpram sua função."

Saiba mais sobre o patrocínio

Este artigo sobre a importância e a função de um patrocinador o ajudará a descobrir mais sobre a função de um patrocinador e como você pode apoiá-lo e criar um plano de patrocínio. Você também pode usar este Checklist do Patrocinador para começar a planejar as atividades de patrocínio.