A evolução da marca Prosci: refletindo 30 anos de liderança como parceira de confiança em mudanças organizacionais

Na nossa trajetória em Gestão de Mudanças, treinamos centenas de líderes sobre como gerenciar mudanças de maneira eficaz. Desenvolvemos uma profunda apreciação por quão importantes os líderes são para implementar com sucesso as mudanças nas organizações. Você sabe o quão importante é o seu papel para permitir uma mudança bem-sucedida? O que você deve fazer para liderar efetivamente as mudanças com sua equipe? Entendendo o CLARC Um líder tem responsabilidades operacionais diárias, mas quando se trata de mudar, eles têm um esforço adicional e crítico a fazer. Para apoiar as pessoas da sua equipe e ajudá-los a adotar e usar com êxito as mudanças, a Pesquisa de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças Prosci identifica cinco funções principais: Comunicador Ligação Advogado Gerente de Resistência Treinador Para se lembrar desses cinco papéis, lembre-se simplesmente da CLARC e imagine-se como o Clark Kent (alter ego do Super-Homem) dos líderes. Ao desempenhar essas cinco funções, você terá uma influência positiva na construção de Consciência, Desejo, Conhecimento, Habilidade e Reforço (ADKAR) para cada pessoa da sua equipe. Lembre-se, o Prosci ADKAR Model é o que permite que os indivíduos adotem e usem a mudança. A conexão CLARC + ADKAR Vejamos o que está envolvido na execução de cada uma das cinco funções, como elas influenciam os elementos do ADKAR e os riscos envolvidos se você não desempenhar as funções. Esses relacionamentos compreendem o que chamamos de conexão CLARC + ADKAR. COMUNICADOR A função de comunicador é sem dúvida a mais importante das cinco funções, porque é independente e é necessária para cumprir as outras quatro funções. De acordo com a pesquisa da Prosci, a falta de conhecimento sobre porque uma mudança é necessária é a principal razão pela qual os colaboradores resistem à mudança. Seu papel como comunicador é aumentar a conscientização sobre a necessidade de mudança, respondendo às perguntas mais importantes que as pessoas da equipe tem sobre os impactos pessoas de uma mudança. Tais perguntas incluem “Por quê?” “Porque agora?” “E se?” e “Como isso afeta a mim ou a nós?” Se você não se comunicar efetivamente, o risco é que sua equipe não tenha conhecimento sobre o motivo das mudanças, o que leva a maior resistência. LIGAÇÃO Como líder, você é uma fonte importante de feedback para a equipe do projeto e os patrocinadores em relação ao progresso da implementação e se a mudança está fornecendo os benefícios esperados. Se a equipe do projeto não estiver pedindo sua opinião, fale. Sem o seu feedback durante as fases de design e implementação de uma mudança, você corre o risco de permitir que a equipe do projeto “fique cega”. Eles não saberão se a mudança está fornecendo a funcionalidade adequada ou com que eficácia está sendo adotada. Ao desempenhar a função de ligação, você pode ter um impacto positivo no Reforço, garantindo que os membros da sua equipe continuem aplicando a mudança ao longo do tempo. ADVOGADO Os líderes são influentes. Se você defender fortemente uma mudança através de suas palavras e ações, você influenciará o desejo da sua equipe. Eles seguirão sua liderança e estarão dispostos a participar e apoiar a mudança. Se você não acredita na mudança ou não a advoga, corre o risco de enviar a mensagem não intencional de que a mudança não é importante, o que criará pontos de barreira no Desejo para sua equipe. GERENTE DE RESISTÊNCIA A resistência é uma reação humana natural à mudança. Espere resistência. Não deixe que isso te surpreenda. Para liderar efetivamente a mudança, você precisa ser um gerente de resistência atencioso, o que significa determina a causa raiz da resistência e aplicar táticas que tratam dessa causa raiz. Se você enfrentar a resistência e comemorar o progresso na adoção e uso da mudança, terá um impacto positivo nos elementos Desejo e Reforço do ADKAR Model. TREINADOR Como treinador, os líderes devem apoiar sua equipe para obter o conhecimento necessário sobre como mudar e desenvolver a capacidade de adotar e usar a mudança em seu trabalho diário. Se você é um treinador eficaz, terá um impacto positivo nos elementos de Conhecimento e Habilidade do ADKAR Model para as pessoas da sua equipe. Líderes e Mudança Como praticantes de mudanças, frequentemente desenvolvemos planos específicos para implementar uma mudança, mas são os líderes dos grupos afetados que fazem grande parte do trabalho na execução dos planos. Ao entender e executar as cinco funções principais do CLARC, você pode causar um impacto significativo nas pessoas, ajudá-las a superar as barreiras à adoção e obter resultados bem-sucedidos da mudança. Dada a urgência e o volume de mudanças que estamos enfrentando hoje, suas contribuições para a mudança nunca foram tão importantes.

A necessidade de maior reconhecimento da Gestão de Mudanças e seu valor geralmente está no topo da lista de tendências em nossa pesquisa de benchmarking. Embora as solicitações de Gestão de Mudanças tenham aumentado em alguns casos, muitos profissionais ainda trabalham diligentemente para apresentar um caso convincente de sua necessidade. Aprenda como efetivamente “vender” a Gestão de Mudanças para líderes de projetos e executivos em sua organização, conectando a Gestão de Mudanças diretamente aos resultados do projeto e da organização. Você pode construir um caso para a Gestão de Mudanças usando dados que mostram a correlação entre a eficácia da Gestão em três fatores críticos de sucesso para projetos e iniciativas: cumprir os objetivos, permanecer dentro do cronograma e do orçamento. Correlacionando a Gestão de Mudanças com os resultados Como profissional de Gestão de Mudanças, você sabe que o trabalho que realiza é crucial para a entrega de resultados de projetos bem-sucedidos. Você sabe que, quando você faz bem a Gestão de Mudanças, coisas boas acontecem. E você sabe que, quando a mudança é mal administrada ou as pessoas são ignoradas, há consequências negativas. A experiência diz que quanto mais eficazmente você aplicar a Gestão de Mudanças, mais bem-sucedido será o projeto. Mas, para obter o suporte de que você precisa, os líderes de negócios desejam ver os dados. Os estudos de benchmarking da Prosci fornecem dados precisos para fundamentar suas ideias e apresentar um caso forte. Em nosso estudo mais recente da Pesquisa de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças, fizemos quatro perguntas aos profissionais de mudança: Até que ponto o projeto atendeu aos objetivos? Até que ponto o projeto estava dentro de cronograma? Até que ponto o projeto estava dentro do orçamento? Qual foi a eficácia geral do programa de Gestão de Mudanças? Analisando suas respostas, a Prosci correlacionou os dados da pergunta final sobre a eficácia da Gestão de Mudanças com as três dimensões anteriores de sucesso: cumprir os objetivos, cumprir o cronograma e cumprir o orçamento. O resultado? Os projetos e iniciativas são mais bem-sucedidos quanto mais efetivamente o lado humano da mudança for gerenciado. Os resultados fornecem um argumento convincente para investir tempo, recursos e energia na Gestão de Mudanças. Objetivos de encontro O gráfico abaixo mostra como a eficácia da Gestão de Mudanças se correlaciona com o cumprimento dos objetivos do projeto. Os pontos de dados representam a porcentagem de participantes que atenderam ou excederam os objetivos em cada uma das categorias de eficácia da Gestão de Mudanças (ruim, regular, bom e excelente). Dos participantes que tinham excelentes programas de Gestão de Mudanças em vigor, 93% atenderam ou excederam os objetivos. Daqueles com bons programas de Gestão de Mudanças, 77% cumpriram ou excederam os objetivos, enquanto 43% com programas de Gestão de Mudanças justo cumpriram ou excederam os objetivos. Apenas 15% – ou cerca de 1 em 6 – daqueles com programas de Gestão de Mudanças insatisfatórios alcançaram ou excederam os objetivos. Isso significa que, com um excelente Gestão de Mudanças, seu projeto tem seis vezes mais probabilidade de cumprir os objetivos do que com uma Gestão de Mudanças insatisfatória. Mesmo a Gestão de Mudanças justa vale a pena, buscar, porque você tem três vezes mais probabilidade de cumprir os objetivos. Este gráfico é tão atraente que é o terceiro slide na apresentação do Briefing do Patrocinador na Gestão de Mudanças, um programa de meio dia que a Prosci oferece a executivos e líderes sêniores. Ele conecta claramente o quão bem gerenciamos o lado humano da mudança com o sucesso do projeto, financeiro e estratégico. Resultados devem ser centrais em seu case de negócios para Gestão de Mudanças. Com este gráfico, agora você tem dados para oferecer suporte a essa conexão. Cumprindo o cronograma A imagem abaixo mostra a correlação entre a eficácia da Gestão de Mudanças e a capacidade de permanecer dentro do cronograma adiantado. Novamente, os dados mostram uma correlação direta e nítida. Quanto mais eficazmente o lado pessoal da mudança for administrado, maior será a probabilidade de você terminar a tempo. A correlação com o cumprimento de cronogramas é um contraponto poderoso a uma das principais objeções dos líderes de projeto. Frequentemente, eles dizem: “Eu entendo por que a Gestão de Mudanças é importante, mas tenho prazos e uma data de ativação para atingir, e aplicar a Gestão de Mudanças vai me atrasar”. À primeira vista, isso pode parecer verdade. Porém, os dados mostram que os projetos com Gestão de Mudanças eficaz têm mais probabilidade de permanecer dentro do cronograma. Manter o orçamento A figura abaixo mostra a correlação observável entre a eficácia da Gestão de Mudanças e a capacidade de permanecer dentro do orçamento. Este gráfico fornece um contraponto importante a outra objeção principal dos líderes de projeto. Um líder de projeto pode dizer: “Embora eu entenda por que a Gestão de Mudanças é importante, não tenho orçamento para dedicar a esses aspectos sutis da mudança”. Certamente, os gerentes de projetos devem estar atentos às restrições orçamentárias e há custos na atribuição de recursos à Gestão de Mudanças. No entanto, os dados mostram claramente que os projetos com Gestão de Mudanças eficaz têm mais probabilidade de permanecer dentro do orçamento do que aqueles com Gestão de Mudanças insatisfatório. Mitigando custos de “RE” Se as correlações entre a eficácia da Gestão de Mudanças e o cumprimento de cronogramas e orçamentos parecem contraintuitivas, o prefixo “RE” pode esclarecer. Quando ignoramos o lado humano da mudança e as pessoas cumprimentam uma data de lançamento com indignação e resistência, as equipes devem voltar à prancheta de desenho para REtrabalhar, REdesenhar, REvalidar, REvisitar. Essas são as consequências “RE” caras de negligenciar o lado humano da mudança. Cada uma dessas consequências adiciona custo e tempo a um projeto. Mas quando construímos proativamente o suporte e o compromisso dos colaboradores com a Gestão de Mudanças, podemos mitigar e evitar esses custos de RE. Apesar de não parecer para um gerente de projeto, a Gestão de Mudanças eficaz aumenta a probabilidade de terminar dentro do prazo e do orçamento. Construa seu caso com dados de apoio A lógica para implantar a Gestão de Mudanças sempre foi sensata para você. Agora você tem dados atraentes para compartilhar com outras pessoas em sua organização que podem precisar de mais convencimento, como executivos e líderes de projeto, para ver o valor que a Gestão de Mudanças traz. Aproveitar um argumento quantitativo forte o coloca em uma posição melhor para reunir apoio e compromisso para a Gestão de Mudanças.

3 Dicas para Integrar a Gestão de Projetos e a Gestão de Mudanças O envolvimento da gestão de projetos com a gestão de mudanças é uma contribuição cada vez mais importante para o sucesso. Embora haja muito o que aprender, aqui estão três dicas rápidas para ajudá-lo a fazer uma integração tranquila: 1. Envolva as equipes no valor e no papel da Gestão de Mudanças Sua equipe de projetos precisa saber exatamente o que a gestão de mudanças faz e como ela é crucial para a implementação bem-sucedida de suas soluções. Nesse caso, você tem duas formas de fazer isso: Você pode ler sobre “o que é gestão de mudanças” e ir de mesa em mesa para apresentar sua proposta, ou pode oferecer a eles um treinamento direcionado, como o “Entregando Resultados em Projetos: Treinamento de Gestão de Mudanças para Equipes de Projetos”, da Prosci. 2. Definam o sucesso juntos Tanto as equipes de gestão de projetos quanto as equipes de gestão de mudanças querem que seus projetos sejam bem-sucedidos. Para trabalharem juntos, elas precisam ter o mesmo entendimento de sucesso. Isso não deve ser diferente entre as duas equipes, pois ambas são lados diferentes do mesmo projeto: o lado técnico (equipe de projetos) e o lado humano (equipe de gestão de mudanças). Na verdade, os objetivos devem ser idênticos ou, no mínimo, complementares. Por exemplo, o projeto deve ser finalizado no dia X e com quantidade X de dinheiro; a solução deve ser utilizada com eficiência de 90% no tempo X, etc. 3. Mantenha a Gestão de Mudanças estruturada A gestão de projetos traz um processo estruturado e um conjunto de variáveis para o lado técnico da mudança. A gestão de mudanças também deve trazer um processo estruturado e um conjunto de variáveis para o lado humano da mudança. Isso significa falar sobre o Modelo ADKAR e o Processo de 3 fases da Prosci, entre outras coisas. Quanto às variáveis, você precisa saber o que traz para a mesa: avaliações de prontidão, planos de engajamento de stakeholders, roteiros de patrocínio e uma porcentagem maior de adoção e uso, entre outras coisas. E, embora ter uma estrutura própria para a gestão de mudanças seja excelente, é ainda melhor colocar os processos da gestão de mudanças em prazos e cronogramas familiares aos da gestão de projetos. Com essas três dicas, você está três passos mais próximo de uma integração bem-sucedida e importante dos dois lados de um projeto: o lado técnico e o lado humano.