Investir em um software de planejamento de recursos empresariais (ERP) pode unificar os recursos de informação da sua empresa, aumentar a produtividade e gerar outros benefícios de longo prazo. No entanto, os desafios e a resistência à adoção geralmente criam riscos imprevistos e prejudicam os benefícios do sistema ERP. Veja como o Modelo ADKAR® da Prosci pode ajudá-lo a ter sucesso. Sistemas ERP e a necessidade de mudança Para ganhar eficiência e reduzir os custos de longo prazo, grandes e pequenas empresas estão fazendo a transição para sistemas ERP. As empresas usam os sistemas para gerenciar e melhorar processos que vão desde a aquisição e a fabricação até as funções financeiras e de recursos humanos em toda a empresa. Todos esses esforços ajudam a eliminar o desperdício, melhorar a produtividade e aumentar a satisfação dos funcionários. Como um sistema ERP integra dados em um banco de dados comum, os dados podem fluir facilmente entre as operações. Como resultado, o sistema elimina a duplicação de dados, aprimora a integridade dos dados, melhora a facilidade de uso e ajuda suas equipes a superar operações isoladas. Os dados e processos integrados também proporcionam aos gerentes e às equipes maior percepção da tomada de decisões com base em informações em tempo real. Dado o investimento significativo em tempo e recursos, bem como a importância dos benefícios esperados do projeto, é fundamental que sua empresa reconheça e supere a resistência às mudanças no ERP por meio de um gerenciamento eficaz de mudanças. Resistência aos sistemas ERP e outros desafios de adoção É muito provável que seus funcionários tenham se acostumado a sistemas legados familiares. Mesmo com todos os benefícios oferecidos por uma ferramenta de ERP, a migração de aplicativos familiares para um novo sistema estabelece uma série de desafios para os líderes técnicos e de pessoal. À medida que os funcionários afetados passam do conforto do estado atual para a interrupção do estado de transição e, por fim, para o estado futuro, os desafios técnicos geralmente provocam desafios pessoais que levam à resistência. Como parte do seu planejamento para a implementação do ERP, os líderes e a equipe do projeto devem estabelecer cuidadosamente os requisitos comerciais e os benefícios esperados para o projeto. Sem requisitos e benefícios claramente estabelecidos, as pessoas que trabalham com o sistema podem criar expectativas irreais. Por sua vez, as expectativas irreais geralmente se transformam em solicitações de personalização que aumentam o escopo do projeto e atrasam o cronograma. Durante a implementação, as pessoas afetadas podem ter dificuldades para concluir seu trabalho atual enquanto aprendem um novo sistema. As equipes de projeto precisam se concentrar em todos os marcos para atingir a data de entrada em operação e, ao mesmo tempo, implementar mudanças tecnológicas, funcionais e de processo em ritmo acelerado. E o esforço para aprender novas habilidades, termos e processos aumenta ainda mais os níveis de estresse. Desafios técnicos e pessoais em cascata Cada um desses desafios aumenta o risco do projeto. A necessidade de entender e mitigar esse risco ressalta a necessidade de desenvolver recursos sólidos de gerenciamento de mudanças em sua organização. Se você não gerenciar adequadamente esses desafios, os desafios técnicos e pessoais de uma implementação de ERP podem levar à insatisfação dos funcionários e de outras partes interessadas, ao aumento do estresse e à perda de confiança. Medo e resistência à mudança durante uma implementação de ERP As mudanças causadas por uma implementação de ERP muitas vezes parecem intensamente pessoais e esmagadoras para os funcionários. Os processos recém-definidos às vezes transferem tarefas de um departamento para outro ou até mesmo levam à reestruturação organizacional. As cargas de trabalho de alguns departamentos podem aumentar, enquanto outras diminuem ou são transferidas para áreas diferentes. Cada uma dessas mudanças rompe relações de trabalho confortáveis. E tudo isso ocorre em um cronograma de projeto que parece ter vida e vocabulário próprios. O resultado geralmente é o medo e a resistência. Medo da mudança Certamente, o medo da mudança alimenta os comportamentos de resistência. Em qualquer mudança para uma tecnologia diferente, o medo do desconhecido molda a forma como sua equipe reage à mudança. A migração para um sistema ERP amplifica esse medo porque ninguém vê o produto final até perto da data de entrada em operação do projeto. Mesmo que os fornecedores e os líderes do projeto trabalhem para garantir às equipes que fluxos de trabalho mais eficientes e um ambiente mais colaborativo estão por vir - e peçam paciência durante o processo - as pessoas que usam o novo sistema podem não aceitar totalmente as garantias. Medo do desconhecido A implementação de um sistema ERP cria a necessidade de as pessoas aprenderem novas habilidades, o que gera uma pressão para aprimorar e requalificar as habilidades em um tempo limitado. As pessoas também precisam manter a produtividade com suas cargas de trabalho atuais enquanto aprendem novas habilidades, o que estressa até mesmo as pessoas mais experientes. Especialmente para funcionários em meio de carreira, o medo de aprender novas habilidades pode aumentar o estresse, complicar a tomada de decisões e até causar doenças físicas. Medo do fracasso O medo do fracasso se traduz na relutância em experimentar novos processos ou práticas. Se as pessoas contornam ou evitam as causas fundamentais do medo (ou seja, a curva de aprendizado), o medo leva a outros comportamentos de resistência. Use nossa Lista de Verificação de Resistência gratuita para alinhar as atividades com as práticas recomendadas durante a implementação do ERP. Como o modelo ADKAR ajuda você a superar a resistência aos sistemas ERP O gerenciamento eficaz de mudanças é fundamental durante as implementações de ERP devido ao impacto no trabalho diário e no moral. Do meu ponto de vista, o Modelo ADKAR da Prosci oferece um alinhamento ideal com uma implementação de ERP e ajuda as pessoas e os grupos afetados de forma semelhante a passar pela transição de maneira estruturada. Como o Modelo ADKAR enfatiza o lado pessoal da mudança, os gerentes de pessoal também se tornam mais conscientes da complexidade do trabalho que as pessoas fazem, bem como do impacto que o desenvolvimento e os testes de software têm sobre ele. Junto com seu foco no lado pessoal da mudança, o Modelo ADKAR enfatiza o sucesso do projeto. O gerenciamento de mudanças por meio do Modelo ADKAR ajuda os líderes de negócios a mitigar a resistência, destaca a capacidade dos funcionários de adotar a mudança e, em seguida, verifica novamente para reforçar essas habilidades. O modelo ADKAR da Prosci Veja a seguir como cada elemento do ADKAR se aplica ao mitigar ou superar a resistência aos sistemas ERP: Consciência A conscientização ajuda a reduzir a resistência, respondendo às perguntas que as pessoas têm sobre a mudança e seus impactos no trabalho. A implementação de qualquer mudança que ultrapasse as linhas organizacionais e culturais requer uma excelente comunicação por parte dos líderes, gerentes de pessoal e líderes de projeto. Ao aplicar o Modelo ADKAR, você também precisará desenvolver a conscientização sobre a necessidade de implementar um sistema ERP e comunicar informações sobre o projeto em si. Descobri que a comunicação deve fluir vertical e horizontalmente com vias claras para compartilhar e receber informações. Desejo A criação do desejo aborda a resistência respondendo às perguntas que as pessoas têm durante uma mudança, incluindo o "porquê" comercial por trás da mudança e o "o que eu ganho com isso?" pessoal. O desejo de participar e apoiar a mudança começa com os líderes de negócios fazendo comunicações transparentes sobre os motivos da mudança e, em seguida, defendendo a nova visão. As implementações bem-sucedidas de ERP dependem de profissionais de mudança que coletam feedback dos grupos afetados, de gerentes de pessoal que respondem rapidamente e abordam as barreiras, e de patrocinadores que incentivam as pessoas a participarem e a modelarem os comportamentos corretos. A comunicação produtiva e a participação ativa criam um alinhamento com os objetivos da estratégia de ERP. Conhecimento O conhecimento de como adotar o sistema ERP diminui os medos e as dúvidas e ajuda as pessoas a se prepararem para seu papel como usuários na adoção da mudança. Ao considerar o conhecimento, os profissionais de mudança devem defender programas de treinamento em ERP que abordem tanto os aspectos técnicos do novo sistema quanto as mudanças no processo e no fluxo de trabalho que as pessoas precisam adotar e usar. Enquanto o departamento de recursos humanos pode precisar de treinamento sobre novos procedimentos de recrutamento e integração, as equipes financeiras precisarão de treinamento que aborde os processos de contas a receber e a pagar, faturamento, requisições de compra e procedimentos de fim de ano fiscal. Além do treinamento específico para a equipe dos departamentos afetados, os líderes do projeto também devem considerar como esses e outros procedimentos afetam as pessoas e as partes interessadas e o tipo de treinamento que melhor atende às suas necessidades. Habilidade Dar às pessoas a oportunidade de aplicar e demonstrar as novas habilidades adquiridas por meio do treinamento ajuda a prepará-las para a data de entrada em operação e, ao mesmo tempo, aumenta a confiança em sua capacidade de implementar as habilidades e os comportamentos necessários. Os profissionais de mudança podem ajudar sua organização a atingir suas metas, garantindo que os funcionários tenham a capacidade de adotar e aplicar as mudanças possibilitadas pela implementação do ERP. Para desenvolver a Capacidade, os profissionais de mudança devem trabalhar com os gerentes de pessoal para oferecer prática e treinamento. À medida que os funcionários de toda a empresa se tornam proficientes com as novas ferramentas de ERP, eles podem ajudar outros a aprender novas habilidades. Reforço A resistência ocorre em todos os estágios da mudança, e é comum que as pessoas desenvolvam soluções alternativas ou voltem a usar formas antigas de trabalho. O reforço permite que você ajude as pessoas a manter o curso por meio de suporte adicional e táticas de gerenciamento de resistência. Ao reforçar a mudança do sistema ERP com o Modelo ADKAR, os profissionais de mudança devem trabalhar com a equipe do projeto para obter feedback dos grupos afetados sobre como eles usam as ferramentas do ERP. Usando insights de pesquisas e reuniões presenciais, a equipe do projeto pode fazer alterações que ajudem as pessoas a fazer seu trabalho com mais eficiência. Ao medir o desempenho, os profissionais de mudança geralmente usam scorecards que mostram o progresso na implementação de mudanças e na obtenção de benefícios. Preparando-se para superar a resistência às mudanças no ERP Ao implementar um sistema ERP, os profissionais de mudança precisam começar a gerenciar a resistência no início do projeto e durante todo o seu ciclo de vida. O processo de gerenciamento da resistência começa com a avaliação da prontidão organizacional de sua empresa para a mudança, geralmente em parceria com o gerente de projeto e representantes do fornecedor. O processo continua com a identificação das partes interessadas primárias e secundárias, a avaliação dos impactos e riscos e o envolvimento das partes interessadas antes da implementação do ERP. Peço que os profissionais de mudança também comecem a abordar os pontos de barreira ADKAR para a equipe afetada pela mudança antes do início da implementação. Ao avaliar a possível resistência à mudança, incentivo os profissionais da mudança a aplicar os 10 aspectos Prosci do impacto da mudança. Essa é uma ferramenta útil para definir a mudança para os indivíduos, abordando os impactos individuais e de grupo, e como base para a criação de métricas de adoção. Além disso, os aspectos estabelecem uma estrutura para se tornar mais sensível às necessidades dos funcionários e melhorar o engajamento. Prosci 10 Aspectos do Impacto da Mudança Reformulando e superando a resistência às mudanças no ERP Para compreender e gerenciar a resistência de forma eficaz, é necessário olhar para ela por meio de uma lente diferente que elimine a negatividade e a culpa. Reenquadrar a resistência dessa forma o ajudará a identificar melhor os tipos de resistência e suas causas básicas, além de criar as táticas certas para ajudar as pessoas a superar suas barreiras. Sua organização pode obter benefícios ainda maiores com a implementação de um ERP aplicando uma metodologia robusta de gerenciamento de mudanças que incorpore o Modelo ADKAR. Isso garante o alinhamento entre os requisitos organizacionais do sistema ERP e as necessidades das pessoas afetadas pela mudança, além de assegurar um sólido retorno sobre o investimento em seu projeto de ERP.

Costuma-se dizer que 70% das iniciativas de mudança fracassam, e há muitas razões para isso. A mudança é inevitável para a maioria das organizações, mas uma estratégia e um plano eficazes de Gestão de Mudanças ajudam a preparar líderes e colaboradores para o sucesso. Na Prosci, identificamos seis armadilhas comuns ao tentar implementar mudanças e maneiras de superá-las. São elas: Falhas de comunicação Resistência à mudança Falta de reforço Falta de patrocínio Falta de alinhamento Choque cultural Continue lendo para saber como implementar a mudança com sucesso. O que é Gestão de Mudanças e por que é importante? A Gestão de Mudanças é uma estrutura que apoia e orienta o lado humano da mudança. À medida que os objetivos comerciais evoluem e crescem com as tendências de mudança, o mesmo acontece com as metas estratégicas. A Gestão de Mudanças eficaz facilita esse crescimento e prepara a empresa para adotar a nova estratégia. Sabemos, com base na pesquisa da Prosci, que para que a mudança seja bem-sucedida, os colaboradores e líderes devem se preparar adequadamente. Deseja fazer parte da pequena porcentagem de empresas que introduzem mudanças com sucesso? Explore nossas soluções de Gestão de Mudanças. 6 razões para o fracasso da Gestão de Mudanças Há muitos protocolos a serem seguidos para a Gestão de Mudanças eficaz em uma organização. Aqui estão os aspectos a serem evitados - e por que - e as soluções que você deve tentar. 1. Falhas na comunicação A pesquisa da Prosci mostra que a comunicação ineficaz entre líderes e colaboradores pode causar obstáculos durante as iniciativas de mudança. Sem uma comunicação clara e consistente, há uma falta de visão compartilhada, o que significa que os indivíduos terão dificuldades para alinhar seu trabalho com a nova mudança. Por exemplo, uma empresa de distribuição de TI queria reduzir a entrada manual de dados com a introdução da automação robótica. Mas a comunicação pouco clara gerou insatisfação entre os colaboradores, que entenderam que isso significava que "os robôs estavam tomando seus empregos". A empresa planejava reduzir a carga de trabalho dos colaboradores e não substituí-los individualmente, especialmente porque a nova mudança dependia da adesão dos colaboradores. Solução A comunicação eficaz da Gestão de Mudanças vai além de simplesmente dizer aos colaboradores que a mudança está chegando. Trata-se de ser transparente sobre por que ela está acontecendo, o que significa para eles, como ela afetará sua posição e muito mais. Nosso Programa de Certificação em Gestão de Mudanças oferece a você as habilidades baseadas em pesquisas para se comunicar de forma eficaz durante a mudança e obter uma implementação bem-sucedida. 2. Resistência à mudança A resistência é uma reação normal à mudança, mas quando não é gerenciada de forma eficaz, pode levar ao fracasso das iniciativas de mudança. Normalmente, a resistência ocorre quando há falta de entendimento sobre a mudança, conforto com o estado atual ou medo do desconhecido. Quando ocorrem esforços de transformação, é essencial explicar as razões comerciais por trás da mudança e os benefícios para os colaboradores. A resistência pode prejudicar o sucesso da Gestão de Mudanças, pois leva muito mais tempo para implementar as iniciativas. Solução Uma maneira de superar a resistência é ouvir os maiores dissidentes. Talvez você se sinta tentado a evitar essas vozes, esperando que elas se juntem a você com o passar do tempo, mas ouvi-las, dar-lhes espaço para serem ouvidas e fornecer-lhes informações relevantes pode ajudar a superar a resistência. O ADKAR® Model Prosci para mudança individual começa com Consciência e Desejo. Isso se deve ao fato de que os indivíduos devem primeiro estar cientes da mudança e, em seguida, sentir que há algo nela para que participem da mudança. Você pode desenvolver a Conscientização e o Desejo compartilhando dados e estudos de caso de iniciativas de mudança bem-sucedidas para combater comportamentos resistentes. Quando os colaboradores conseguem entender de forma prática como e por que há uma mudança e seu impacto positivo sobre eles, é mais provável que eles a apoiem e participem dela. 3. Falta de reforço Os mecanismos de reforço são essenciais para sustentar a mudança, pois os colaboradores podem voltar a adotar comportamentos antigos. Sem reforço, as iniciativas de mudança podem não se tornar parte da cultura organizacional, o que torna sua implementação muito mais difícil. O reforço proporciona clareza aos colaboradores, lembrando-os das metas e dos objetivos da iniciativa de mudança. Uma única comunicação introduzindo a mudança não fará com que toda a organização participe. Em vez disso, o reforço consistente pode resolver quaisquer problemas, responder a perguntas e alinhar a organização à iniciativa de mudança. Solução O reforço é o último estágio do Prosci ADKAR Model, que fornece orientação sobre como sustentar uma mudança depois de implementada. Os gerentes podem reforçar a mudança oferecendo feedback aos funcionários sobre como eles se adaptaram ao processo de transformação e compartilhando maneiras de melhorar conforme necessário. As recompensas e o reconhecimento reforçam os novos comportamentos alinhados com a mudança. Você também pode reforçar as iniciativas de mudança medindo o desempenho e implementando mecanismos de responsabilidade. É importante não desperdiçar o tempo e os recursos necessários para implementar uma mudança, deixando de reforçá-la. 4. Patrocínio inadequado Os patrocinadores são diretamente responsáveis perante os executivos da organização, fornecem apoio e recursos e definem o tom da mudança. Os patrocinadores entendem os valores culturais da organização e garantem o alinhamento do processo de Gestão de Mudanças. Entretanto, o patrocínio pode levar a falhas na Gestão de Mudanças quando os patrocinadores não têm tempo e recursos ou subestimam a importância do lado humano da mudança. O patrocínio tem sido o principal impulsionador para o sucesso da mudança em todos os estudos de benchmarking da Prosci desde 1998, mas também tem sido um dos maiores obstáculos ao sucesso. Um patrocinador eficaz precisa entender seu papel no processo de mudança, os recursos necessários e o objetivo da iniciativa de mudança. Solução Os ABCs do patrocínio da Prosci são resultado de mais de duas décadas de pesquisas sobre as Melhores Práticas em Gestão de Mudanças: A (Participação ativa e visível durante todo o projeto) - A presença contínua de um patrocinador cria e sustenta o ímpeto da mudança. B (Construir uma coalizão de patrocínio) - O patrocinador principal deve incluir as principais partes interessadas e os executivos seniores para defender a mudança e garantir que ela se espalhe por todas as partes da empresa. C (Comunicar o apoio e promover a mudança aos grupos afetados) - Comunicar as informações certas nos momentos certos durante a mudança é fundamental, e os patrocinadores devem ser proativos. Use a lista de verificação de patrocínio da Prosci para garantir que seus patrocinadores estejam bem equipados. 5. Falta de alinhamento De acordo com a pesquisa, 74% dos líderes afirmam ter envolvido os colaboradores em iniciativas de mudança, mas apenas 42% dos colaboradores relatam que se sentem incluídos. A falta de alinhamento em relação às metas e aos objetivos torna muito mais difícil para os colaboradores adotarem a mudança. As equipes de projeto, a liderança e a gerência devem estar alinhadas com as atividades e os objetivos do trabalho diário durante o processo de mudança. A falta de alinhamento pode levar à falta de confiança, que se reflete na forma como os colaboradores veem a liderança e afeta a motivação e o moral. Solução Nosso Prosci 3-Phase Process é uma abordagem estruturada e adaptável para ajudar as pessoas a adotar mudanças. A Phase 1 - Prepare the Approach, envolve conhecer o objetivo final, reconhecer quem precisa fazer seu trabalho de forma diferente e quais ações são necessárias para o sucesso. Entender isso desde o início mantém todos os envolvidos alinhados e oferece um espaço para esclarecer qualquer incerteza. A Phase 2 - Manage the Change, é a fase mais longa e se concentra em preparar e equipar as pessoas durante o processo de mudança. As duas primeiras fases garantem o alinhamento entre a liderança, a gerência e as equipes de projeto. A Phase 3 - Sustain the Results, analisa o que é necessário para obter resultados a longo prazo e quem assumirá a responsabilidade pelos resultados após a conclusão do projeto ou da iniciativa. 6. Conflito cultural A cultura de uma empresa é fundamental para que ela consiga gerenciar bem as mudanças. De fato, 59% dos participantes de uma pesquisa da Prosci disseram que a conscientização da cultura organizacional é muito importante. Um histórico de dificuldades para se adaptar a mudanças, políticas internas e silos existentes podem contribuir para uma cultura resistente a mudanças. Abordar esses aspectos da cultura de uma organização é essencial para aumentar a chance de sucesso das iniciativas de mudança. De acordo com a pesquisa, 80% dos colaboradores sofrem tensões culturais ou prioridades concorrentes, e muitos correm o risco de fazer as tarefas erradas porque o processo de mudança não está alinhado com suas atividades cotidianas. Esse desalinhamento entre as iniciativas de mudança e a cultura do local de trabalho gera confusão e diminuição da produtividade se os funcionários não estiverem trabalhando nas tarefas certas para implementar a mudança com sucesso. Solução A primeira etapa do ADKAR Model Prosci é a Consciência - especificamente, a consciência da necessidade de mudança. Essa consciência gera uma compreensão mais clara da iniciativa de mudança para que os colaboradores possam se alinhar com a mudança. Ela pode superar alguns dos desafios de uma cultura empresarial anteriormente resistente. Quanto mais os colaboradores entenderem por que uma mudança precisa ser feita, menos eles apresentarão comportamentos de resistência. Isso aumentará as chances de sucesso da sua organização com a transformação. Importância da Conscientização sobre a Cultura Organizacional Por que a Gestão de Mudanças falha e como superá-lo As falhas na Gestão de Mudanças são comuns e, na Prosci, sabemos que um dos principais motivos é o fato de as empresas se concentrarem demais no lado técnico da mudança, em vez de se preocuparem com as pessoas que a adotarão e usarão. Ao negligenciar esse lado da mudança, é fácil ver por que os principais motivos do fracasso das organizações incluem falhas de comunicação, lacunas de liderança e prioridades conflitantes. Desenvolvemos a Metodologia Prosci para a Gestão de Mudanças a fim de ajudar as empresas a se fortalecerem com as mudanças, abordando de forma eficaz tanto o lado técnico quanto o lado humano da mudança.