Quando Integrar Gestão de Projetos e Gestão de Mudanças

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Por que é tão importante integrar no início a Gestão de Mudanças e o Gerenciamento de Projetos em uma iniciativa?

A gestão de mudanças pode ser aplicada aos variados tipos de programas de melhoria de negócios – desde mudanças radicais, como reengenharia de processos (BPR), fusões e aquisições ou lançamentos de novos produtos, até mudanças incrementais, como processos de melhoria contínua ou Six Sigma.

A gestão de mudanças é o processo e as ferramentas – comunicação, patrocínio, coaching, treinamento e gestão da resistência – para abordar o lado humano da mudança.

A gestão de mudanças não é um evento. É um processo de ajudar as pessoas a entender, internalizar e apoiar uma mudança. O desafio para as equipes de projetos é integrar efetivamente a gestão de mudanças às atividades de gestão de projetos.

Processos Conceituais de Melhoria de Negócios e Gestão de Mudanças

Para ver como a integração ocorre, vamos começar olhando para uma imagem conceitual de um processo de melhoria de negócios e de um processo de gestão de mudanças. Embora as imagens abaixo apresentam etapas gerais, a maioria dos processos de melhoria de negócios (reengenharia de processos, Six Sigma, reorganização, etc.) contém as cinco etapas abaixo.

Da mesma forma, embora o processo de gestão de mudanças varie e seja mais complicado do que o mostrado abaixo, essas cinco áreas representam algumas das principais atividades de gestão de mudanças.

O benefício de começar a Gestão de Mudanças no início

Seu ponto de partida muda o que você faz primeiro. Se você iniciar a gestão de mudanças quando começar o projeto, você poderá integrar as etapas nas etapas do projeto, como mostra o Cenário 1 abaixo. Se a gestão de mudanças for iniciada mais tarde, você terá que implementá-la de maneira muito diferente.

Cenário 1: Gestão de Mudanças no Início de uma Mudança

Neste cenário, alguém da sua equipe (você, por exemplo) apresenta a importância da gestão de mudanças e do lado humano da mudança no início do projeto. Alternativamente, sua empresa assumiu o compromisso de desenvolver a competência de mudança e está utilizando a gestão de mudanças como prática padrão em todos os projetos.

Quando a gestão de mudanças é implantada no início de um projeto, as atividades podem ser totalmente integradas.

gestão de projeto e gestão de mudanças

                                                                                                               

Seu primeiro passo será desenvolver uma estratégia de gestão de mudanças com base nas características da sua mudança específica e nos atributos da sua organização que está sendo mudada. As avaliações de prontidão para mudanças te ajudarão a decidir sobre sua estratégia e como você irá personalizar os planos de gestão de mudanças que serão desenvolvidos.

Cenário 2: Gestão de Mudanças durante a implementação de uma mudança

Infelizmente, a gestão de mudanças às vezes é adicionada a um projeto depois que ele já está em andamento. A equipe do projeto pode estar se preparando para a implementação ou a implementação pode já ter sido iniciada e, muitas vezes, o catalisador para o uso da gestão de mudanças é a resistência dos empregados, supervisores e gerentes.

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Nessa situação, seu projeto já começou a ter dificuldades, incluindo quedas de produtividade, resistência ativa e passiva e possível perda de empregados valiosos (tudo isso pode ser evitado ou minimizado quando a gestão de mudanças é integrada desde o início). Nesse cenário, sua primeira atividade é descobrir o que já aconteceu.

Você deve tomar o pulso da organização, identificar as fontes de resistência, por que surgiram e gerenciá-las de maneira eficaz e rápida. Depois de controlar o dano que já foi feito, você entra no processo de gestão de mudanças e desenvolve uma estratégia para o restante do projeto.

Pesquisa sobre integração da gestão de mudanças com processos de negócios

Aqueles que praticam regularmente a gestão de mudanças concordam que ela deve ser iniciada o mais cedo possível.

O Relatório da Pesquisa de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças da Prosci – Edição de 2018, mostra quando os participantes iniciaram a Gestão de Mudanças e quando deveriam iniciá-la da próxima vez:

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