O poder da análise de causa raiz no gerenciamento de mudanças

Até mesmo os projetos organizacionais mais bem planejados podem encontrar problemas. Mas aqui vai uma pergunta: Você está lidando com os sintomas ou com a causa raiz? Sem se aprofundar, muitas organizações caem na armadilha de implementar correções temporárias que não duram.

É aí que entra a análise da causa raiz (ACR). Ao investigar sistematicamente os problemas, você pode descobrir as questões subjacentes, corrigi-las e evitar que voltem a ocorrer. Essa abordagem sistemática aborda a resistência e os desafios sistêmicos, permitindo transições de mudança mais suaves.

Embora a ACR seja usada principalmente para desafios técnicos ou operacionais, ela desempenha um papel fundamental no gerenciamento de mudanças. Ela pode ajudar a resolver os principais problemas que impedem a implementação de novas iniciativas e permitir que as organizações atinjam seus objetivos de mudança.

Este artigo explica a análise de causa raiz, quando usá-la e os métodos populares de ACR. Em seguida, exploramos como a ACR é usada no gerenciamento de mudanças e o processo de condução de uma análise para um projeto de mudança.

O que é análise de causa raiz?

A análise de causa raiz é um processo desenvolvido para identificar a causa subjacente de um problema ou incidente. O objetivo da ACR é descobrir a questão fundamental que, quando resolvida, evita a recorrência do problema.

As organizações usam um processo estruturado para realizar uma análise de causa raiz. Elas avaliam todos os fatores relacionados a um problema para definir e corrigir a fonte real. Podem existir várias causas-raiz para um único problema, e a ACR investiga todos os fatores contribuintes.

O objetivo é implementar soluções que evitem ocorrências futuras, não apenas atenuar os impactos atuais.

A ACR desempenha um papel fundamental no gerenciamento de mudanças, garantindo que elas sejam implementadas de forma suave e sustentável. Ela ajuda as organizações a corrigir os problemas fundamentais de uma iniciativa de mudança para evitar erros recorrentes, reduzir o risco de consequências não intencionais e criar resiliência.

Por exemplo, os profissionais podem usar uma estrutura de mudança como o Prosci ADKAR® Model como uma ferramenta para ACR e identificar barreiras à mudança antes da implementação. Eles podem criar estratégias para lidar proativamente com essas barreiras e evitar a resistência dos funcionários.

Nem todos os problemas exigem uma ACR detalhada. Mas, às vezes, o tamanho e o escopo do problema tornam as técnicas de RCA indispensáveis.

Quando usar a análise de causa raiz

Uma análise de causa raiz é uma ferramenta valiosa para resolver problemas ou evitá-los em vários cenários:

• Problemas recorrentes - Se o mesmo problema ocorrer repetidamente, a ACR ajuda a descobrir por que ele continua retornando e como eliminar a causa raiz real.
• Incidentes ou falhas graves - Após interrupções críticas no sistema, falhas no servidor ou falhas importantes no processo, a análise de causa raiz ajuda a encontrar soluções de longo prazo em vez de soluções rápidas.
• Problemas de alto impacto - Quando um problema afeta significativamente as operações, os clientes ou a receita, a ACR identifica o problema fundamental para evitar interrupções dispendiosas.
• Defeitos de qualidade - A análise eficaz da causa raiz ajuda a resolver problemas de qualidade que afetam o desempenho ou a satisfação do cliente na fabricação, TI ou desenvolvimento de produtos.
• Incidentes de conformidade ou segurança - A ACR garante a conformidade e fortalece as medidas de segurança para evitar violações de normas, acidentes de trabalho ou incidentes de segurança.
• Reclamações de clientes - Uma análise de causa raiz pode examinar padrões no feedback do cliente para identificar e resolver problemas sistêmicos que afetam a experiência do cliente.
• Quase-acidentes - Se um incidente quase causou danos, mas foi evitado por pouco, a ACR ajuda a abordar possíveis vulnerabilidades antes que elas aumentem.

Ao aplicar a ACR nesses cenários, as organizações podem abordar os principais problemas que impedem as iniciativas de mudança. Há muitas maneiras de conduzir uma ACR. Os métodos populares de análise de causa raiz incluem a Técnica dos 5 Porquês, o Diagrama Espinha de Peixe e a Análise de Fator Causal. Vamos dar uma olhada mais de perto.

Métodos de análise de causa raiz

Como você identifica a causa raiz de um problema? O método que você escolhe depende da situação. Vamos explorar algumas técnicas comprovadas:

1. Técnica dos 5 porquês

Você já se pegou perguntando repetidamente "Por quê?" quando ocorre um problema? Essa é a essência desse método. A técnica de análise de causa raiz dos 5 porquês é uma abordagem simples e iterativa que pergunta "Por quê?" repetidamente para encontrar a causa raiz de um problema. Ela é eficaz para problemas simples em que a causa subjacente não é imediatamente evidente.

Por exemplo, por que o prazo de um projeto foi ultrapassado? Porque um recurso importante não estava disponível. Por que o recurso não estava disponível? Porque os conflitos de programação não foram resolvidos. Por que eles não foram resolvidos? Continue perguntando até chegar ao problema central.

2. Diagrama espinha de peixe

O Diagrama Espinha de Peixe, ou Diagrama de Ishikawa, mapeia visualmente as possíveis causas de um problema. Ele se assemelha a um esqueleto de peixe, em que o problema é representado como a espinha central do peixe. As causas variáveis do problema são mapeadas no restante dos ossos e categorizadas em grupos como pessoas, processos, tecnologia e ambiente.

Esse método é útil para analisar problemas complexos com vários fatores contribuintes e inter-relacionados e identificar causas básicas específicas.

3. Análise de mudanças

Quando o desempenho de um sistema ou processo muda drasticamente, você pode usar a análise de mudanças para examinar as diferenças entre as operações normais e as circunstâncias em que o problema ocorreu. O objetivo é definir qual mudança desencadeou o problema.

A primeira etapa é definir o "estado normal" ou a linha de base. Em seguida, a organização ou a equipe mapeia as mudanças e analisa como elas contribuíram para o problema.

Você também pode usar esse tipo de análise antes de implementar uma mudança para entender seu possível impacto.

4. Análise do fator causal

A análise de fator causal (CFA) ou análise de árvore de fator causal registra e exibe visualmente as ações, omissões ou condições específicas que contribuem para um resultado indesejado.

A "árvore" começa com o problema no topo, e a sequência de eventos que levam ao problema é mapeada abaixo dele. Em seguida, você identifica os eventos ou ações que, se removidos, teriam evitado o problema. Esses fatores causais são analisados posteriormente para identificar a causa raiz.

5. Análise de eventos

A análise de eventos concentra-se na sequência e na linha do tempo dos eventos que levam a um incidente ou problema grave, como uma interrupção do servidor. Esse método é ideal para incidentes que envolvem vários estágios ou interações.

Aqui, sua equipe cria uma linha do tempo dos principais eventos e analisa suas interações para identificar falhas ou interrupções. No exemplo de uma interrupção de servidor, o departamento de TI pode analisar os registros do sistema para identificar o evento desencadeador.

Outras ferramentas populares de análise de causa raiz incluem a Análise de Modo e Efeitos de Falha (FMEA) e a Análise de Pareto. Embora a maioria dos métodos de ACR seja adaptada para tratar de falhas técnicas ou operacionais, a ACR é frequentemente usada para melhorar os resultados das mudanças. Cada método pode revelar obstáculos e melhorar o sucesso dos esforços de gerenciamento de mudanças.

A ligação entre a análise de causa raiz e o gerenciamento de mudanças

A análise de causa raiz fortalece o gerenciamento de mudanças ao identificar e resolver as barreiras ao sucesso. O gerenciamento de mudanças é o uso de uma abordagem estruturada para gerenciar o lado pessoal da mudança e alcançar o resultado desejado. Não se trata apenas de gerenciar a mudança - trata-se de capacitar os indivíduos a se adaptarem, abraçarem e prosperarem em novas realidades. As organizações usam o gerenciamento de mudanças para orientar atualizações de tecnologia, reestruturação organizacional, melhorias de processos ou mudanças culturais.

Sua abordagem estruturada ajuda a organização a fazer a transição sem problemas, evita resistências e mantém as equipes alinhadas no caminho do sucesso. E os riscos são altos: projetos organizacionais com gerenciamento eficaz de mudanças têm sete vezes mais chances de atingir ou exceder seus objetivos.

Correlação da eficácia do gerenciamento de mudanças com o cumprimento dos objetivos

Na mudança organizacional, a análise da causa-raiz é uma ferramenta valiosa para identificar os principais problemas que afetam negativamente um projeto de mudança. Os motivos mais comuns pelos quais a mudança pode fracassar incluem falhas de comunicação e resistência dos funcionários.

Para lidar com isso, você pode usar estruturas comprovadas de gerenciamento de mudanças, como o nosso Modelo ADKAR, como ferramentas para a análise da causa raiz. Embora o modelo não seja uma técnica formal de RCA, ele ajuda a definir as causas fundamentais por trás da resistência e de outros problemas antes do início de um projeto de mudança.

Em seguida, os profissionais criam estratégias para abordar e mitigar esses problemas de forma proativa, levando a melhores resultados de mudança.

Vamos dar uma olhada mais de perto em como conduzir exatamente uma ACR durante uma iniciativa de mudança.

O processo de análise de causa raiz no gerenciamento de mudanças

O gerenciamento de mudanças se concentra em gerenciar a mudança individual que impulsiona a mudança organizacional bem-sucedida. Sob essa perspectiva, o objetivo principal da ACR é identificar e abordar as causas fundamentais da resistência dos indivíduos para que a mudança seja bem-sucedida e sustentável.

Os profissionais podem usar nosso Modelo ADKAR para diagnosticar lacunas e prevenir ou abordar a resistência. Mas a ACR pode ser usada para resolver problemas em todos os estágios do processo de gerenciamento de mudanças.

Embora o processo de ACR de cada organização varie com base em vários fatores, você pode seguir estas quatro etapas para realizar uma análise de causa raiz como parte do seu processo de gerenciamento de mudanças:

Processo de análise de causa raiz para mudanças

1. Diagnosticar lacunas usando o modelo ADKAR

O Modelo ADKAR da Prosci é uma estrutura fundamental para o gerenciamento de mudanças. O modelo tem cinco elementos - Consciência, Desejo, Conhecimento, Habilidade e Reforço - pelos quais as pessoas devem passar para que uma mudança seja adotada e usada de forma eficaz.

Modelo ADKAR da Prosci

Os profissionais que trabalham com mudanças devem preparar, equipar e apoiar as pessoas enquanto elas passam pelas transições do ADKAR. Para planejar isso, eles podem usar o ADKAR Blueprint.

O ADKAR Blueprint ajuda a coletar informações sobre como orientar diferentes grupos de pessoas afetadas. Você pode usá-lo para definir marcos e criar planos de gerenciamento de mudanças, mas, de uma perspectiva de RCA, ele é usado para entender as possíveis causas dos pontos de barreira. Isso é então usado para criar planos de gerenciamento de mudanças que evitem a resistência. Se a resistência já estiver ocorrendo, você também pode usá-la para tentar entender o motivo e criar medidas corretivas.

A identificação de lacunas prepara o terreno para identificar as causas-raiz acionáveis que afetam o sucesso da mudança.

2. Determine a causa principal

Depois de identificar o problema principal, analise os elementos do Modelo ADKAR para identificar a verdadeira causa raiz da resistência. A principal pergunta a ser feita para cada elemento do ADKAR é:

• Consciência - A necessidade de mudança é clara e comunicada de forma eficaz?
• Desejo - As pessoas estão motivadas a apoiar a mudança?
• Conhecimento - Os funcionários têm as informações corretas e o treinamento adequado?
• Habilidade - Os funcionários podem aplicar os novos conhecimentos ou habilidades no nível necessário?
• Reforço - Existem sistemas em vigor para sustentar a mudança?

Se a resposta da sua organização a cada pergunta não for um sonoro "sim", você precisará realizar uma análise mais profunda da causa raiz de cada estágio do ADKAR para determinar qual é o problema central. Você pode usar qualquer uma das técnicas de ACR descritas acima para fazer isso ou fazer o download do nosso modelo básico e estruturado de análise de causa raiz abaixo e personalizá-lo de acordo com seu projeto de mudança específico.

3. Desenvolva planos de ação corretiva

Depois de identificar a causa raiz do problema, você pode criar estratégias para solucioná-lo. De acordo com nossa pesquisa, a falta de conscientização é o principal motivo pelo qual os funcionários resistem à mudança. Entretanto, sua causa principal pode variar, ou pode haver várias causas principais.

Desenvolva estratégias direcionadas e planos corretivos para resolver problemas em cada estágio do Modelo ADKAR. Veja como:

• Se a causa raiz for a falta de conscientização, você pode modificar seusplanos de comunicação para destacar os benefícios e abordar as preocupações dos indivíduos ou grupos afetados.
• Se a causa raiz estiver relacionada ao Desejo, você pode usar táticas como discussões para aliviar os medos dos funcionários e alinhar os incentivos e as consequências da mudança com os valores e motivadores dos funcionários.
• Se a causa raiz for o conhecimento insuficiente, examine e reformule os programas de treinamento existentes e ofereça recursos adicionais.
• Se a causa raiz for a capacidade de implementar novas habilidades ou comportamentos, você pode usar o monitoramento de desempenho para identificar áreas problemáticas. Outras estratégias incluem treinamento contínuo pessoal ou em grupo, oferecendo prática prática e acesso a recursos de solução de problemas.
• Se a causa raiz estiver no estágio de Reforço, aprimore suas táticas de reforço ou implemente novas táticas. Por exemplo, se o feedback dos funcionários sugerir problemas com reconhecimento inadequado, você pode envolver patrocinadores de nível sênior no reconhecimento e na recompensa dos funcionários.

A combinação do nosso Modelo ADKAR com a ACR oferece uma abordagem abrangente e direcionada para solucionar problemas fundamentais que impedem seu projeto de mudança.

4. Capacite os patrocinadores a implementar a solução

Depois de desenvolver um plano para abordar a causa raiz da resistência, você deve trabalhar com patrocinadores e gerentes de pessoal para implementá-lo.

Os patrocinadores são líderes encarregados da iniciativa de mudança. Eles autorizam, participam e apoiam as atividades de mudança para obter resultados positivos.

Os gerentes de pessoal são gerentes de nível médio ou supervisores diretos dos indivíduos afetados. Eles são responsáveis por 70% da variação no envolvimento dos funcionários da equipe. Suas atitudes e comportamentos afetam diretamente a maneira como os funcionários veem e participam da mudança.

Os profissionais devem fornecer informações de RCA aos gerentes e patrocinadores e apoiá-los na implementação de atividades corretivas.

Essas quatro etapas são um roteiro básico para identificar e resolver os principais problemas durante a mudança. Para simplificar e acelerar o processo de solução de problemas, use nosso modelo básico e estruturado de Análise de Causa Raiz e personalize-o de acordo com seu projeto de mudança específico.

Os benefícios da integração da análise de causa raiz e do gerenciamento de mudanças

Embora tenhamos abordado o principal uso da análise de causa raiz durante a mudança, há nove benefícios gerais que as organizações podem obter ao integrar a ACR e o gerenciamento de mudanças:

1. Ver além dos problemas de nível superficial

As iniciativas de mudança geralmente fracassam porque se concentram em problemas superficiais, sem abordar os fatores fundamentais que os impulsionam. A combinação da ACR com o gerenciamento de mudanças permite que você aborde a causa raiz dos problemas em vez de tratar os sintomas.

Por exemplo, uma empresa pode acreditar que um novo software resolverá a baixa produtividade. No entanto, uma ACR pode revelar que a verdadeira causa raiz é o treinamento inadequado dos funcionários. Para resolver esse problema, a empresa pode implementar técnicas de gerenciamento de mudanças, como programas de treinamento personalizados, o que resultará em melhorias duradouras. Como alternativa, uma empresa pode presumir que a contratação de mais funcionários aliviará os atrasos na entrega do projeto. No entanto, uma ACR pode descobrir que o problema real está em processos pouco claros e na falta de procedimentos operacionais padrão. Para resolver esse problema, a empresa pode aplicar estratégias de gerenciamento de mudanças, como mapeamento de processos e iniciativas de documentação, que simplificarão os fluxos de trabalho e aumentarão a eficiência geral.

2. Aprimorar a mitigação de riscos

A ACR ajuda a identificar antecipadamente os riscos potenciais por meio da análise de falhas passadas ou de incidentes quase fatais, permitindo que as organizações criem medidas preventivas no processo de gerenciamento de mudanças.

Por exemplo, uma análise de causa-raiz durante uma transformação digital em grande escala pode revelar que a atualização anterior do sistema ERP falhou devido ao baixo envolvimento das partes interessadas. As equipes de gerenciamento de mudanças podem usar esse insight para envolver as pessoas desde o início, reduzindo a probabilidade de fracasso.

3. Promova mudanças sustentáveis

Uma abordagem holística garante que as mudanças levem a melhorias de longo prazo, em vez de correções de curto prazo que resultam em problemas repetidos. Sustentar a mudança é mais econômico do que ter de começar do zero com novas iniciativas, aumenta a probabilidade de sucesso do projeto e ajuda a garantir que o projeto obtenha todos os benefícios pretendidos.

4. Aumentar a confiança das partes interessadas

As partes interessadas, desde os executivos até os funcionários da linha de frente, têm maior probabilidade de apoiar uma mudança com base em análises e percepções orientadas por dados.

A RCA fornece as evidências para justificar a mudança, enquanto o gerenciamento de mudanças garante que as partes interessadas estejam envolvidas e informadas durante todo o processo. Essa combinação promove maior confiança, transparência e colaboração dentro da organização.

5. Aumentar a eficiência e a economia de custos

Abordar o problema errado pode desperdiçar tempo, esforço e recursos financeiros. Ao evitar iniciativas de mudança desnecessárias ou mal direcionadas, as empresas podem economizar custos significativos e aumentar a eficiência operacional.

Por exemplo, a análise da causa raiz identifica que as frequentes interrupções de TI são causadas por servidores mal configurados, e não pelo envelhecimento do hardware, como se suspeitava inicialmente. Um bom gerenciamento de mudanças facilita a reconfiguração adequada, evitando investimentos desnecessários em hardware.

6. Proporcionar aprimoramento e aprendizado contínuos

A integração da análise de causa raiz e do gerenciamento de mudanças cria uma cultura de melhoria contínua, incentivando as organizações a aprender com as falhas do passado e a refinar os processos. O gerenciamento de mudanças incorpora as lições da ACR às operações cotidianas.

Com o tempo, essa abordagem leva à maturidade organizacional, à resiliência e à adaptabilidade diante de desafios em evolução.

7. Fortalecer o alinhamento com as metas organizacionais

A ACR ajuda as organizações a identificar como as questões operacionais se alinham aos objetivos comerciais mais amplos, garantindo que as iniciativas de gerenciamento de mudanças apoiem as metas estratégicas. Esse alinhamento maximiza o impacto das mudanças e gera resultados mensuráveis.

Ao se concentrar na causa raiz, as organizações podem priorizar as mudanças que geram vantagem competitiva e crescimento.

Por exemplo, a ACR revela que processos ineficientes da cadeia de suprimentos estão causando atrasos no lançamento de produtos. A organização então aplica gerenciamento de mudanças na cadeia de suprimentos para implementar a automação de processos de negócios, alinhando-se com a meta da empresa de acelerar o tempo de colocação no mercado.

8. Melhorar o envolvimento e o moral dos funcionários

Apenas 23% da força de trabalho global está engajada, e manter o engajamento dos funcionários durante a mudança é um desafio. Para envolver e ajudar os funcionários a aceitar a mudança, você pode usar a ACR para obter insights sobre os pontos problemáticos dos funcionários e implementar mudanças que resolvam seus problemas. Isso aumenta a satisfação no trabalho e reduz a rotatividade, contribuindo para uma cultura de local de trabalho mais saudável.

9. Aumente a escalabilidade e a flexibilidade

Ao aplicar ferramentas e recursos de ACR, como o nosso Modelo ADKAR, as organizações podem identificar problemas sistêmicos e usar metodologias de gerenciamento de mudanças para implementar soluções escalonáveis. Os 10 aspectos do impacto da mudança da Prosci é outra estrutura útil que pode ajudar significativamente na análise da causa raiz durante as iniciativas de mudança. Ele oferece uma maneira estruturada de avaliar as várias dimensões de como os indivíduos e grupos são afetados pela mudança.

Isso resulta em uma organização flexível e resiliente que pode se adaptar efetivamente ao crescimento, às mudanças no mercado e aos avanços tecnológicos. As soluções de ACR escalonáveis permitem que as organizações enfrentem desafios sistêmicos e se adaptem ao crescimento.

A Prosci ajuda você a resolver problemas durante a mudança

A análise de causa raiz e o gerenciamento de mudanças trabalham lado a lado para impulsionar o sucesso sustentável. A Prosci ajuda as organizações a equilibrar a ACR com estratégias de mudança eficazes.

A realização de uma análise de causa raiz é uma peça crucial do quebra-cabeça para promover mudanças bem-sucedidas em sua organização. No entanto, entendemos que equilibrar essa análise com o planejamento, a implementação e a sustentação de suas iniciativas de mudança pode ser assustador, especialmente se você estiver navegando nesse terreno com conhecimento e recursos limitados de gerenciamento de mudanças.

É aí que a Prosci pode ajudar. Nossa equipe de consultores especializados está aqui para capacitá-lo com o conhecimento e as ferramentas necessárias para otimizar seus esforços de gerenciamento de mudanças. Juntos, podemos simplificar as complexidades de seus projetos, garantindo que sua análise de causa raiz não apenas seja realizada, mas também forneça insights valiosos que impulsionem sua organização.