Transformation von Geschäftsabläufen

UKG ist eines der weltweit führenden Cloud-Unternehmen für Human Capital Management (HCM). Seine KI-gestützten Lösungen für Personalwesen, Gehaltsabrechnung, Personalmanagement und Unternehmenskultur bieten 80.000 Unternehmen auf der ganzen Welt und in verschiedenen Branchen die Möglichkeit, großartige Arbeitsplätze zu schaffen.

UKG entstand 2020 aus dem Zusammenschluss von Ultimate Software, einem führenden Unternehmen im Bereich HR und Gehaltsabrechnung, und Kronos, einem führenden Unternehmen im Bereich Workforce Management. Während die beiden preisgekrönten Kulturen zusammenkamen, wurden unzählige Systeme separat betrieben, mit zwei Instanzen von Vertriebs- und Kundendienstsystemen bis hin zu Rechnungs- und Finanzanwendungen.

Um die Anforderungen der Kunden zu erfüllen, effizient zu arbeiten und die Kosten zu senken, begann UKG mit einem mehrjährigen Systemintegrationsprojekt, UKG 1". An dem Projekt waren mehr als 1.000 Personen beteiligt, darunter viele aus der IT-Abteilung, und es erforderte die Vereinheitlichung von Systemen, die Neugestaltung von Prozessen, die Verwaltung von Terabytes an Daten und die Führung von Tausenden von Mitarbeitern durch den Wandel.

Integration der Prosci-Methodik in den Projektplan

Zu dem Zeitpunkt, als die Prosci-zertifizierten Change Practitioner von UKG diese massive digitale Transformationsinitiative in Angriff nahmen, hatte das Unternehmen 12.000 Mitarbeiter in Nordamerika, Lateinamerika, EMEA und im asiatisch-pazifischen Raum, von denen die meisten von UKG 1 betroffen sein würden. Die Systemintegration würde sich auch auf zahllose Mitarbeiter bei den Kunden und Partnern von UKG auswirken, die in unterschiedlichem Maße mit UKG interagieren und nicht nur die Lösungen von UKG nutzen.

In enger Zusammenarbeit mit dem Projektmanagement-Team machten sich die UKG-Veränderungsexperten auf den Weg, um die Geschäftsabläufe des Unternehmens zu verändern. "UKG 1 ist nicht nur ein Projekt zur System- und Technologieintegration", sagt Vanessa Nedvins, Director, Strategic Business Operations bei UKG. "Es geht auch um die Integration von Menschen und den täglichen Geschäftsprozessen, die sie steuern."

Bewertung der Projektauswirkungen

Um die Auswirkungen zu verstehen, mussten die Änderungsexperten zunächst den aktuellen Stand der Anwendungsumgebung der fusionierten Unternehmen kennen. Sie bewerteten die Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen, z. B. die Auftragsabwicklung, die Rechnungsstellung und -erstellung sowie die Vertriebsvergütung.

Diese Prozesse wurden durch Dutzende von Einzelanwendungen unterstützt, von denen viele aufgrund der Fusion der beiden Unternehmen doppelt vorhanden waren. UKG würde diese durch ein integriertes System ersetzen, dessen Kernstück die Salesforce Revenue Cloud ist. Die Folgenabschätzungen der Änderungspraktiker zeigten auch die umfangreichen vor- und nachgelagerten Auswirkungen der Systeme in diesen einzelnen Funktionsbereichen.

Anwendung von Change Management

Unter Verwendung der Prosci-Methodik als Richtschnur wandten die Change Practitioners das Änderungsmanagement im Rahmen des UKG 1-Projekts im Allgemeinen und in den einzelnen Geschäftsbereichen separat an, um den betreffenden Personen bei der Vorbereitung und Einführung des neuen integrierten Systems zu helfen. Sie engagierten Sponsoren, führten ^{ADKAR®-Bewertungen} und Risikobewertungen durch und vieles mehr. Interessanterweise minimierten Nedvins und ihr Team die potenziellen negativen Auswirkungen der Einführung eines weiteren Rahmenwerks in der Organisation, indem sie die Fähigkeit zur Veränderung aufbauten und es organisch und unbemerkt anwendeten. "Dieser organische Ansatz machte den gesamten Veränderungsprozess überschaubarer und effektiver", fügt sie hinzu.

Wichtig war, dass sie das ADKAR-Modell in ihre Aktivitäten integrierten und sich auf die fünf Ergebnisse konzentrierten, die der Einzelne erreichen muss, damit die Veränderung erfolgreich ist: Bewusstsein, Wunsch, Wissen, Fähigkeit und Verstärkung. Sie arbeiteten nicht nur eng mit dem IT-Projektmanagementteam zusammen, sondern auch mit Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen, um das Unternehmen auf der Grundlage des ADKAR-Modells einzubeziehen. Sie nutzten Hunderte von Schulungskomponenten, darunter unternehmensweite und rollenbasierte Live-Schulungen, Schulungen zum Selbststudium und unterstützende Materialien.

Sie stärkten auch die Personalmanager, die laut Prosci-Studie für den Projekterfolg entscheidend sind. Die Praktiker rüsteten sie für ihre Rolle in der Veränderung aus und stellten ihnen Materialien wie "Meetings in a Box" zur Verfügung, damit die Manager ihre Teams mit den richtigen Informationen zur richtigen Zeit effektiv unterstützen konnten, um die Veränderung zu bewältigen. Ein Netzwerk von funktionalen Bereitschaftsleitern spielte ebenfalls eine wichtige Rolle bei der Umsetzung von Änderungsmanagementpraktiken, die die UKG 1-Initiative unterstützten, und sie hielten das Strategic Business Operations-Team über die zu erwartenden Änderungen auf dem Laufenden. Ein UKG 1-Champions-Programm würdigte und belohnte die "U Krewers", die sich für die Umsetzung des Wandels einsetzten, mit Belohnungen wie einzigartigen Kunstwerken.

"Durch die Anwendung des ADKAR-Modells sehen wir die individuellen Veränderungen. Die Menschen machen sich Gedanken darüber, was sie tun müssen, um diese Veränderungen bei der Systemintegration zu erreichen."

- Vanessa Nedvins, Direktorin, Strategische Geschäftsabläufe

Ergebnisse

Aufwertung der Organisation

Seit der Fusion ist UKG auf über 15.000 Mitarbeiter angewachsen, um das Kundenwachstum zu unterstützen. UKG wurde kürzlich von Fast Company zu einem der innovativsten Unternehmen des Jahres 2024 ernannt, eine Auszeichnung, mit der Unternehmen geehrt werden, die in ihrem Bereich führend sind und die Welt verändern.

Die allgemeinen Veränderungen wirken sich weiterhin positiv auf das Unternehmen aus, was zum Teil auf das engagierte Business-Readiness-Team von UKG zurückzuführen ist. "Die Prosci-Methode ist heute ein wichtiger Bestandteil des Engagementmodells unseres Teams, wenn wir die verschiedenen Geschäftsfunktionen im Unternehmen unterstützen", sagt Nedvins. "Es ist einfach unsere Art, Geschäfte zu machen."

UKG 1 erfüllt seinen Auftrag

Die ersten Phasen der Systemintegration sind abgeschlossen, und das UKG 1-Projekt ist auf dem besten Weg, irgendwann im nächsten Jahr die Ziellinie zu erreichen. Doch die Vorteile der vollständig integrierten End-to-End-Lösung entfalten sich bereits. 45 Tage nach dem Go-Live hat die Projektverfolgung einige überzeugende Kennzahlen zur Akzeptanz ergeben: 56.301 Nutzer hatten sich bei der UKG-Community-Plattform für Kunden angemeldet. Dies stellt eine bedeutende positive Veränderung dar.

Durch die Vereinheitlichung der Arbeitsabläufe bei UKG sind die Mitarbeiter in der Lage, effizient und konsistent UKG-Kunden zu gewinnen, zu betreuen und zu unterstützen und gleichzeitig außergewöhnliche Kundenerlebnisse zu bieten. Das Unternehmen ist in der Lage, das Umsatzwachstum zu beschleunigen, u. a. durch den Zugang zu genauen, messbaren und prognostizierbaren Daten.

Change Management über UKG 1 hinaus

Neben ihrer Arbeit am Projekt UKG 1 erwecken Nedvins und ihr Team - die alle Prosci-zertifiziert sind - auch andere strategische Initiativen innerhalb des Unternehmens zum Leben, indem sie die Prosci-Methodik in die Projektpläne einbeziehen. "Jedes große Projekt, das sich auf mehr als die Hälfte des Unternehmens auswirkt und eine Umstrukturierung darstellt, beinhaltet ein Veränderungsmanagement mittels unserer Operational Readiness-Methode", sagt Nedvins. "Es ist bereits integriert. Und dank Prosci wissen wir, welche Fragen wir stellen müssen, wir kennen die Auswirkungen und wir wissen, wo die Hindernisse liegen. Das hat es uns ermöglicht, einige unserer Arbeitsabläufe grundlegend zu ändern, was zu besseren Ergebnissen bei unseren wichtigen Initiativen führt."

In enger Zusammenarbeit mit Geschäfts- und Technologieführern sowie Endbenutzern in den verschiedenen Geschäftsbereichen nutzt das Team dieselben Strategien für das Änderungsmanagement, die im Projekt UKG 1 eingeführt wurden, und nimmt bei jedem Projekt Verbesserungen vor. So arbeiten die Änderungsexperten des Strategic Business Operations-Teams im nächsten Jahr mit der Personalabteilung zusammen, um weitere Lösungen innerhalb der UKG-Produktreihe zu implementieren.

Blick in die Zukunft

Nach der Bewältigung der Komplexität der Fusion während einer weltweiten Pandemie und der Durchführung eines umfangreichen Systemintegrationsprojekts schreitet das Unternehmen mit dem Slogan "Unser Ziel sind die Menschen" nun mit großen Schritten voran, um seine größeren Geschäftsziele durch seine wichtigen Veränderungsinitiativen zu erreichen. "Wir vereinfachen die Art und Weise, wie wir unsere Geschäfte abwickeln, ermöglichen die bestmögliche Kunden- und Mitarbeitererfahrung und stellen sicher, dass unsere Produktpalette unseren Kunden genau das bietet, was sie brauchen", sagt Nedvins.

Kulturell schreitet der Übergang zu einer stärker auf Veränderungen ausgerichteten Organisation weiter voran. "Wir haben erlebt, wie viele Menschen sich von Mücken, die sich gegen Veränderungen wehren, zu Außenseitern entwickelt haben, die den Wandel begrüßen und sogar anführen", sagt Nedvins. "Denkprozesse und Denkweisen ändern sich, was immer eine gute Sache ist.