Cómo utilizar una evaluación de preparación para la gestión del cambio

Más del 50% de los ejecutivos declararon en un informe reciente que sus organizaciones no estaban plenamente preparadas para responder al cambio. Emprender iniciativas de cambio que requieren demasiados recursos o son demasiado complejas para una organización puede conducir al fracaso de las transformaciones y al despilfarro de recursos.

Para evitarlo, los profesionales del cambio deben evaluar con precisión el estado actual de una organización y su preparación para el cambio.

Al evaluar la preparación para el cambio, los profesionales pueden calibrar si una iniciativa de cambio tendrá éxito o si se necesitan recursos y apoyo adicionales. También obtienen datos vitales que ayudan a crear una estrategia de cambio integral.

En este artículo, explicaremos qué es una evaluación de la preparación para la gestión del cambio y, a continuación, enumeraremos los pasos para llevar a cabo esta evaluación en tu organización.

¿Qué es una evaluación de preparación para el cambio?

La preparación para el cambio es el nivel al que una organización está preparada, dispuesta y es capaz de aplicar el cambio. Este concepto consta de tres elementos:

• Preparación de la organización: abarca factores como disponer de una infraestructura de cambio, recursos disponibles, un patrocinador comprometido y objetivos claros para el cambio.
• Actitudes abiertas hacia el cambio: mide el nivel de comprensión y voluntad de cambio de la organización. Estas actitudes influyen en el éxito de la gestión de la resistencia de los empleados, que debe basarse en la preparación para el cambio.
• Preparación individual: Este aspecto mide si los individuos, a nivel personal, están preparados, dispuestos y son capaces de adoptar y aplicar el cambio.

Una evaluación de la preparación para el cambio es una evaluación sistemática de la preparación de una organización para implementar cambios significativos. Examina áreas críticas de la organización como la cultura, la consciencia, la disposición de los empleados y el compromiso de los líderes.

Los profesionales utilizan la información de las evaluaciones de preparación para ayudar en la planificación de la gestión del cambio. Con la información obtenida ,pueden preparar una estrategia de gestión del cambio que se ajuste tanto al cambio como a las necesidades específicas de la organización. Esto incluye:

• Seleccionar un modelo de gobernanza de la gestión del cambio y el tamaño del equipo
• Seleccionar un modelo de patrocinio y un sistema de apoyo
• Evaluar los riesgos e identificar posibles obstáculos
• Determinar si son necesarias tácticas únicas para apoyar este cambio.
• Personalizar el plan de comunicación, el plan de formación, el plan de gestión de personal y el plan de patrocinio.

Las evaluaciones de la preparación de la organización, como parte de un enfoque estructurado de gestión del cambio, también ayudan a identificar los riesgos potenciales y las causas de resistencia, de modo que los profesionales puedan crear planes para equipar mejor a la organización.

Esto es crucial en una época en la que el 52% de los ejecutivos y el 43% de los empleados consideran que sus organizaciones no están adecuadamente preparadas para el cambio.

A medida que las organizaciones reconocen la importancia de estar adecuadamente preparadas para el cambio, el papel de la recopilación de datos se convierte en parte integrante de las evaluaciones de preparación.

Recopilación de datos para la evaluación de la preparación

Cuando el cambio está dirigido por un equipo interno, que incluye a directivos de diferentes departamentos, los datos necesarios para las evaluaciones de preparación pueden ser más fáciles de recopilar. Es posible que los directivos ya dispongan de la información necesaria sobre las características del cambio y los atributos de la organización. Es posible que sólo tenga que recopilar un subconjunto de datos de los empleados para aumentar los conocimientos del equipo existente.

Sin embargo, la mayoría de las organizaciones modernas trabajan con profesionales del cambio externos, expertos en su campo, para crear un proceso de implantación del cambio eficiente. Estos asesores guían toda la función de gestión del cambio mediante la aplicación de un marco integral, como la Metodología Prosci.

Los profesionales del cambio recopilan datos utilizando múltiples modelos y herramientas de evaluación, como el ADKAR® Blueprint, evaluaciones de riesgos, entrevistas a empleados y directivos, y encuestas.

Cómo llevar a cabo eficazmente una evaluación del grado de preparación para el cambio organizacional

Aunque cada organización tiene requisitos únicos a la hora de evaluar su preparación para el cambio, puede utilizar los siguientes pasos como guía general para su evaluación de preparación:

1. 1. Evaluar el cambio

El primer paso en una evaluación de la preparación es definir el alcance, la profundidad y el tamaño general del cambio. Esta evaluación debe abordar:

• Tipo de cambio: determine si el cambio afecta a procesos, tecnología, estructuras organizativas, funciones, fusiones o reorientación estratégica.
• Alcance del cambio - Determine si el cambio afecta a un grupo de trabajo, departamento, división o a toda la empresa.
• Número de empleados afectados - Evalúe a cuántas personas afectará directa e indirectamente el cambio.
• Cuantía del cambio - Evalúe la importancia del cambio en comparación con la situación actual.

Esta evaluación inicial de la gestión del cambio sienta las bases para desarrollar una estrategia de cambio específica. Los profesionales deben ir más allá de los aspectos básicos y comprender en profundidad cómo afectará el cambio a los empleados y las partes interesadas.

Los 10 aspectos del impacto del cambio de Prosci permiten a los profesionales centrarse, diseccionar y documentar el viaje de un individuo a través de la transición. Este marco abarca 10 factores cruciales de la experiencia de un empleado que se ven afectados por el cambio, entre los que se incluyen:

Procesos - Los pasos o acciones necesarios para lograr resultados específicos, como cambios en los protocolos de compromiso con el cliente.

Sistemas - La integración de personas y tecnología para cumplir objetivos, ejemplificada por la implantación de un nuevo sistema CRM.

Herramientas - Los elementos o instrumentos específicos utilizados, que pueden ser objetos físicos o herramientas técnicas.

Funciones del puesto - Las responsabilidades y competencias requeridas, como los turnos en las tareas de atención al cliente.

Comportamientos críticos - Las respuestas vitales o esenciales de un individuo o grupo a una acción, entorno, persona o estímulo.

Mentalidad/Actitud/Creencias - Las inclinaciones mentales, disposiciones o marcos mentales que se reflejan en los comportamientos, como la transición de un enfoque transaccional a un enfoque relacional de atención al cliente.

Estructura jerárquica - Las relaciones de autoridad en una empresa u organización; quién informa a quién.

Evaluación del rendimiento - Proceso e indicadores de cómo se mide y evalúa el rendimiento en relación con los objetivos.

Compensación - Las recompensas monetarias y no monetarias, como los ajustes en los planes de bonificación.

Ubicación - El lugar geográfico físico que proporciona instalaciones para un fin determinado.

Al evaluar estos aspectos, los profesionales pueden comprender mejor cómo afectan los cambios a los empleados, facilitando transiciones más fluidas y mayores tasas de adopción. Este enfoque detallado garantiza que se aborde cada elemento del cambio, lo que conduce a resultados de gestión del cambio más eficaces.

2. Evaluar los estilos de liderazgo e identificar a los patrocinadores

Dado que el patrocinio y el apoyo de la dirección es un factor esencial para el éxito del cambio, es importante evaluar a fondo los estilos de liderazgo y la distribución del poder en su organización.

Factores que contribuyen al éxito a lo largo del tiempo

Los equipos de cambio deben examinar a los altos directivos y gerentes para determinar si están comprometidos con el cambio, preparados para liderarlo y capaces de motivar a los demás para que adopten nuevas formas de trabajar.

La evaluación de directivos y gestores también ayuda a identificar al principal patrocinador que dirigirá el cambio. Una coalición de patrocinadores que representen a distintos grupos de personas afectadas apoyará al patrocinador principal.

Los profesionales también pueden mantener entrevistas individuales con líderes y directivos para recabar información sobre la disposición y los procesos, sistemas y jerarquía actuales. Estos datos pueden ayudar a identificar los posibles obstáculos y las causas profundas de la resistencia.

3. Analizar la cultura organizativa

La cultura y los sistemas de valores desempeñan un papel fundamental en la forma en que una organización reacciona al cambio. En nuestro informe Best Practices in Change Management - 12th Edition, el 87% de los participantes afirmaron que la concienciación cultural era importante o muy importante para una iniciativa de gestión del cambio.

Importancia del conocimiento de la cultura organizativa

Reconocer la influencia de las dimensiones culturales puede orientar a los profesionales a la hora de adaptar eficazmente sus estrategias de gestión del cambio.

Hay seis dimensiones culturales principales que influyen en la gestión del cambio: asertividad, individualismo frente a colectivismo, expresividad emocional, distancia de poder, orientación al rendimiento y evitación de la incertidumbre.

Evaluar estas normas, valores y comportamientos imperantes puede ayudar a los profesionales a entender cómo puede reaccionar una organización ante el cambio. Esto, a su vez, permite a los profesionales preparar estrategias de compromiso y comunicación eficaz.

Por ejemplo, en las organizaciones con una cultura poco asertiva, la comunicación sobre el cambio suele ser indirecta y ambigua. Esto puede obstaculizar la participación efectiva, ya que los mecanismos de retroalimentación pueden no fomentar debates directos y honestos, lo que lleva a las personas a evitar abordar temas difíciles.

Al detectar estos problemas en una fase temprana, los profesionales pueden desarrollar estrategias proactivas para abordarlos. Esta previsión permite adaptar las comunicaciones y otros planes de gestión del cambio, lo que aumenta significativamente la probabilidad de lograr resultados satisfactorios.

4. Examinar la capacidad de cambio de la organización

Las organizaciones tienen una capacidad limitada para el cambio. Si su organización ya está experimentando un cambio significativo, la introducción de cambios adicionales puede resultar cada vez más difícil.

La saturación de cambio se produce cuando las organizaciones implementan simultáneamente iniciativas de cambio sin una planificación y priorización adecuadas. Cuando se bombardea a los empleados con cambios sin una orientación adecuada por parte de la dirección, se produce fatiga por el cambio, una cultura de trabajo negativa, una adopción deficiente y un aumento de la rotación de empleados.

Para evitarlo, puede trabajar con profesionales expertos en el cambio para aplicar el proceso de cartera de gestión del cambio de Prosci. Una cartera de gestión del cambio es un enfoque estructurado para gestionar múltiples iniciativas de cambio simultáneamente, garantizando la alineación con los objetivos de la organización y la asignación eficiente de recursos. El equipo de gestión del cambio también puede utilizar otras estrategias para reducir la saturación del cambio, como crear, examinar y priorizar iniciativas para mitigar la saturación.

Los profesionales también deben examinar las experiencias anteriores de gestión del cambio. Los cambios anteriores pueden haber dejado efectos residuales que podrían jugar a su favor o dificultar la gestión del cambio. La historia de su organización forma parte de su punto de partida a la hora de gestionar el cambio.

5. Centrarse en la preparación de los empleados

La disposición de los empleados mide su grado de preparación y capacidad para el cambio. También indica si cabe esperar una resistencia alta o baja por parte de los empleados, y las causas subyacentes a la resistencia. Comprender estos factores es crucial para adaptar su enfoque a la gestión eficaz y el apoyo a su personal durante las transiciones.

Recopile datos sobre los empleados con cuidado y en el contexto de un buen marco de gestión del cambio. A la hora de recopilar datos, hay tres áreas importantes:

• Percepción de los empleados sobre la preparación de la organización para el cambio.
• La disposición personal de los empleados al cambio en general.
• Comprensión del propio cambio por parte de los empleados y cómo perciben el impacto personal de dicho cambio.

Esta última área debe sincronizarse cuidadosamente con el plan general de comunicación de la gestión del cambio y la preparación del equipo del proyecto con detalles sobre el cambio. En concreto, tendrán que responder a las preguntas "¿Qué gano yo con ello?" (WIIFM) de los empleados, que primero evalúan el cambio en términos de impacto personal antes de relacionarlo con los efectos más amplios en la organización.

La Evaluación ADKAR, que aprovecha el Modelo ADKAR de Prosci, es una excelente herramienta de evaluación de la preparación para recopilar datos de los empleados e identificar lagunas en el proceso de cambio individual.

Modelo ADKAR de Prosci

La Evaluación ADKAR es un cuestionario o encuesta que aborda cada elemento de nuestro Modelo ADKAR. Se distribuye a todas las personas afectadas. Los profesionales utilizan estos datos para identificar las tendencias comunes, los puntos de barrera y los patrones que ponen de relieve las lagunas.

Esta información permite a los equipos de cambio desarrollar soluciones específicas que abordan las carencias y apoyan las transiciones individuales, lo que en última instancia conduce a la aplicación con éxito del cambio organizativo.

6. Comprender la predisposición de los gestores de personal

En muchas organizaciones, los gestores de personas pueden tener un alto grado de control sobre sus compañeros y empleados. Pueden ser líderes fuertes o temidos por los demás.

Influyen directamente en las actitudes de los empleados hacia un cambio y desempeñan un papel importante en el proceso de gestión del cambio. Nuestra investigación muestra que los mandos intermedios eran el grupo más resistente, seguido de los empleados de primera línea.

Grupos más resistentes

Aunque la resistencia de los empleados se debe principalmente a la falta de concienciación, los directivos suelen resistirse al cambio debido a:

• Cuestiones de cultura organizativa, como la aversión al riesgo o experiencias negativas pasadas.
• Falta de concienciación y conocimientos sobre el cambio.
• La creencia de que el cambio es una mala solución o de que fracasará.
• Desajuste entre los objetivos del proyecto y los incentivos personales, y problemas con el equipo del proyecto.
• Incapacidad para liderar el cambio y gestionar el aspecto humano del mismo.

Los profesionales pueden utilizar el Plan ADKAR y otros métodos para evaluar a los directivos y anticipar las causas profundas de los puntos de barrera. Al abordar estas barreras, pueden prevenir la resistencia.

Con estos datos, pueden crear un plan para abordar los problemas y convertir a los directivos en defensores del cambio. Por ejemplo, pueden utilizar un Plan del Gestor de Personas para preparar a los gestores a cumplir sus funciones en el CLARC.

7. Evaluar la comunicación

Una comunicación clara ayuda a garantizar que todo el mundo comprende los objetivos de la iniciativa de cambio, sus funciones para alcanzarlos y los parámetros que se utilizan para medir el éxito.

Los profesionales deben evaluar la estrategia de comunicación para asegurarse de que

• Está estructurada
• Es transparente
• Se adapte a los distintos grupos de empleados
• Se difunde a través de múltiples canales
• Ofrece respuestas a las preguntas de los empleados
• Crea un diálogo abierto

Para evaluar adecuadamente sus tácticas de comunicación, Prosci dispone de una Lista de comprobación de comunicaciones de 10 puntos de alto nivel que puede utilizar como punto de partida para desarrollar un Plan de comunicaciones más exhaustivo.

8. Analizar los datos y evaluar la preparación para el cambio

Una vez recopilados todos los datos, es esencial analizarlos a fondo para evaluar la preparación de la organización para el cambio. Esto implica revisar la información recopilada de las distintas evaluaciones, incluida la Evaluación ADKAR, las evaluaciones de liderazgo, los análisis culturales y las encuestas de preparación de los empleados. De este modo, podrá

Identificar los niveles de preparación - Determinar la preparación general, la voluntad y la capacidad de la organización para implantar el cambio. Esto incluye evaluar tanto la preparación organizativa como la individual para identificar posibles puntos fuertes y débiles.

Detectar tendencias y pautas - Buscar tendencias comunes, puntos de barrera y pautas que puedan indicar áreas que requieren atención. Esto podría implicar la identificación de factores de resistencia prevalentes o dimensiones culturales que podrían afectar al proceso de cambio.

Desarrollar estrategias específicas - Utilice la información obtenida de los datos para desarrollar estrategias específicas que aborden las deficiencias detectadas. Por ejemplo, mejorar los planes de comunicación, perfeccionar el apoyo de la dirección o adaptar los esfuerzos de implicación de los empleados.

Mediante el análisis sistemático de los datos y la aplicación de estas estrategias, puede mejorar eficazmente la preparación de la organización para el cambio, garantizando una transición más fluida y un mayor éxito en la consecución de los resultados deseados.

Utiliza las evaluaciones de preparación para crear una estrategia de cambio eficaz

Realizar evaluaciones de la preparación de la organización con el marco de gestión del cambio adecuado puede ser útil para planificar tu estrategia de gestión del cambio. También permite al equipo del proyecto tomar decisiones informadas sobre su enfoque. Es importante entender que el proceso de evaluación es una ayuda para la planificación, no el grueso del esfuerzo de gestión del cambio. Como herramientas que ayudan al equipo a planificar el cambio, las evaluaciones deben consumir un tiempo mínimo, el suficiente para fundamentar unas buenas decisiones de planificación.