Renforcer les capacités de gestion du changement à grande échelle

Le Grand Hôpital de Charleroi souhaitait transformer cinq établissements de santé distincts en une seule organisation centrée sur les patients. Avec un calendrier ambitieux et de nombreux projets simultanés, le comité de pilotage a fait appel à Prosci pour garantir le succès à grande échelle

Défi

Le Grand Hôpital de Charleroi avait pour ambition de transformer cinq établissements de santé distincts en une organisation unifiée et centrée sur le patient. L'hôpital souhaitait lancer quatre initiatives clés touchant 4 500 membres du personnel et visant à centraliser cinq sites, à établir une culture centrée sur le patient, à unifier un processus fragmenté et à mettre en œuvre une nouvelle technologie. Avec un total de 150 changements simultanés nécessitant une adoption rapide, et des systèmes de santé déjà vulnérables au COVID-19, l'organisation a dû faire face à des défis importants pour atteindre ses objectifs.

De plus, lorsque l'organisation s'est lancée dans ce plan ambitieux, elle ne disposait pas d'une culture de gestion du changement ni d'une structure formelle autour du changement. Reconnaissant l'importance cruciale du volet humain du changement, le comité de pilotage de l'initiative a engagé Prosci comme partenaire du Grand Hôpital de Charleroi pour le changement.

Solution

Renforcer la capacité de changement de l'entreprise
Créer un bureau de gestion du changement (CMO)
Mettre en place une structure de gouvernance intégrée
Élaborer un programme complet de transformation culturelle
Concevoir et dispenser une formation ciblée

Gérer le changement dans l'entreprise

Prosci a créé un CMO et certifié 25 membres du personnel de différentes disciplines. Cette communauté de changement influente a ensuite soutenu la mise en œuvre et le renforcement dans l'ensemble de l'organisation.

Transformation culturelle

Afin d'unifier les cinq sites sur le plan culturel, chaque membre du personnel a participé à une enquête qui a permis de recueillir des données pour aider à créer les valeurs fondamentales de l'hôpital. Quatre valeurs fondamentales ont ensuite été définies et communiquées sur la base des retours des employés, ce qui a permis une intégration plus harmonieuse.

Hiérarchisation des projets

Face à l'ampleur des projets à mener à bien, plusieurs projets relevant de différents domaines d'activité ont été identifiés comme prioritaires. Cela a permis de mieux cibler les projets et d'aligner les sponsors, les chefs de projet et les gestionnaires du changement, tant au niveau de l'organisation qu'au niveau du projet.

Résultats

Intégration stratégique

La création d'une structure de gouvernance interne pour la gestion du changement a permis d'accroître la flexibilité de l'Organisations et de la préparer au changement. En outre, tout au long de la mission, la gestion du changement est passée d'une fonction accessoire à une fonction stratégique, ce qui a permis de définir des jalons, des indicateurs de performance clés et des objectifs parallèlement à la gestion du projet.

Transformation culturelle

Une approche collaborative et ascendante de la définition des valeurs fondamentales a permis d'obtenir un engagement organique dans l'ensemble de l'organisation. Plutôt que d'avoir l'impression que le changement leur était imposé, les employés pouvaient se reconnaître dans les initiatives, ce qui a facilité l'adoption de nouveaux comportements et de nouvelles habitudes quotidiennes.

Engagement des sponsors et des managers

Les sponsors donnent aux projets une identité qui renforce la cohésion de l'équipe, tandis que les chefs agissent comme des catalyseurs sur le terrain, recueillant les retours d'information et aidant les équipes à s'adapter aux nouvelles routines.

Engagement des sponsors et des managers

Gérer le changement à tous les niveaux de l'Organisations a permis de poser des bases solides pour la réussite. Les sponsors exécutifs ont contribué à donner une identité aux projets et à renforcer la cohésion des équipes, tandis que les gestionnaires ont joué le rôle de catalyseurs sur le terrain, en recueillant des informations et en aidant les équipes à s'adapter aux nouvelles routines. L'ensemble de cette approche a permis d'assurer le succès à long terme.