Agentes de mudança: Verdadeiros catalisadores para o crescimento organizacional

Prosci Brasil

12 min

Pessoas discutindo ADKAR

Trinta por cento dos líderes organizacionais relataram que a resistência à mudança é uma das principais barreiras para uma iniciativa de mudança bem-sucedida, independentemente do setor.

Felizmente, os principais líderes de sua organização podem atuar como agentes de mudança para promover e apoiar mudanças críticas em sua organização.

As organizações dos setores público e privado precisam navegar por mudanças complexas - como a implementação de novas tecnologias e a resposta à dinâmica do mercado - e as pessoas da organização precisam adotá-las e usá-las.

A pesquisa da Prosci mostra que as organizações que aproveitam as redes de agentes de mudança têm taxas de sucesso mais altas com essas mudanças, atingindo os objetivos do projeto em 50% das vezes, em comparação com 41% das organizações sem essas redes.

Vamos dar uma olhada em profundidade no papel que os agentes de mudança desempenham na condução da transformação em grandes ambientes organizacionais - desde a teoria por trás deles até estudos de caso que destacam o impacto que eles têm em tempos de mudança.

O que é um agente de mudança?

Um agente de mudança é uma pessoa que promove e ajuda outras pessoas em uma organização a aceitar e implementar mudanças. Ele atua como um catalisador para melhorar sistemas, processos, cultura e outros resultados.

Às vezes, os agentes de mudança também são chamados de influenciadores de mudança ou campeões da mudança. Você pode até vê-los sendo chamados de "agentes de mudança", mas esse termo pode ser usado de forma mais ampla para descrever pessoas que se envolvem em mudanças sociais. As pessoas em que estamos nos concentrando aqui são aquelas que facilitam as iniciativas de mudança organizacional fornecendo suporte técnico e social.

Mas não existe uma definição única para agentes de mudança - o papel exato que eles desempenham na condução da mudança organizacional depende do contexto da organização e do escopo da mudança proposta.

Durante décadas, trabalhamos com clientes em transições complexas e de grande escala. Para ajudar as pessoas impactadas pelas mudanças, desenvolvemos declarações "I-By" que definem claramente suas funções no início do processo, para que possam seguir em frente:

"Eu, (função), contribuo para a adoção e o uso por meio de (ação específica)."

Por exemplo, um profissional de mudanças pode ajudar um gerente de TI a desenvolver a seguinte declaração I-By durante uma transformação de sistemas ERP: "Eu, o gerente de TI, contribuo para a adoção e o uso do novo sistema ERP respondendo às perguntas e preocupações técnicas de outros departamentos."

As declarações "I-By" articulam o impacto da mudança nos indivíduos e identificam benefícios específicos, abordando diretamente os pontos comuns de resistência.

Para iniciativas maiores, as empresas podem criar uma rede de agentes de mudança para garantir o apoio à mudança em todos os níveis organizacionais, em vários locais e regiões e até mesmo em culturas diferentes.

Características dos agentes de mudança eficazes

Embora existam muitos tipos de agentes de mudança, eles tendem a ter muitas das mesmas qualidades essenciais. Aqui estão algumas das principais habilidades que os agentes de mudança precisam ter para promover mudanças efetivas em suas organizações.

Cinco habilidades essenciais - PT

  • Comunicação e influência - Os agentes de mudança precisam ter excelentes habilidades de falar e ouvir para defender a mudança e garantir a compreensão. O desenvolvimento da influência e da confiança também os ajuda a garantir o compromisso dos grupos afetados e facilita a adoção tranquila de novas práticas. Se houver conflitos, os agentes de mudança podem desempenhar um papel fundamental na mediação.
  • Empatia e inteligência emocional - A empatia permite que os agentes de mudança percebam e compreendam as ansiedades que a mudança provoca. A inteligência emocional permite que eles entendam os comportamentos de resistência e aliviem o estresse, criando um ambiente mais favorável.
  • Pensamento estratégico e solução de problemas - Os agentes de mudança se envolvem em planejamento estratégico, avaliação de riscos e solução de problemas complexos. Eles precisam ter uma visão mais ampla e antecipar os obstáculos durante a tomada de decisões para que a iniciativa permaneça alinhada com os objetivos gerais da organização.
  • Flexibilidade e resiliência - O caminho da mudança raramente é suave ou previsível. Os agentes de mudança bem-sucedidos podem mudar as estratégias conforme necessário e demonstrar resiliência diante de contratempos, modelando essa resiliência para outras pessoas na organização.
  • Liderança colaborativa e responsável - Os agentes de mudança podem servir como uma ponte entre a liderança e o restante da organização. Isso envolve capacitar outras pessoas, facilitar o trabalho em equipe e criar consenso em torno da iniciativa de mudança.

Agora que você entende as habilidades necessárias para ser um agente de mudança eficaz, vamos analisar a diferença entre essa função e outra parte essencial do processo de Gestão de Mudanças.


Agente de mudança vs. profissional de mudança

As funções de um praticante de mudanças e de um agente de mudanças são distintas, mas complementares. Os dois trabalham lado a lado para ajudar a promover a mudança.

Um praticante de mudanças certificado pela Prosci é um profissional treinado na Metodologia Prosci que se concentra na aplicação de estratégias e planos estruturados de Gestão de Mudanças em uma organização.

Os profissionais de mudança trabalham com as partes interessadas da liderança e da gerência para criar e executar a estratégia de Gestão de Mudanças. Eles também desempenham uma variedade de funções e geralmente são responsáveis pela gestão geral do processo de adoção de mudanças, incluindo:

  • Formulação da estratégia;
  • Desenvolvimento de planos;
  • Capacitação para mudanças de alto nível.

Os profissionais geralmente trabalham nos bastidores, coordenando esforços, apoiando as funções voltadas para as pessoas, desenvolvendo planos de Gestão de Mudanças e garantindo que as atividades de gestão de mudanças se integrem ao plano do projeto.

Por outro lado, um agente de mudanças, às vezes parte de uma rede de agentes de mudanças, atua como uma extensão da equipe de Gestão de Mudanças para facilitar a mudança organizacional.

Esses agentes de mudança podem ser gerentes, supervisores ou colegas influentes que interagem com os colaboradores impactados pela mudança na organização. Sua função é mais prática e interpessoal, concentrada em promover e modelar a mudança. Em geral, eles:

  • Defendem a mudança;
  • Comunicam seus benefícios;
  • Apoiam seus colegas durante a transição.

Ambas as funções desempenham um papel valioso na jornada do Gestão de Mudanças. No entanto, aqueles que usam redes de agentes de mudança têm muito mais chances de atingir os objetivos do projeto do que aqueles que não usam.

Impacto do uso de uma rede de agentes de mudança (CAN) no cumprimento ou superação dos objetivos do projeto

A chart showing the impact of using a change agent

As redes de agentes de mudança são cruciais para o sucesso das iniciativas de mudança, pois os agentes de mudança servem como ponte entre a equipe de Gestão de Mudanças e a base de colaboradores mais ampla.

Impulsionando mudanças bem-sucedidas com redes de agentes de mudança

A Metodologia Prosci oferece uma estrutura estruturada e baseada em evidências para lidar com os desafios inerentes à mudança organizacional. O ponto central dessa abordagem é o Modelo Prosci ADKAR®, que descreve os elementos de mudança que cada indivíduo deve alcançar: Consciência, Desejo, Conhecimento, Habilidade e Reforço.

O Modelo Prosci ADKAR fornece aos agentes de mudança um roteiro claro para apoiar as pessoas durante o processo de mudança. Os agentes de mudança podem ser particularmente úteis na construção da Consciência e do Desejo - os dois primeiros elementos do Modelo ADKAR - que são cruciais para que os indivíduos adotem a mudança.

O modelo ADKAR da Prosci

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A Metodologia Prosci permite que as equipes de mudança ampliem o nosso Modelo ADKAR no nível organizacional por meio de ferramentas e abordagens práticas que o ajudam a obter mudanças duradouras.

Que tipos de agentes de mudança existem?

Os agentes de mudança podem se apresentar de várias formas, cada um desempenhando um papel distinto na orientação das organizações durante as transições. Seja trabalhando internamente em uma organização ou fornecendo conhecimento externo, esses agentes atuam como os principais impulsionadores da mudança. Eles não só ajudam a lidar com as interrupções, mas também garantem que as iniciativas de mudança sejam adotadas e implementadas com sucesso.

Agentes de mudança externos vs. agentes de mudança internos

Existem duas categorias amplas de agentes de mudança: internos e externos. Ambas trazem perspectivas e vantagens exclusivas para o Gestão de Mudanças, mas suas funções e métodos de engajamento diferem significativamente.

Agentes de mudança internos

Os agentes de mudança internos são pessoas que já trabalham na organização. Eles podem ser líderes, gerentes ou colaboradores influentes com conhecimento em primeira mão da cultura, dos processos e das metas da organização.

Principais contribuições:

  • Conhecimento profundo - Eles entendem o funcionamento interno da organização, o que os ajuda a alinhar as iniciativas de mudança com a cultura e a estrutura operacional da empresa.
  • Confiança e influência - Eles geralmente têm relacionamentos estabelecidos com outros colaboradores e sua influência ajuda a criar um compromisso com as pessoas. Os agentes internos de mudança também têm percepções e experiências que ajudam a identificar barreiras à adoção e a evitar a resistência à mudança.
  • Compromisso de longo prazo - Como colaboradores permanentes da organização, eles investem no sucesso de longo prazo da mudança e podem monitorar seu impacto ao longo do tempo.

Por exemplo, um agente de mudança interno pode ser um gerente que presta muita atenção às tendências e melhores práticas do setor. Essa pessoa teria o conhecimento para ver como essas novas tendências poderiam afetar a organização, a influência para implementar a mudança de acordo e o compromisso de levá-la até o fim.

Agentes de mudança externos

Os agentes de mudança externos são consultores ou profissionais terceirizados contratados para facilitar as iniciativas de mudança.

Principais contribuições:

  • Perspectiva imparcial - Os agentes externos oferecem uma visão neutra e externa que pode ajudar a identificar problemas ou oportunidades que as equipes internas podem ignorar. Eles também não são limitados por políticas internas.
  • Conhecimento especializado - Muitos agentes de mudança externos têm profunda experiência em vários setores, trazendo práticas recomendadas e soluções inovadoras para desafios complexos.
  • Envolvimento temporário - Seu envolvimento geralmente é baseado em projetos, o que significa que as organizações que usam agentes de mudança externos podem aumentar sua capacidade de gerenciar mudanças sem aumentar o número de colaboradores.

Um agente de mudança externo, como um consultor, pode vir a bordo para concluir um projeto específico, como a implementação de um novo processo de fabricação. O consultor teria a perspectiva e o conhecimento para aconselhar a liderança sobre quais mudanças são necessárias para implementar o processo e estaria disponível para o compromisso de curto prazo de colocar o processo em prática.

Embora os agentes de mudança internos sejam fundamentais para a criação de apoio e sustentabilidade contínuos em uma organização, os agentes de mudança externos oferecem novas percepções e habilidades especializadas que podem estar faltando internamente. Juntos, os dois tipos podem se complementar, criando uma abordagem completa para a mudança organizacional.

Mais tipos de agentes de mudança

Além da distinção entre interno e externo, os agentes de mudança podem assumir funções mais especializadas, dependendo da natureza da iniciativa de mudança. Vamos examinar algumas dessas funções e suas contribuições exclusivas para o processo de mudança.

Agentes de mudança centrados nas pessoas (com foco nas pessoas)

Os agentes de mudança centrados nas pessoas se concentram no lado humano da mudança, enfatizando a necessidade de aumentar a moral e a motivação dos colaboradores durante a transição. Eles desempenham um papel fundamental para ajudar os indivíduos da organização a se adaptarem a novas funções, processos ou tecnologias.

Esses agentes de mudança geralmente trabalham na definição de metas, no treinamento e na melhoria das habilidades, garantindo que os colaboradores se sintam preparados e apoiados. Por exemplo, um agente de mudanças centrado nas pessoas poderia ser um especialista em recursos humanos que se concentra no bem-estar das pessoas durante uma fusão, garantindo que a equipe receba aconselhamento e apoio para se ajustar às novas funções e à cultura organizacional.

Os maiores obstáculos na gestão de mudanças

Greatest Change Management Obstacles

Os agentes de mudança centrados nas pessoas podem abordar muitos dos maiores obstáculos que os gerentes de mudança enfrentam, como o envolvimento com as pessoas afetadas pelas mudanças, a criação de apoio com os líderes e a remoção de barreiras que criam resistência à mudança.

Principais contribuições:

  • Motivar os colaboradores por meio da definição de metas e do reconhecimento.
  • Oferecer oportunidades de treinamento e desenvolvimento para ajudá-los a se adaptarem a novas habilidades ou funções.
  • Atuar como uma ponte entre a liderança e a equipe para garantir que as preocupações das pessoas sejam ouvidas e tratadas.

Ao se concentrarem na criação de uma resposta emocional positiva à mudança, os agentes centrados nas pessoas promovem o engajamento e criam entusiasmo pela mudança.

Agentes de mudança centrados na estrutura (estrutura organizacional e operacional)

Os agentes de mudança centrados na estrutura se concentram em melhorar a infraestrutura organizacional para apoiar a mudança. Isso pode envolver a pesquisa e a implementação de novas tecnologias, a simplificação de fluxos de trabalho ou a reestruturação de equipes para otimizar a eficiência. Esses agentes de mudança são particularmente valiosos quando uma organização passa por uma grande transformação que exige a reavaliação de como os departamentos interagem e alocam recursos.

Os agentes de mudança centrados na estrutura geralmente estão envolvidos no lado técnico da mudança e podem ter funções como gerentes de projeto ou desenvolvedores de soluções. Os gerentes de projeto também são uma das funções essenciais durante a mudança, o que reflete a importância deles para o processo de mudança.

Proposta de valor unificada da Prosci
A chart illustrating how the technical and people sides of change both contribute to success

Principais contribuições:

  • Conduzir análises de sistemas para identificar ineficiências e gargalos.
  • Pesquisar e implementar novas tecnologias para melhorar o desempenho da equipe.
  • Projetar estruturas organizacionais mais eficazes para apoiar o crescimento de longo prazo.

Esses agentes de mudança causam impactos tangíveis ao personalizar estruturas para atender às metas de mudança.

Agentes de mudança centrados em processos (processos internos)

Os agentes de mudança centrados em processos trabalham para melhorar os processos internos, concentrando-se em simplificar as operações e facilitar a comunicação entre as equipes. Seu objetivo é aprimorar a forma como as pessoas trabalham juntas, garantindo que os processos de tomada de decisão, as relações intergrupais e os canais de comunicação sejam otimizados para apoiar a iniciativa de mudança.

Esses agentes são essenciais em ambientes em que a colaboração multifuncional é fundamental para o sucesso. Por exemplo, pode ser um analista de negócios que identifica gargalos no processo de vendas atual e projeta procedimentos simplificados para melhorar a comunicação e a tomada de decisões.

Principais contribuições:

  • Facilitar a cooperação entre diferentes departamentos ou equipes.
  • Otimizar os canais de comunicação para garantir transparência e eficiência.
  • Aprimorar os processos de tomada de decisão para alinhar-se às novas metas organizacionais.

Por se concentrarem nos processos, esses agentes de mudança são especialmente importantes na construção dos elementos de mudança Habilidade e Reforço.

Consultores

Os consultores atuam como assessores externos ou internos. Eles garantem um fluxo bidirecional de informações entre a equipe de Gestão de Mudanças e o restante da organização.

Sua principal função é coletar e analisar dados, fornecendo percepções acionáveis para impulsionar a mudança. Os consultores geralmente estão envolvidos na realização de análises competitivas, avaliações da força de trabalho e outras formas de pesquisa que ajudam a moldar a estratégia por trás da mudança. Eles também treinam e orientam equipes de mudança e patrocinadores para ajudá-los a desempenhar suas funções.

Principais contribuições:

  • Fornecer percepções baseadas em dados e recomendações para mudanças.
  • Garantir que as informações fluam sem problemas entre os diferentes níveis da organização.
  • Oferecer uma análise imparcial das operações atuais e das necessidades futuras.

Os consultores não são apenas um cargo - eles desempenham um papel fundamental ao oferecer uma perspectiva externa e conhecimento especializado.

Comunicadores e defensores

Esses agentes de mudança concentram-se em comunicar a mudança de forma eficaz a todas as partes interessadas. Eles defendem a mudança, garantindo que seus benefícios sejam claramente compreendidos pela força de trabalho.

O especialista em comunicação pode dar suporte ao praticante da mudança ajudando-o a desenvolver um plano de comunicação, disseminar mensagens por toda a organização e transmitir feedback à equipe do projeto. Essa pessoa pode ser um consultor com foco em comunicações, por exemplo.

Principais contribuições:

  • Garantir uma comunicação clara e consistente sobre as metas e os benefícios da mudança.
  • Defender a mudança dentro da organização para obter apoio.
  • Ajudar os colaboradores a entender o impacto da mudança em suas funções.

Ao ajudar todos a se comunicarem bem, esses agentes de mudança garantem que a mudança ocorra da forma mais tranquila possível.

Treinadores

Os instrutores desempenham um papel essencial para ajudar os colaboradores a adquirir as novas habilidades necessárias para ter sucesso durante uma iniciativa de mudança. Eles elaboram e ministram workshops, planos e programas de treinamento e outras oportunidades de aprendizado para garantir que os colaboradores tenham o conhecimento necessário para adotar e usar os novos processos ou tecnologias que estão sendo introduzidos. Um instrutor pode ser um membro da equipe de RH ou um gerente que projeta e oferece workshops para equipar os colaboradores com as habilidades necessárias para usar as novas ferramentas de gestão de projetos introduzidas na organização.

Principais contribuições:

  • Elaborar e ministrar programas de treinamento.
  • Ajudar os colaboradores a desenvolver as habilidades necessárias para prosperar em um ambiente alterado.
  • Fornecer suporte contínuo durante a transição.

Os instrutores são fundamentais para ajudar as pessoas a passar pelos elementos de Conhecimento e Habilidade do Modelo ADKAR e ajudar as pessoas a continuar aprendendo com o Reforço durante todo o ciclo de vida de uma mudança.

Analistas

Os analistas se concentram na investigação de problemas atuais e na previsão de desafios futuros. Por meio de análise competitiva, análise de campo de força ou outros modos de análise, eles identificam obstáculos e oportunidades para a iniciativa de mudança. Esses agentes de mudança podem ter títulos como "analista de negócios", que refletem sua função de analisar os problemas de negócios e fazer as devidas recomendações.

Principais contribuições:

  • Realizar análises para identificar possíveis barreiras à mudança.
  • Fornecer percepções que moldam a tomada de decisões estratégicas.
  • Antecipar tendências ou problemas futuros que possam afetar a mudança.

Os analistas fornecem as ferramentas para que você tome as decisões corretas ao traçar estratégias para as próximas mudanças.

Influenciadores

Os influenciadores são indivíduos com relacionamentos sólidos e uma reputação positiva em todos os departamentos. Eles desempenham um papel crucial na promoção da mudança, criando confiança e incentivando a adoção entre seus pares. Embora os influenciadores possam não ter funções formais na equipe de gestão de mudanças, sua liderança informal pode afetar significativamente o sucesso de uma iniciativa de mudança.

Às vezes, os patrocinadores são chamados de influenciadores. Entretanto, suas funções são diferentes. Os patrocinadores são líderes formais que autorizam e garantem que a mudança seja bem-sucedida. Eles são uma das funções essenciais durante a Gestão de Mudanças e são essenciais para o sucesso de qualquer iniciativa de mudança. Os patrocinadores participam ativa e visivelmente de todo o projeto, criam coalizões e se comunicam diretamente com os colaboradores para impulsionar a mudança.

Por exemplo, o patrocinador principal pode ser um executivo sênior que lidera ativamente a mudança, comunicando os benefícios estratégicos e alinhando a iniciativa às metas organizacionais. Enquanto isso, um influenciador poderia ser um líder de equipe que não faz parte formalmente da equipe de Gestão de Mudanças, mas usa seus fortes relacionamentos para defender informalmente a mudança, abordando preocupações e compartilhando experiências positivas com o novo sistema. Essa abordagem dupla utiliza tanto o patrocínio formal quanto a influência informal para aprimorar o esforço de mudança.

Principais contribuições:

  • Criam confiança e compromisso com os colaboradores;
  • Atuam como líderes informais que modelam e defendem a mudança;
  • Incentivam os outros a adotarem a nova direção.

Os influenciadores são essenciais para desenvolver a prontidão para a mudança e podem contribuir em todos os estágios do processo de mudança.

Funções e benefícios dos agentes de mudança

Na última década, ocorreram vários eventos sem precedentes que provocaram mudanças organizacionais significativas. Desde mudanças rápidas para o trabalho remoto durante a pandemia global até a integração da inteligência artificial nas pilhas de tecnologia, a capacidade de promover mudanças é indispensável.

Nos 5 Princípios da Gestão de Mudanças Prosci, que esclarece o contexto e a finalidade da gestão de mudanças, o terceiro princípio afirma que os resultados organizacionais são o resultado coletivo da mudança individual. Isso também ajuda a explicar por que os agentes de mudança são tão importantes. Eles ajudam a promover mudanças individuais em todas as equipes e departamentos relevantes, incluindo:

  • Fornecimento de comunicação relacionada à mudança.
  • Treinamento e suporte à implementação.
  • Modelar a mudança para sua equipe e seus colegas.
  • Gerenciar a mudança em seu domínio imediato.

Funções e responsabilidades da rede de agentes de mudança

Change agents responsibilities-1

Os agentes de mudança incorporam o princípio de Prosci de que a mudança bem-sucedida está enraizada na compreensão e no gestão do lado humano da mudança.

A incorporação de uma rede de agentes de mudança em todos os departamentos e níveis organizacionais aumenta sua capacidade de adotar rapidamente novos processos. Considerando a miríade de forças disruptivas que as organizações modernas enfrentam - de novas tecnologias a forças macroeconômicas - essa capacidade de mudança rápida e eficaz torna-se rapidamente uma vantagem competitiva.

Comece sua próxima mudança hoje, investindo em uma rede de agentes de mudança

A jornada de um agente de mudanças é uma jornada de aprendizado e adaptação contínuos. Adotar a Metodologia Prosci pode fornecer uma base sólida. No entanto, a chave para o sucesso está em ser adaptável e sensível ao cenário de negócios em evolução.

Reflita sobre a prontidão de sua organização para a mudança e considere como você, como agente de mudança, pode impulsionar o crescimento e a inovação. Lembre-se, o futuro pertence àqueles que estão preparados para liderar por meio de mudanças.

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