Processo de Gestão de Mudanças

O gerenciamento de mudanças é fundamental para uma mudança organizacional bem-sucedida. Nossa pesquisa mostra que as empresas que aplicam o gerenciamento eficaz de mudanças têm até sete vezes mais chances de atingir os objetivos de seus projetos.

No entanto, para implementar adequadamente o gerenciamento de mudanças, é necessário usar um processo estruturado e acionável que oriente as organizações, os líderes individuais, os gerentes e os funcionários durante a transição. Esse processo requer estruturas flexíveis, porém detalhadas, como o Prosci 3-Phase Process e o Prosci ADKAR® Model.

Neste artigo, explicaremos o processo de gerenciamento de mudanças e como os profissionais podem aproveitar as estruturas da Prosci para obter sucesso nas mudanças.

O que é o processo de gestão de mudanças?

O gerenciamento de mudanças é uma abordagem estruturada para preparar, equipar e apoiar os indivíduos durante as mudanças organizacionais. Ele envolve o planejamento e a implementação de uma mudança com o mínimo de interrupção e o máximo de adoção.

O processo de gerenciamento de mudanças é o conjunto de medidas que uma organização precisa tomar e as atividades que precisa realizar para passar de um estado atual para um estado futuro desejado.

Para mostrar como o gerenciamento de mudanças ocorre em uma organização, a Prosci desenvolveu o modelo Unified Value Proposition (UVP). Essa estrutura organizacional destaca como os lados técnico e pessoal da mudança trabalham juntos para atingir uma meta comum de sucesso.

Você pode pensar no UVP como o "gerenciamento de mudanças em uma página".

Proposta de Valor Unificada (UVP)

No modelo UVP, toda mudança começa com um motivo para a mudança. Esses motivos podem ser condições atuais, metas futuras ou fatores internos ou externos. Os motivos comuns para a mudança incluem mudanças no mercado, potencial para aumentar a receita, maior eficiência ou maior participação no mercado.

Depois que o motivo da mudança é determinado e a iniciativa é iniciada, as organizações passam por três estados:

• O estado atual - Esse é o estado atual dos processos de negócios, dos sistemas e da cultura da empresa. É familiar para os funcionários e líderes.
• O estado futuro - No estado futuro, as organizações veem melhorias em uma ou mais áreas da organização como resultado da iniciativa de mudança.
• O estadode transição - Para passar do estado atual para o estado futuro, as organizações devem ajudar as pessoas a alterar a maneira como trabalham e pensam. Esse processo não é linear e pode ser ambíguo, causando incerteza e medo entre as pessoas afetadas.

Para progredir com sucesso de um estado para o outro, as organizações devem se concentrar em dois aspectos cruciais da mudança: o lado técnico e o lado das pessoas.

O lado técnico da mudança inclui projetar e fornecer uma solução que atenda ao motivo da mudança. Por exemplo, durante a implementação de registros eletrônicos de saúde (EHR), o lado técnico envolve mudanças em software, hardware, políticas e funções. A equipe de gerenciamento de projetos ou de desenvolvimento de soluções geralmente é responsável pelo lado técnico do processo e da execução da mudança.

No processo de implementação do EHR, os profissionais de mudança podem ajudar a comunicar os benefícios para toda a organização, permitir o treinamento e dar suporte às pessoas durante a mudança para que possam usar o novo software em seu trabalho. O processo de gerenciamento de mudanças conduz as equipes durante essa transição.

Para que qualquer mudança seja bem-sucedida, as pessoas envolvidas devem estar capacitadas para adotá-la e usá-la. Portanto, seu processo de gerenciamento de mudanças precisa apoiar os indivíduos para maximizar o envolvimento e a adoção e para evitar ou reduzir a resistência.

Ao longo de décadas de pesquisa, desenvolvemos a Metodologia Prosci para possibilitar o sucesso por meio de processos estruturados. Esses processos incluem um processo para a realização de mudanças organizacionais, o Prosci 3-Phase Process, e um modelo para mudanças individuais, o Prosci ADKAR Model. A combinação desses processos com o modelo Prosci Change Triangle (PCT) ajuda os profissionais da mudança a criar estratégias acionáveis e acessíveis para o sucesso da mudança.

Gerenciamento do processo de mudança: Processo de três fases de Prosci

O Prosci 3-Phase Process é uma abordagem estruturada, repetível e adaptável para o gerenciamento de mudanças organizacionais.

Essa estrutura prática é um elo fundamental entre o gerenciamento de mudanças individuais eas mudanças organizacionais, permitindo que os profissionais alavanquem e ampliem as atividades de mudança que ajudam os indivíduos afetados a passar por suas transições.

Processo em três fases da Prosci

O Prosci 3-Phase Process o orienta nas etapas e atividades cruciais necessárias durante projetos e iniciativas, para que você possa obter resultados de mudança bem-sucedidos.

Cada fase do Processo de 3 Fases termina com uma entrega importante que permite resumir e comunicar o progresso a outras pessoas. Cada produto é flexível, personalizável e escalável para se adequar ao seu projeto e à sua organização. Terminar cada fase com um documento tangível aumenta o comprometimento e a compreensão do processo de gerenciamento de mudanças, além de garantir o alinhamento das partes interessadas.

Vamos examinar cada fase mais de perto para entender como pode ser um processo eficaz de gerenciamento de mudanças:

Fase 1 - Preparar a abordagem

Durante essa fase inicial, os profissionais preparam a abordagem de gerenciamento de mudanças a ser aplicada em três estágios:

• Definir o sucesso - O que estamos tentando alcançar?
• Definir o impacto - Quem precisa fazer seu trabalho de forma diferente e como?
• Definir a abordagem - O que será necessário para alcançar o sucesso?

O objetivo dessa fase inicial é posicionar a mudança para o sucesso, desenvolvendo uma estratégia de gerenciamento de mudanças personalizada e em escala, juntamente com o patrocínio e o compromisso de que você precisa.

É fundamental obter o apoio do patrocinador principal e das principais partes interessadas do nessa fase. Sem um compromisso antecipado, o apoio de que você precisa pode nunca se materializar, comprometendo significativamente o sucesso.

O resultado da Fase 1 - Preparar a Abordagem é a Estratégia de Gerenciamento de Mudanças, que informa as atividades da Fase 2 - Gerenciar Mudanças.

Fase 2 - Gerenciar a mudança

Durante essa fase, os profissionais desenvolvem planos específicos para conduzir os indivíduos afetados e a organização em suas transições ADKAR e aprendem a medir, acompanhar e adaptar o desempenho. Essa é a fase mais longa e a mais visível para as organizações e os indivíduos afetados.

A maior parte do trabalho da equipe de gerenciamento de mudanças é realizada nas etapas dessa fase central:

• Planejar e agir - O que faremos para preparar, equipar e apoiar as pessoas?
• Acompanhar o desempenho - Como estamos indo?
• Adaptar ações - Que ajustes precisamos fazer?

O objetivo aqui é permitir que os funcionários adotem a iniciativa ou as soluções do projeto. Durante a Fase 2, como profissional, você pode aproveitar ferramentas de IA como a Kaiya™, a ferramenta de IA especializada em gerenciamento de mudanças da Prosci, para responder a perguntas, orientar funcionários e partes interessadas, garantir que você atenda às suas preocupações exclusivas e apoiar suas transições de forma eficaz.

Os planos de gerenciamento de mudanças dependem de sua organização específica e de seu projeto ou iniciativa. A Fase 2 - Gerenciar a mudança culmina com a entrega do Plano mestre de gerenciamento de mudanças.

Fase 3 - Sustentar os resultados

Nessa fase final do Processo em 3 Fases da Prosci, a organização obtém os benefícios do projeto e se concentra em manter os resultados. As principais atividades ocorrem em três estágios:

• Analisar o desempenho - Onde estamos agora?
• Ativar a sustentação - O que é necessário para garantir que a mudança se mantenha?
• Transferir a propriedade - Quem assumirá a propriedade e sustentará os resultados?

O objetivo dessa fase é alcançar os resultados de mudança desejados e, em seguida, equipar a organização para sustentar as mudanças adotadas ao longo do tempo.

Depois de avaliar o desempenho usando indicadores-chave de desempenho (KPIs) e análise de dados, a Fase 3 - Sustentação dos resultados culmina com a comemoração dos sucessos e a transferência da propriedade das atividades de sustentação de longo prazo para os membros apropriados da equipe operacional. O resultado da Fase 3 - Sustentação dos Resultados é o Encerramento do Gerenciamento de Mudanças, que encerra o esforço formal de gerenciamento de mudanças da iniciativa.

A implementação do processo de três fases garante que as organizações estejam bem preparadas para a mudança, avaliando a prontidão e definindo metas claras. Ele também ajuda os profissionais a criar planos detalhados para gerenciar efetivamente a mudança em cada estágio.

Durante todo o processo de gerenciamento de mudanças, os profissionais de mudanças aplicam o Modelo PCT para rastrear e manter a integridade do projeto. Eles se concentram em quatro aspectos críticos da mudança: sucesso, liderança/patrocínio, gerenciamento de projetos e gerenciamento de mudanças. A Avaliação PCT apoia ainda mais a saúde do projeto, fornecendo percepções contínuas durante toda a transição.

O Processo de 3 Fases dimensiona o processo de gerenciamento de mudanças individuais e o Modelo ADKAR, preenchendo a lacuna entre o gerenciamento de mudanças individuais e o gerenciamento de mudanças organizacionais.

Gerenciamento de mudanças individuais: Modelo ADKAR

A mudança organizacional começa com a mudança individual. Para que um processo de gerenciamento de mudanças seja bem-sucedido, os funcionários precisam ser informados, apoiados e capacitados para adotar e sustentar a mudança. É aqui que entra o Modelo ADKAR da Prosci.

Desenvolvido por Jeff Hiatt, o Modelo ADKAR representa cinco resultados essenciais - Consciência, Desejo, Conhecimento, Habilidade e Reforço - que todos os indivíduos precisam para realizar uma mudança com sucesso. Uma transição bem-sucedida resulta em adoção.

Modelo ADKAR da Prosci

Vamos dar uma olhada mais profunda em cada um dos cinco blocos de construção do ADKAR e sua função no gerenciamento do processo de mudança:

Conscientização

A falta de conscientização sobre as razões da mudança é o principal motivo de resistência citado na pesquisa da Prosci. O primeiro componente do Modelo ADKAR, Conscientização, responde a perguntas críticas como "Por que essa mudança está acontecendo?" e "Quais são os riscos de não mudar?"

A conscientização das pessoas durante o processo de gerenciamento de mudanças reduz a confusão e atenua os comportamentos de resistência, garantindo que elas entendam os motivos da mudança. A comunicação eficaz é fundamental. Um Plano de Comunicação eficaz permite que você identifique efetivamente os públicos, desenvolva mensagens e defina estratégias de comunicação, incluindo frequência e entrega.

Os líderes seniores desempenham um papel fundamental nesse estágio, atuando como patrocinadores visíveis e ativos - um dos mais importantes contribuintes para o sucesso da mudança.

Contribuintes para o sucesso ao longo do tempo

A equipe de gerenciamento de mudanças usa o Plano do Patrocinador - um Plano Principal recomendado com base em funções - para direcionar os elementos Conscientização, Desejo e Reforço do Modelo ADKAR. O plano ajuda os líderes a serem patrocinadores ativos e visíveis, a formarem uma coalizão de apoio e a se envolverem com os funcionários. A Sponsor Start-Up Checklist pode ajudá-lo a se alinhar com as práticas recomendadas ao apoiar os líderes nessas responsabilidades voltadas para os funcionários.

Desejo

O desejo é a escolha pessoal de apoiar e participar da mudança. Esse elemento do ADKAR responde à pergunta: "O que eu ganho com isso?"

Mesmo que os funcionários estejam cientes da mudança, eles podem não se envolver a menos que vejam benefícios pessoais ou organizacionais. Uma liderança forte, a confiança nos patrocinadores e o gerenciamento proativo da resistência são vitais para estimular o desejo. De fato, concentrar-se na prevenção da resistência no início do processo tem um potencial maior de sucesso do que responder aos comportamentos de resistência mais tarde.

Uma das principais motivações para as pessoas participarem e se engajarem em uma mudança é a disposição de seguir um líder em quem confiam. No estágio Desejo e depois, o apoio ativo do gerente aumenta o comprometimento dos funcionários, e a pesquisa da Prosci mostra que o envolvimento dos gerentes de pessoal é um dos principais fatores que contribuem para o sucesso do gerenciamento de mudanças.

Os profissionais de mudança devem trabalhar com os gerentes de pessoal para garantir que eles cumpram suas funções de defensores da mudança. O Prosci People Manager Plan - um Plano Principal recomendado que visa a todos os elementos do Modelo ADKAR - equipa os gerentes de pessoas com as habilidades necessárias para orientar suas equipes.

É importante observar que os gerentes de pessoal são, antes de tudo, pessoas. Eles enfrentarão sua própria resistência à mudança. Somente quando os gerentes estiverem comprometidos com a mudança é que poderão se envolver efetivamente com os funcionários da linha de frente e orientá-los em suas jornadas individuais de mudança.

Conhecimento

Durante a mudança organizacional, os funcionários precisam dominar duas áreas de conhecimento: comomudar (o que fazer durante a transição) e como ter um desempenho eficaz no estado futuro. As organizações usam treinamento e educação, coaching individual, grupos e fóruns de usuários e orientação para solução de problemas para ajudar os funcionários a desenvolver esse conhecimento.

Os profissionais de mudança podem ajudar os funcionários a atingir o elemento Conhecimento do Modelo ADKAR criando um plano de treinamento como parte do processo de gerenciamento de mudanças. Nesse plano, eles definem os diferentes públicos que precisam de treinamento específico para o projeto, realizam uma avaliação de necessidades e uma análise de lacunas e documentam os requisitos.

Capacidade

Acapacidade é o estágio do Modelo ADKAR em que os indivíduos aplicam seus conhecimentos e demonstram as novas habilidades ou comportamentos exigidos pela mudança. Ela aborda a questão: "Posso realmente fazer isso?"

A prática, o treinamento e o feedback são essenciais para desenvolver confiança e competência. É necessário um suporte adequado para evitar resistência devido a lacunas nas habilidades ou outras barreiras. Outros desafios ao desenvolver a capacidade incluem bloqueios psicológicos, apoio insuficiente e limitações pessoais, que também podem dificultar a mudança individual bem-sucedida e aumentar os comportamentos de resistência.

Os profissionais identificam esses desafios realizando uma Avaliação ADKAR. Aprender a analisar a avaliação, identificar as causas básicas da resistência e resolver as barreiras à mudança o ajudará a evitar a resistência à mudança antes que ela comece.

Reforço

O reforço garante que a mudança seja mantida. Ele se concentra em sustentar a mudança a longo prazo, para que os indivíduos não voltem às antigas formas de trabalho. O reforço também cria uma cultura de melhoria contínua entre os funcionários, o que impulsiona ainda mais a inovação e o crescimento.

A pesquisa da Prosci mostra que 81% dos participantes que planejaram atividades de reforço ou sustentação atingiram ou excederam os objetivos.

Impacto do planejamento para reforço no sucesso do projeto

Embora a fase final do Processo de 3 Fases se concentre na sustentação da mudança em nível organizacional, as atividades de reforço do ADKAR são adaptadas para indivíduos e equipes.

As atividades de reforço padrão incluem medição de desempenho visível publicamente, comemorações patrocinadas pelo projeto, recompensas e reconhecimento, feedback, ações corretivas e mecanismos de responsabilidade.

Essas táticas motivam os funcionários a continuar aplicando a mudança mesmo depois que o projeto for considerado concluído. Isso é especialmente importante para gerar valor de longo prazo para organizações modernas com várias iniciativas de mudança. Isso garante que os funcionários realmente adotem uma mudança em seu trabalho, em vez de abandoná-la quando o próximo projeto for iniciado.

Crie seu processo de gerenciamento de mudanças com a Prosci

A metodologia Prosci - que inclui o nosso modelo ADKAR, o modelo PCT e o processo de três fases - oferece uma abordagem abrangente para o gerenciamento de mudanças organizacionais e individuais. Ao integrar essas estruturas, as organizações podem criar um processo de gerenciamento de mudanças sob medida que gera sucesso em todos os níveis.