Como iniciar a gestão de mudanças como um profissional de comunicação

Percorrer na gestão de mudanças como um profissional de comunicação exige muito mais do que excelentes habilidades de comunicação. Você já é adepto à elaboração de mensagens que repercutem no seu público. Mas o que acontece quando sua empresa pede que você assuma plenamente a função de gestor de mudanças? Como você começa? Este blog o ajudará a passar por essa transição e conduzir iniciativas de mudança bem-sucedidas.

Saiba como iniciar a gestão de mudanças usando abordagens eficazes

A gestão de mudanças é muito mais do que comunicações. É um processo estruturado e um conjunto de ferramentas para liderar o lado humano da mudança a fim de alcançar os resultados desejados pela organização. A abordagem envolve o apoio às pessoas impactadas pela mudança à medida que eles passam a trabalhar da maneira atual para o estado futuro que a organização deseja alcançar.

Por exemplo, se a sua empresa está implementando um novo sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) ou uma ferramenta de inteligência artificial (IA), você precisa garantir que as pessoas adotem e usem o sistema, bem como os processos, funções, comportamentos, atitudes, estruturas organizacionais associados, etc. Uma mudança eficaz só traz benefícios organizacionais quando as pessoas a adotam e usam.

A aplicação de uma abordagem eficaz de gestão de mudanças envolve as pessoas em sua mudança, promove uma maior adoção e aumenta a probabilidade de sucesso de seu projeto ou iniciativa. A pesquisa da Prosci mostra consistentemente que os projetos com excelente gestão de mudanças têm maior probabilidade de sucesso.

Fonte: Prosci Research Hub ©2023

Aperfeiçoe as habilidades de comunicação com a metodologia Prosci

Mesmo os comunicadores profissionais bem-sucedidos não estão preparados para ter sucesso na gestão de mudanças porque as mudanças de alto risco precisam de uma abordagem estruturada para gerar resultados.

Minhas experiências liderando mudanças organizacionais refletem aquelas que os membros da Associação Internacional de Comunicadores Empresariais compartilharam quando fiz uma apresentação na conferência global. Esses são os cenários comuns:

Os profissionais de comunicação precisam fazer mais com menos

Como muitas funções essenciais nas organizações atuais, as funções de suporte estão diminuindo em um ritmo acelerado e os colaboradores estão sendo solicitados a fazer mais com menos. Infelizmente, os departamentos de comunicação não estão imunes a essa tendência. Os executivos geralmente pedem aos profissionais de comunicação que assumam as responsabilidades de comunicação e de gestão de mudanças em um único trabalho.

Consequentemente, a equipe de comunicação é obrigada a fazer a gestão de mudanças "fora de sua mesa". A falta de tempo e de recursos humanos adequados para realizar o trabalho de gestão de mudanças leva a resultados do negócio abaixo do ideal e aos resultados comerciais não realizados.

Os profissionais de comunicação não têm treinamento em gestão de mudanças

Os profissionais da área de comunicação estão sempre dispostos a assumir trabalhos novos e interessantes. Portanto, quando solicitados a liderar o trabalho principal de gestão de mudanças, eles aceitam o desafio. No entanto, apesar da disposição para fazer mais e da vontade de aprender, eles não recebem as ferramentas necessárias e não desenvolveram o conhecimento necessário para desempenhar a função de um gestor de mudanças com eficácia.

O entusiasmo não substitui as habilidades de gestão de mudanças. Sem elas, sua equipe, sua reputação profissional e seu projeto sofrerão com contratempos como resistência, retrabalho, perda de prazos, estouros de orçamento e fracasso do projeto.

Os profissionais de comunicação não sabem como iniciar projetos de gestão de mudanças

Os profissionais de comunicação enfrentam lacunas de capacidade e habilidade quando se trata de liderar mudanças. Embora alguns tenham se beneficiado de cursos ou webinars sobre gestão de mudanças, muitos simplesmente não sabem onde ou como iniciar projetos de gestão de mudanças.

A implementação do gestão de mudanças requer uma abordagem estruturada que inclua como começar e as etapas a serem seguidas durante todo o ciclo de vida do projeto. O acesso a ferramentas de planejamento de gestão de mudanças com uma metodologia integrada, como o Proxima, orienta você durante o processo, vincula-o a pesquisas e informações essenciais e o mantém no caminho certo.

Como iniciar a gestão de mudanças de forma eficaz

A gestão de mudanças bem-sucedida começa com a compreensão do lado humano da mudança e com o uso de uma metodologia estruturada. Com esses dois ingredientes básicos, todo o resto - desde o envolvimento dos patrocinadores até a criação de uma cultura de mudança - começa a se encaixar.

Ao passar de uma função de comunicação para outra que inclui responsabilidades de gestão de mudanças, você precisa desenvolver um novo conjunto de habilidades para preencher a lacuna entre as duas disciplinas. Independentemente de onde você esteja no processo de aprendizagem ou das restrições que enfrenta com a mudança, abordar essas áreas pode melhorar sua abordagem de gestão de mudanças:

1. Entenda o lado humano da mudança

Os líderes podem se esquecer de que as mudanças organizacionais afetam as pessoas e a maneira como elas realizam seu trabalho, concentrando-se com frequência nos aspectos técnicos. É fundamental entender que o sucesso do projeto depende da capacidade das pessoas de adotar novos processos, sistemas, comportamentos, funções e muito mais.

Para serem bem-sucedidos, os gestores de mudanças colaboram com os gestores de projeto e desenvolvedores de soluções para integrar o lado técnico e o lado humano da mudança.

Proposta de valor unificada da Prosci

A incerteza e os desafios da mudança também podem sobrecarregar as pessoas. A mudança provoca emoções que vão desde o entusiasmo e a expectativa até o medo e a raiva. Se você não lidar com essas reações, as pessoas apresentarão comportamentos de resistência que podem inviabilizar o sucesso do projeto e aumentar o desgaste.

Um modelo de mudança individual, como o Prosci ADKAR® Model, permite que você dê suporte a cada pessoa durante todo o processo de mudança. Ele ajuda você a identificar e resolver as barreiras que as impedem de seguir em frente.

Com base na ideia fundamental de que a mudança organizacional só acontece quando as pessoas mudam, nosso Modelo ADKAR permite que você:

• Coloque as pessoas no centro da mudança;
• Concentre-se na obtenção de resultados;
• Meça a eficácia;
• Faça ajustes significativos conforme necessário.

Modelo ADKAR da Prosci

2. Use uma metodologia estruturada de gestão de mudanças

Uma metodologia estruturada de gestão de mudanças estabelece uma abordagem sistemática, uma linguagem comum, padrões de qualidade e outras atividades projetadas para obter mudanças bem-sucedidas. Mais de 25 anos de pesquisas da Prosci mostram que uma gestão eficaz de mudanças está correlacionada a níveis significativamente mais altos de sucesso.

Correlação da eficácia da gestão de mudanças com o sucesso

A metodologia Prosci é composta pelo modelo Prosci Change Triangle (PCT), pelo modelo Prosci ADKAR e pelo Prosci 3-Phase Process. Aqui está uma visão geral rápida:

Nosso modelo PCT estabelece uma estrutura para a compreensão dos aspectos críticos da integridade do projeto e como eles se inter-relacionam. Usado durante todo o ciclo de vida de um projeto, o Modelo PCT oferece clareza ao avaliar as variáveis que podem representar o maior risco para os projetos.

Nosso Modelo ADKAR cria uma linguagem comum que todos entendem. O Modelo ADKAR permite que você oriente as pessoas durante uma mudança e aborda os pontos de barreira que podem impedir ou atrasar o sucesso do projeto. Você também pode usar o Modelo ADKAR como uma ferramenta de avaliação e como um roteiro fácil de seguir.

Embora o ADKAR possibilite mudanças individuais, nosso processo flexível de três fases permite que você o dimensione em nível organizacional e o alinhe às metas da organização. As fases tratam das atividades que os profissionais de gestão de mudanças realizam junto com as equipes de projeto para definir o sucesso e implementar uma abordagem abrangente. Como resultado, todos sabem o que estão tentando alcançar, quem a mudança afeta e o tipo de atividades necessárias para obter uma mudança bem-sucedida.

Prosci 3-Phase Process

3. Envolva patrocinadores e líderes seniores

Uma de suas principais tarefas como gestor de mudanças é preparar e equipar patrocinadores e líderes seniores para suas funções voltadas para os colaboradores. Os resultados de nossa pesquisa Melhores Práticas em Gestão de Mudanças -^12th Edição classificam o patrocínio ativo e visível como o principal fator que contribui para o sucesso da gestão de mudanças.

Você pode preparar e equipar os patrocinadores para suas funções ajudando-os a aplicar os ABC's do patrocínio.

ABC's do patrocínio

4. Desenvolva comunicações eficazes

Você construiu sua carreira com base no desenvolvimento de comunicações eficazes. Para fornecer comunicações eficazes de gestão de mudanças, você deve alinhar sua experiência com as práticas recomendadas de gestão de mudanças.

Certifique-se de usar remetentes preferenciais para transmitir suas mensagens ao público apropriado. Nossa pesquisa mostra que os colaboradores preferem receber mensagens de um líder executivo e de seu líder direto.

Remetentes preferenciais das comunicações de gestão de mudanças

As armadilhas comuns nas comunicações de gestão de mudanças - comunicação insuficiente, mensagens inconsistentes ou ignorar o feedback - rapidamente prejudicam seus esforços. Garanta comunicações claras e consistentes nos canais certos, nos momentos certos, e faça os ajustes necessários.

Se você não responder às perguntas dos colaboradores durante a mudança, eles darão suas próprias respostas, levando a informações erradas e rumores. No início de uma mudança, seu trabalho é garantir que as mensagens respondam:

• Por que estamos mudando?
• Qual é o risco de não mudar?
• Como a mudança afeta a mim e ao meu grupo?
• Como essa mudança afetará minhas responsabilidades diárias?
• O que minha equipe ou grupo de trabalho ganha com isso?

5. Treine os gestores de pessoas em suas funções CLARC

Devido às suas estreitas relações de trabalho com os colaboradores, os gestores de pessoas têm a maior influência sobre como suas equipes percebem uma mudança. É por isso que os gestores de mudança bem-sucedidos ajudam os gestores de pessoas a desempenhar as funções CLARC:

Visão geral das funções CLARC

Em minha experiência como líder de mudanças, descobri que a maioria dos gestores de pessoas tem dificuldade em gerenciar a resistência dos colaboradores de forma eficaz. Quando eles se deparam com comportamentos de resistência, você precisa ajudá-los a entender que a resistência é normal. Na maioria dos casos, a incerteza quanto ao sucesso e o medo do desconhecido provocam os níveis mais altos de resistência.

Para atenuar a resistência, você pode aplicar uma abordagem estruturada que inclua as práticas recomendadas de gestão de resistência para:

• Ajudar os gestores de pessoas a desenvolver uma resposta intencional à resistência;
• Abordar os impactos da mudança no trabalho diário;
• Garantir uma comunicação confiável sobre a mudança;
• Mostrar como a mudança se alinha aos valores;

6. Monitorar e medir o desempenho

A pesquisa da Prosci sobre métricas de gestão de mudanças mostra uma ligação direta entre a medição da conformidade e o desempenho geral com o cumprimento e a superação dos objetivos do projeto.

Sua experiência em comunicação é importante para criar pesquisas e facilitar grupos de discussão para avaliar a eficácia da sua abordagem de gestão de mudanças. A partir daí, você pode usar os resultados e o feedback para modificar sua abordagem.

Se você seguir uma abordagem estruturada para a mudança, começará a se envolver com os principais interessados para criar uma definição comum de sucesso. Com essa meta de estado futuro estabelecida, você pode acompanhar os níveis de envolvimento, as pontuações de feedback, a proficiência, as taxas de adoção e outros fatores para avaliar o progresso e a eficácia.

7. Promova uma cultura de mudança

A promoção de uma cultura de mudança começa com a conscientização da necessidade de gestão de mudanças em toda a organização, começando pela liderança. Isso inclui o incentivo à comunicação aberta, em que o feedback é bem-vindo. Envolver as pessoas afetadas na criação de soluções ajuda-as a se sentirem ouvidas e aumentará seu desejo de participar de uma mudança.

Você pode criar uma cultura de mudança ajudando os colaboradores a aprender mais sobre a mudança. Nossos programas personalizados de treinamento em gestão de mudanças foram criados para ajudar as pessoas de todos os níveis de sua organização a entender a importância do lado humano da mudança e como elas contribuem pessoalmente para o sucesso.

Saiba como iniciar a gestão de mudanças como um profissional de comunicação

Crescer como profissional de comunicação e assumir uma função de gestor de mudanças pode parecer assustador, mas sua experiência em comunicação lhe dá uma vantagem inicial para preencher a lacuna de habilidades. Mesmo que você já tenha aplicado a gestão de mudanças, compreender os fundamentos baseados em pesquisas o ajudará a promover mudanças mais bem-sucedidas em sua organização. Ao aproveitar as abordagens e ferramentas corretas de gestão de mudanças e aperfeiçoar as habilidades dessa disciplina, você poderá navegar com confiança pelas mudanças organizacionais.