Perdido sem um mapa? Uma estratégia de mudança para guiar seu sucesso

O desenvolvimento de uma estratégia de gerenciamento de mudanças organizacionais fornece direção e propósito para todas as outras atividades de mudança e transformação. Ao delinear as características exclusivas da mudança e seus riscos e possíveis resistências, os profissionais da mudança preparam a si mesmos e a seus parceiros de equipe de projeto para o sucesso.

Neste artigo, você descobrirá o que são estratégias de gerenciamento de mudanças, por que você precisa delas e, o mais importante, as etapas que você pode seguir para criar um plano eficaz de gerenciamento de mudanças em sua organização.

O que são estratégias de gerenciamento de mudanças?

As estratégias de gerenciamento de mudanças organizacionais são essenciais para que as empresas permaneçam competitivas. Uma estratégia de gerenciamento de mudanças é um plano ou abordagem detalhada para facilitar a implementação eficaz de mudanças organizacionais. Essas mudanças podem incluir aspectos significativos de suas operações, estruturas, processos de negócios ou cultura.

As estratégias de mudança devem ser proativas e planejadas desde o começo de uma iniciativa. Mas elas também podem servir como um plano de resposta para permitir que as organizações adotem e usem as mudanças.

A Metodologia Prosci é uma estrutura e uma estratégia detalhadas para gerenciar o lado pessoal da mudança. Ela é composta por três elementos principais:

• Modelo Prosci ADKAR® - Consciência, Desejo, Conhecimento, Habilidade e Reforço definem os cinco resultados que um indivíduo deve alcançar para realizar uma mudança com sucesso.
• Prosci 3-Phase Process - Um processo estruturado que preenche a lacuna entre a mudança individual e a organizacional e torna a mudança escalável.
• Modelo Prosci Change Triangle (PCT) - Um modelo fundamental que ajuda os profissionais de mudança a entender os quatro aspectos críticos de uma mudança e como eles promovem a saúde do projeto.

Juntas, essas estratégias são combinadas para formar a Metodologia Prosci para apoiar indivíduos e organizações durante uma transição.

Por que você precisa de uma estratégia de gerenciamento de mudanças organizacionais

Apesar de suas melhores intenções, a mudança geralmente é vista como caótica. E pode ser, especialmente se sua organização não segue um processo estruturado ou se já fracassou com mudanças anteriormente. Entretanto, ter uma estratégia de gerenciamento de mudanças organizacionais torna a transição mais suave e garante que você alcance os resultados desejados.

Veja a seguir como uma estratégia bem definida consegue isso:

Gerencie a resistência para promover a adoção

As mudanças organizacionais geralmente provocam comportamentos de resistência nas pessoas que precisam adotar novas formas de trabalho. Essa é uma resposta natural. Porém, se não for controlada, ela pode inviabilizar sua iniciativa.

As estratégias de gerenciamento de mudanças podem ajudá-lo a identificar a causa principal dos comportamentos de resistência das pessoas e de outras partes interessadas durante as iniciativas de mudança. Pode ser a falta de informações, a ansiedade dos funcionários em relação a mudanças de ambiente ou a segurança no emprego.

Depois de identificar as várias causas-raiz, as equipes de mudança podem implementar soluções direcionadas, incluindo:

• Sessões de perguntas e respostas - Compartilhar abertamente as razões e os benefícios da mudança e responder às perguntas das pessoas gera compreensão e confiança.
• Envolvimento das partes interessadas - Convocar as pessoas afetadas pela mudança para criar a solução ajuda-as a ter um senso de propriedade.
• Loops de feedback - Implementar mecanismos para feedback contínuo, ajustando com base em informações em tempo real e tornando o processo mais inclusivo e menos assustador.

A aplicação dessas e de outras estratégias pode ajudá-lo a minimizar os comportamentos de resistência e, ao mesmo tempo, ajudar as pessoas a adotar e usar uma mudança em seu trabalho diário.

Comunique-se de forma proativa para obter comprometimento e apoio

O gerenciamento eficaz de mudanças depende de um forte envolvimento das partes interessadas. Veja como uma estratégia bem definida promove isso:

• Comunicação proativa - A estratégia descreve a comunicação regular com todas as partes interessadas, mantendo todos informados e envolvidos.
• Discussões transparentes - Compartilhar abertamente as razões por trás da mudança, os benefícios e como as pessoas serão apoiadas durante o processo gera compreensão e confiança.
• Mensagens direcionadas - A estratégia define "quem" e "o quê" da comunicação, garantindo que cada parte interessada receba informações relevantes.

Ao fornecer comunicações eficazes, você cria conscientização e confiança, além de reforçar a estratégia e a implementação do gerenciamento de mudanças.

Minimize as interrupções durante a mudança

A mudança pode atrapalhar as operações diárias. Veja como as estratégias de gerenciamento de mudanças ajudam a minimizar a interrupção:

• Planejamento passo a passo - define as táticas e atividades necessárias para permitir que as pessoas adotem e usem as soluções implementadas.
• Implementação em fases - Isso faz com que a mudança seja implementada em etapas, permitindo ajustes e treinamento nos momentos apropriados para permitir a adoção e o uso.
• Comunicações oportunas - As principais funções oferecem o tipo certo de comunicação no momento certo para eliminar a confusão, a ansiedade e os comportamentos de resistência que retardam o progresso.

Ao planejar possíveis obstáculos e manter todos informados, uma estratégia de gerenciamento de mudanças garante uma transição mais suave e minimiza a interrupção das operações diárias.

Equipe as pessoas e equipes afetadas com habilidades essenciais

A mudança gera dúvidas entre as pessoas que precisam adotá-la e usá-la, geralmente porque não possuem as habilidades necessárias para ter sucesso. Uma estratégia eficaz de gerenciamento de mudanças desenvolve habilidades e capacidades das seguintes maneiras:

• Conhecimento funcional - O desenvolvimento de habilidades é projetado na estratégia de gerenciamento de mudanças para que as pessoas afetadas estejam prontas para usar a solução em seu trabalho no momento da entrada em operação.
• Habilidades de supervisão - Os gerentes de pessoal aprendem a desempenhar um papel fundamental durante a mudança, ajudando a gerenciar a resistência com as equipes, a se comunicar e a fazer a ligação com a liderança e muito mais.
• Orientação do patrocinador - Os executivos geralmente não sabem como desempenhar suas funções durante a mudança, e uma estratégia eficaz de gerenciamento de mudanças lhes mostra o caminho.

Quando você prepara e equipa as pessoas para suas funções específicas durante a mudança, você lhes dá o conhecimento e a capacidade de que precisam para apoiar e implementar a mudança com confiança.

Maximizar o retorno sobre o investimento

A mudança pode ser cara, exigindo tempo, dinheiro e recursos. Sem um plano, é possível que você não atinja suas metas e o investimento seja perdido. É aí que entra o gerenciamento de mudanças.

Uma estratégia bem definida se concentra em alcançar os resultados desejados e maximizar o retorno sobre o investimento (ROI). Veja como:

• Aumento da adoção - Comunicações eficazes e desenvolvimento de habilidades permitem maior envolvimento e comprometimento dos funcionários com a mudança.
• Resistência reduzida - Estratégias proativas ajudam a evitar e atenuar as barreiras à mudança, abrindo caminho para que as pessoas sejam bem-sucedidas.
• Eficiência aprimorada - Estruturas e processos eficazes conduzem a um caminho simplificado para a proficiência, a velocidade de adoção e a utilização final.

Ao maximizar o ROI por meio do aumento da adoção, da redução da resistência e do aumento da eficiência, sua organização obtém uma vantagem competitiva. A mudança se torna um catalisador para o crescimento, e não um dreno de recursos.

10 etapas para criar uma estratégia de mudança eficaz

A mudança é inevitável para organizações bem-sucedidas, mas você precisa de uma estratégia de gerenciamento de mudanças bem definida para garantir uma transição tranquila. Aqui estão 10 etapas para criar uma estratégia bem definida:

1. Avalie a mudança para entendê-la

As mudanças podem ser projetos formalizados, iniciativas estratégicas ou até mesmo pequenos ajustes na forma como a organização opera.

Antes de elaborar uma estratégia de gerenciamento de mudanças, é fundamental entender a natureza da mudança em si. Aqui estão algumas questões importantes a serem consideradas:

• Escala do impacto - Qual é o escopo da mudança?
• Pessoas afetadas - Quantas pessoas serão afetadas? Quem está sendo afetado?
• Impactos diferentes - As pessoas que estão sendo impactadas são as mesmas ou estão vivenciando a mudança de forma diferente?
• Elementos da mudança - O que está realmente mudando? Os processos, sistemas, funções de trabalho ou outra coisa estão sendo modificados?
• Cronograma - Qual é o prazo para implementar a mudança? Trata-se de uma solução rápida ou de uma implementação de longo prazo?
• Iniciativas concorrentes - Há alguma outra mudança importante acontecendo no momento? Mudanças demais de uma só vez podem ser esmagadoras.

Responder a essas perguntas permite que você crie estratégias personalizadas de gerenciamento de mudanças organizacionais.

2. Avalie a prontidão para a mudança

Antes de mergulhar em uma iniciativa de mudança, é fundamental avaliar a "prontidão para a mudança" de sua organização. Isso envolve a compreensão do cenário no qual você está introduzindo a mudança.

• Sentimento dos funcionários e dos gerentes - Os funcionários e os gerentes geralmente veem a necessidade dessa mudança? Eles estão abertos a ela ou há ceticismo?
• Experiências de mudanças anteriores - Como a organização lidou com mudanças anteriores? Elas foram bem-sucedidas? Elas deixaram alguma consequência negativa?
• Visão compartilhada - Todos têm um entendimento claro das metas gerais da organização? Uma visão compartilhada ajuda as pessoas a ver como a mudança se encaixa no quadro geral.
• Saturação da mudança - Quanta mudança já está ocorrendo na organização?

Com uma compreensão profunda da organização e de seu histórico, você pode se preparar para possíveis problemas e adaptar sua estratégia para o sucesso.

Prosci 10 Aspectos do Impacto da Mudança

3. Entenda como a mudança afeta as pessoas e os grupos

Antes de implementar uma mudança, avalie seu impacto em diferentes partes da organização. Uma única mudança, como a implantação de um programa de relatório de despesas baseado na Web, afetará grupos diferentes de forma única:

• Sistemas - Uma combinação de pessoas e aplicativos para atender a um conjunto de objetivos.
• Funções de trabalho - Descrição das atividades esperadas de uma pessoa para desempenhar bem seu trabalho.
• Comportamentos críticos - Resposta essencial ou vital de um grupo ou indivíduo em resposta a uma ação, ambiente, pessoa ou estímulo.
• Processos - Quais fluxos de trabalho existentes serão alterados? Por exemplo, um novo programa baseado na Web exigirá mudanças nos procedimentos de relatório de despesas?
• Ferramentas - Um sistema ou item usado com uma finalidade e um objetivo específicos em mente. Pode incluir ferramentas mecânicas ou objetos técnicos, como programas de software ou ferramentas de criação na Web.
• Local - Um local físico que oferece instalações para uma finalidade declarada.
• Remuneração - O valor do pagamento monetário e não monetário fornecido em troca do trabalho realizado.
• Revisões de desempenho - O processo de como o desempenho é medido e avaliado levando em conta os objetivos.
• Estrutura de reporte - As relações de autoridade em uma organização às quais as pessoas se reportam.
• Mentalidade/atitude/crenças - O estado de espírito que se reflete nos comportamentos.

Ao mapear os grupos, processos, tecnologia e outros aspectos afetados, você pode criar planos específicos e direcionados posteriormente no processo de gerenciamento de mudanças. Isso garante que todos recebam o apoio necessário para se adaptarem sem problemas.

4. Escolha a estrutura de gerenciamento de mudanças

A estrutura da equipe de gerenciamento de mudanças determina quem faz o trabalho de gerenciamento de mudanças e como eles interagem com a equipe do projeto.

Estrutura de gerenciamento de mudanças

Aqui estão algumas estruturas comuns:

• Gerente de mudanças incorporado - Um especialista em gerenciamento de mudanças é designado diretamente para a equipe do projeto e trabalha ao lado dela durante todo o processo.
• Suporte centralizado - Uma equipe dedicada de gerenciamento de mudanças oferece suporte e orientação a várias equipes de projeto em toda a organização.
• Líder da equipe do projeto - As responsabilidades do gerenciamento de mudanças são atribuídas a um membro específico da equipe do projeto, além de suas funções existentes.

A principal lição? Definir claramente as responsabilidades do gerenciamento de mudanças e alocar os recursos certos com base nas necessidades do seu projeto. Isso garantirá que sua equipe tenha o apoio necessário para uma transição bem-sucedida.

5. Crie uma coalizão de patrocínio

A coalizão de patrocinadores é a sua equipe de líderes e gerentes importantes que apoiarão ativamente e levarão a mudança adiante. É fundamental ter as pessoas certas a bordo.

• O patrocinador principal- Esse é o seu patrocinador principal, a pessoa que dá luz verde e defende a mudança. Ela precisa ser altamente visível e estar ativamente envolvida durante todo o projeto. O patrocinador principal também desempenha um papel fundamental na formação da coalizão de patrocinadores mais ampla.
• A coalizão de patrocinadores - Escolha líderes dos grupos mais afetados pela mudança para participar da coalizão de patrocinadores. Cada membro tem a função fundamental de criar apoio em suas equipes e comunicar claramente a mudança a elas.

Essa forte rede de defensores garante que todos os afetados pela mudança entendam seu propósito e se sintam apoiados durante a transição.

6. Elimine a resistência antes que ela comece

Muitas vezes, depois de enfrentar a resistência em um projeto, as equipes percebem que poderiam ter previsto os pontos de resistência. Veja a seguir como ser proativo com as estratégias de gerenciamento de mudanças:

• Antecipe as barreiras à adoção - Entenda como as pessoas e as equipes serão afetadas pela mudança de forma única e semelhante.
  • Regiões ou departamentos específicos serão mais afetados do que outros?
  • Alguns grupos propuseram soluções diferentes para o mesmo problema?
  • Algumas equipes estão fortemente investidas na maneira atual de fazer as coisas?
• Identifique e resolva as causas básicas da resistência - Analise as causas básicas, resolva as barreiras de forma proativa e planeje atividades para resolver as barreiras persistentes à adoção.

Ao identificar antecipadamente os possíveis pontos de resistência, você pode desenvolver táticas direcionadas para lidar com eles antes que se tornem obstáculos. Essa abordagem proativa torna a transição mais suave para todos os envolvidos.

7. Avalie e compreenda os riscos

O risco de ignorar o aspecto humano da mudança depende de dois fatores-chave que discutimos anteriormente:

• Características da mudança - Quão dramática e generalizada é a mudança em si? Mudanças maiores representam um risco maior.
• Atributos organizacionais - A cultura de sua empresa resiste à mudança? Um histórico de resistência significa um risco maior.

Ao considerar esses fatores, sua equipe de gerenciamento de mudanças pode avaliar o risco geral e encontrar áreas específicas de preocupação. Os profissionais de mudança podem então fazer planos para atender às necessidades das pessoas e aliviar suas preocupações.

8. Desenvolva um plano de comunicação eficaz

Uma estratégia de comunicação clara e consistente garante que todas as partes interessadas e funcionários sejam informados e possam se preparar adequadamente. Ela gera confiança, alivia os medos e reduz os rumores que podem levar a comportamentos de resistência. Vamos nos aprofundar na elaboração de um plano de comunicação para sua iniciativa de mudança:

• Identifique o que precisa ser comunicado - Identifique tudo o que as partes interessadas devem saber antes e durante a mudança. Isso inclui o "o quê" e o "por quê" por trás da mudança, bem como seu impacto, benefícios, cronograma e etapas de implementação. Designe as funções que devem enviar as mensagens e quais mensagens cada uma deve enviar.
• Escolha métodos e canais - Decida quais plataformas você usará para cada tipo de comunicação. Por exemplo, reuniões gerais, apresentações e boletins informativos por e-mail são ótimos para comunicações em toda a organização. Os funcionários ou partes interessadas com dúvidas ou preocupações específicas podem usar ferramentas de comunicação interna como o Slack ou o Microsoft Teams.

Use a Lista de verificação de comunicações da Prosci para criar um plano de comunicação detalhado. Ao implementar esse plano, você pode aumentar o envolvimento dos funcionários e reduzir a resistência.

9. Mantenha as mudanças no caminho certo

Monitore regularmente o progresso dos principais elementos da sua iniciativa de mudança. Compare-o com as metas e os objetivos, incluindo marcos de curto prazo e resultados de longo prazo, para obter um roteiro para o sucesso.

Use painéis de desempenho, pesquisas, mecanismos de feedback e benchmarking para entender a situação do seu projeto. Além disso, agende reuniões regulares com a equipe de gerenciamento de mudanças e outras partes interessadas importantes para avaliar o progresso.

Para avaliar a eficácia das atividades de mudança, examine os dados quantitativos e qualitativos:

• Medidas quantitativas - Incluem métricas como economia de custos, eficiência de tempo, números de vendas ou índices de satisfação do cliente.
• Feedback qualitativo - Insights de feedback de funcionários, avaliações de clientes e opiniões de partes interessadas podem fornecer contexto para os números e mostrar áreas de melhoria.

Aqui está um guia completo de métricas para medir o gerenciamento de mudanças para obter uma visão completa do desempenho de sua iniciativa de mudança.

Use os dados coletados dos esforços de monitoramento para tomar decisões informadas. Se determinados aspectos da mudança não estiverem atendendo às expectativas, use a análise de dados para identificar o motivo. Em seguida, adapte e refine a estratégia de mudança conforme necessário.

10. Faça com que as mudanças se mantenham

Não deixe que o trabalho árduo pare após o lançamento. O reforço é vital.

Impacto do planejamento para reforço no sucesso do projeto

A pesquisa Prosci Best Practices in Change Management revelou que 81% das pessoas que planejaram atividades de reforço e sustentação atingiram ou excederam os objetivos do projeto. Isso mostra que reforçar os novos comportamentos, sistemas ou processos comerciais implementados durante as iniciativas de gerenciamento de mudanças é essencial para transformar ajustes temporários em hábitos duradouros. Isso pode ser feito por meio de:

• Comemoração das vitórias - Reconheça as conquistas, grandes ou pequenas, para manter o ímpeto elevado.
• Fornecimento de suporte contínuo - Ofereça recursos e treinamento e responda a perguntas para garantir o sucesso contínuo.
• Destacando os impactos positivos - Mostre como a mudança beneficia a organização e os indivíduos.

Ao reforçar as mudanças, você pode torná-las uma parte duradoura da estrutura operacional e cultural, garantindo benefícios sustentáveis.

Você deve usar uma estratégia para o gerenciamento de mudanças?

Uma abordagem única para todos os casos não funcionará no gerenciamento de mudanças. Considere estes cenários:

1. Fusão com uma grande empresa
2. Transição de fornecedores para um novo sistema on-line
3. Mudança para um espaço de escritório diferente dentro do prédio
4. Implementação de um novo sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP)
5. Passar por uma mudança de liderança

Essas mudanças são bem diferentes e cada uma delas exige o gerenciamento de mudanças para ser bem-sucedida. Cada uma delas afeta as pessoas e a forma como elas realizam seu trabalho. Cada uma delas pode sofrer com a adoção lenta e a baixa utilização. Cada uma delas tem riscos associados ao desinteresse das pessoas ou à resistência à mudança.

Nem todas as mudanças exigem o mesmo nível de esforço de gerenciamento de mudanças. A abordagem mais eficaz varia de acordo com seu projeto específico. As estratégias de gerenciamento de mudanças ajudam a determinar a quantidade adequada e o tipo de suporte necessário para uma transição bem-sucedida, levando em conta as circunstâncias exclusivas da sua iniciativa.

O que acontece depois?

O desenvolvimento de estratégias abrangentes de gerenciamento de mudanças organizacionais é a primeira etapa essencial de qualquer transformação. Ela funciona como o roteiro de seu projeto, orientando decisões informadas e dando vida à própria mudança. Essa estratégia descreve claramente quem será afetado e como a mudança afetará a organização.

A estratégia de gerenciamento de mudanças contribui para o desenvolvimento de planos de gerenciamento de mudanças. Sua estratégia de mudança fornece uma direção de alto nível, enquanto seus principais planos de mudança traduzem essa direção em etapas específicas e acionáveis para orientar uma implementação bem-sucedida.