Gerenciamento da transformação digital: Um guia perspicaz

O gerenciamento da transformação digital é uma abordagem holística que integra a tecnologia digital avançada em todas as áreas de negócios, reformulando fundamentalmente as operações e gerando maior valor.

Diante da pandemia da COVID-19, a força de trabalho global se adaptou rapidamente ao trabalho remoto, com os EUA e a Finlândia registrando aumentos de até 61% e 60%, respectivamente, marcando uma mudança significativa nos padrões de trabalho organizacional. Em meio a esse turbilhão, as organizações lutam para realmente aproveitar o poder de seus investimentos digitais, deixando de lado os ganhos potenciais.

O elo perdido? O gerenciamento eficaz de mudanças.

Este artigo aborda o lado pessoal da mudança. Com a abordagem baseada em pesquisas da Prosci, nós o guiaremos pelas nuances do gerenciamento da transformação digital. Capacite sua organização a preencher a lacuna entre a tecnologia e seus usuários, garantindo que cada movimento digital que você fizer conte.

O que é transformação digital?

No início da pandemia, o CEO da Microsoft, Satya Nadella, declarou que o mundo viu dois anos de transformação digital em apenas dois meses. "Desde o trabalho em equipe e o aprendizado remotos até as vendas e o atendimento ao cliente, passando pela infraestrutura e segurança críticas da nuvem", disse ele, "estamos trabalhando diariamente com os clientes para ajudá-los a permanecer abertos para os negócios em um mundo de tudo remoto".

O comentário de Nadella repercute nas organizações porque a transformação digital que a maioria de nós vivenciou envolveu a instalação das tecnologias necessárias para habilitar rapidamente todos os recursos de trabalho remoto. Infelizmente, muitas organizações se concentraram apenas em um aspecto da transformação digital: a tecnologia em si.

Se a transformação digital envolve mais do que a instalação de tecnologia, o que significa de fato transformação digital?

• De acordo com a Universidade de Stanford, a transformação digital é mais do que uma pequena modificação nos processos de negócios. Ela é transformacional porque se trata de repensar radicalmente seu modelo de negócios e mudar fundamentalmente a forma como você faz negócios.
• A Salesforce define transformação digital como o uso de tecnologias digitais para criar processos de negócios novos ou modificar os existentes, a cultura organizacional e as experiências dos clientes para atender às mudanças nos requisitos de negócios e de mercado. A reimaginação dos negócios na era digital é a transformação digital.
• O Gartner descreve a transformação digital como a exploração de tecnologias digitais e recursos de suporte para criar um novo modelo de negócios digital robusto.

Essas definições têm um elemento essencial em comum: a transformação digital afeta toda a organização e o modelo de negócios da empresa. Ela abrange muito mais do que a tecnologia, pois exige uma mudança na forma como as pessoas da organização trabalham e, em última análise, uma mudança cultural. É isso que torna complicada a transformação digital bem-sucedida.

A diferença entre digitalização e transformação digital é que a primeira aplica a tecnologia aos processos de negócios e fluxos de trabalho existentes, enquanto a segunda trata de reaproveitar esses processos e fluxos de trabalho em uma nova forma digital.

Compreender as distinções entre
transformação digital, digitalização e digitalização

É preciso ter mais clareza sobre a diferença entre transformação digital, digitalização e digitalização. Muitas vezes, esses termos são usados de forma intercambiável, mas têm significados diferentes - e não se trata de uma questão de semântica. Os benefícios associados a cada um variam significativamente.

A digitalização é o processo de mudança do formato analógico para o digital. É um exemplo clássico de conversão de texto manuscrito em formato digital. Ao contrário da transformação digital, a digitalização se concentra apenas nas informações, sem alterar o processo, que se torna automatizado. A digitalização ajuda a aumentar a produtividade e a eficiência e a reduzir os custos.

A digitalização aproveita as tecnologias digitais para mudar um modelo de negócios e criar novas oportunidades de geração de receita e de valor. Em outras palavras, é a mudança para um negócio digital. Com a digitalização, os processos e modelos de negócios existentes foram otimizados, graças à capacidade de aproveitar os dados digitais de uma maneira específica por meio da tecnologia. Um exemplo de digitalização é o upload de um documento PDF (o texto manuscrito que foi convertido em formato digital no exemplo anterior) do disco rígido de um laptop para a nuvem, para que possa ser compartilhado com outras equipes da organização e permitir que elas analisem os dados.

A transformação digital requer tanto a digitalização quanto a digitalização. O elemento distintivo crítico é a transformação: como criar uma vantagem competitiva de longo prazo para ter sucesso e manter a importância no mercado.

A transformação digital não se trata de digitalizar o que as empresas já fazem ou de aplicar tecnologia aos negócios existentes para realizar a mudança (digitalização). Trata-se de redefinir a forma como elas criam valor e se diferenciam da concorrência, proporcionando experiências únicas e personalizadas aos clientes. A transformação digital é possível graças ao ritmo acelerado das invenções e à forma como essas novas tecnologias são combinadas para criar novos recursos que excedem o que seria possível quando implantadas separadamente.

"A transformação digital é um processo contínuo de mudança na forma de fazer negócios. Ela exige investimentos fundamentais em habilidades, projetos, infraestrutura e, muitas vezes, na limpeza dos sistemas de TI. Requer a mistura de pessoas, máquinas e processos de negócios, com toda a bagunça que isso implica."

-Professor George F. Westerman, MIT Sloan School of Management

Principais desafios da transformação digital

Muitos executivos acham que estão fazendo a transformação digital ao se concentrarem na digitalização ou na digitalização - aqui está o desafio. A automação dos processos e fluxos de trabalho existentes contribui para a redução de custos, mas não transforma radicalmente o modelo de negócios e a forma como os negócios são feitos. Portanto, esse é um dos motivos pelos quais as organizações não alcançam o ROI esperado. Muitas vezes, elas imaginam que, com a implementação de um ou vários projetos de digitalização, alcançarão a transformação digital. Isso não é suficiente. A transformação digital exige mudanças na cultura e nas práticas da organização.

Uma abordagem centrada nas pessoas
para o valor da transformação digital

É mais provável que a transformação digital seja bem-sucedida quando as organizações adotam uma abordagem centrada nas pessoas.

As principais métricas a seguir avaliam o impacto no desempenho da equipe e na satisfação do cliente:

• Retorno sobre o investimento (ROI): essencial para avaliar como os investimentos em tecnologia, treinamento e pessoal afetam a receita e determinar a eficácia das estratégias de transformação digital.
• Tempo de lançamento no mercado: Uma métrica vital que mede a rapidez com que as soluções digitais são fornecidas indica a agilidade e a vantagem competitiva de uma empresa.
• Horas-homem e dólares para o protótipo de trabalho: Mede a eficiência do desenvolvimento, equilibrando a velocidade e a relação custo-benefício com os riscos de dívida técnica.
• Indicadores-chave de desempenho (KPIs) de uso: Monitora os níveis de adoção e engajamento das iniciativas digitais, oferecendo insights sobre a aceitação do usuário.
• KPIs de produtividade: Avalia a disponibilidade e a eficácia dos recursos digitais, as habilidades e o treinamento dos funcionários, garantindo que as equipes estejam preparadas para as metas de transformação digital.

Essas métricas fornecem uma visão integrada dos efeitos da transformação digital, em linha com o foco da Prosci em abordagens centradas nas pessoas e orientadas para os resultados.

Insights de especialistas sobre o ROI:

À medida que a digitalização remodela os negócios, o ROI é cada vez mais definido pela forma como os líderes de TI alinham a tecnologia ao valor comercial.

• Peter Sondergaard, ex-vice-presidente executivo do Gartner, destaca uma mudança no cenário para os profissionais de TI sobre o ROI:
  "A digitalização está aumentando a demanda para que os líderes de TI entendam como a tecnologia sustenta os processos de negócios. Um terço dos funcionários de TI em empresas digitais precisará de um conhecimento prático dos princípios de negócios para avançar."
• Satya Nadella, CEO da Microsoft, enfatiza que o valor para o cliente é a principal forma de medir o sucesso de uma inovação.
  "A verdadeira medida de nossa inovação é o valor que criamos para nossos clientes e, por essa medida, estamos acelerando."

O sucesso da transformação digital depende da fusão da tecnologia de TI com as metas de negócios para aprimorar as experiências dos clientes. Esse valor para o cliente é a medida real de seu ROI digital.

O papel central da cultura na transformação digital

Quando discuto a transformação digital com os clientes, não é incomum ouvir que eles se concentram principalmente - ou apenas - na importância de projetar, desenvolver e implantar novas tecnologias, como inteligência artificial (IA), Internet das Coisas (IoT), robótica, impressão 3D e BlockChain. A tecnologia é, sem dúvida, essencial, mas é apenas um lado da equação. Ter sistemas, softwares e plataformas de última geração não é suficiente para uma transformação digital bem-sucedida.

Especialistas em mudança cultural no DTM

O gerenciamento da transformação digital tem a ver tanto com a mudança da cultura da empresa quanto com a adoção de novas tecnologias. Os líderes da área concordam com esse sentimento:

• Satya Nadella (CEO, Microsoft) sobre cultura:
  "Nosso setor não respeita a tradição. Ele respeita apenas a inovação. O primeiro passo para criar a cultura certa da empresa é ter uma mentalidade de crescimento." A posição de Nadella é clara: uma cultura que abraça o aprendizado e a melhoria contínua é crucial em um cenário impulsionado pela inovação constante.
• Linda Boff (CMO, GE) sobre cultura:
  "Tornar-se uma empresa industrial digital é uma grande mudança cultural para nós. Mas a cultura é a parte mais difícil. É fácil comprar tecnologia de prateleira. A parte difícil é decidir o que você quer ser." Boff destaca o desafio de definir a identidade de uma empresa na era digital - uma tarefa que exige uma evolução cultural intencional.

De acordo com esses líderes, isso exige uma cultura aberta a experimentar coisas novas, aprender e se adaptar rapidamente. Essa cultura é fundamental para aproveitar ao máximo a transformação digital para o crescimento e a inovação contínuos.

Componentes do DTM

O sucesso do gerenciamento da transformação digital (DTM) depende de uma série de etapas estratégicas bem definidas.

1. Adaptabilidade à mudança: Aceitar a mudança como uma oportunidade. A Prosci defende uma cultura de agilidade, garantindo que sua organização possa navegar pelo fluxo e refluxo da maré digital com graça e resiliência.
2. Abertura à inovação: A inovação é incentivada - ela é procurada. Defendemos uma postura proativa em relação à inovação, convidando ideias que o impulsionem e o mantenham na vanguarda do seu setor.
3. Empatia e colaboração: Na Prosci, a empatia é mais do que um valor - é uma prática. Trata-se de entender e colaborar em todos os níveis da organização para garantir que cada transição seja tranquila e leve em consideração o elemento humano.
4. Comunicação clara: A clareza é fundamental. Nossa abordagem de comunicação é direta e transparente, mantendo todos, desde as partes interessadas até a equipe, alinhados com a visão de transformação e suas funções dentro dela.
5. Propriedade e responsabilidade: Acreditamos na capacitação dos indivíduos para que assumam o controle de suas contribuições. Quando as pessoas são responsáveis por sua parte na transformação, elas promovem a mudança com um senso de propósito e orgulho.

O sucesso exige o foco nas mudanças organizacionais necessárias para aproveitar as oportunidades da tecnologia. Para aproveitar o poder da tecnologia, as empresas precisam apoiar os indivíduos afetados pela mudança para que eles possam adotar e usar a nova tecnologia, mudar sua mentalidade e adotar diferentes comportamentos críticos necessários para fornecer novos produtos, serviços e experiências do cliente. Isso significa que os líderes devem direcionar sua atenção para o lado pessoal da mudança.

O Guia do Gerente de Projetos para Integrar o Gerenciamento de Mudanças na Era Digital

Cada uma das disciplinas de gerenciamento de mudanças e gerenciamento de projetos tem um papel a desempenhar nas transformações digitais, mas a integração efetiva das duas disciplinas permite o sucesso do projeto e, em última análise, seu retorno sobre o investimento (ROI). A Proposta de Valor Unificada da Prosci ilustra como isso funciona.

Normalmente, quando lidam com o que pensam ser transformação digital, os líderes da organização se concentram no lado técnico ou no projeto, desenvolvimento e entrega da solução (por exemplo, o novo aplicativo ou o upload de arquivos na nuvem). Muitas vezes, eles acreditam que, pelo fato de a parte técnica estar implementada, automaticamente verão melhorias significativas no resultado final.

No entanto, mesmo que a solução seja de última geração, é preciso mais. A empresa também deve se concentrar no lado pessoal da mudança com uma abordagem repetível e dimensionável. Os funcionários afetados precisam ser apoiados em sua jornada de mudança pessoal ao adotarem a nova forma de trabalho e a realizarem com proficiência. O foco específico deve ser colocado na mudança cultural e na experiência centrada no cliente.

Adote a mudança centrada nas pessoas com a
Transformação digital

A Metodologia Prosci permite que as organizações gerenciem a mudança com sucesso, apoiando os funcionários afetados em suas jornadas ADKAR e facilitando a mudança organizacional por meio do Processo de 3 Fases da Prosci.

É melhor incorporar o gerenciamento de mudanças durante os estágios de planejamento ao iniciar uma transformação digital. Se o seu projeto estiver em andamento ou totalmente implementado, o gerenciamento de mudanças ainda pode ajudar. Veja a seguir o que você pode fazer para ganhar impulso com o lado pessoal da mudança e obter vitórias rápidas.

1. Avalie se a sua organização está se concentrando em digitalização, digitalização ou transformação digital

Também é fundamental avaliar se o foco é a verdadeira intenção dos executivos. Se você perceber que há uma incompatibilidade entre o entendimento dos líderes da organização sobre esses conceitos e o que eles implicam, procure educar a organização e mostrar as consequências de aplicá-los incorretamente. Apoie os líderes na reavaliação de seus objetivos e expectativas.

2. Equilíbrio entre tecnologia e pessoas na transformação digital

Se essa for a sua situação, prepare um caso sólido para o gerenciamento de mudanças, explicando por que o lado pessoal da mudança é fundamental para a implementação bem-sucedida da transformação digital. Não se trata apenas de tecnologia - trata-se também das pessoas.

3. Integre o gerenciamento de projetos e o gerenciamento de mudanças

É essencial concentrar-se no apoio aos indivíduos afetados para que adotem e usem a solução e mudem sua mentalidade e comportamentos críticos ligados à nova experiência do cliente oferecida pela organização em que atuam. A integração do gerenciamento de projetos e do gerenciamento de mudanças permite que você faça isso.

Certifique-se de que as atualizações digitais funcionem bem para a sua equipe. Isso resulta em operações mais tranquilas e funcionários mais felizes.

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Faça com que cada etapa de sua transformação digital conte com o assistente alimentado por IA da Prosci, o Kaiya. A Kaiya oferece orientação e insights personalizados, capacitando sua organização a preencher a lacuna entre a tecnologia e seus usuários de forma eficaz. Desde a ajuda na elaboração de estratégias de gerenciamento de mudanças até a promoção de uma cultura de inovação, a Kaiya é sua aliada na condução de iniciativas bem-sucedidas de transformação digital.

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Perguntas mais freqüentes:

1. O que faz um Chief Digital Officer?

Como um líder estratégico, o Chief Digital Officer (CDO) orienta as organizações para a era digital. Essa função envolve moldar a visão digital, orquestrar a tecnologia para atender às metas comerciais e liderar uma mudança cultural para a adoção digital. O CDO garante que as práticas digitais melhorem o desempenho e o atendimento ao cliente, o que o torna fundamental na jornada de transformação digital da organização.

2. Como você envolve os funcionários na transformação digital?

O envolvimento dos funcionários na transformação digital envolve a comunicação dos benefícios para suas funções e para a empresa como um todo. As etapas essenciais incluem fornecer treinamento completo, envolver a equipe no planejamento e manter uma comunicação aberta. Ao valorizar o feedback dos funcionários, demonstre como os aprimoramentos digitais podem simplificar e melhorar a eficiência do trabalho deles.

3. Como estruturar uma equipe de transformação digital?

A estruturação de uma equipe de transformação digital requer diversas habilidades de TI, gerenciamento de mudanças e estratégia de negócios. A chave para essa estrutura é a nomeação de um CDO (Chief Digital Officer) que se reporta diretamente ao CEO ou a outro membro da diretoria executiva. Esse líder supervisiona a transformação, garantindo o alinhamento com a visão e as metas da organização. A equipe, liderada pelo CDO, deve ser flexível e capaz de atender tanto aos objetivos imediatos quanto às metas estratégicas de longo prazo.

Lembre-se, o gerenciamento da transformação digital combina a tecnologia com o toque humano para um crescimento mais amplo. Mantenha o seu pessoal na vanguarda e, se precisar de mais orientação, entre em contato com a Prosci para obter aconselhamento especializado e avançar em seus esforços.

Faça a ponte entre a transformação digital e a liderança eficaz de mudanças

O gerenciamento da transformação digital se estende à nova tecnologia e abrange a reformulação de sistemas, da cultura e dos processos da empresa.

Uma abordagem centrada nas pessoas, conforme defendida pela Prosci, prioriza as necessidades e perspectivas da sua equipe.
Cada passo em direção à integração digital deve aumentar o valor e incentivar uma adoção mais ampla, refletindo uma transformação holística que alinha a tecnologia com a mudança impulsionada pelo ser humano.

Você está pronto para dar o próximo passo no gerenciamento eficaz de sua transformação digital? Para saber mais, entre em contato com a Prosci para obter serviços de consultoria do mundo real que geram resultados.