A importância da transformação digital organizacional

A transformação digital tornou-se um imperativo estratégico para as empresas. Para acompanhar e capitalizar os rápidos avanços tecnológicos, sua organização precisa simplificar as operações, reduzir os custos e capacitar os colaboradores a aceitarem as mudanças.

No entanto, a jornada da transformação digital é complexa e exige que as organizações gerenciem as mudanças que a acompanham de forma eficaz. Ao integrar a gestão de mudanças e a transformação digital os líderes e os profissionais de mudança podem se concentrar no lado técnico e humano da mudança.

Essa abordagem combinada leva ao sucesso da transformação digital, o que ajuda sua organização a aproveitar novas oportunidades e permanecer competitiva em um mercado dinâmico.

Neste artigo, explicamos a transformação digital organizacional, seus benefícios e desafios. Destacamos também a função essencial da gestão de mudanças e como ela promove uma adoção bem-sucedida.

O que é transformação digital organizacional?

A transformação digital organizacional é a integração de tecnologia e produtos digitais em uma organização. Ela reformula e otimiza fundamentalmente as operações, os fluxos de trabalho e a entrega de valor. Além das mudanças técnicas e de processo, a transformação digital organizacional exige uma mudança cultural, pois envolve indivíduos que mudam a maneira como trabalham e suas rotinas diárias.

Como disse John Chambers, ex-CEO da Cisco Systems, "pelo menos 40% de todas as empresas morrerão nos próximos dez anos... se não descobrirem como mudar toda a empresa para acomodar novas tecnologias".

Líderes e profissionais de mudança de todos os setores concordam com esse sentimento, juntamente com os participantes de nossa pesquisa de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças classificando a tecnologia e a transformação digital como a principal mudança esperada.

As 5 principais mudanças esperadas por setor

Exemplos de transformação digital incluem a implementação de automação, integração, inteligência artificial (IA), aprendizado de máquina e atualização de sistemas analógicos para digitais. Essas mudanças são essenciais para empresas de todos os tamanhos, desde startups até empresas multinacionais.

O impacto da transformação digital varia de acordo com o tamanho da empresa e a escala da mudança. A introdução de um novo software é uma grande mudança tanto para startups quanto para empresas, mas a iniciativa de mudança para a empresa será muito mais complexa porque centenas de colaboradores e vários locais e equipes precisam aprender e usar a nova tecnologia.

É por isso que uma abordagem estruturada de gestão de mudanças é vital para que a transformação digital de uma empresa alcance resultados comerciais positivos e obtenha os benefícios pretendidos.

Benefícios das soluções de transformação digital nas empresas

A transformação digital organizacional permite que as empresas usem a tecnologia a seu favor. Com isso, elas podem se manter competitivas, atendendo às demandas do mercado de mudanças de forma eficaz. Uma transformação digital bem executada, apoiada pelas ferramentas e tecnologias digitais certas, pode proporcionar os seguintes benefícios:

• Maior eficiência operacional - As organizações podem otimizar os fluxos de trabalho, reduzir os erros humanos e melhorar o desempenho geral dos negócios automatizando os processos manuais por meio de ferramentas digitais como sistemas ERP, RPA (Robotic Process Automation) e soluções em nuvem. A transformação digital da GE Appliances (GEA) é um ótimo exemplo de como as mudanças digitais podem impactar positivamente diferentes áreas de uma organização. Sua transformação começou com a digitalização 3D em 2016 e, mais recentemente, levou à engenharia digital de ponta a ponta que melhorou a qualidade, a velocidade de desempenho e a inovação de seus produtos.
• Tomada de decisão orientada por dados - Tecnologias avançadas para análise preditiva fornecem insights acionáveis sobre operações comerciais, expectativas dos clientes e tendências de mercado. Esses insights orientados por dados permitem que os líderes tomem decisões informadas e em tempo real para melhorar o planejamento estratégico, a eficácia operacional e a experiência dos colaboradores.
• Melhor experiência do cliente - Por meio da transformação digital, as organizações podem adotar abordagens personalizadas e orientadas por dados para atender às preferências dos clientes. As empresas podem oferecer suporte ao cliente responsivo e serviços personalizados por meio de IA, chatbots e plataformas omnicanal, levando a uma maior fidelidade do cliente.
• Maior agilidade e escalabilidade - as soluções digitais, como infraestrutura baseada em nuvem e sistemas de servidores, permitem que as empresas se adaptem rapidamente às mudanças do mercado e dimensionem as operações sob demanda. Essa agilidade é crucial em um ambiente de negócios competitivo e de ritmo acelerado.
• Custos otimizados - A transição para ferramentas digitais e soluções em nuvem reduz a necessidade de infraestrutura e manutenção caras no local. A automação também minimiza as despesas operacionais, proporcionando uma economia significativa de custos a longo prazo.
• Maior inovação - A transformação digital permite que as empresas experimentem tecnologias emergentes, como IA, IoT e blockchain. Essa inovação abre novas oportunidades para que as empresas se diferenciem em um mercado competitivo.

Colher esses benefícios é fundamental para que as empresas prosperem, e cada vez mais organizações estão priorizando as transformações digitais. De fato, 84% das empresas disseram que a transformação digital era um pilar central de sua estratégia de negócios.

A gestão de mudanças eficaz é um fator crítico de sucesso para a transformação digital das empresas. Ele preenche a lacuna entre a inovação digital e a adoção humana para que as organizações possam alcançar o sucesso a longo prazo.

Exemplos de transformação digital organizacional

Veja a seguir três exemplos reais que destacam a importância e os benefícios da combinação de serviços de gestão de mudanças e de transformação digital organizacional:

1. Gestão de ativos da SURA

A SURA Asset Management, subsidiária latino-americana do Grupo SURA, é uma empresa líder em serviços financeiros especializada em pensões, poupança e investimentos. A empresa administra ativos no valor de $131 bilhões (2,6 trilhões de pesos) e atende a mais de 19 milhões de latino-americanos.

A SURA assumiu vários projetos digitais de grande escala para lidar com mudanças regulatórias, digitalizar seu departamento de pensões e reformular sua estratégia de vendas de produtos. A liderança da SURA identificou a gestão de mudanças como vital para o sucesso desses projetos e fez uma parceria com a Faculta, agora Prosci Latam, para desenvolver sua capacidade de mudança empresarial.

Ao adotar uma abordagem estruturada para a gestão de mudanças, a SURA foi bem-sucedida em seus projetos críticos. Conquistou 2,3 milhões de novos clientes e reduziu a rotatividade de clientes em 44%, economizando 14 milhões de pesos.

2. UKG

A UKG, produto de uma fusão entre a Ultimate Software e a Kronos em 2020, está entre as principais empresas de nuvem de gestão de capital humano (HCM) do mundo e atende a mais de 80.000 organizações.

Após a fusão, os sistemas de vendas, atendimento ao cliente e faturamento das duas empresas operavam separadamente. Para corrigir suas operações dispersas, a empresa criou o "UKG 1", um projeto de integração de sistemas em grande escala que envolveu mais de 1.000 pessoas.

Com a ajuda de profissionais de mudança certificados pela Prosci, a UKG implementou a metodologia Prosci e modelos, ferramentas e recursos de apoio para ajudar as pessoas a se prepararem e adotarem o novo sistema integrado.

Embora o projeto de integração esteja em andamento, o UKG já está observando resultados significativos. Com os sistemas integrados, os colaboradores podem prestar um excelente serviço aos clientes e atrair novos clientes de forma consistente. Quando a UKG Community, uma plataforma para clientes, foi lançada, mais de 56.000 usuários se conectaram 45 dias após o lançamento.

3. Fornecedora de seguros

Um fornecedor de seguro complementar da Fortune 500, que atende a mais de 50 milhões de pessoas em todo o mundo, estava lutando para manter seus recursos de gestão de mudanças. Sua equipe principal de mudanças estava diminuindo, mas o número de iniciativas crescia. Ela também lidava com a saturação de mudanças, o que aumentava a resistência dos colaboradores e reduzia as taxas de adoção.

Para enfrentar esses desafios, a empresa formou uma função centralizada de gestão de mudanças e uma estratégia de transformação digital, e lançou a iniciativa "Desenvolvendo a capacidade de mudança" em parceria com a Prosci.

A seguradora organizou vários Programas de Certificação de Gerenciamento de Mudanças da Prosci para certificar os colaboradores e ajudá-los a se tornarem proficientes na aplicação das melhores práticas de gestão de mudanças.

A empresa também utilizou as soluções da Prosci para organizações, como o Workshop de Portfólio de Mudanças, o Workshop de Integração de Agile e Gestão de Mudanças e o Programa Prosci Train-the-Trainer.

Ao aproveitar as ferramentas e os recursos da Prosci, a empresa melhorou de uma pontuação de 2,41 para 3,56 no Modelo de Maturidade de Mudança da Prosci em um ano, indicando seu progresso em se tornar uma organização pronta para a mudança.

Isso levou a várias iniciativas de mudança bem-sucedidas, incluindo a mudança para o trabalho remoto em 2020, o lançamento de uma nova plataforma de registro de agentes e a implantação de um sistema central de gestão da qualidade.

Desafios da transformação digital na arquitetura corporativa

A transformação digital envolve a mudança na arquitetura básica da organização - os sistemas, processos e estruturas subjacentes que dão suporte às operações. Essas mudanças drásticas vêm acompanhadas de desafios igualmente significativos, incluindo:

• Restrições orçamentárias - Sua organização pode ter dificuldades para justificar os altos custos iniciais necessários para transformar sistemas legados e implementar novas tecnologias. Para obter o financiamento e os recursos, as equipes de mudança e os líderes de negócios devem trabalhar juntos para apresentar um caso de negócios sólido que destaque os benefícios da transformação.
• Resistência - Os colaboradores e gerentes podem resistir ao uso de novas tecnologias e fluxos de trabalho porque não entendem a mudança, estão ansiosos com a mudança de funções ou estão confortáveis com os sistemas atuais. Como profissional ou líder de mudanças, você precisa descobrir e abordar os pontos de barreira e suas causas principais para evitar a resistência.
• Lacunas de habilidades - Durante a transformação, as pessoas precisam desenvolver habilidades especializadas em computação em nuvem, IA, análise de dados ou segurança cibernética. Para garantir que elas aprendam e usem os novos sistemas de forma eficaz, as equipes de mudança podem usar programas de treinamento direcionados.
• Problemas de integração - A integração das soluções digitais mais recentes com sistemas mais antigos pode ser complexa. Uma integração ruim causa atrasos e ineficiências. A equipe de mudança deve colaborar com os colaboradores de TI e outros indivíduos afetados para planejar e implementar cuidadosamente a integração.
• Silos organizacionais - Quando os departamentos operam em silos, fica mais difícil coordenar e implementar mudanças holísticas em toda a empresa. Como profissional ou líder de mudanças, você precisa de uma abordagem abrangente e unificadora de gestão de mudanças para evitar esforços dispersos. Você também pode criar um programa para aumentar a capacidade de mudança organizacional.

A gestão de mudanças eficaz é essencial para superar os desafios da transformação digital das empresas. Vamos examinar como a gestão de mudanças ajuda a implementar uma transição mais suave.

Gestão de mudanças para uma transformação digital organizacional bem-sucedida

A gestão de mudanças desempenha um papel fundamental no planejamento, execução e avaliação das soluções de transformação digital organizacional. Ele ajuda as organizações a navegar pelas mudanças e, ao mesmo tempo, alinhar as equipes, processos e tecnologias. Veja como:

Define objetivos e visão claros

Sua jornada de transformação digital começa com o estabelecimento de uma visão clara e uma definição de sucesso. Aqui, você trabalha com líderes e partes interessadas para:

• Entender os principais motivadores e oportunidades de negócios que exigem mudanças.
• Alinhar a iniciativa de transformação com sua estratégia geral.
• Definir uma definição compartilhada de sucesso.
• Estabelecer objetivos comerciais menores, específicos e mensuráveis que levem ao sucesso.

A gestão de mudanças ajuda a criar um roteiro que orienta seus esforços e fornece uma referência para o sucesso.

Engaja patrocinadores

A liderança e o patrocínio engajados são vitais para o sucesso da transformação digital. Os patrocinadores incluem o patrocinador principal, que autoriza e lidera a mudança, e outros patrocinadores que defendem a mudança em diferentes áreas da organização.

Nossa pesquisa mostra que os patrocinadores lutam para alocar tempo e recursos para participar ativamente da mudança e subestimam o lado humano da mudança.

Desafios do patrocinador

Como profissional de uma equipe de mudança, você deve se envolver com os patrocinadores para ajudá-los a gerenciar seu tempo e recursos limitados. Isso inclui a criação de um Plano do Patrocinador em conjunto para planejar e programar suas atividades com antecedência. Você também deve ser seletivo quanto às tarefas que deseja que os patrocinadores realizem, com foco em atividades de alto impacto e de tempo crítico.

Ao ativar os patrocinadores com antecedência, você pode garantir que eles sejam participantes comprometidos e visíveis. Essa liderança ajudará a promover a transformação cultural necessária para a adoção de novas tecnologias e processos.

Além dos líderes seniores e executivos, você também deve envolver as principais partes interessadas para garantir que elas estejam alinhadas e comprometidas com a mudança. Você pode usar ferramentas como o exercício dos 4 P's (Projeto, Propósito, Particularidades e Pessoas) para documentar e comunicar o caso da transformação. A combinação de ferramentas com um plano de comunicação detalhado pode aumentar o alinhamento, a clareza e a consistência das mensagens entre os departamentos.

Avalie as necessidades e oportunidades

Avaliar seu estado atual é essencial para identificar as lacunas que impedem a transformação digital das empresas ou descobrir oportunidades para facilitar a transição.

Para uma transformação digital, a equipe de mudança deve trabalhar com a TI e outros indivíduos afetados para avaliar a infraestrutura tecnológica, os processos de negócios e a cultura organizacional.

Você pode usar o modelo Prosci Change Triangle (PCT) para examinar os quatro aspectos críticos do sucesso da mudança: sucesso, liderança/patrocínio, gestão de projetos e gestão de mudanças. Um projeto de transformação eficaz é forte em todas as quatro áreas.

Modelo Prosci Change Triangle (PCT)

Para definir uma linha de base para a integridade do projeto, você pode usar a Avaliação PCT. Essa avaliação também ajuda a identificar riscos e oportunidades para que os profissionais possam criar planos de ação para melhorar a integridade do projeto. Você pode acompanhar o progresso e manter o ritmo usando a Avaliação PCT durante todo o processo de transformação.

Desenvolve uma estratégia robusta para a mudança

Há duas estratégias de gestão de mudanças essenciais para a transformação digital organizacional. A primeira estratégia está no nível do portfólio ou do programa e orienta todo o processo de transformação.

Os profissionais usam uma abordagem estruturada e escalável, como a Metodologia Prosci, para criar sua estratégia abrangente de transformação digital. Em seguida, desenvolvem estratégias para gerenciar os projetos individuais dentro do portfólio ou programa.

Por exemplo, a adoção de tecnologias de IA inclui um portfólio de vários projetos. A estratégia abrangente define como cada um deles será implementado e usado em todos os departamentos e funções. Em seguida, a equipe de mudança cria um plano e descreve as estratégias para gerenciar cada projeto individual.

Sua estratégia digital também precisa de planos para gerenciar e ajudar as pessoas a adotar a mudança em nível individual. Para fazer isso, os profissionais usam o modelo Prosci ADKAR®. Ele ajuda as pessoas no processo de mudança, permitindo que elas alcancem a Consciência, o Desejo, o Conhecimento, a Habilidade e o Reforço.

Os profissionais permitem que as pessoas passem por esses cinco elementos, que abrangem como elas aprendem e entendem a mudança, motivando-as a participar dela, e aprendendo e usando as novas habilidades para implementar a mudança a longo prazo.

Modelo Prosci ADKAR

Ao implementar esse modelo, você pode preparar, equipar e apoiar os colaboradores durante a transição. Isso cria uma cultura resiliente em que os colaboradores têm as oportunidades, as habilidades e a mentalidade para adotar a mudança e a inovação.

Aproveita a tecnologia e os dados

As metodologias de gestão de mudanças permitem que as organizações usem produtos e dados digitais de forma eficaz durante uma transformação empresarial.

Por exemplo, as avaliações podem identificar áreas em que a automação terá o impacto mais significativo. As estratégias de gestão de mudanças ajudam a implementar essa automação, garantindo que os colaboradores entendam e adotem novos fluxos de trabalho. Essas estratégias oferecem aos indivíduos o treinamento e o suporte necessários para fazer uma transição tranquila para os sistemas automatizados, evitando confusão e impedindo a resistência.

As transformações bem-sucedidas criam as bases e os processos para mudanças futuras. Por exemplo, a implementação das mais recentes ferramentas de gestão de dados é uma transformação digital que permite que uma organização preveja tendências futuras e implemente projetos de mudança menores para se adaptar a elas.

No entanto, sem uma gestão de mudanças adequado, as organizações têm dificuldade para sustentar as melhorias da transformação inicial ao longo do tempo, de modo que os projetos posteriores também podem fracassar. A implementação de atividades de reforço, como monitoramento de desempenho, recompensas e feedback, pode levar a uma cultura de inovação e aprendizado contínuo, o que é crucial para o sucesso contínuo.

Para obter mais insights e estratégias sobre a criação de capacidade de mudança organizacional, explore nossos recursos e ferramentas para gestão de mudanças e transformação digital.

PERGUNTAS FREQUENTES

Qual é a primeira etapa em uma jornada de transformação digital?

A primeira etapa do processo de transformação digital é definir uma visão clara e uma definição de sucesso. Comece entendendo o motivo da mudança (novas oportunidades, riscos existentes, condições de mercado, diversificação dos fluxos de receita, expectativas dos clientes).

Os profissionais de mudança trabalham com os líderes para avaliar o estado atual, identificar áreas problemáticas e definir metas que se alinhem à sua estratégia de negócios.

Por que a transformação digital é importante para as empresas?

A transformação digital é vital para manter a competitividade. Ela simplifica e otimiza os processos internos, aumentando a eficiência e a economia de custos, melhorando as experiências dos clientes e permitindo que as empresas se adaptem rapidamente à dinâmica do mercado.

Como as empresas podem medir o sucesso das iniciativas de transformação digital?

As equipes de mudança e os líderes acompanham os principais indicadores de desempenho (KPIs) para medir o sucesso das iniciativas digitais. Exemplos de métricas incluem melhoria de desempenho, satisfação do cliente, crescimento da receita e envolvimento dos colaboradores.

Como a transformação digital afeta os colaboradores?

As iniciativas de transformação digital podem causar ansiedade nos colaboradores porque alteram os processos operacionais, as funções e as responsabilidades do trabalho. Essa incerteza, a falta de conhecimento sobre os motivos da mudança e a necessidade de aprender novas habilidades podem levar a comportamentos de resistência. A gestão de mudanças eficaz evita a resistência, apoiando e comunicando-se claramente com os colaboradores.

Use os serviços de transformação digital organizacional da Prosci para obter sucesso

A transformação digital está remodelando o cenário dos negócios e, para ter sucesso, você precisa de mais do que apenas tecnologia. Você precisa se concentrar na adoção de mudanças em nível organizacional. Isso significa implementar uma abordagem estruturada de gestão de mudanças que capacite cada indivíduo de sua organização a adotar novas formas de trabalho.

Uma mudança bem-sucedida depende do envolvimento das pessoas em todos os níveis. Junte-se a nós em uma jornada para liberar todo o potencial de sua transformação digital com a Prosci e a mudança bem feita.