Implantação de nova plataforma tecnológica para divulgação de resultados

Fundada em 1975, "a Microsoft possibilita a transformação digital para a era de uma nuvem inteligente e uma borda inteligente. Sua missão é capacitar cada pessoa e cada organização do planeta a fazer mais".

A parceria entre a Microsoft e a Prosci remonta a 2014, quando a Microsoft licenciou a metodologia e as ferramentas da Prosci para uso interno e externo. Desde então, milhares de funcionários da Microsoft participaram do treinamento da Prosci para aplicar a metodologia e acelerar a adoção dos produtos e serviços da Microsoft pelos clientes. E muitos grupos dentro da Microsoft, como o Microsoft Investor Relations (IR), usam a metodologia para implementar estratégias de gerenciamento de mudanças em seus projetos.

O departamento de Relações com Investidores da Microsoft desempenha uma função vital na organização: principalmente, gerenciar as comunicações entre a liderança executiva e os investidores, bem como a comunidade financeira. Produzir e entregar os relatórios de lucros trimestrais da Microsoft é uma prioridade máxima para a equipe, e especialmente complexa. Diante de um acordo de nível de serviço (SLA) desafiador, a equipe deve proteger cuidadosamente os dados financeiros materiais não públicos para que não sejam expostos antes do fechamento do mercado, e os dados devem estar visíveis para milhões de usuários em até dois minutos após a publicação. A necessidade de precisão, segurança e execução impecável é fundamental, pois qualquer erro pode afetar negativamente a reputação e os negócios da Microsoft.

Para os resultados do FY23Q2, a equipe de engenharia de RI planejou entregar uma nova solução técnica para a divulgação de resultados para substituir uma plataforma legada. O novo aplicativo da Web, desenvolvido com base na tecnologia Microsoft Azure, facilita a publicação dos resultados trimestrais no site de RI. Nos bastidores, ele agrega os dados relacionados ao site, fornece um processo de visualização seguro para o relatório on-line, permite um tráfego significativo no site no dia do lançamento e reduz possíveis ameaças à segurança.

Com grande preocupação em fazer alterações que pudessem causar problemas com a divulgação dos lucros, a equipe examinou cuidadosamente a tecnologia, inclusive a arquitetura e seu desempenho, escalabilidade e segurança. Além da complexidade da implementação, a equipe de liderança sênior queria uma opção de contingência para voltar à plataforma legada caso houvesse algum problema antes ou durante a divulgação dos resultados.

"Estávamos nos preparando para uma mudança significativa de tecnologia que oferecia apenas uma pequena janela de oportunidade para mitigar caso algo desse errado."

- Jeff Johnson, gerente de engenharia principal

A equipe de RI precisava de um processo que pudesse dar suporte à divulgação de resultados em qualquer plataforma e ainda atender a todos os requisitos. Além disso, a equipe precisava lidar com as mudanças significativas nas funções e nas atividades relacionadas à divulgação de resultados na plataforma nova ou legada.

Aplicar a metodologia Prosci para gerenciar a mudança

Treinada na Metodologia Prosci por meio do programa de gerenciamento de mudanças da Microsoft, a equipe de RI sabia que deveria considerar esta questão: Qual parte do ROI da nova plataforma tecnológica depende da adaptação e adoção bem-sucedidas das pessoas às mudanças em suas funções e processos? Abordar o lado pessoal da mudança como parte da mudança tecnológica acabou sendo um divisor de águas para a equipe.

A chamada do dia dos lucros é uma sequência rigidamente coreografada de cerca de 50 etapas usadas para controlar o tempo e o fluxo de informações e para garantir a integridade e a estabilidade do sistema. Devido aos critérios de lançamento, a equipe teve que entregar esse processo complicado em duas plataformas e garantir que todas as etapas e dependências pudessem ser realizadas dentro de um SLA de dois minutos. Sem espaço para erros, os exercícios de gerenciamento de mudanças e os testes de funcionamento eram imperativos.

A equipe de RI aplicou as práticas recomendadas da Prosci, usando diagramas de partes interessadas e análise de impacto para determinar todos os grupos afetados pela mudança para a nova plataforma. Esses grupos incluíam a Contabilidade Corporativa, as equipes de suporte de negócios e engenharia do RI, as equipes de suporte de rede e infraestrutura do Microsoft Azure, entre outros.

Depois de identificar os maiores riscos para o projeto, bem como as partes interessadas, a equipe de RI desenvolveu planos de gerenciamento de mudanças correspondentes, descritos abaixo. Timm Rulison, gerente principal de PM, diz: "Usamos as ferramentas da Prosci para desenvolver planos de ação para gerenciar a prontidão com as partes interessadas, os usuários e as equipes de engenharia dos parceiros." Ele acrescenta,

"Isso garantiu que pudéssemos entregar o ROI da nossa solução técnica com uma liberação de ganhos sólida e sem erros."

Patrocínio

Para garantir o nível adequado de patrocínio da mudança, a equipe de RI manteve a equipe de liderança sênior informada desde o início do projeto. Quando a equipe se reuniu pela primeira vez com as partes interessadas para discutir o plano, a principal mensagem da liderança sênior foi: "Nunca vamos ficar nervosos com essa mudança." Como a equipe de RI investiu tempo em testes e simulações, a equipe recebeu um "GO" unânime da liderança em seu plano de projeto.

Treinamento de gerentes

A equipe de RI trabalhou com os gerentes para definir cada função em cada plataforma e designar uma pessoa principal e outra de apoio para cada função. Eles também estabeleceram o tempo para cada etapa em cada plataforma e para o failover entre as plataformas. Além disso, identificaram critérios para passar de uma etapa para a outra, especialmente a etapa de failover.

Treinamento

O treinamento envolveu o trabalho com os gerentes para tratar dos riscos relacionados aos conjuntos de habilidades. Um especialista adicional no assunto forneceu suporte, treinando gerentes e funcionários em cada etapa do processo. A equipe inteira ensaiou cada cenário possível, uma vez com os atores principais e outra com os atores de apoio. Além disso, a equipe passou por 12 testes antes da divulgação real dos lucros.

Gerenciamento da resistência

Como a equipe de liderança sênior estava especialmente nervosa com a mudança proposta devido à natureza crítica do evento de divulgação de resultados, a equipe de RI abordou suas preocupações, envolvendo-se com eles desde o início e com frequência, além de documentar e abordar suas preocupações durante todo o projeto.

Comunicações

Em estreito alinhamento com a equipe técnica do projeto, a equipe de RI trabalhou a partir de uma lista acordada de itens de ação, entregando comunicações relacionadas às partes interessadas e fornecendo atualizações semanais à equipe do projeto sobre o progresso. A decisão de "ir/não ir" para o lançamento da plataforma dependia da conclusão de todos os itens de ação.

Resultados

Entrega de uma divulgação de resultados impecável

No dia do relatório de lucros, a equipe de RI entregou sem problemas a divulgação de lucros na nova plataforma por meio do comunicado à imprensa e da teleconferência, que ficou disponível sob demanda após o evento. O público de milhões de pessoas, que incluía investidores, analistas financeiros, agências de notícias e o público em geral, recebeu as informações de resultados urgentes, conforme prometido.

Na verdade, a experiência foi tão digna de nota que um membro da mídia financeira chamou a atenção para a rapidez da entrega dos lucros da Microsoft durante a chamada. E uma parceira de negócios da Microsoft percebeu que a capacidade de publicação da nova plataforma era tão rápida que ela teria que esperar um minuto após o fechamento do mercado para publicar os ganhos, a fim de garantir que todas as negociações do mercado fossem concluídas.

A aplicação da Metodologia Prosci foi fundamental para dar à equipe de RI, à liderança sênior e aos parceiros de negócios confiança na capacidade da equipe de dar suporte à divulgação de resultados na plataforma nova ou legada. "As Relações com Investidores se beneficiaram com um plano formal de gerenciamento de mudanças", diz Johnson. "Isso nos ajudou a descobrir dependências que, de outra forma, poderiam ter sido negligenciadas, permitindo uma divulgação de resultados bem-sucedida."

A Microsoft e a equipe de RI obtiveram o ROI total com a mudança para a nova plataforma porque se concentraram em ajudar as pessoas afetadas pela mudança a entender o porquê, saber como e fornecer a nova tecnologia. "As ferramentas e os conjuntos de habilidades de gerenciamento de mudanças da Prosci facilitaram a adoção da nova plataforma e nos ajudaram a entregar uma divulgação de resultados impecável", diz Kent Rosema, Partner GPM for Financial Management Platforms. "Esse projeto se tornou uma vitrine para nossa equipe de liderança sobre como ter sucesso na entrega de nossos programas mais complexos e de alto risco."