Impulsionando os resultados do projeto com novos recursos de mudança

A Oshkosh Corporation é uma empresa de fabricação global que projeta e constrói os caminhões especiais, carrocerias de caminhões e equipamentos de acesso mais resistentes do mundo. Uma empresa da Fortune 500 com operações de fabricação em quatro continentes, seus produtos são reconhecidos em todo o mundo pela qualidade, durabilidade e inovação.

Ao longo dos anos, os líderes de projeto reconheceram que a Oshkosh era boa na criação de soluções para atender às oportunidades de negócios, mas que poderia melhorar sua abordagem em relação à adoção pelo usuário final. Depois de algumas iniciativas importantes terem sido reiniciadas, eles perceberam que, para que a mudança floresça, as pessoas devem estar envolvidas na mudança ao longo do caminho, não apenas no final. Esse reconhecimento preparou o caminho para uma abordagem formalizada de gerenciamento de mudanças.

Recursos dedicados levaram a aplicação do gerenciamento de mudanças de um projeto por vez para a integração de práticas de gerenciamento de mudanças nas metodologias existentes (PMO de TI, Lean/Six Sigma) e ensinaram aos membros da equipe como liderar e se envolver em mudanças em toda a Oshkosh Corporation.

Parceria com a Prosci

A equipe de gerenciamento de mudanças tinha alguns profissionais de gerenciamento de mudanças certificados pela Prosci, mas reconheceu a necessidade de ferramentas e treinamentos adicionais de gerenciamento de mudanças com a flexibilidade de personalização e de marca. Assim, a equipe de gerenciamento de mudanças adquiriu uma licença da Metodologia Prosci e enviou dois membros de sua equipe para o Programa de Treinamento de Instrutores da Prosci.

Aplicação do gerenciamento de mudanças em projetos de médio a alto risco

A equipe de gerenciamento de mudanças começou a se reunir com os gerentes de projetos de médio a alto risco para entender o escopo e a escala dos esforços de gerenciamento de mudanças necessários para esses projetos. Eles reconheceram que alguns gerentes de projeto estavam hesitantes em adicionar o gerenciamento de mudanças ao seu trabalho. Além disso, identificaram que muitos desses projetos
já haviam passado do design e estavam em fase de implementação ou prestes a iniciá-la. Essas realidades influenciaram fortemente a forma como a equipe de gerenciamento de mudanças abordou essas reuniões.

A equipe de gerenciamento de mudanças perguntou aos gerentes de projeto se eles tinham alguma preocupação com a adoção ou se previam alguma resistência, usando perguntas fornecidas pelo Prosci Change Management Certification Program. Reconhecendo que, em alguns desses projetos, não havia tempo para o robusto plano de gerenciamento de mudanças em cinco partes recomendado pelas melhores práticas de gerenciamento de mudanças, a equipe de gerenciamento de mudanças trabalhou com os gerentes de projeto para criar recursos modificados de gerenciamento de mudanças que foram dimensionados para se adequar ao cronograma do projeto e à capacidade da equipe. Às vezes, isso significava fornecer apenas um plano de comunicação. Essa abordagem foi recebida de forma positiva pelas equipes de projeto e resultou em mais equipes de projeto solicitando suporte.

Integração com o PMO de TI

Como parte desse suporte projeto a projeto, a equipe reconheceu que a abordagem de gerenciamento de mudanças proporcionou um envolvimento do usuário final nunca antes visto. Esse sucesso rompeu fronteiras e possibilitou um modelo de parceria entre a TI e a equipe de gerenciamento de mudanças, o que acabou levando a uma integração do gerenciamento de mudanças ao escritório de gerenciamento de projetos do departamento de TI. Essa integração incluiu:

• Recursos sobre como dimensionar o gerenciamento de mudanças para um projeto
• Entregáveis personalizados de gerenciamento de mudanças que eram necessários em todos os projetos
• Guia de decisão sobre quando trazer a equipe de gerenciamento de mudanças para obter suporte adicional

Desenvolvimento de capacidades no gerenciamento de mudanças

A equipe de gerenciamento de mudanças começou a expandir seu foco do trabalho do profissional de mudanças projeto a projeto para investir em uma prática interna formal de gerenciamento de mudanças. A equipe começou personalizando os treinamentos baseados em funções da Prosci em uma sequência de programas de gerenciamento de mudanças que progrediam do gerenciamento de mudanças introdutório ao avançado. Essa série de programas proporcionou um caminho claro de aprendizado para gerentes que precisam liderar pessoas por meio de mudanças e para indivíduos que desejam entender melhor seu papel na mudança. Mais de 200 pessoas já participaram dos dois primeiros programas.

Esses treinamentos baseados em funções continuarão a expandir a competência de gerenciamento de mudanças em toda a organização. Eles produzirão membros adicionais da equipe totalmente treinados na Metodologia Prosci para dar suporte às equipes de projeto conforme necessário e garantir que os gerentes de projeto estejam confiantes nos aspectos vitais de pessoas e mudanças de suas funções como líderes de projeto.

Decidir onde o gerenciamento de mudanças deve residir

Parte da jornada para estabelecer o gerenciamento de mudanças como uma capacidade estratégica para a Oshkosh tem sido uma evolução dinâmica de onde o gerenciamento de mudanças deve ficar na organização. Como a equipe de gerenciamento de mudanças originalmente trabalhava em estreita colaboração com a TI, o gerenciamento de mudanças era originalmente parte do departamento de TI. No entanto, os líderes da Oshkosh Corporation reconheceram que a gestão de mudanças era uma competência empresarial e, por isso, a equipe foi transferida para o Gerenciamento de Talentos, na área de Recursos Humanos. A série de mudanças ajudou a estabelecer o gerenciamento de mudanças como uma prática própria, porém conectada aos processos de pessoas dentro da empresa. Agora, o gerenciamento de mudanças está ajudando muitas funções dentro da empresa, desde a produção industrial até a engenharia, os recursos humanos e unidades de negócios inteiras.

Resultados

Integrações bem-sucedidas com o PMO de TI

Todos os projetos de TI exigem determinados resultados do gerenciamento de mudanças, e os gerentes de projetos de TI estão cada vez mais familiarizados com o gerenciamento de mudanças e o papel que ele desempenha no sucesso do projeto. Entre os modelos e recursos que a equipe de gerenciamento de mudanças utilizou em seu trabalho, um dos mais úteis foi o modelo Prosci ^ADKAR®. Se a pontuação ADKAR de um grupo for igual ou inferior a três, a equipe do projeto sabe que deve esperar alguma resistência à mudança. Eles usam essa métrica como um gatilho para investigar mais a fundo o que está impedindo o grupo de adotar a mudança e como podem resolver o problema.

Aumento da comunicação e diminuição dos atrasos no projeto

As primeiras conversas com os funcionários demonstraram à equipe de gerenciamento de mudanças que os funcionários estão ansiosos por mais comunicação. A equipe de gerenciamento de mudanças trabalhou com gerentes de projeto e gerentes de recursos para produzir um aumento impactante na frequência e na pontualidade das comunicações do projeto em toda a empresa. O aumento da comunicação resultou em menos reinícios e atrasos nos projetos.

Gerenciamento de mudanças solicitado em toda a organização

Graças à integração bem-sucedida do PMO de TI e à realização dos novos treinamentos de gerenciamento de mudanças, mais diretores, gerentes de projeto e gerentes de pessoal reconhecem o valor do gerenciamento de mudanças e estão solicitando suporte para o gerenciamento de mudanças. Um líder compartilhou: "Esse modelo faz com que os líderes reflitam e considerem deliberadamente suas funções na preparação de nossa força de trabalho para mudanças em geral (e estamos sempre mudando)." Esse reconhecimento do valor do gerenciamento de mudanças agora se estende até os executivos da Oshkosh Corporation, que recentemente anunciaram o gerenciamento de mudanças como uma capacidade empresarial.

Gerentes mais bem equipados

Embora o Modelo ADKAR ajude as equipes de projeto a garantir que estejam prontas para entrar em operação, ele também demonstrou aos gerentes de pessoal como eles podem dar o melhor suporte a seus funcionários. Usando as Avaliações ADKAR, os gerentes agora têm uma ferramenta para descobrir exatamente o que seus funcionários precisam e informar como podem adaptar o treinamento individual a cada funcionário.

Oportunidades de crescimento reveladas

Um benefício inesperado da criação de uma capacidade de gerenciamento de mudanças na Oshkosh Corporation foi a revelação de outras oportunidades existentes para melhorar a eficácia geral da equipe. O gerenciamento de mudanças exige excelente comunicação, alta inteligência emocional e outras habilidades que nem sempre são naturais. Como os líderes abertos e com visão de futuro estavam dispostos a reconhecer e agir de acordo com as oportunidades reveladas, o gerenciamento de mudanças ajudou a aumentar essas habilidades nos gerentes e revelou uma oportunidade de cultivá-las ainda mais para que cada equipe da Oshkosh seja a melhor e mais eficaz equipe possível.