Buscando melhores resultados em iniciativas de mudança

Esse fornecedor da Fortune 500 de seguro complementar para mais de 50 milhões de pessoas em todo o mundo permite que os indivíduos se concentrem na recuperação e não no estresse financeiro. A empresa recebeu elogios impressionantes nos últimos anos por sua ética nos negócios, espírito cívico, cultura no local de trabalho e muito mais, tem mais de 4.000 funcionários e opera principalmente nos EUA.

Anteriormente, os recursos de gerenciamento de mudanças estavam espalhados por toda a organização e se concentravam principalmente na comunicação das mudanças que estavam ocorrendo. Além disso, a equipe com maior responsabilidade pelo gerenciamento de mudanças estava diminuindo, enquanto o número de projetos de mudança aumentava. A empresa precisava de uma abordagem melhor e mais escalável para o gerenciamento de mudanças, a fim de garantir a agilidade e a resiliência da empresa para dar suporte a seus negócios em constante mudança e crescimento. "Nossa equipe de liderança reconheceu que precisávamos centralizar nossa função de gerenciamento de mudanças e desenvolver práticas consistentes com base em uma metodologia padrão", diz o gerente sênior de gerenciamento de mudanças empresariais (ECM).

Parceria com a Prosci para se tornar uma organização mais ágil e pronta para mudanças

A empresa embarcou em uma jornada de gerenciamento de mudanças que começou com o estabelecimento de uma função e estratégia centralizadas de gerenciamento de mudanças. A organização lançou formalmente a iniciativa "Building Change Capability", estabelecendo uma forte parceria com a Prosci para apoiá-la em sua missão.

Estabelecimento de estratégia e estrutura de gerenciamento de mudanças

A estratégia incluiu o lançamento de um Escritório de Gerenciamento de Mudanças (OCM), a formação de uma equipe de gerenciamento de mudanças e o estabelecimento de um Conselho Consultivo de Mudanças e de uma comunidade de prática. Um Workshop de Gerenciamento de Mudanças Empresariais da Prosci no local, com a participação de um grupo multifuncional de departamentos como OCM, TI e Aprendizado e Desenvolvimento, ajudou a alinhar a Metodologia Prosci com as metas estratégicas de negócios da empresa. Para medir o progresso geral no desenvolvimento da capacidade de mudança, o CMO usa a Auditoria do Modelo de Maturidade do Gerenciamento de Mudanças da Prosci. Uma auditoria inicial revelou uma pontuação básica de maturidade de mudança de 2,41 de um total de 5,0, com pontuações-alvo estabelecidas para cada um dos próximos anos.

Padronização dos processos de gerenciamento de mudanças

À medida que a demanda pela equipe central de gerenciamento de mudanças crescia, a empresa tomou a decisão estratégica de estender esses recursos a outras pessoas da organização. Eles convidaram a Prosci para facilitar vários Programas de Certificação de Gerenciamento de Mudanças no local, certificando dezenas de profissionais. À medida que mais pessoas se tornavam proficientes na Metodologia Prosci, a equipe de gerenciamento de mudanças padronizava os processos para aumentar a eficiência e os resultados dos projetos, além de preparar os profissionais para o sucesso.

O Workshop de Portfólio de Mudanças da Prosci e o Workshop de Integração de Agile e Gerenciamento de Mudanças ajudaram a OCM a gerenciar com eficácia seu portfólio de projetos. A empresa utiliza as principais ferramentas da Prosci para avaliar o impacto da mudança e os recursos necessários para o projeto, como o Prosci Risk Assessment e o Impact Index.

Aumento da competência em gerenciamento de mudanças

A Prosci facilitou outros Programas de Certificação de Gerenciamento de Mudanças no local e, até o momento, essa empresa tem mais de 100 Profissionais de Mudança Certificados pela Prosci. Para desenvolver ainda mais os profissionais, a crescente comunidade de prática se reúne mensalmente e aborda os tópicos de gerenciamento de mudanças mais importantes. Diversos Prosci Change Management Sponsor Briefings e um programa de treinamento avançado ajudaram a preparar os patrocinadores para suas funções de gerenciamento de mudanças e a aprimorar as capacidades dos profissionais.

Para ampliar ainda mais as capacidades e poder ministrar internamente o treinamento de gerenciamento de mudanças baseado em funções da Prosci, 10 pessoas participaram do Programa Prosci Train-the-Trainer. Esses líderes de mudança podem oferecer programas da Prosci desenvolvidos para funções específicas, incluindo funcionários da linha de frente, gerentes de pessoal, gerentes de projeto e suas equipes, patrocinadores e profissionais de mudança.

A empresa também obteve uma licença Prosci ECM. Diz o gerente sênior de ECM,

"A licença da Prosci nos dá a flexibilidade de imprimir internamente os materiais dos nossos programas baseados em funções, com uma economia significativa de custos, e de adicionar a nossa marca para causar maior impacto."

Resultados

Alcançando a transformação digital e cultural por meio do gerenciamento de mudanças

Criar capacidade de mudança é, em última análise, desenvolver as estratégias, habilidades e recursos de gerenciamento de mudanças para fazer mudanças melhores em uma organização. Com a parceria com a Prosci e a utilização da Metodologia Prosci, a empresa está se concentrando no lado pessoal da mudança - impulsionando o sucesso do projeto e ajudando a transformar os negócios.

Gerenciamento de mudanças em nível organizacional

A empresa percorreu um longo caminho em um curto período de tempo para gerenciar a mudança de forma mais eficaz. "O Prosci reuniu todas as peças do gerenciamento de mudanças para que pudéssemos conduzi-las com sucesso", diz o gerente sênior de ECM. Ao aproveitar o Prosci e tomar medidas para desenvolver a capacidade de mudança, a empresa melhorou seu nível de maturidade de mudança organizacional de 2,41 para 3,56 (de um total de 5), superando bem sua meta para o ano e se tornando uma organização mais preparada para mudanças.

Gerenciamento de mudanças no nível do projeto

Com um portfólio de projetos de US$ 325 milhões e a pressão para obter um alto ROI de projeto, o CMO promove a adoção e o uso aplicando o gerenciamento de mudanças da Prosci aos projetos durante todo o seu ciclo de vida e, cada vez mais, permitindo que outros façam o mesmo. A gerente sênior de ECM atribui à abordagem baseada em pesquisa da Metodologia Prosci a sua eficácia. Ela diz: "A Metodologia Prosci é respaldada por dados e mais de 20 anos de pesquisa, o que a torna uma verdadeira abordagem de melhores práticas. E todos os recursos da Prosci, como webinars, vídeos e o portal, contribuem para o nosso crescimento contínuo como equipe."

O Building Change Capability equipa líderes, profissionais e patrocinadores de mudanças com as ferramentas e habilidades necessárias para aplicar a Metodologia Prosci a projetos importantes em toda a organização, especialmente nas áreas de tecnologia digital e cultura. Seguem alguns exemplos.

Plataforma de registro de agentes

Para atender melhor às necessidades de seus milhares de agentes, a empresa desenvolveu uma plataforma de inscrição mais flexível com recursos importantes. Era fundamental que o CMO gerenciasse bem essa mudança e não interrompesse o ciclo de vendas e as interações agente/cliente. Até o momento, os resultados têm sido impressionantes. Nas seis semanas desde o lançamento da nova plataforma, os agentes escreveram 146.000 solicitações. Além disso, visando a uma pontuação de 50% para facilidade de uso, eles atingiram 58% até o momento.

Força de trabalho remota

Mudar para uma força de trabalho remota na primavera de 2020 devido à COVID-19 foi uma grande mudança para as empresas, mas, para essa organização, foi nada menos que radical, já que normalmente se espera que os funcionários trabalhem no local. Os esforços combinados das equipes de gerenciamento de mudanças e gerenciamento de projetos, juntamente com um patrocinador executivo ativo e altamente visível, contribuíram para o sucesso da iniciativa. "Transferimos 95% da nossa força de trabalho para casa em cinco dias, e as pesquisas mostram que 97% dos funcionários acham que a empresa foi rápida em acomodar a mudança para o teletrabalho", diz o gerente sênior de ECM.

Sistema de gerenciamento de qualidade ISO

A empresa está adotando os princípios da International Organization for Standardization, ou ISO, em toda a organização. Uma equipe de projeto está implantando um sistema central de gestão da qualidade (QMS), baseado na norma ISO 9001, departamento por departamento, com o apoio de um profissional de mudanças certificado pela Prosci do OCM. Até o momento, três unidades de negócios adotaram com sucesso o sistema QMS, cinco estão em andamento e outras quatro estão planejadas para o próximo ano. A iniciativa Building Change Capability está deixando sua marca. "Podemos, eventualmente, remover o profissional de mudança do processo porque estendemos as capacidades de mudança para a equipe do projeto e os capacitamos a levar o plano de mudança adiante", diz o gerente sênior.

Olhando para o futuro

Com um CMO funcional e uma força crescente de profissionais e líderes de mudança, o CMO continuará a se concentrar na transformação da equipe, que deixará de executar o gerenciamento de mudanças para capacitar outras pessoas a gerenciá-las. O grupo também está fornecendo supervisão para garantir que os indivíduos estejam aplicando o gerenciamento de mudanças da Prosci e fazendo-o de forma eficaz, o que é especialmente importante com o que está em jogo. "Estes são tempos significativamente diferentes, e mudar como uma organização não é mais apenas uma questão de vantagem competitiva", diz o gerente sênior de ECM. "Trata-se de mudar para sobreviver e prosperar como organização, e nossa parceria com a Prosci está nos ajudando a conseguir isso."